3. COMUNICACIÓN ESCRITA
La comunicación es como la imagen de una
preparación del individuo.
La Comunicación Escrita tiene Permanencia. Con esto
nos referimos a que siempre poseemos la información
en escritos para volverla a usar.
Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar y definir
bien lo que queremos expresar antes de escribirlo
definitivamente en un documento para posteriormente
utilizarlo.
Se Registra la Información.
4. Es Fuente de Consulta.
Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener
un uso posterior como medio de información ya que está
escrita permanentemente.
Desventajas de la Comunicación Escrita.
No hay retroalimentación Inmediata.
Es clara la diferencia entre la interactividad que hay en la
comunicación escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje
inmediato.
Puede haber una Interpretación Equivoca del Mensaje.
Como no existe una persona que explique el mensaje de la
información o su contenido en esta como en la comunicación
verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no
sean los propuestos.
Baja el Nivel de Interdependencia.
Fomenta el Aislamiento.
5. COMUNICACIONES OFICIALES
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a la entidad,
independientemente del medio utilizado.
Se radican asignando un número consecutivo.
(Según sea el caso).
Dejan constancia de fecha, hora y envío.
Su objetivo es oficializar y cumplir con los tramites que
exige la ley.
6. ELEMENTOS DE AGRUPACIÓN
INDICE O SUMARIO:
Contenido del documento a prestar (títulos , número de
páginas)
INTRODUCCION:
Es una breve descripción sobre el contenido del
documento, especificar tema o a quien va dirigido.
FUENTES BIBLIOGRÁFICAS O REFERENCIAS:
Contenido de la bibliografía las cuales sustentan la
elaboración del documento. Menciona autor, titulo, lugar,
año.
7. UNIDADES DE CONSERVACIÓN
PAQUETES:
Forma en la que varios documentos son envueltos o
amarrados, no es recomendado ya que deteriora el
documento.
LEGAJOS:
Diversos documentos con diferentes tupos de papel, se
agrupan de la A-Z. Es frágil contra el polvo, se archivan
diferentes tipos de documentos.
LIBROS:
Son como cuadernillos.
CAJAS:
Ofrece más seguridad en la conservación del
documento.
8. CARTON:
Es económico permite un fácil acceso al documento,
excelente como barrera frente al medio ambiente.
Son fabricados con cartones ácidos así, evita la
migración por contacto con la acides del
documento.
Se recomienda guardar en carpetas para evitar
algún cambio.
Se encuentra varios estilos polipropileno, son
ligeros de peso, son herméticos.
9. ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura de una
empresa u organización.
Nos permite obtener una idea de cómo estructurada la
organización. Podemos ver cuántos cargos hay en la
empresa y quien lo desempeña.
10. MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
Es el documento que contiene la descripción de
actividades que debe seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa.
Este incluye las unidades administrativas, que intervienen
precisado su responsabilidad y participación.
Contiene información formulares autorizaciones y cualquier
otro dato que pueda auxiliar el correcto desarrollo de las
actividades de la empresa.
Funciones.
Permite conocer el funcionamiento interno de la empresa.
11. Dar información sobre inducción y la
capacitación del personal ya que detalle las
actividades de cada puesto.
Analiza los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta del personal.
Aumenta la eficacia de los trabajadores,
indicando que debe hacer y cómo hacerlo.
Determina en forma más sencilla las
responsabilidades por falla o errores.
Ayuda a la coordinación de actividades.
13. QUE ES:
Es una documento cuyo objetivo principal es
dar a conocer a la empresa, todo lo relacionado
sobre su correspondencia.
Así mismo norma el manejo de la
correspondencia recibida y despachada para un
adecuado control.
14. QUE DEBE CONTENER:
Objetivos
Alcances
Responsabilidades
Descripción
Correspondencia Recibida
Libro de Control
Tratamiento de la correspondencia
Correspondencia Despachada
Circulares
Archivo
Uso del Sistema
Registros
Anexos
Entre Otros (Depende del sistema que maneje la empresa)
15. AUTORIDAD
Poder del mejor poder.
Poder = Hecho real.
Legitimidad.
Dignidad.
Calidad.
Ejercicio de Poder.
Obediencia.
Facultad.
Autoridad Carismática.
Autoridad Legal.
Autoridad Tradicional.
16. CONDUCTO REGULAR:
Cadena Jerárquica.
Notificación.
Aprueba acciones o situaciones según su importancia.
Orden.
17. Correspondencia Comunicaciones Oficiales
Comunicaciones Privadas.
Documentos Originales.
Números Consecutivos.
Radicación de documentos
oficiales.
Comunicación Oficial.
No hay números repetidos,
Corregidos o tachados.
Al inicio de cada año se hará la
radicación consecutiva.
DIFERENCIAS:
