la digitalización

2. LA DIGITALIZACIÓN
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELÉCTRONICOS
NICOLAS RODRIGUEZ MÉNDEZ
DIANA CRISTINA ARBOLEDA MUÑOZ
DIANA KATHERINE CHAPARRO
JOHANNA ESMERALDA RODRIGUEZ
DAIRA ROCIO RODRIGUEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENÍA,QUÍNDIO
2015

3. LA DIGITALIZACIÓN
NICOLAS RODRIGUEZ MÉNDEZ
DIANA CRISTINA ARBOLEDA MUÑOZ
DIANA KATHERINE CHAPARRO
JOHANNA ESMERALDA RODRIGUEZ
DAIRA ROCIO RODRIGUEZ
JORGE MARIO ZULUAGA
PROFESIONAL CIDBA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENÍA, QUÍNDIO
2015

4. TABLA DE CONTENIDO
 INTRODUCCION.
 OBJETIVOS
 ¿QUE ES LA DIGITALIZACIÓN?
 APLICACIONES
 USO Y ASPECTOS TÉCNICOS
 EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN
 TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ( OBJETIVOS Y
RESPONSABLES
 CONCLUSIONES.
 BIBLIOGRAFIA.

5. INTRODUCCION
Uno de los retos de los profesionales de la ciencia de la
información, bibliotecología y archivística es identificar los
conceptos básicos para la digitalización de documentos,
identificar cuáles son las aplicaciones, usos, las técnicas y
los equipos existen en el mercado para la captura de
información.
El presente trabajo quiere dar a conocer que es la
digitalización, cuales son los elementos y las técnicas e
instrumentos que intervienen en este proceso, con el fin de
facilitar su conservación, uso y tratamiento..

6. OBJETIVOS
Definir que es la digitalización, cuales son los elementos y las
técnicas e instrumentos que intervienen en este proceso, con el
fin de facilitar su conservación, uso y tratamiento.
Conocer cuales son los usos y aspectos técnicos que se deben
cuenta en la digitalización.
Identificar los equipos, la tecnología y funcionamiento en el
digitalización.
Conocer la legislación que existe en el país sobre la digitalización.

7. Es el proceso de conversión analógica a digital, en otras
palabras transformar, información gráfica, de audio, vídeo o
texto a una imagen o archivo digital, esta se transcribirá a
lenguaje maquina “bits” accesible a cualquier ordenador.

8. Su aplicación trasciende en todo tipo de empresas de sector público
o privado, de servicios financieros, de salud, de comercio exterior,
bibliotecas, Centros documentales, Archivos, de crédito, de servicio,
sector jurídico, etc.; en todas las empresas que tengan información.

9. La digitalización tiene varios usos aplicables para cualquier entidad y
que son de gran utilidad y ayuda como:
 La gestión de información
 El trámite de documentos
 El fácil acceso a la documentación
 La difusión de la información
 Contribuir a las actividades administrativas, técnicas, operativas,
legales y demás que requiera la entidad.
 La digitalización es de muy útil, cuando el volumen de
información es alto y su consulta es frecuente.
 Puede ser útil para reemplazar al documento original mediante la
digitalización certificada

10.  Costo-beneficio del proceso, es importante evaluar y definir la
necesidad de la digitalización
 La previa preparación de la documentación, el orden, la
descripción, el retiro de ganchos, carpetas y luego dejar el
documento como se encontraba originalmente.
 Foliación de los documentos
 Realizar una clasificación y depuración previa del material
obsoleto y duplicado.
 Tener en cuenta la aplicación de las tablas de retención en los
documentos digitales.

11.  Software de digitalización y visualización: debe cumplir con los
requerimientos mínimos como el formato y calidad de la imagen,
los más usados son: TIFF, JPEG. y .PDF

12. •Realizar un inventario electrónico de la información digital con
su ubicación, para el control, consulta y acceso.
•Seleccionar un programa de almacenamiento, que permita el
acceso a la información, garantice su seguridad, visualización,
control de acceso y recuperación.
•PC de amplia capacidad, memoria, velocidad y con la
capacidad de contener los programas requeridos para la
digitalización

13. ESCANER:
Es un dispositivo de entrada en el ordenador. Hace una captura de una
imagen, documento de texto o fotografía, y lo transfiere en bits de
información, los cuales puede entender y manejar un ordenador. De la
misma manera, una imagen de un documento escaneado, puede ser
convertido en un formato editable con un software OCR (Optical
Character Recognition).

14. PROCEDIMIENTO
 Se ilumina la imagen con un foco de luz
 se conduce mediante espejos la luz reflejada hacia un dispositivo
denominado CCD que transforma la luz en señales eléctricas
 se transforma dichas señales eléctricas a formato digital en un DAC
(conversor analógico-digital)
 se transmite el caudal de bits resultante al ordenador.

El CCD: ( Charge Coupled Device , Dispositivo Acoplado por Carga Eléctrica)
es el elemento fundamental de todo escáner, independientemente de su
forma, tamaño o mecánica. Consiste en un elemento electrónico que
reacciona ante la luz, transmitiendo más o menos electricidad según sea la
intensidad y el color de la luz que recibe; es un auténtico ojo electrónico.
Se encuentran también en las cámaras de vídeo, en el fax, en las cámaras
digitales.

15. COMO FUNCIONA UN ESCANER:
1. El documento es cargado en el dispositivo, sea de forma manual o
automática.
2. La luz de la lámpara del escáner incide en el documento reflejando
diferentes intensidades según sea gris, negro o color.
3. Las diferentes intensidades se convierten en señales eléctricas a través
de un sensor. Actualmente estos dispositivos se denominan CCD.
4. Las señales eléctricas son codificadas en bits
5. La imagen es comprimida y temporalmente almacenada.
6. La imagen es desplegada a través del Software en una pantalla de
computador para poder hacer control de calidad.
7. Los índices de la imagen son creados de forma manual o automática.
8. La imagen y sus respectivos índices son enviados al almacenamiento
permanente.

16. CLASES DE
SCANER
Existen distintos tipos de escáner con diferentes formatos que se
adaptan a cada necesidad de trabajo.
ESCÁNER PLANO:
En este tipo de escáner el documento se
coloca sobre el cristal y luego se cubre con
la tapa, el dispositivo de digitalización
(CCD) se mueve por debajo del cristal
iluminando el original para digitalizar. Es
importante que la tapa esté bien cerrada
para que no se filtre luz por los costados,
porque alteraría la calidad de la
digitalización

17. ESCANER DE MANO:
Son los escáneres “portátiles”. Hasta hace unos años eran
los únicos modelos con precios asequibles para el usuario
medio, ya que los de sobremesa eran extremadamente
caros. Su extinción se debe a las limitaciones que presentan
en cuanto a tamaño del original a escanear (generalmente
puede ser tan largo como se quiera, pero de poco más de
10 cm de ancho máximo) y a su baja velocidad.

18. ESCÁNER DE RODILLO:
Los Documentos originales son introducidos por un elemento
transportador de velocidad constante (alimentador automático de
documentos -ADF-) a la fuente de luz/sensores ópticos del escáner.
- Desventajas: los doc. Originales deben ser hojas sueltas y no
admite grosores de papel superiores a 150g/m2.

19. ESCÁNER PLANO CON ALIMENTADORA
AUTOMÁTICO DE ORIGINALES:
Este tipo de dispositivo es como un escáner plano con el agregado
de un alimentador automático de papel como el de una
impresora o una fotocopiadora, este sistema funciona por un
rodillo de goma porosa que arrastra el documento hasta el cristal.
Su principal ventaja, no hace falta abrir y cerrar la tapa para poner
cada documento, sino que se los carga todos juntos en la bandeja
y el alimentador los transporta uno por uno sobre la superficie del
escáner.

20. CÁMARAS DIGITALES:
Combinan un escáner con óptica de cámara para formar una
herramienta versátil que puede producir imágenes de calidad
superior. A pesar de ser más lentas y más difíciles de utilizar que
los escáneres planos, las cámaras digitales se adaptan a una
amplia variedad de documentos y objetos. Se pueden capturar
en forma segura los materiales más frágiles.

21. MODELOS ESPECIALES:
Aparte de los híbridos de rodillo y de mano, existen otros
escáneres destinados a aplicaciones concretas; por ejemplo, los
destinados a escanear exclusivamente fotos, negativos o
diapositivas, aparatos con resoluciones reales del orden de
3.000x3.000 ppp que muchas veces se asemejan más a un CD-ROM
(con bandeja y todo, denominados clásicos:

22. Cuando se habla de tratamiento de documentos electrónicos, es
necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: conservación
física, condiciones ambientales, operacionales, seguridad,
perdurabilidad, reproducción de la información, espacio,
disponibilidad, accesibilidad, público y función. Aspectos que se
encuentran relacionados en el Artículo 19 de la Ley 594 de 2000
establecida por el Archivo General de la Nación, en donde las
instituciones del Estado podrán incorporar tecnologías para
conservar sus archivos, empleando cualquier medio técnico,
electrónico, informático, óptico o telemático.

23. ASPECTOS PARA TENER EN
CUENTA
 Implementar sistemas de seguridad para que los documentos no puedan
ser modificados o alterados.
 Proveer el espacio físico con las condiciones ambientales adecuadas, para
la conservación de los documentos electrónicos; es decir: entre 16 a 20
grados y de humedad entre 30 y 50 %. Los grados y porcentajes varían de
acuerdo con formato, para medios magnéticos10 a 18 grados y humedad
de 40 a 50%, discos ópticos de 16 a 20 grados y humedad de 35 a 45% y
Microfilm de 17 a 20 grados y humedad de 30 a 40%.
 Conocer los adelantos tecnológicos que han salido en el mercado para
documentos electrónicos
 Adquirir y conocer el uso de equipos de almacenamiento.
 Implementar políticas de migración de información, en donde se debe
tener en cuenta los equipos antiguos como los nuevos para evitar la
pérdida de información.

24.  Asegurar la organización el almacenamiento, consulta y
conservación del documento electrónico.
 Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento
electrónico.
 Tener una metodología clara para recibir y distribuir la
información.
 Evitar la pérdida de información.
 Garantizar su autenticidad.
 Brindar el tratamiento adecuado que asegure la conservación de
los documentos electrónicos a corto, mediano y largo plazo.

25.  Por responsabilidad: son todas las personas que forman parte de la organización y la unidad.
 Por Gestión: aquí se tiene en cuenta la creación y uso de los documentos, teniendo en
cuenta (normas, políticas, funciones, competencias, directrices, etc.). Aquí están los
directivos, archivistas, administradores de sistemas de información y empleados.
ÓRGANO PÚBLICO:
Dispones la normatividad de organización específica y, de no existir previsión normativa, la
responsabilidad recae en el encargado de su tramitación, los entes deben garantizar, el crear y
almacenar y/o recibir y almacenar datos, para su integridad, accesibilidad y evidencia de los
mismos.
RESPONSABILIDAD DE AUDITORIA:
Legalmente se refiere a la presunción de auditoría y responsabilidad, que es aquel donde todo
documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital certificada se
presumirá, salvo prueba en contrario de la autoría y responsabilidad del titular del
correspondiente certificado digital, vigente en el momento de su emisión.

26. CONCLUSIONES
La digitalización es una herramienta muy útil en cualquier Sistema de
Gestión Documental, razón por la cual es necesario saber qué es lo que se
quiere digitalizar, cómo lo vamos a digitalizar y para qué se va a digitalizar.
Pudimos identificar que la digitalización tiene los siguientes ventajas o
beneficios: acceso mucho más rápido a la documentación, ahorro de
espacio físico, copia de la documentación original e inalterabilidad a
lo largo del tiempo.
La digitalización es un proceso que requiere de una buena tecnología
tanto de software como de hardware..
Identificar que es la digitalización, cuales son los elementos y las
técnicas e instrumentos que intervienen en este proceso, con el fin
de establecer que documentos se podrían digitalizar en una unidad
de información.

27. BIBLIOGRAFÍA
Digitalización http://www.docsolutions.com/digitalizacion/
Digitalización de documentos
http://es.slideshare.net/camaldonado28/digitalizacin-de-
documentos
Tratamiento de documentos electrónicos. Consultado el 15 de
agosto de 2015. Disponible en internet:
http://es.slideshare.net/bibliosil/tratamiento-de-documentos-
electronicos
Tratamiento de documentos electrónicos. Eje temático No.5.
Consultado el 14 de agosto de 2015. Disponible en internet
http://es.slideshare.net/laurasofia28/eje-tematico-5-tratamiento-
de-documentos-electronicos