Presentación del proyecto realizado a lo largo de la materia Administración de la Información Equipo GOVA

1. ADMINISTRACION DE
LA INFORMACIÓN
PROBLEMÁTICA EN TOYOTA
FINANCIAL SERVICES (TFSM)
EQUIPO GOVA
30- SEP- 2012

2. HISTORA DE TFSM
TFSM es un principal proveedor de programas de
financiamiento, seguros y servicios en la rama automotriz.
O Se origina en el seno de una
familia Japonesa de apellido
Toyoda.
O El tercer hijo de la familia de
nombre Sakichii Toyoda tenía el
sueño de ser inventor.
O En el año 1890 Sakicchi logra
inventa el primer telar Japonés.
O En el año 1924 patenta su primer
telar totalmente automático.

3. HISTORA DE TFSM
O Sakichii Toyoda y su hijo Kiichiro
Toyoda se dedican a la
fabricación del primer vehículo.
O En mayo de 1935 Kiichiro
Toyoda terminan el primer
prototipo de auto: El modelo A1.
O En el año 1936 la compañía
Toyoda modifica el nombre a
TOYOTA.
O Símbolo económico del sistema
de producción Just in time.

4. HISTORA DE TFSM
O Se guían dos nuevos valores industriales: Just in Time
y el Kanban.
O Toyota también proporciona servicios financieros a
través de Toyota Financial Services de México
(TFSM) que es una sociedad anónima de capital
variable que se rige por la misión, visión y valores de
TOYOTA.
O TFSM fue constituida el 12 de Octubre de 2001,
iniciando operaciones en México en abril de 2002, de
manera simultánea al ingreso de la marca de autos
Toyota a México.

5. ESTRUCTURA DE TFSM
Dirección General
Dirección de Finanzas Dirección de
Dirección de Ventas
y Riesgo Servicio al Cliente
Subdirección de
Recursos Humanos
Área de Área de
Área de Crédito
Tesorería Marketing
Área de
Recursos
Área Legal Humanos Área de Atención
Área de
Área de Seguros a Cliente
Contabilidad
Coordinador
de RH
Área de
Área de Riesgo Área de Ventas Cobranza
Team Lider
de RH
Área de IT Área de
(Sistemas) Planeación
Aplicaciones
Infraestructura
Bases de
datos

6. PROBLEMÁTICA DE TFSM
PROBLEMA: Las áreas de la Dirección de Servicio al Cliente
entrega resultados distintos diferentes de los créditos otorgados.
O Las áreas de la Dirección de Servicio al Cliente:
O Las encargadas de dar seguimiento a los créditos que otorga TFSM.
O Proporcionar información del avance que han tenido a los clientes.
O Estas áreas utilizan la aplicación de cartera para generar sus
reportes semanales, quincenales y anuales.
O Con los reportes realizan distintos análisis y seguimientos para
reportar a su director y a las demás áreas el status de cada uno
de los créditos.
O Los reportes tienen información en común pero con distintos títulos
especificados.
CAUSA RAIZ: Cada área de Servicio al cliente define distintas
métricas para el análisis de los reportes.

7. CONSECUENCIAS
PROVOCA:
O La toma de malas decisiones estratégicas.
O Demandas y quejas de los clientes.
O Afectación al trabajo y la toma de decisiones de
las áreas
O Contabilidad
O Planeación
O Riesgo
O Legal.

8. SOLUCIÓN GENERAL
SOLUCIÓN
RESUELVEN
REPORTE ESTANZARIZADO AFECTACIÓN
REPORTE 1
REPORTE 2 SERIVICO AL CLIENTE
REQUERIMIENTOS Aplicación cartera ANALIZA LA INFORMACIÓN LEGAL
DEFINIDOS ENTRE TODAS HERRAMIENTA DE BI SISTEMAS
LAS ÁREAS - CONTABILIDAD
COMUNICACIÓN CON NEGOCIO CENTRALIZA LA INFROMACIÓN RIESGO
PLANEACIÓNl
REPORTE 3

9. MISIÓN DEL PROYECTO
O Toda la información este centralizada y
estandarizada.
O Proveer un reporte general para que toda la
empresa conozca los mismos resultados.
O Cada una de las áreas involucradas definan
reglas de negocio en conjunto.
O Generar un análisis de información
homogéneo.
O Capacidad de tomar decisiones acertadas
sustentadas en información confiable.

10. OBJECTIVOS DEL PROYECTO
O Estandarizar y centralizar la información con la que laboran
las áreas de Servicio al Cliente.
O Aumentar la comunicación y trabajo en equipo entre las
distintas áreas de la empresa.
O Definición de reglas de negocio globales y locales para cada
área de la empresa.
O Desarrollar un reporte general que utilicen todas las áreas
para reportar y tomar decisiones.

11. RESULTADOS DEL PROYECTO
O Disminuir las quejas y demandas
de los clientes.
O Mejorar la cultura de toma de
decisiones en toda la empresa.
O Ahorrar tiempo de análisis
empleado por las áreas de Servicio
al Cliente.
O Disminuir afectación a las áreas de
Contabilidad, Riesgo, Planeación y
Legal.

12. SOLUCIONES POSIBLES
O Se analizaron 3 posibles soluciones:
CONSOLIDAR UTILIZAR UN MODIFICAR
DASHBOARD
AP. CARTERA
DATAVIEWER
TODA LA DATAWARE APLICACIÓN DE
INFORMACIÓN HOUSE (DWH) CARTERA PARA
DE LOS PARA QUE GENERE UN
REPORTES EN CONSOLIDAR LA SOLO REPORTE.
UNA TABLA INFORMACIÓN ANALISIS SIGUE
ESPECÍFICA . LIMPIAR LA QUEDANDO EN
OBTENER EL INFORMACIÓN MANOS DE LAS
REPORTE CON GENERAR Y ÁREAS
AYUDA DEL ANALIZAR
DATAVIEWER. REPORTE CON
MICROSTRATEG
Y.

13. ANALISIS DE SOLUCIONES
O Ponderación

14. ANALISIS DE SOLUCIONES
O Costos (Implementación)

15. ANALISIS DE SOLUCIONES
O Costos-Beneficio

16. SOLUCIÓN - DASHBOARD
O Al realizar el análisis, entrevistas, recopilación
de información y graficas se llego a la
conclusión de que el DASHBOARD es la mejor
opción de solución para TFSM.

17. ENFOQUE DE SOLUCIÓN
Se planteó un enfoque formado por tres principales
partes:
1. El utilizar herramientas e infraestructura con las que ya se
cuentan para desarrollar un reporte general que ayude a
mejorar la toma de decisiones pronta y efectiva.
2. Las personas de las áreas de Servicio al cliente no sean las
responsables de analizar no definir las reglas de negocio.
3. El trabajo en equipo de toda la empresa para definir las reglas
de negocio que se utilizaron en los procesos de las distintas
áreas.
Implica:
O Desarrollo de nuevas políticas y procedimientos
O Realizar algunas modificaciones a procesos del negocio actuales.
O Requiere el apoyo de todas las áreas para realizar la definición de
reglas de negocio y pruebas del reporte general.

18. BENEFICIOS Y METRICAS
FINANCIEROS CUANTIFICABLES MEDIBLES OBSERVABLES
Beneficio: Beneficio: Deja de Beneficio: Análisis Beneficio: Trabajo
Generación de generar reportes de reporte general en equipo entre las
estrategias para diferentes en DSC Medible: Numero de áreas
solventar errores de Medible: 3 reportes créditos existentes Medible: Se realizan
Servicio al cliente diarios, semanales y en Contabilidad y juntas semanales
Medible: Reducción mensuales pasa a DSC para comunicar
$35,000 por ser 1 reporte Beneficiados: EC avances
estrategias mal Beneficiados: DSC Beneficio: La Beneficiados: EC
definidas. y EC calidad de servicio al Beneficio: Análisis
Beneficiados: DSC Beneficio: cliente de resultados por
y DG Generación de Medible: Número de reglas planteadas
Beneficio: 75% de reporte general quejas por mes por las personas
reducción de quejas Medible: un reporte comparando errores Medible: La gente
y denuncias de los general para todas de resultados ya no define sus
clientes por mal las áreas Beneficiados: DSC propias reglas sigue
servicio. Beneficiados: DSC, Beneficio: Dejan de las que la empresa
Medible: Se reduce DG y EC generar reportes a señala
un 90% de llamadas partir de la Beneficiados: DSC
y se ahorran aplicación de cartera
$50,000 Medible: Tiempo
Beneficiados: DSC que tardan en
generar
Beneficiados: DSC

19. RIESGOS
O Soporte y disponibilidad de las áreas
involucradas
O Incluir en reuniones a los directores o responsables de
cada área.
O Definir responsable de cada una de las áreas.
O Definir fechas de entrega.
O Definir controles de entregas y seguimiento de avances.
O Definición de reglas del negocio conjuntas
O Base de conocimiento de reglas existentes.
O Tiempo de implementación autorizado
O Definición de actividades en paralelo con todos los
participantes.
O Confiablidad de reporte
O Paralelo con el proceso anterior.
O Cifras de control de los créditos otorgados por TFSM.

20. PLAN DE TRABAJO
DURACIÓN: 1 MES
RESPONSABLES: ÁREAS INVOLUCRADAS Y DIRECCIÓN

21. RH Y COSTOS
INTERNO TFSM EXTERNOS
Project Manager Dirección general Área de IT Direcciones y áreas de la empresa Consultor
Administración del proyecto Revisión status y avances Infraestructura y aplicaciones Definición de reglas de negocio Implementación y desarrollo
Interno Requerimientos reporte general
O El costo de la implementación es $80,000 por 1 mes.
O En caso que se desee realizar cambios o mejoras futuras
el costo de implementación sería de $22,000 por 1 mes.

22. GRADO DE ACEPTACIÓN

23. CONCLUSIÓN
Después de realizar el análisis y planeación de la solución –
DASHBOARD se llego a los siguientes puntos de vista:
O Mejora en forma de trabajo.
O Crecimiento continuo en el tema de toma de decisiones y análisis de
la información.
O Reglas de negocio mejor definidas
O Cambios en políticas y procedimientos.
O Mismos resultados en todas las áreas.
MEJORA CONTINUA Y
CRECIMIENTO CONSTANTE DE UN 45%