Este documento describe los sistemas de información y flujo de información en una empresa de franquicias internacional. Presenta los modelos de diagnóstico y análisis desarrollados, incluyendo la estructura organizativa, diagrama de flujo de información, cadena de valor, modelo de negocio y conclusiones. Los sistemas integrados facilitan el flujo de información entre departamentos para la toma de decisiones oportuna basada en datos actualizados del negocio.

1. UNIVERSIDAD SANTA MARÍA LA ANTIGUA
Actividad: Usos, Impactos y Proyecciones
de la Tecnología de Información en la empresa
utilizando modelos de diagnóstico y análisis
Por:
Martha Ordoñez
Line Calvache
Joselyn Gómez
Grace Clunie

2. Introducción
• El objetivo de esta presentación es mostrar la
inter-relación de los Sistemas de Tecnología de
la Información en las distintas unidades de
negocio, para ello seleccionamos la empresa de
Franquicia Internacional, para la cual
desarrollamos un modelo de diagnóstico y
análisis.

3. Estructura Organizativa de
Empresa de Franquicia Internacional
GERENTE
GENERAL
GERENTE DE SERVICIO AL GERENTE DE GERENCIA DE GERENTE DE INGENIERO EN DEPTO. LEGAL GERENTE DE DEPTO DE
OPERACIONES CLIENTE VENTAS TALLER RRHH SISTEMAS DE ADMON MERCADEO
COMPUTACIÓN FINANZAS Y
CONTABILIDAD

4. Aplicación de Diagrama de Flujo de información
basado en la estructura organizativa
ACTIVIDAD / ORGANIZACION
Gerente General
Jefe de Taller
Ingeniero en
Dpto. Legal
Gerente de
Gerente de
Gerente de
Operaciones
Agente de
Mercadeo
Admón. Y
Reservas
Sistemas
Auditoría
Compras
Finanzas
Gerente de
Jefe de
Ventas
RRHH
Renta
Dpto.
SISTEMAS
Orden del cliente PR PR PR P PR PR
Cuentas x cobrar PR P PR
Facturación PR P PR PR PR
Cuentas x pagar P PR PR
Control de flota PR PR P PR
Asuntos legales PR PR P PR
Inventario de GPS P PR
Compras de materiales P P P P P P P P PR PR PR
Planificación estratégica PR PR PR PA P
Chapistería de autos PR PR P PR
Compra y venta de flota P P P P P
Imagen corporativa P P P P P
Control de ausencias PR PR P PR P PR
Leasings P P P PR PR P PR
Servidor y tecnología PR PR PR PR PR PR PR P PR PR PR PR PR
Revisión de contratos PR PR PR P PR PR
Clientes con crédito PR PR PR P PR
PR= PRESENTE PA= PLANEADO P= PLANEADO/PRESENTE

5. Flujo de información basado en la estructura
organizativa

6. Modelo de la Cadena de Valor
Administración, finanzas y contabilidad
Tecnología
Recursos Humanos
Abastecimiento de autos

7. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio  Acceso a reportes financieros
FUNCIONES  Planificar el lanzamiento de  Acceso a reportes de gestión de
nuevo material publicitario en los distintos departamentos
conjunto con el departamento de  Consulta de información de
Gerencia General clientes y de proveedores
mercadeo
Revisión de informes gerenciales  Reporte de gestión a la junta
Gerencia de Operaciones de los distintos departamentos directiva los accionistas
Servicio al Cliente  Aprobación de contratos
Gerencia de Ventas Aprobación de ventas
Taller  Aprobación de arrendamientos
Gerencia de Recursos Humanos financieros
Ingeniero en Sistemas de Computación
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo

8. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio  Placa de vehículos
FUNCIONES  Inventario de equipos  Recurrencia de clientes
 Estatus y clasificación de autos  Kilometrajes
 Control de cliente en BD  Condiciones del vehículo
Gerencia General  Conciliación de inventario físico
Gerencia de Operaciones INTEGRADAS y clasificación de su
reputación de llaves, GPS, y vehículo, vs
 Recorridos de autos sistema de control de taller
Servicio al Cliente
Gerencia de Ventas
Taller
Gerencia de Recursos Humanos
Ingeniero en Sistemas de Computación
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo

9. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio  Inventario y estatus de autos
FUNCIONES  Control de equipos  Seguimiento y contacto y
 Uso de diversas herramientas de asignación de autos a los clientes
Gerencia General comunicación para la atención al
Gerencia de Operaciones cliente (correo electrónico, chat on
line, página web, hot-line)
Servicio al Cliente
Gerencia de Ventas
Taller
Gerencia de Recursos Humanos
Ingeniero en Sistemas de Computación
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo

10. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio  Manejo de precios y tarifas
FUNCIONES  Manejo de cuentas de clientes  Condiciones de venta
corporativos  Datos de clientes y conductores
autorizados
Gerencia General
Gerencia de Operaciones
Servicio al Cliente
Gerencia de Ventas
Taller
Gerencia de Recursos Humanos
Ingeniero en Sistemas de Computación
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo

11. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio  Reporte de averías y daños en
FUNCIONES  Limpieza de autos autos
 Mantenimiento de vehículos  Solicitud de reparaciones y
 Cuenta con una bomba de mantenimientos de autos
Gerencia General  Solitud de pedido de repuestos,
Gerencia de Operaciones gasolina
 Chapistería de autos piezas y materiales para la
Servicio al Cliente  Tapicería e interiores reparación y mejoras de vehículos.
Gerencia de Ventas  Mecánicos
Taller  Piezas de autos
Gerencia de Recursos Humanos
Ingeniero en Sistemas de Computación
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo

12. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio  Control de asistencia del
FUNCIONES  Reclutamiento y selección personal
 Políticas de beneficios  Base de datos de trabajadores,
 Nómina salarios, beneficios, obligaciones
Gerencia General contractuales.
Gerencia de Operaciones  Ausentismo y rotación de
personal  Administración de control de
Servicio al Cliente  Cumplimiento del marco accesos a los sistemas de operativos
Gerencia de Ventas regulatorio en materia laboral y administrativos del personal
Taller  Capacitación al personal
Gerencia de Recursos Humanos
Ingeniero en Sistemas de Computación
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo

13. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio  Custodia y resguardo de la
FUNCIONES  Desarrollo, mantenimiento del información de la empresa
servidor.  Desarrollo de aplicaciones según
 Soluciones al instante requerimientos de usuarios
Gerencia General
Gerencia de Operaciones
Servicio al Cliente
Gerencia de Ventas
Taller
Gerencia de Recursos Humanos
Ingeniero en Sistemas de Computación
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo

14. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio  Revisión y consulta de contratos
FUNCIONES  Representación legal para  Investigación de datos de
audiencias clientes
Gerencia General  Hurto
Gerencia de Operaciones  Apropiación indebida
 Detención de autos
Servicio al Cliente  Colisiones
Gerencia de Ventas  Daños a la propiedad ajena
Taller
Gerencia de Recursos Humanos
Ingeniero en Sistemas de Computación
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo

15. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio Contabilidad
FUNCIONES  Auxiliares de cuentas por pagar
Contabilidad  Auxiliares de cuentas por cobrar
 Cierres mensuales de cuentas por  Listado de inventarios de
Gerencia General vehículos
pagar
Gerencia de Operaciones  Cierres mensuales de cuentas por  Reportes de ventas y facturación
Servicio al Cliente cobrar  Emisión de estados financieros
Gerencia de Ventas  Cierre mensual de la contabilidad  Conciliaciones bancarias
Taller  Cierre anual del ejercicio
Gerencia de Recursos Humanos económico
 Manejo de disponibilidad
Ingeniero en Sistemas de Computación
financiera y corriente
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas Compras Compras
 Materiales y útiles de oficina  Reportes de ordenes de compra y
Depto. Mercadeo  Materiales para limpieza que de servicios
requiera taller  Inventario de materiales y útiles
 Materiales de promoción de las de oficina
marcas (MATERIAL POP)  Distribución de materiales y
suministros a los usuarios
 Reporte de cotizaciones de
proveedores
 Manejo y control de solicitudes
de pedido de materiales de los
diferentes departamentos.

16. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio Auditoría
FUNCIONES  Control y manejo de códigos de
Auditoría autorización de cobros clientes
 Revisión de contratos  Controles y monitoreo de los
Gerencia General  Revisión de facturas reportes de gestión en el uso de los
Gerencia de Operaciones  Facturación a tarjetas de créditos vehículos por los clientes
Servicio al Cliente  Recibos de pagos en efectivo
Gerencia de Ventas  Manejo de tarjetas débitos
Taller
Gerencia de Recursos Humanos
Ingeniero en Sistemas de Computación
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo

17. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio  Presupuesto de inversión de
FUNCIONES publicidad
 Imagen corporativa: arreglos de
oficinas, publicidad
Gerencia General  Diseño gráfico: diseño de página
Gerencia de Operaciones web, montaje de banners,
actualización de tarifas.
Servicio al Cliente
Gerencia de Ventas
Taller
Gerencia de Recursos Humanos
Ingeniero en Sistemas de Computación
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo

18. Modelo de Negocio y la información que fluye por
cada función a los Sistemas de Información
Clasificación de Datos
Procesos del Negocio  Presupuesto de inversión de
FUNCIONES publicidad
 Imagen corporativa: arreglos de
oficinas, publicidad
Gerencia General  Diseño gráfico: diseño de página
Gerencia de Operaciones web, montaje de banners,
actualización de tarifas.
Servicio al Cliente
Gerencia de Ventas
Taller
Gerencia de Recursos Humanos
Ingeniero en Sistemas de Computación
Depto. Legal
Gerencia de Admón. Y Finanzas
Depto. Mercadeo

19. Fuerzas de la Competencia (Modelo de Porter)

20. Conclusiones
 Esta empresa cuenta con sistemas integrados que facilitan el flujo de la
información entre los diversos departamentos y permiten la toma de
decisiones oportuna
 Las actividades son procesadas de forma inmediata en los sistemas de
información, lo que permite contar con información al día sobre las
operaciones del negocio
 Existen controles de acceso a los sistemas, que permiten relacionar a
cada usuario con las actividades que realiza.
 Estos sistemas de información permiten que se dé una planificación
estratégica en la compañía debido al flujo continuo de información y a la
facilidad del acceso a la misma, lo que permite identificar áreas que deben
ser mejoradas .