Informe de la guía técnica colombiana 185 y la norma técnica colombiana 1486

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INFORME
“NORMA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185 Y NORMA TÉCNICA
COLOMBIANA 1486”
ANGIE TATIANA SALAMANCA LONDOÑO
CENTRO AGROINDUSTRIAL SENA LOS NARANJOS
SEDE URBANA
GESTIÓN DOCUMENTAL
GRANADA-META
2018

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INFORME
“NORMA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185 Y NORMA TÉCNICA
COLOMBIANA 1486”
ANGIE TATIANA SALAMANCA LONDOÑO
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente
LUIS GUILLERMO AGUDELO INSTRUCTOR DE GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN Y ARCHIVO
CENTRO AGROINDUSTRIAL SENA LOS NARANJOS
SEDE LOS NARANJOS
GESTIÓN DOCUMENTAL
GRANADA-META
2018

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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………....4
2. NORMA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185…………………………………..5
2.1.CARTAS………………………………………………………………………....6
2.2. MEMORANDOS………………………………………………………………..9
2.3.CIRCULAR……………………………………………………………………...11
2.4.ACTAS…………………………………………………………………………...13
2.5.INFORME………………………………………………………………………..15
2.6.CERTIFICADO………………………………………………………………….17
2.7. HOJA DE VIDA CORPORATIVA…………………………………………...19
2.8.MENSAJES ELECTRÓNICOS……………………………………………….21
3. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 1487………………………………………..22
3.1.GENERALIDADES…………………………………………………………….23
3.2.PRELIMINARES………………………………………………………………..24
3.3.TEXTO O CUERPO……………………………………………………………25
3.4.COMPLEMENTARIOS………………………………………………………...26
3.5.CITAS……………………………………………………………………………27
4. OBJETIVO…………………………………………………………………………...28
5. GLOSARIO…………………………………………………………………………..29
6. CONCLUSIONES………………………………………………………….………..30
7. BIBLIOGRAFÍA..…………………………………………………………………....31

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1. INTRODUCCIÓN
En el informe aquí presente tiene como propósito mostrar la NORMA GTC 185
para la gestión de documentos en la presentación de trabajos escritos, en esta se
establecen los lineamientos para la organización de documentos, basados en
normas ICONTEC; la cual contiene diferentes útiles que nos sirven como soportes
para dar una mejor presentación y formalidad.

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2. NORMA GUÍA TÉCNICA 185
Este documento se planea como una guía, la cual se acomoda a cualquier
necesidad o ambiente. Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas
Técnicas y certificación (ICONTEC), fue certificada por el consejo directivo de
2009-09-30, el objetivo es presentar recomendaciones para elaborar los diferentes
tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de
proyectar una adecuada imagen.
La guía técnica 185 sirve para la realización de:
 Cartas
 Memorandos
 Circulares
 Actas
 Informes
 Certificados y constancias
 Hoja de vida corporativa
 Mensajes electrónicos

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2.1 CARTAS
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre entidades y personas
naturales: igualmente entre entidades y empleados. En algunas organizaciones se
denomina oficio.
Existen tres tipos entre las cuales se recalcan:
- ORGANIZACIONALES: Se producen en el desarrollo de las actividades de
la organización.
- OFICIALES: Se producen en las oficinas públicas e instituciones del
estado.
- PERSONALES: Se originan entre quienes se conocen.
Partes de la carta:
- Código
- Lugar y fecha de elaboración
- Datos del destinatario
- Asunto
- Saludo
- Texto
- Despedida
- Remitente a cargo
- Anexos
- Copia
- Redactor
- Transcriptor

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Características de redacción y presentación:
- Tratar un solo tema por comunicación
- Redactar en forma clara, precisa y concreta
- Usar un vocabulario respetuoso y cortés
- Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en
singular o plural
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo

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EJEMPLO.

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2.2 MEMORANDO
Es una comunicación escrita de carácter interno de una entidad, que se maneja
para pasar información, orientaciones y modelos de las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales.
El memorando se maneja para:
- Hacer llamado de atención.
- Hacer requerimientos.
- Regular o aclarar una situación.
- Informar sobre un hecho en forma rápida.
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
- Impugnar o corregir una situación.
Partes del memorando:
 Encabezado
 Denominación del documento
 Código
 Fecha y lugar de elaboración
 Destinatario y remitente
 Asunto
 Texto
 Despedida
 Remitente y firma responsable

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Características de redacción y presentación:
- Utilizar los tamaños normalizados en los manuales de cada entidad
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
- Tratar preferiblemente un solo tema por memorando
EJEMPLO.

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2.3 CIRCULAR
Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido, dirigida a un
grupo concreto de personas tanto internas como externas.
- INTERNA: Se maneja para informar disposiciones, normas lineamientos y
políticas.
- EXTERNA: Se maneja para dar a conocer reglas de negocio, nuevos
productos o servicios, etc.
Partes de una circular:
 Denominación del documento
 Código
 Fecha y lugar de origen
 Grupo destinatario
 Asunto
 Saludo
 Texto
 Despedida
 Remitente y firma responsable
Características de redacción y presentación:
- Tratar un solo tema
- Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

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EJEMPLO.

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2.4 ACTAS
Se designa acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona
presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han
sido presentados y conclusiones o acuerdos que han resultado de dicha reunión.
Partes de un acta:
- Título y carácter de la reunión
- Denominación documento y número
- Lugar y fecha de la reunión
- Hora
- Lugar
- Asistentes
- Invitados
- Ausentes
- Orden del día
- Desarrollo
- Compromisos
- Convocatoria
- Firma, nombre y cargo.
Características de redacción y presentación:
- Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne.
- En la elaboración se debe expresar lo tratado en una reunión o situación
específica.
- La presentación de originales y copias debe ser impecable.
Clases de actas:

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 Actas de comité
 Actas del consejo municipal
 Actas de consejos
 Actas de junta directiva
 Actas de asamblea
 Actas de reuniones administrativas
 Actas de levantamiento de cadáveres
 Actas de baja de inventarios
 Actas de eliminación de documentos
 Entre otras
Las actas se deben utilizar como registro de todo los hechos y acuerdos de una
reunión o contexto específica.
EJEMPLO.

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2.5 INFORME
Es un documento escrito en prosa informativa con el propósito de comunicar
información del nivel más alto en una organización.
Los informes pueden ser:
- Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas.
- Informe corto, que consta de una a 10 páginas.
- Informe extenso, de 11 páginas en adelante.
El informe debe utilizarse de acuerdo a unos objetivos como aclarar una situación,
informar sobre un hecho, tramitar, reiterar una información, corregir una situación y
presentar detalles de acuerdo a la situación.
Partes de un informe:
- Encabezamiento
- Razón social
- Dependencia
- Código
- Título
- Lugar de origen y fecha de elaboración
- Autoría del resumen ejecutivo
- Objetivo
- Temas o numerales
- Páginas subsiguientes
- Conclusiones
- Nombres, cargo y firmas
- Rúbrica
- Líneas especiales y otros elementos esenciales

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Características de la redacción y la presentación:
- Tratar un solo contenido por informe
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
- Usar tratamientos respeteuso y cortés
- Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió)
EJEMPLO.

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2.6 CERTIFICADO Y CONSTANCIA
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado. Que
asegura la veracidad y legalidad de un acto solemne (formalidades necesarias
para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).
CONSTANCIA: Una constancia es un documento de carácter probatorio, que no
requiere solemnidad, puede ser personal.
La constancia y certificación tienen como objetivo fundamental para dar a conocer
información de carácter personal.
Se debe tener en cuenta lo siguiente:
 Redactar en forma clara y precisa
 Usar un vocabulario impersonal
 Utilizar los formatos establecidos en cada entidad
 Facilitar la información en forma personalizada
 Consignar siempre en original
Partes:
 Código
 Lugar y fecha de elaboración
 Cargo
 Identificación
 Texto
 Firmas responsables y remitentes

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EJEMPLO DE CERTIFICADO.
EJEMPLO DE CONSTANCIA.

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2.7 HOJA CORPORATIVA
Es la relación de datos personales, la información académica y experiencias y
aptitudes de una persona, que registra y conserva la organización a la cual se
encuentra enlazada laboralmente. Se recomienda que en cada entidad se
establezcan los datos que se consideren necesarios, de acuerdo con las
características de su perfil y elaboración.
Partes de la hoja corporativa:
 Identificación del documento
 Nombre
 Datos básicos
 Información laboral
 Información académica
 Experiencia laboral
 Investigaciones, publicaciones y distinciones o premios.

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EJEMPLO DE HOJA CORPORATIVA.

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2.8 MENSAJES ELECTRÓNICOS
Es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de
cualquier lugar del mundo a través del internet. Se pueden enviar, cartas
memorandos, circulares y cualquier otro tipo de documento.
Partes:
 Encabezamiento
 Cuerpo del texto
 Recomendaciones
Se recomienda no tener formatos, sino utilizar los compatibles con internet, porque
se debe tener en cuenta que no todos los usuarios de internet utilizan un mismo
programa de correo electrónico ni su mismo sistema operativo.
EJEMPLO DE MENSAJE ELECTRÓNICO.

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3. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 1486
La norma técnica 1486, establece las reglas para la presentación de un trabajo
escrito. Algunos de los trabajos que se pueden ejecutar bajos los modelos de
presentación de esta norma son:
 Trabajos de introducción a la investigación
 Trabajo de grado
 Trabajo de investigación profesional
 Ensayo
 Monografías
 Tesis
 Informe científico y técnico
 Otros del mismo tipo

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3.1 GENERALIDADES
Se debe manejar papel tamaño carta, color blanco, opaco, de buena calidad para
facilitar su lectura y para facilitar su impresión por ambas caras se pide utilizar un
gramaje de papel más alto de lo habitual.
Las márgenes deben ser: Superior: 3 cm (4 cm. Titulo). Izquierdo: 4 cm. Derecho:
2 cm. Inferior: 3 cm. Número de página a 2 cm y centrado.
- La redacción debe ser impersonal y genérica
- Cada capítulo debe ser centrado y comenzar en una hoja
independiente
- Fuente y tipo de letra Arial 12
Todo trabajo debe estar conformado por preliminares, texto o cuerpo y
complementarios.

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3.2 PRELIMINARES
Partes que anteceden el cuerpo:
- Tapa o pasta: Son las láminas de cartón u otros materiales que protegen el
trabajo.
- Guardas: Son las hojas en blanco que están entre la tapa o pasta, en el
inicio y en el final del documento.
- Cubierta: Es opcional, contiene la misma información que la tapa y su
misma distribución.
- Portada: Es la página informativa del documento y proporciona los datos
que permiten identificarlo.
- Página de aceptación: En esta página se registran las firmas de los
jurados que participan en la observación, sustentación y aprobación del
trabajo.
- Página dedicatoria: Su uso es opcional, en ella el autor del trabajo, dedica
su trabajo de manera especial a personas o empresas.
- Página de agradecimientos: Es una página opcional, en ella el autor
agradece a las personas u organizaciones que contribuyen a la realización
del trabajo.
- Contenido: Esta página es obligatoria.
- Listas especiales: Son obligatorias.
- Glosario: Es la lista alfabética de los conceptos utilizados en el trabajo.
- Resumen: Es obligatorio, consiste en presentar brevemente el contenido
del documento.

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3.3 TEXTO O CUERPO
Parte central donde se desarrolla el tema:
- Introducción: Esta es obligatoria, en esta se explica antecedentes, porque
es importante no debe confundirse con el resumen.
- Capítulos: Son las principales divisiones del trabajo.
- Conclusiones: Esta página es obligatoria, en esta se presenta los
resultados de la investigación realizada.
- Recomendaciones: Están se agregan cuando sean necesarias.

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3.4 COMPLEMENTARIOS
Material que complementa al escrito:
- Bibliografía: Es el listado completo de la fuentes donde se consultó
información.
EJEMPLO DE BIBLIOGRAFÍA.

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3.5 CITAS
La elaboración de citas de menos de cinco renglones se debe insertar dentro del
texto en comillas y el número al final.
EJEMPLO DE UNA CITA.

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4. OBJETIVO
Este informe presenta acomodos para elaborar los diferentes tipos de documentos
creados, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa. Tiene
en cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un orden para las
partes de cada tipo de trabajo escrito (certificados, constancias, memorandos,
cartas, actas, etc.), con base en el estilo y la presentación.
Esta guía se dirige especialmente a empresarios, directivos, instructores,
asistentes administrativos, secretarios y todos aquellos personajes que se
encuentren envueltos en la creación de nuevos documentos.

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5. GLOSARIO
ABREVIATURA: Procedimiento que se utiliza para representar palabras.
ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido tratado y acordado en una
reunión o situación específica.
ANEXO: Documento que se adjunta a la comunicación, sirve para complementar y
aclarar.
ASUNTOS: Síntesis del contenido de la comunicación.
BIBLIOGRÁFICA: Es el estudio de referencia de los textos.
CARTA: Escrito que una persona dirige a otra para darle una comunicación.
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, que asegura la veracidad y
legalidad de un acto solmene.
CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, dirigida a un grupo
específico.
CITA: Pasaje o párrafo que proviene de alguien diferente al autor del informe.
CÓDIGO: Conjunto de normas y reglas cobre cualquier materia.

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6. CONCLUSIONES
- Con base a este a este trabajo se pueden conocer los diferentes tipos de
trabajos escritos que hay y que tipo de norma se debe aplicar ya sea la
GTC 185 y NTC 1486.
- Se puede aplicar a los trabajos nombrados en este informe como lo son
tesis, ensayos, trabajos de investigación, entre otros (NTC 1486) o cartas,
memorandos, certificados, informes, hojas de vida corporativa, entre otros
(GTC 185).
- Podemos adquirir más conocimiento y utilizarlo como guía para la buena
estructuración de trabajos que se nos pida.

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7. BIBLIOGRAFÍA
- http://normasgtc185.blogspot.com.co/
- http://www.ejemplode.com/69-leyes/2958-ejemplo_de_acta.html
- https://es.slideshare.net/dcsofiavalencia/diapositivas-gtc-185
- Material de apoyo guía 1, GTC 185, SENA.
- Material de apoyo guía 1. NTC 1486, SENA.