1. COMO PROFESIONAL EN CIDBA
¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL?
EXPRESION ORAL Y ESCRITA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA
INFORMACION, DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
CANDELARIA - VALLE
noviembre, de 2013

2. COMO PROFESIONAL EN CIDBA
¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL?
EXPRESION ORAL Y ESCRITA
JINNA MARCELA HERNANDEZ VASQUEZ
Docente
MARIA ALEXANDRA LEON MARTINEZ
Licenciada en Educación
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIDBA
CANDELARIA - VALLE
noviembre, 2013

3. INTRODUCCION

•
•
•
Como empleada de la alcaldía del municipio de Candelaria
Valle, en la dependencia del Despacho del alcalde , hago énfasis
en lo importante que ha sido la asignatura de expresión oral y
escrita la cual me permite ver desde una perspectiva distinta. Hoy
vemos la importancia de la comunicación ya que en mi medio de
trabajo debemos de tener muy buena atención con el cliente
externo e interno, debo emplear la expresión oral y escrita en:
La realización de oficios que se producen en la oficina dando
respuesta y se envían a las diferentes dependencias de la alcaldía.
Se debe de manejar la gestión documental y realizar el debido
proceso archivarlos.
Utilizar las diferentes herramientas como lo son el scaner, y el
registro en la base de datos de la información de cada carpeta que
se maneja.

4. OBJETIVOS
GENERAL
Demostrar la incidencia de la asignatura de expresión
oral y escrita en mi lugar de trabajo.


•
•
•
•
ESPECIFICO
Contrastar lo visto en la asignatura con la parte laboral.
Operacional izar mi lugar de trabajo de acuerdo a los
parámetros vistos en la asignatura.
Identificar las diferentes clases de textos
Aprender a utilizar las diferentes herramientas de la
web

5. DESCRIPCION DEL LUGAR DE
TRABAJO

La oficina del despacho del
alcalde de Candelaria se
encarga de recibir toda la
correspondencia dirigida al
alcalde
que
llega
de
ventanilla única (oficina que
recepciona
la
documentación
externa)
y
las
demás
dependencias, además de
las solicitudes que envía la
comunidad
brindando
respuesta y se hace su
respectiva distribución

6. PROCESO
El proceso Inicia cuando desde la
ventanilla única el encargado lleva
la correspondencia radicada a las
diferentes dependencias de la
alcaldía.

7. PROCESO
Todo documento que llega desde
la ventanilla única es clasificada
dependiendo la información
sumintrada
Oficiar dando respuesta
sobre el tema

8. PROCESO
Se hace su respectiva distribución
a las diferentes dependencias

9. LA IMPORTANCIA DE LOS
ARCHIVOS
¿Qué son los archivos?
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural
recopilan,
conservan
y
difunden
información
registrada, generada o recibida por una persona o
entidad pública o privada en el transcurso de su gestión.
Dicha información puede estar contenida en documentos
sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por
equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de
computadora, microformas, fotografías, fonogramas, vide
ocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.


10. OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA
ADMINISTRACION DOCUMENTAL

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

La administración documental debe ser tomada como una
herramienta que nos ayude a utilizar la información correcta y en el
momento oportuno. Además debe ser de vital importancia llevar a
cabo las normas establecidas para su uso.
La Administración Documental nos enseña el tratamiento
administrativo que se le debe dar a un documento con el propósito
de lograr eficiencia facilitando su utilización y conservación a lo largo
de su ciclo de vida.
El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda
de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.
Conservar la memoria corporativa. De esta manera, las empresas
pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los
objetivos establecidos desde el principio de la organización.

11. OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR
LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Contribuir a la toma de decisiones. Los documentos almacenados se
convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

Incrementar la eficiencia organizacional. La información debidamente
almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se
traduce en una optimización del proceso de trabajo.

Utilizar un leguaje concreto y específico pues esto permitirá una
rápida interpretación de la información.

Relacionar los criterios técnicos, es decir, estos deben ser
semejantes en las unidades de procesamiento, ya sea para la
registración, cifras o códigos que se van a utilizar.

12. PAPEL DEL ADMINISTRADOR
DOCUMENTAL
Como técnico en archivo soy la persona encargada de realizar todos
los procesos necesarios para la conservación y preservación de los
documentos de manera adecuada, a fin de proporcionar un servicio de
calidad a la hora de consultar la información y de esa manera
satisfacer las necesidades de los clientes tanto internos como
externos.
Para empezar el administrador documental debe comprender lo
importante que es su papel en la empresa, porque un mal manejo de la
información, significaría un caos total y un retraso en las actividades
laborales.

13. PAPEL DEL ADMINISTRADOR
DOCUMENTAL
Esta actividad se realiza permanenteme se necesita que siempre se esté
trabajando en esta área pues al estar al día se obtienen muchos beneficios como
reducir costos y tiempo, así como la garantía de una información fácil de
buscar, especifica y adecuada.
Esta persona debe esmerarse por evolucionar, ya no es a la que se le entrega
cierta cantidad de papeles que se limitaba a guardar de manera física sin
percatarse que estaba en sus manos y por mucho tiempo guardar esos papeles
sin darle ninguna utilidad, no; hoy en día las empresas han concluido que una
buena organización de su información es vital para su permanencia en el
mercado, por eso va mucho más allá que solo recibir un papel y guardar.
El administrador documental debe ser una persona ágil, creativa, eficiente, con
buena memoria, capacidad para concentrarse y tener un conocimiento completo
de la misión y visión de la empresa, esto es muy importante porque le permitirá
interesarse sinceramente en las necesidades de ella y se sentirá motivado a
luchar desde su cargo a cooperar para satisfacerlas. También debe conocer los
principios y técnicas que se aplican para la organización y control de los
documentos,

14. FUNCIONES DE TECNICO EN
ARCHIVO
ARCHIVO DE GESTION
En este archivo reposan los documentos generados en
los procesos de gestión administrativa. El tiempo de
permanencia de la documentación en éste depende
fundamentalmente del trámite y de las normas internas
indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al
archivo central.

15. LAS FUNCIONES QUE DESEMPEÑO
EN MI LABOR

Facilitar y agilizar su uso
oportuno, mediante la
utilización de
procedimientos y
operaciones
Archivísticas.

16. PROCESO

La clasificación
documental se realizará
de acuerdo a las series
documentales que se
detecten en cada una de
las área
Secciones, Subseccione
s, Series y Subseries del
Cuadro de Clasificación
del Archivo, TRD (tablas
de retención
Documental)

17. PROCESO

Reunir, conservar, clasific
ar, ordenar, seleccionar,
describir, administrar y
facilitar la localización de
la documentación
producida

18. PROCESO
 Cada
documento
es
clasificado, expurg
ado, ordenado, sel
eccionado o
descrito según su
naturaleza.

19. PROCESO

Elaborar los
instrumentos de
descripción necesarios
para aumentar la
efectividad en la
localización, resguardo
y respuesta oportuna
de la
información, preparand
o índices, guías e
inventarios.

20. PROPUESTA DE CAMBIO CON
LO APRENDIDO

Con los temas vistos en la asignatura de Expresión
Oral y escrita mi propuesta de cambio es que se
implemente un software de manera interna trabajando
en red con las dependencias de la alcaldía en donde
permita que la información suministrada en los
inventarios documentales facilite la búsqueda por esta
herramienta sin necesidad de ir al archivo central en
donde reposan toda la documentación que ya
cumplieron con el ciclo vital en los archivos de gestión
y así poder darle una respuesta desde este mismo sitio
para una mayor comodidad.

21. CONCLUSION
La expresión oral y escrita , sirve para definir situaciones
que se presenta en nuestro diario vivir y nos enseña cómo
manejar casos en las que tenemos que tomar decisiones.
La comunicación y las herramientas de la web nos sirve
para tener un buen desempeño en nuestras labores como
profesionales, en cualquier campo que se nos presente.
En el tema de archivo la comunicación es de vital
importancia ya que uno como administrador documental
uno debe comprender lo importante que es su papel en la
empresa,
porque
un
mal
manejo
de
la
información, significaría un caos total y un retraso en las
actividades laborales.
la asignatura de Expresión Oral y Escrita me ayudó a
reforzar mis conocimientos sobre la comunicación, las
diferentes formas de expresión , el párrafo y herramientas
de la web las cuales han sido de gran ayuda en el
desarrollo de las actividades tanto personal como laboral

22. DE INTERES



Poniendo en práctica lo visto en la asignatura
lograremos ser Profesionales del CIDBA exitosos.
Con el manejo de las herramientas de la Web
mejoramos nuestro desempeño laboral y de
estudio.
El poder expresarnos de forma oral y escrita
adecuadamente es de vital importancia en
nuestro sitio de trabajo y como estudiantes
CIDBA.

23. ALCALDIA DE
CANDELARIA, VALLE

24. BIBLIOGRAFIA



http://www.monografias.com/trabajos32/manualfunciones/manual-funciones.shtml#ixzz2lzIIIvpp.
Las guías suministradas por la docente María
Alexandra León Martínez.
www.google.com.co/search?q=ALCALDIA+MUNICIPIO
+DE+CANDELARIA+VALLE+DEL+CAUCA&source=ln
ms&tbm=isch&sa=X&ei=HJqmUe_eMYP54APokoGIA
w&ved=0CAoQ_AUoAQ&biw=1366&bih=667