El documento proporciona recomendaciones sobre la elaboración de cartas y oficios, indicando que deben tener logo, membrete y pie de página en todas las hojas para las cartas externas, y sólo en la primera hoja para las internas. También define certificado, constancia, comunicaciones escritas, hoja de vida y actas, señalando que los certificados y actas requieren formalidades y pueden tener valor legal.

3. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en
formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de
página. Estos elementos deberían estar preferiblemente
en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se
recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo,
membrete y pie de página, las demás con el logo.

5. El certificado es un documento de carácter probatorio,
público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne
(acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un acto
judicial, juramento, ceremonia, norma y
requiere registro notarial).

7. La constancia es un documento de carácter
probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser
personal.

9. Comunicaciones escritas de interés común, con el
mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas tanto interna como
externamente.

11. Son comunicaciones escritas que se utilizan para
trasmitir información, orientaciones y pautas entre
las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización.

13. El sobre tiene el propósito de ser la cubierta
de los documentos, para su entrega o envío.

15. Es la relación de los datos personales, la información laboral,
académica y las experiencia y competencias de una persona, que
registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra
vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la
organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y
novedades que acontecen durante el desempeño laboral del
colaborador en la organización.

17. Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación
específica. Son documentos que adquieren valor administrativo,
legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De
acuerdo con la importancia o características específicas del
acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la
legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o
presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se
debe elaborar en papel con membrete.