1. LOS COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL CICLO DE
VIDA
YIZZETH MONTERO
OROZCO
CUC

2. COMPONENTES DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA
 capturar Uno de los muchos desafíos que enfrentan los registros y gestión de la información(RIM), los
profesionales de hoy es capturar los registros y la información eficazmente.
 Llamar a los expertos en la materia (PYME) han estado luchando con este dilema desde hace algún tiempo y
han llegado a la conclusión de que los directivos de RIM debe tener la capacidad de capturar o adquirir los
documentos electrónicos en su creación o puntos de aprobación.
 Los componentes de ALCM debe tener la capacidad para identificar los registros en su punto de creación y
para establecer y capturar a la pista de auditoría y el estado de los registros a medida que se en rutan a través
de una organización para su revisión, revisión, aprobación y distribución final.
 Entonces, el sistema sería capaz de capturar el registro oficial una vez que la división o la persona que se ha
delegado la autoridad para "firmar" y los registros de liberación ha aprobado y se guarda el
documento /registro como "final".
 Registros y gestores de información puede insertarse como las PYME y ayudar a configurar o físicamente la
parte funcional de la aplicación de gestión de records (RMA) y el sistema de flujo de trabajo.
 Estos sistemas utilizan las redes de área local y requieren configuraciones funcionales y técnicas de los
sistemas de gestión de flujo de trabajo y el documento que mejoren los usuarios '/ acción de los agentes delas
capacidades y proporcionarles herramientas útiles en sus escritorios.
 Las herramientas de escritorio y configuraciones funcionales contribuir a la identificación de un registro a
través de la captura de metadatos.
 Estas herramientas de establecer la integridad del registro a través de los registros de auditoría y de las
firmas "oficial", permitiendo a la totalidad o parte del proceso para ser capturado y almacenado en el software
de RMA, su base de datos relacional y el repositorio.

3. RECOLECCIÓN, IDENTIFICACIÓN Y CARGA
 Uno de los desafíos más básicos en la adquisición de
documentos para la conservación a largo plazo y el uso es ser
capaz de identificarlos.
 Lo más importante es siempre un mini conjunto de metadatos
requeridos para identificar y manejar la información como un
registro.
 También define los requisitos del sistema para llevar a cabo la
función de gestión utilizando la aplicación del software.
 Esta norma vale la pena mirar, digerir y aplicar al sistema de una
organización de registros, ya sea analógico o digital.
 Esta práctica de "desarrollo en espiral", la prueba real de un
requisito funcional previo a la implementación o la prueba
técnica - ha permitido que el Departamento de Defensa para
ahorrar valiosos recursos y proporcionar una política objetiva y
la norma que es aplicable.

4. CONVERSIÓN
 El componente de conversión de cualquier
sistema por lo general se ocupa de la
migración de los datos existentes que deben
ser mantenidos en conformidad con los
requisitos de disposición.
 Estos registros y / o tipos de datos son por lo
general un proceso de captura secundaria
de datos heredados.
 Dos procesos primarios para lograr este paso.
1. Analógico a digital
2. Software

5. 1. ANALÓGICO A DIGITAL
 En este componente de la conversión toma la
forma de traducir un tipo de medio en otro.
 Esta traducción se podría lograr mediante la
exploración de papel en formato Adigital o la
conversión de vídeo analógico (es decir,
VHS) en formato de vídeo digital.
 Otros formatos, tales como un formato de
distribución como el formato de documento
portátil (PDF), puede estar relacionado con
el formato sin pérdidas para cumplir con la
búsqueda, recuperación y distribución

6. 2. SOFTWARE
 Software de conversión es el proceso más
difícil porque las diferencias son muy sutiles a
través del tiempo.
 La conversión se mueve a través de cambios
graduales que pueden pasar
desapercibidos hasta que se requieren cambios
mayores.
 Dos cuestiones relacionadas con la
conversión de software son el control de
versiones y los cambios del sistema operativo.

7. EL CONTROL DE VERSIONES
 Control de versiones - Un ejemplo de control
de versiones se convierte Microsoft
Word versión 2.0 a la versión 5.0.

8. CAMBIOS DEL SISTEMA OPERATIVO
 Los cambios en el sistema operativo (OS) puede
ser muy invalidante si no se vigila muy de cerca.
 Esta posibilidad es uno de los mayores temores de
las agencias tales como el Archivo Nacional de
EE.UU. y Administración de Documentos, cuya
misión es preservar el registro de la historia de
nuestra nación.
 Los sistemas se desarrolló alrededor de sistema
operativo, y cuando los cambios de sistema
operativo, los sistemas más viejos no son mas
compatibles . Esta falta de apoyo en los
cambios costosos que puede tomar meses ,incluso
años, para corregir.

9. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO DIGITAL

Los sistemas digitales de almacenamiento necesarias para
mantener los registros puede ser tan simple como un ordenador
portátil o tan elaborado como un servidor de vídeo que puede
transmitir vídeo a 5.000 usuarios simultáneos.
 Estos sistemas deben soportar arquitecturas abiertas y
dar cumplimiento oportuno y consistente en la entrega
de registros a los clientes adecuados.
 El sistema de almacenamiento y los medios elegidos son
afectados por elementos mecánicos y ambientales que pueden
mejorar drásticamente o degradar su capacidad para
mantener sus registros, así que elige sabiamente sobre la base
de todas sus necesidades.

10. MOTORES DE BÚSQUEDA
 Los motores de búsqueda son muy importantes
para los clientes internos y externos de sus
registros.
 La búsqueda y recuperación en la que todos los
beneficios de los metadatos y gestión de
documentos y registros a ser evidentes para los
usuarios.
 A los clientes les importa sólo poder
acceder, buscar y recuperar fácilmente.

11. RESUMEN
 El resumen, Es una herramienta automática de
trabajo sin embargo, permitirá a los usuarios
escanear rápidamente un resumen del documento
para determinar si el registro que se les presenta es
lo que están buscando.
 Algunas aplicaciones de software proporcionan esta
capacidad mediante la presentación de los usuarios
con extractos del primer párrafo de un documento.
 Esta avanzada herramienta realmente buscan y
determinar las partes importantes de un documento y
un resumen de ellos.

12. INTERFACES GRÁFICAS DE USUARIO (NSR)
AGUILAR
 Es una buena manera de personalizar el software para
satisfacer las necesidades de distintos clientes.
 Las Interfaces gráficas de usuario debe ser transparente
para las interfaces de los clientes y sin fisuras con los
sistemas que soportan.
 Las empresas tienen que considerar el desarrollo de
interfaces gráficas de usuario para sus usuarios para
facilitar y contribuir a sus responsabilidades para la
entrada de datos o la presentación electrónica.
 Este componente de un sistema de gestión del ciclo de
vida no debe ser pasada por alto porque es la primera
cosa que los usuarios pueden ver cada vez que inician
sesión en sus equipos todos los días.

13. LA SEGURIDAD
Es un componente fundamental utilizado
para demostrar la integridad de un sistema
de gestión de extremo a extremo de los
registros.
 Es el componente que proporciona acceso a
las personas adecuadas y protege el sistema
y los registros dentro de ella.
Acceso El acceso a cada sistema debe ser
controlado.

14. EL ACCESO
 El acceso a cada sistema debe ser
controlado.
 Este control se realiza generalmente
mediante el uso de contraseñas u otros
medios más sofisticados.
 Algunos métodos de control de uso de
huellas dactilares, voz, escáner de retina, y
las características faciales para autenticar el
acceso.

15. LA SEGURIDAD MULTINIVEL (MLS)
 Es una herramienta que se utiliza en
situaciones de seguridad nacional, y está
siendo investigado para su uso en el sector
privado.
 La incorporación de un sistema de
MLS eliminaría la necesidad de contar
con sistemas completamente separados
para cada nivel de restricción.

16. DESINFECCIÓN Y REDACCIÓN
las herramientas desinfección en
la colaboración en el uso de un sistema de MLS
llevaría a cabo las funciones
necesarias de protección de privacidad de la
información mediante la sustitución
de nombres y lugares reales con otros
ficticios (desinfección) .
 O ,simplemente ocultar la información
protegida con una opaca marcado que no se
puede quitar (redacción).

17. COMUNICACIONES
 El componente de comunicaciones de este
sistema se refiere a la infraestructura
de línea fija y de satélite para apoyar el
acceso y la difusión del conocimiento y los
registros de cualquier parte del mundo.
 Esta estructura representa un medio para
transmitir y recibir grandes cantidades de
datos.

18. TÉCNICA
 Los problemas técnicos que existen en la implementación de un sistema
totalmente integrado de gestión de registros se encuentran en dos áreas clave:
 1 desempeño funcional
 La funcionalidad del sistema debe ser impulsada por su uso previsto y de sus
clientes y no por las estadísticas de producción. Muchas de las soluciones
técnicas pueden realizar la misma función. La funcionalidad también se evita el
"hermano mayor" de dictar qué proveedor suministra el sistema, siempre y
cuando las funciones se llevan a cabo.
 2 la normalización
 Las dificultades surgen cuando un sistema debe interactuar con los sistemas en
otros lugares que pueden o pueden no tener bases de datos compatibles. Esta
normalización no significa que las estructuras de datos y formatos pueden no
ser compatibles. El resultado de esta incompatibilidad se manifestará cuando no
son capaces de ver y / o utilizar la información y el conocimiento en sistemas
diferentes a la suya. Si los procesos funcionales y metadatos estándar se
utilizan para describir los registros, estos retos se alivian.