DOCUMENTOS DIGITALES: PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

1. Por una Universidad
PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
DESARROLLODELADOCUMENTOS DIGITALES
Grupo 05
UNIDAD NO. 2: PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓON DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
CLARA INÉS GIRALDO CASTAÑO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA
2018

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PORQUE
CONSERVAR LA
INFORMACIÓN
DIGITAL?
REDES DE COMUNICACIÓN –
INTERNET
PLANES DE DIGITALIZACION
DE DOCUMENTOS
 ADMINISTRATIVO
 INFORMATIVO
 LEGAL
 CULTURAL
Valor
Difus
ión

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REQUERIMIENTOS DE PRESERVACIÓN
CAPTURA:
Por medio de esta entidad se facilitan los servicios
y funciones para aceptar e ingresar en el SGDEA
SISTEMA DE ALMACENAMIENTO.
Mediante esta entidad se facilitan los servicios y
funciones para el almacenamiento,
mantenimiento y recuperación de los
documentos
2
GESTIÓN DE BASE DE DATOS:
Proporciona servicios para completar, actualizar y
acceder a la información descriptiva, la gestión y
mantenimiento de la base de datos, la búsqueda, la
generación de informes y la información
administrativa para la gestión de archivos
ADMINISTRACIÓN:
A través de esta entidad se realizara la operación y
gestión del sistema de archivo
1
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5
6
PLAN DE PRESERVACIÓN:
Estableces las funciones y rutinas para estar al
tanto del entrono del sistema y garantizar el
acceso a los datos que se esperan conservan por
un plazo
ACCESO:
Facilita los servicios y funciones que permiten a los
usuarios realizar búsquedas, identificar, localizar y
solicitar información almacena en el SGDEA

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OBJETIVOS
 Asegurar la legibilidad, es decir, la
facilidad de lectura y compresión del
archivo digital y la integridad de los
objetos digitales conservados. Conservar la autenticad e integridad
de los mismos, que la información
preservada y conservada sea la que
inicialmente se guardó y no halla
cabida a modificaciones en su
contenido

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Se debe identificar, organizar y conservar
siguiendo estándares archivísticos y tecnológicos,
SGDEA que incluyan el manejo de formas y
formularios electrónicos.
ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
Organización y
Conservación de los
documentos
electrónicos. .
Las políticas de
conservación de la
información electrónica
Las políticas de
seguridad de la
Información
Basada en ISO
27001:2013
Las Organizaciones tienen la responsabilidad de
los servicios de informática, mantenimiento y
conservación de los documentos y la información
electrónica
Se caracteriza como la preservación de:
 Confidencialidad
 Integridad
 Disponibilidad
Controles de Seguridad considerar aspectos como:
Autenticidad, posibilidad de auditorias, protección
a la duplicación, No repudio, legalidad y
confiabilidad de la información.

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ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN
A CORTO PLAZO
- Conservar el entorno tecnológico
como museos informáticos y
arqueología de la información.
- Renovación de soporte:
Refrishing
A MEDIANO Y LARGO PLAZO
- Migración
- Emulación
ALTERNATIVAS O ENFOQUES
DIGITALES
- Impresión en papel
-Sistema hibrido: combinación
de digitalización y
microfilmación
- Conservación de los
contenidos de red

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CREACIÓN, DIFUSIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
ADQUISICIÓN
Digitalización, E-
mail, flujos de
datos…
PRODUCCIÓN
Ofimática, PDF,
editor xml,
catalogo
documental…
GESTIÓN
ofimática,
descripción,
perfiles de
documentos..
PROCESOS Y
COLABORACIÓN
Workflow, motor
de reglas,
bandeja de
tareas….
BÚSQUEDA Y
PUBLICACIÓN
Búsqueda
avanzada, WCM,
Intranet,
publicación
multicanal…
CONSERVACIÓN
Archivo, papel,
mixto,
electrónico…

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CREACIÓN, DIFUSIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
Preservación de la Tecnología
Preservar el entorno que
implique conserva el
hardware como el Software
Conversión
Gran variedad
paquete Software
•A Formato Estandar
•A modalidades de Software
Independiente
•A Papel Microfilm
Emulación
Es la transferencia periódica de
digitales de Software a otra
generación de tecnología
Migración
Es la transferencia de un
documento creado en un
determinado entorno y
codificado en determinado
formato
• Interoperabilidad
• Compatibilidad
Retroactiva

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CREACIÓN, DIFUSIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
Preservación
•Necesidad de anticipar, prevernir, retener, detener, retardar un documento (texto,
sonido, imagen, video)
•Tipo contenido: Divulgacion, apertura, interoperabilidad, estabilidad, aceptación,
estandarización y protección técnica
•Tipo documentos: Texto gráfico
•Tipo imagen: Imagen vectorial, imagen por pixeles
•Formato Audio: Reune todas las frecuencias del archivo del audio
•Formato Video: Reune todas los fotogramas del archivo del video
Difusión
•Facilitar nuevas formas de acceso y uso
•Tipo contenido: Calidad de funcionalidad, internet (resolución) otros soportes
•Tipo documentos: Texto con escritura y texto sin escritura
•Tipo imagen: Imagen Pixelada
•Formato Audio: Elimina espacios vacíos y determina frecuencias del archivo audio
•Formato Video: Elimina fotogramas del archivo del video

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PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA
CONSERVACIÓN DIGITAL
Obsoloscencia
Tecnologica
Es la incapacidad de utilizar
elementos informaticos a
causa de la evolucion
tecnólogica
Afecta:
 Hardware: Evolución
de equipos fsicos
 Software: Programa
incapaz de leer de
cadenas de digitos
 Soportes: Se relaciona
con la evolucíón del
hardware
Degradación de los
soportes
Corresponde a la
fragilidad de los soportes
digitales:
Factores Internos:
Composicion de soporte
provocando errores en la
lectura
Factores Externos:
Cambios de temperatura
y humedad dando como
resultado la degradacion
del soporte
Pérdidas expontaneas o
catastróficas de la
información
 Pérdida por falta de
control de versiones del
recurso vulnerable de la
autenticidad de la
integridad de los datos
 Perdidad por
acontecimientos
catastroficos (incendio
o inundacion)

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PATRIMONIO DIGITAL
Cada vez son más los recursos culturales y educativos del mundo
que se producen y distribuyen y a los que se tiene acceso en forma
digital en lugar de en papel. El patrimonio de origen digital que
puede consultarse en línea, por ejemplo, las publicaciones
periódicas electrónicas, las páginas de la Red mundial o las bases de
datos en línea, ya forma parte del patrimonio cultural del mundo.
Ahora bien, sucede que la información digital está expuesta a la
obsolescencia técnica y el deterioro físico.
La Carta de la UNESCO sobre la preservación del patrimonio digital
trata de estas cuestiones.
La inestabilidad de Internet constituye otro riesgo más para el
conocimiento acumulado en formato html. La necesidad de
salvaguardar esta forma relativamente nueva de patrimonio
documental requiere un consenso internacional sobre su acopio,
preservación y difusión, que dio lugar a la adopción de la "Carta de
la UNESCO sobre la preservación del patrimonio digital". Las
directrices que complementan la Carta adaptan y amplían las
políticas, los marcos jurídicos y los procedimientos de archivado
actuales para que esta nueva forma de patrimonio no desaparezca
en el silencio.

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DESARROLLODELA
CONCLUSIONES
Puedo concluir diciendo que este trabajo ha sido de gran importancia, debido a la
relevancia que tiene los documentos digitales, pues cada día se hacen más necesarios
para nuestro desarrollo social, tanto en lo personal como en lo laboral.
Así mismo gracias a la Legislación han sido implementados como una prioridad en las
entidades, esto facilita las tareas diarias, ahorra tiempo, mejora todos los proceso, es
ágil, permitiendo que se refleje planeación dentro de una organización.
Finalmente la era digital, hace ya parte de nuestras vida, es por ello que este trabajo en
muy importante, principalmente esta dirigido para toda una sociedad que esta en
cambios constantes ya sean laborales o persona, porque los documentos digitales son de
manejo diario, bien sea cuando hacemos transferencias desde nuestras casas, móvil, en
los correos electrónicos, los documentos que manejos en nuestras oficinas, en las casas.
Los documentos digitales hoy día cuentan con normatividades que los ampara y es por
ello que tiene un valor muy importante ante la sociedad.

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DATOS DE REFERENCIA
Recuperado de http://www.unesco.org/new/es/communication-and-information/access-to-
knowledge/preservation-of-documentary-heritage/digital-heritage/
Recuperado de
https://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/54862/mod_resource/content/3/Unidad%
20No.%202%20Preservaci%C3%B3n%20y%20Conservaci%C3%B3n%20de%20los
%20Documentos%20digitales.pdf