Este documento describe el proceso de check-in en un hotel. Incluye la asignación de habitaciones, la admisión de clientes con y sin reserva, los pasos del proceso de check-in como saludar al cliente, solicitar documentos de identidad y tarjeta de crédito, y entregar la llave de la habitación. También cubre métodos de registro de clientes, documentos requeridos como pasaporte y tarjeta de registro, y el registro informático de datos del cliente en el sistema del hotel.

1. PROCESO DE
CHECK IN

2. La entrada del cliente
La asignación
de habitaciones
Puede realizarse antes o justo
cuando el cliente llega al hotel
según su preferencia
Reservas o Back office:
Si existe este Subdepartamento es
él quien realiza la primera
preasignación de la habitación a
una reserva.
Mostrador o front office:
Supervisa la disponibilidad de las
habitaciones preasignadas,
cambiándolas en caso necesario,
pues sabe la situación exacta y
real de cada habitación en todo
momento.
Las habitaciones serán
asignadas por el siguiente
orden:
Habitaciones para grupos.
Habitaciones para clientes VIP.
Habitaciones para clientes que
solicitan habitaciones especiales.
Habitaciones no especiales a
demanda de cada cliente.

3. La admisión de clientes
con o sin reservas
Con reserva:
Lo primero será localizarla en el
programa informático para utilizar los
datos registrados.
Clientes sin reserva:
También conocidos como clientes
directos.
El planning es la aplicación utilizada
para comprobar la Disponibilidad de
habitaciones en tiempo real. Es lo
primero que deberás hacer para atender
a ese tipo de clientes.

4. El proceso de check in
Saludar al cliente
Solicitar su documento de identidad Localizar su reserva en el
programa informático
Solicitar su tarjeta de crédito para archivar los dígitos en el programa
informático con el fin de garantizar la reserva
Proceder a las tareas administrativas para registrar al cliente como
huésped
Entregarle la llave de su habitación Por último archivar toda la
documentación generada durante el proceso.

5. Métodos de registro
de clientes
• Anotar administrativamente la
entrada del cliente en el hotel.
• Actualizar datos en el sistema
informático
Los
documentos
requeridos
en recepción
durante el
registro son:
• Pasaporte
• Reserva
• Tarjeta de registro: es el
documento en papel emitido
por recepción que firmará el
cliente.
• Ficha de policía: ficha de datos
personales sobre cada uno de
sus huéspedes en el sistema
informático.

6. El registro informático
Cada vez que un cliente llega a un hotel para alojarse, recepción debe
actualizar datos en el programa informático.
Generalmente los sistemas informáticos permiten el siguiente procedimiento:
Clientes con reserva: buscar su reserva y actualizarla como entrada.
Clientes sin reserva: darle entrada directamente a través de la aplicación
correspondiente
Actualizar los datos y verificar con el cliente que son correctos:
Número de habitación asignada.
Nombre del cliente. Número de huéspedes.
Tipo de habitación. Tipo de régimen.
Fecha de entrada y salida.
Forma de pago. Tarifa aplicada, etcétera

7. El registro anticipado de clientes
Es una práctica habitual realizada
por los hoteles para agilizar el
check-in de grupos y evitar un
colapso de personas en el mostrador
de recepción. Estos grupos suelen
viajar acompañados de un guía
Previo a la llegada del grupo
Confección del listado de grupos. A
continuación se realiza la asignación
de habitaciones y se preparan las
llaves de las habitaciones con la
tarjeta de registro de cada uno de
los clientes. Se confirmará la hora de
llegada del grupo al hotel
contactando con el guía que viaja
con el grupo.
La llegada del grupo
Se le solicitará la documentación del
grupo cuyos datos serán
comprobados por el personal de
recepción. Seguidamente se
identificará el equipaje de cada
persona con el número de
habitación a la que pertenece y se
procederá por parte de personal
auxiliar a su distribución por las
habitaciones.
Marien. (2012). Recepción check in. Obtenido de
https://es.slideshare.net/marlenchen/recepcin-checkin