Tips para agregar una metodología al puesto de secretaria - recepcionista

1. Martín Guillermo Jiménez Paredes
Capital Humano

2. Índice

3. INTRODUCCIÓN

4. La recepcionista es la persona encargada de
recibir a los visitantes que llegan a la oficina o
la empresa por alguna causa o motivo.
También es la persona encargada de manejar
los registros de entradas de la sucursal.
Es la persona con quien un visitante conversa
cuando llega a la oficina o cuando llama por
teléfono.
Es la que debe procurar que el visitante se lleve
una buena impresión a favor de la empresa.

5. La recepcionista debe vivir con la Misión de
Conserva, la debe conocer al derecho y al revés, y
no sólo eso, debe entenderla y transmitirla con su
ejemplo hacia los demás.
MISIÓN.- Contribuimos en la lucha contra
la pobreza y la desigualdad acercando a
las familias los servicios que les permitan
alcanzar una mejor calidad de vida y un
desarrollo sustentable.

6. Recibir visitas y arreglar entrevistas
Causar buena impresión de la empresa
Saber distinguir entre las personas que
visitan la empresa de manera cotidiana
a las que llegan por primera vez
Ser cómplice de todas las actividades
tanto del jefe como de la empresa

7.  Voz agradable y bien articulada;
 Buena memoria de las voces, mucho tacto y
discreción;
 Memoria general y control, suficiente
paciencia;
 Sonrisa a flor de labios y la capacidad de
interesarse en los demás;
 Dedicación personal y a su trabajo.

8.  Tener buena apariencia y disposición, esto
significa que cuida su apariencia personal;
 Tener hábito ordenado de trabajo, es decir su
área de trabajo en orden y limpia;
 Tener exactitud, es decir que la recepcionista
debe concentrarse siempre en su trabajo y
nunca confundir exactitud con velocidad;
 No tener quejas de los clientes y evitar
conflictos;

9. Manejo de la línea telefónica
- No deje que suene dos veces el teléfono. Atienda
rápidamente
- Responda a las llamadas telefónicas siempre con un:
Buen día, Conserva, le atiende (su nombre), en que le puedo
ayudar?
Nunca diga: Bueno?, Aló? Diga?
- Siempre sonría, del otro lado de la línea lo sabrán

10. Control de llamadas para cuando no se encuentre
la persona, para mantener siempre una imagen de
buen servicio, por lo que se utilizará el siguiente
reporte:
NOMBRE TELÉFON HORA DE A QUIÉN ASUNTO RECADO DIJO QUE
DE LA O LA SE DIRIGÍA IBA A
PERSONA LLAMADA LLAMAR
QUE
LLAMÓ
De esta manera, siempre se va a atender a todas
las personas que nos visiten.

11. La organización interna de la Sucursal
Tanto del organigrama para saber quiénes son los
que se encuentran en esa sucursal y poder definir
líneas de acción
Como de la sucursal en sí, dónde se
encuentra las áreas de oficina, quiénes se
encuentran allí, donde se ubican los
baños, etc.

12. Las políticas, reglamentos y normas de la empresa
A fin de no violentar los procedimientos
que se deben realizar en la empresa.

13. Los nombres de todos los colaboradores que están
dentro de la sucursal y los nombres de los
Gerentes de las demás sucursales
SOY ELI SOY JAIME
SOY
MIGUEL
SOY GIL SOY DIANA
SOY JUAN
SOY JESÚS SOY ALEX SOY LUISA
SOY
No es lo mismo que frente a los clientes,
candidatos, o proveedores nos llamen por nuestro
nombre, a que lo hagan con un: “Oye, disculpa…”,
o un: “Déjeme averiguar el nombre del gerente
para…”

14. Para esto se propone que todas las sucursales tengan una agenda
donde se tenga impresa la información de todas las demás sucursales:
Dirección y teléfono de la sucursal, del Gerente de sucursal, y
coordinadores, además de la misma información de las demás
Sucursales y Corporativo.
Presupone además buena imagen ante
las clientas, al dar sensación de que
nuestra comunicación entre sucursales
es ágil y rápido

15. Los nombres de los clientes y relacionados con la
empresa que nos visitan

16. Para esto se utilizará que en todas las sucursales se lleve un
control de registro de visitantes, como el que se muestra:
Nombre De De Que A Quien Fecha De Fecha De Firma
La Persona Empresa Nos Visita Entrada Salida
Visita
Además, de poner énfasis en la atención a
Lo anterior servirá, además, para
los visitantes al ofrecerles, primero, un
cumplir con uno de los requisitos
asiento, enseguida un vaso con agua o café que establece la STPS en
cuestión de seguridad e higiene.
(lo que haya) y luego preguntarles sobre su
asunto de manera muy cortés y cordial.

17. Para el caso de que los visitantes sean personas interesadas en
cubrir alguna vacante, además que dejen ellos los documentos
correspondiente, les vamos a pedir que llenen la solicitud de
empleo de la empresa
Documentos todos, que se van a escanear y
enviar vía correo electrónico al área de
capital humano

18. Las extensiones correspondientes a cada
departamento de la empresa (Corporativo y
Sucursales)
Eso de buscar en que línea
telefónica podemos encontrar a
alguna persona se ve mal y
genera mala imagen al cliente

20. Hagamos de nuestra tarea,
nuestro placer