Trabajo de Expresión oral y escrita Tema Escogido: Proceso de Digitalización e Indexación Profesora: Martha Liliana Sabogal Universidad del Quindío

1. TAREA FINAL UNIDAD 4
“Como profesional en ciencia de la Información y la Documentación , Bibliotecología y Archivística. ¿ Cual es
mi aporte de acuerdo a mi campo laboral ?”
YENNY MAGALY ARTUNDUAGA COLLAZOS SALAZAR
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
ASIGNATURA (EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITURA G6)
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
BOGOTA

2. TAREA FINAL UNIDAD 4
“Como profesional en ciencia de la Información y la Documentación , Bibliotecología y Archivística. ¿ Cual es mi
aporte de acuerdo a mi campo laboral ?
YENNY MAGALY ARTUNDUAGA COLLAZOS
MARTHA LILIANA SABOGAL ALDANA
LIC. TECNOLOGÍA EDUCATIVA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
ASIGNATURA (Expresión oral y Escritura G6)
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTA

3. INTRODUCCIÓN
Con el siguiente trabajo se busca concientizar a las personas que
manejan documentos de archivo en su lugar de trabajo o en su
hogar, para que pongan en práctica las nuevas formas que
permiten un buen manejo de la documentación por medio de
herramientas con las que se cuentan actualmente.
Se ha podido destacar en el transcurso del tiempo, las nuevas
opciones que existen para que la información de la documentación
física permanezcan vigentes y protegidas, conservándose en un
estado magnético, el cual es mas seguro, eficaz y organizado.

4. OBJETIVOS
• Instruir nuevas formas de conservación documental.
• Conocer diferentes herramientas con las que se puede hacer
una mejor organización de la documentación.
• Manejar nuevas técnicas de almacenamiento documental
(Almacenamiento de información magnética).
• Conocer los conceptos de DIGITALIZACIÓN e
INDEXACION en el manejo documental.

5. COMO PROFESIONAL EN LA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION ,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL
DIGITALIZADORA e
INDEXADORA hace ya algún tiempo, en las
Yo soy
Oficinas de la superintendencia de industria y
Comercio de Bogotá, en donde he aprendido empíricamente que la información documental magnética
Es eficaz, ágil y segura Para las personas que
Diariamente consultan de manera virtualmente la
Información Que aquí se maneja.
Por tal motivo gracias a mi experiencia, puedo dar
Certeza de que es un proceso innovador que provee
De información exacta a el interesado.

6. DIGITALIZACION DOCUMENTAL
Archivo
documentación
física
¿Y que se debe
hacer?
RESULTADO =
¡FACIL!

7. PROPÓSITO DE LA DIGITALIZACIÓN
La Digitalización de los documentos tiene como
propósito, preservar la memoria física de los
documentos para ser consultado a la mayor brevedad
posible.
Obteniendo los mejores resultados
Para quienes se proveen diariamente
De la información que se digitaliza.

8. DIGITALIZACION E INDEXACION
Es un proceso con el cual se obtiene un mejor y más practico
acceso a la información o documentación solicitada: se
implementa en los siguientes pasos:

9. RESULTADOS QUE SE OBTIENEN
•
Gran eficiencia en la consulta de
Documentos y expedientes.
•
Consultas simultáneas de documentos
Digitales por una gran cantidad de usuarios.
•
Incremento en la productividad del personal.
•
Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico,
sistemas y aplicaciones
Diversas o bases de datos,
A diferencia del papel.

10. SE INFIERE DEL PROCESO DE
DIGIALIZACION QUE:
•
•
Se obtiene reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.
Reducción de riesgos por pérdida de documentos.
• Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos,
etc.
• A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se
dañan gradualmente con el paso del tiempo.

11. • Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales
dentro del escritorio, reciclar papel es una de
Las formas más fáciles de contribuir a
La conservación del medio ambiente.
• Se comparten los documentos digitales
A través de la red o de CD s,
NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.
• Se modifica el paradigma que decía
Que para tener información hay que
Atesorar papel.

12. RESPECTO AL PROCESO DE DIGITALIZACION, CON MIS
PROPIAS PALABRAS PUEDO AÑADIR QUE:
Está es una tarea muy bonita, en la cual se aprende
constantemente y hace de mi actividad una acción
especial y gratificante ya que en mí caso aporto soluciones
inmediatas a las necesidades que actual y diariamente se
presentan en mi ámbito laboral
Logrando con ello hacer parte de la evolución actual que
conlleva el proceso de manejo de la información
documental, pues me hace partícipe de uno de los
mecanismos más eficaces en el área archivístico, como lo
son la DIGITALIZACION e INDEXACION de
documentos.

13. CONCLUSIONES
•
•
•
La digitalización es de vital importancia para la conservación de documentos y el
tratamiento archivístico, con el paso del tiempo es inevitable su deterioro
ocasionado por muchos factores. Gracias a los avances tecnológicos estos
inconvenientes se pueden evitar utilizando esta herramienta, permitiendo además
un acceso más fácil a la información
Como herramienta muy útil dentro de un sistema de Gestión Documental, porque
facilita los procesos u le da vida útil a los documentos.
Para llevar a cabo la digitalización es necesario realizar un estudio previo que nos
permita saber: Que es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos, tamaños,
etc.). Como lo vamos a digitalizar

14. HIPERVINCULOS
• Digitalización de documentos
http://www.youtube.com/watch?v=htSbLL4qIBc
• Indexación de Documentos
http://www.youtube.com/watch?v=_30KAD4dtRo
• Digitalización de Documentos
http://www.slideshare.net/camaldonado28/digitalizacin-de-documentos
• Manual de Digitalización de Documentos
http://www.slideshare.net/yenniferpadilla/manual-digitalizacion

15. BIBLIOGRAFIA
• Propósitos de la digitalización
http://www.slideshare.net/camaldonado28/digitalizacin-de-documentos#btnNext
• Beneficios de la digitalización
http://www.hisoft.com.mx/Beneficios_digitalizacion.htm
• Conclusiones de la Digitalización
http://www.slideshare.net/camaldonado28/digitalizacin-de-documentos#btnNext
• Imágenes y dibujos
https://www.google.com.co/webhp?hl=es-419