Este documento describe la metodología para diseñar un manual de procedimientos de gestión de compras para Industrias Químico Farmacéuticas Americanas. El problema actual es que no cuentan con planes operativos efectivos ni procedimientos claros en el área de compras. El objetivo general es diseñar dicho manual, mientras que los objetivos específicos son describir el proceso de compras, identificar riesgos, emitir recomendaciones y diseñar el manual.
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UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DEL VALLE DE
TOLUCA
PROGRAMA EDUCATIVO:
Ingeniería Industrial
NOMBRE DE LA ASIGNATURA:
Estadía I
NOMBRE DEL PROYECTO:
Manual de procedimientos para la compra
materiales, maquinaria y servicios.
AUTOR
Mario Camacho Lopez
(PLAGIADO POR ALUMNA NAYELI / SU ASESOR
ACADÉMICO:
Dr. Agustín Cortés Rebolledo)
Mayo- Agosto 2022
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FECHA: AGOSTO 2022
Índice
Introducción……………………………………………………….
Capitulo I. (Descripción de la empresa) ……………………
I.I Historia……………………………………………………………..
I.II A cerca de IQFA………………………………………
I.II Ubicación y contacto …………………………………………….
I.III Mercado …………………………………………………………..
I.IV Productos …………………………………………………
I. VI Misión ……………………………………………………………
I.VII Visión …………………………………………………………….
I.VII Política de calidad ………………………………………………
I.IX Estructura ………………………………………………………..
Capitulo II. (Metodología) ……………………………………..
II.I Planteamiento de la problemática………………………………
II.II Objetivo general ………………………………………………..
II.III Objetivos específicos …………………………………………..
II.IV Justificación …………………………………………………….
II.V Alcances …………………………………………………………
II.VI Limitaciones ……………………………………………………..
Capitulo III. (Marco teórico) …………………………………
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I. Descripción de la empresa
I.I ¿Quién es la empresa Industrias Químico
Farmacéuticas Americanas?
En Industrias Químico Farmacéuticas Americanas, S. A de C.V producen y
comercializan productos farmacéuticos. Las oficinas administrativas, así como el
almacén de distribución se encuentran en la Ciudad de México, desde el cual tiene
la capacidad de surtir cualquier pedido a cualquier parte de la misma Ciudad o el
interior de la República.
I.III Ubicación y contacto:
Circuito Cerrillo II Mza. 1 Lote 17 Col, Parque Industrial Lerma Toluca, 52004 Lerma
de Villada, Méx.
Teléfono: 722 227 9930
I.V Productos:
ACNIL →
ALZOPRIM →
ARSENAL COMPUESTO-S →
BALSEDRINA →
BETRIGEN →
I.IX Estructura
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II. Metodología
II. I Planteamiento de la problemática.
Las Industrias Químico Farmacéuticas Americanas, S. A de C.V producen y
comercializan productos farmacéuticos. Las oficinas administrativas, así como el
almacén de distribución se encuentran en la Ciudad de México, este tiene la
capacidad de surtir cualquier pedido a cualquier parte de la misma Ciudad o el
interior de la República. La situación problemática es que no cuentan con planes
operativos efectivos los cuales garanticen la calidad de servicio, ni procedimientos
claros en las diferentes áreas, lo que repercute de manera directa en el
cumplimiento de los objetivos, misión y visión de la empresa. El proceso de compra
carece de controles específicos, no existe una secuencia en las actividades, no hay
seguimiento en los documentos que se generan en el área, la persona responsable
no tiene pleno conocimiento de los proveedores ni los descuentos que pueden
ofrecerles; los procedimientos no se encuentran documentados y se podría concluir
que todo se maneja bajo el esquema de la informalidad dentro de las Industrias
Químico Farmacéuticas Americanas.
II. II Objetivo general
Diseñar el manual de procedimientos de gestión de compras de materiales,
maquinaria y servicios para las Industrias Químico Farmacéuticas
Americanas, S. A de C.V
II. III Objetivos específicos
Describir el ciclo operativo del proceso de compras de la empresa.
Identificar y evaluar los riesgos a los que se expone la empresa con su actual
procedimiento de compras.
Emitir recomendaciones sobre la situación actual.
Diseñar el manual de procedimientos de gestión de compras.
II. IV Justificación
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Las Industrias Químico Farmacéuticas Americanas, son una organización con un
gran peso social en el área de la salud. Por lo que no debe presentar debilidades
en su estructura corporativa ni mucho menos en sus actividades operativas. Ya que
al haber niveles de riesgo, o carencias en los procesos o funciones en cada una de
las áreas que la integran, pudiera perder calidad en los servicios y confiabilidad de
los clientes. Respecto al área de compras, presentan un manual de control en los
procesos de las operaciones con déficit, el cual afecta la estructura corporativa y no
permitirá un adecuado manejo de procedimientos para la gestión, por ello es
necesario de rediseñar o diseñar un manual que contribuya al desarrollo eficiente
de los empleados encargados del área permitiendo así un buen control.
Al implementarse la propuesta del proyecto permitirá aumentar los márgenes de
rentabilidad, tendrá control en la gestión de compras y minimizará riesgos. El
principal beneficiado serán las Industrias Químicas Farmacéuticas Americanas. Al
igual beneficiará a la autora, a adquirir conocimientos relevantes para la carrera y
aplicarlos en un futuro próximo.
II. V Alcances
La investigación tiene un alcance descriptivo, ya que esta no se guia por preguntas
de investigación, leyes, teorías, hipótesis por comprobar o variables para su
medición. Al igual es aplicativo ya que sus objetivos pretenden generar dispositivos
de aplicación (manual de procedimientos), con la finalidad de dar soluciones
precisas a problemas de control de compras que pudieran decirse urgentes.
También tiene un alcance documental ya que el proyecto investigativo se apoyará
de fuentes documentales para el rescate teórico (libros, revistas, ensayos,
monografías, tesis de grado, revistas científicas, etc.). Al igual suele ser transversal
por las condiciones de organización y tiempo, ya que los estudios longitudinales
tienen un tiempo prolongado y suelen realizarse tiempos muy prolongados. El
estudio transversal determina una delimitación temporal corta y no se prologa más
de lo estipulado en el proyecto.
II.VI Limitaciones
La viabilidad de las fuentes de consulta fue una de las limitantes, ya que fue
complejo identificar los antecedentes de las Industrias Químico Farmacéuticas
Americanas, la información suele ser muy nula, por lo que se tuvieron que retomar
diversas acciones para conseguir la información y contextualizar la situación
problemática. El tiempo también fue otra de las limitantes que de alguna forma u
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otra influyeron en la realización del proyecto. Otra de las limitantes fue el establecer
un contacto directo con las Industrias Químicas Farmaceuticas Americanas, para
realizar encuestas de forma directa para conocer y obtener una panorámica de la
situación que presencian los empleados en las áreas de interés para el estudio en
específico.
CAPÍTULO
III
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MARCO
TEÓRICO.
3. Marco teórico
El marco teórico se constituye como la idealización del objeto de investigación, para
el esclarecimiento de la situación problemática, mediante el análisis y recolección
de fuentes que permitan la argumentación y esclarecimiento de fenómenos
estudiados, Estas fuentes pueden ser libros, revistas, periódicos, patentes, videos,
tesis, entre otros, que pueden ser digitales como impresos. Donde el investigador
abstrae todos aquellos elementos y relaciones que él considera esenciales y los
sistematiza.
Un modelo teórico es una síntesis de un fenómeno, entendida como una
reconstrucción racional de la información disponible, como un principio
explicativo de la realidad observable, como la expresión matemática más
breve y exacta que describe lo que hasta la fecha se conoce de un
determinado fenómeno, construida a partir de una serie de enunciados
(ecuaciones) teóricos y observacionales aceptados y fiables, y cuya utilidad
radica en la predicción (mediante un cálculo deductivo) de nuevas fórmulas
y medidas de la realidad. (Calvo, 2007, p.16)
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Una vez que se tiene identificado el concepto y el fenómeno del problema, se
procede a la documentación epistemológica de cada uno de los indicadores
obtenidos de las diversas variables dependientes como independientes a fin de
generar un sustento argumentativo teórico. Por lo que se debe hacer una selección
exsautiva de cada una de las fuentes con las que se cuenten para el desarrollo del
proyecto, con el propósito de garantizar una investigación confiable.
Las bases teóricas responden en gran medida a la pregunta ¿Qué tanto sabes del
tema? Se fundamenta y sustenta con la documentación de cada una de las variables
de investigación y sus unidades de observación estipuladas en el capítulo anterior.
Las variables las encontramos en el título, por ello es importante que desde el inicio
del proyecto se tenga clara la problemática, las variables y su operacionalización,
así como la búsqueda anticipada de información de fuentes para apropiarse de
información.
Es indispensable e importante que las bases teóricas estén diseñadas con base a
las variables, ya que cualquier lector pueda comprender de manera clara el estudio,
por ello la redacción de las bases teóricas tienen que ser claras y simples. En las
bases teóricas deben considerarse los conceptos, las teorías, las dimensiones que
se mencionan al formular las mismas en la matriz de operacionalizacion del
proyecto. Teniendo las recomendaciones el investigador está preparado para
conformar el marco teórico.
¿Qué es un proceso?
Un proceso se puede definir como la forma en la que se realizan las cosas, para
comprender que es un proceso se tendría que revisar que hay procesos en todas
partes, tanto en el mundo corporativo (Grandes procesos, facturación, fundición de
minerales, administrar un proyecto, etc.), hasta en acciones coloquiales como
vestirse, conducir un auto, preparar un café. Los procesos tienen entradas, tienen
salidas y a partir de estas actividades se van a trasformar las entradas o insumo en
salidas. El proceso es una “herramienta fundamental para el trabajo que desarrollan
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los administradores dentro de una organización. Los elementos que lo conforman
permiten a los mandos tácticos y estratégicos de la organización llevar acabo los
procesos de planeación, organización, dirección y control” (Ricalde, 2016). Este
concepto permite identificar la finalidad que se pretende. Haciendo énfasis en los
procedimientos de compras, el proceso debe asegurar que el producto adquirido
cumpla con los requisitos específicos y requeridos para estos cumplan con las
necesidades que se requieren atender.
Las actividades de este proceso garantizan el correcto funcionamiento de las áreas
subsecuentes, ya que la calidad de los insumos dependerá de la eficiencia de otras
áreas. Si los insumos no son ingresados mediante un correcto proceso puede haber
fallos en el resto de los procesos o en otras áreas.
Normas ISO-9000
En 1976, el British Standards Technical Committee, decidio establecer principios
generales para que se diseñaran y establecieran métodos y sistemas de control de
calidad dando origen a las normas de calidad que actualmente se conocen como
ISO-9000. Las Normas ISO-9000, tuvieron como base inicialmente la norma
británica BS5750, la canadiense CSA Z299, la estadounidense ASQC Z1.15, las
MIL Q9858A (Military Standard), asi como los lineamientos de la Unión of Japanse
Scientists and Enginineers (JUSE, Asociación de Cientificos en Ingenieros
Japoneses)
La ISO-9000 tuvo su origen en los estamentos militares. Se aplicó de manera
universal, generando demandas en la industria y el comercio, generalizando su uso
obligatorio para regular los sistemas de calidad en campos de producción de bienes
y servicios. Las empresas tenían que demostrar que contaban con una operación
controlada de calidad. Las normas ISO-9000 jugaban el papel de aval para diversos
productos y servicios. Las normas ISO especifican los requisitos que se deben
cumplir y los que se tiene que hacer si la institución o empresa desea certificarse a
aunándose a ellas. Pero en ningún momento establece en “cómo” debe ser la tarea
específica de quien diagnostica, diseña, desarrolla, implementa y evaluá en un
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sistema de gestión de calidad. Muchos sistemas de calidad, no son más que malos
sistemas bien elaborados, los cuales no son eficientes ni efectivos para lograr
objetivos o metas con respecto a la calidad de los productos o servicios. Suele existir
confusión con la gestión de calidad bajo las normas ISO-900, siendo conveniente
distinguir conceptualmente sus etapas, según Ortiz (2016) las etapas son las
siguientes.
a) Ingeniería de la calidad: optimización del producto y de los procesos de
producción o de la prestación de un servicio (Ya que es lo que produce la
calidad).
b) Diseño del sistema de calidad: Métodos y procedimientos para controlar,
mejorar y garantizar la calidad.
c) Documentación del sistema: documentar los procedimientos y dejar
constancia escrita de todo el sistema y en especias, de los registros
operativos donde se haga constar de que se están realizando los
procedimientos, instrucciones y normas establecidas para producir con
calidad.
d) Diseño y creación del Manual de calidad: El manual: era una exigencia para
el establecimiento del sistema de gestión de calidad dentro de las empresas,
pero en la versión ISO-9001:2015 no se exige de manera obligatoria, es algo
opcional, aunque es un valioso instrumento para el mantenimiento del
sistema y la inducción de nuevos empleados.
e) Certificación: es el objetivo de algunas empresas que diseñan sus sistemas
de gestión con base en las normas ISO 9000.
Las normas ISO, únicamente determinan y establecen los requisitos que deben
cumplir las industrias o empresas para ofertar calidad, o con el fin de contar con una
certificación oficial que avale su calidad ante otras empresas o instituciones. Y la
empresa certificada pueda tener credibilidad con los productos o servicios que
apertura. La ISO-9000 abarca muchas normas, pero hay normas más específicas
como la ISO-9001 Y ISO-9004. Ortiz (2016) Señala que ISO-9001, se implementa
cuando:
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a) Se necesita demostrar la capacidad para proporcionar productos que
satisfagan los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables, y
b) Aspiran a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación
eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del
sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del
cliente
Al igual rescata Ortiz (2016), que el ISO-9004, proporciona los lineamientos para la
administración de la calidad y de los sistemas de calidad. Estos son os elementos
que hacen posible adaptar las normas de calidad de modo que se ajusten a
situaciones reales. El ISO-9004 es factible ya que puede constituir un vínculo con
los programas de administración de calidad.
¿Qué es el control de Calidad?
Es considerado como uno de los procesos mediante el cual se puede medir la
calidad real de un bien o servicio, haciendo comparaciones métricas con las normas
a fin de mantener regulado el proceso. Cuando el bien o servicio cumple con lo
esperado se puede asegurar que se cuenta con una calidad. El control de calidad
tiene un proceso evolutivo de cinco diferentes etapas según Sánchez (2017), en
Sistemas de gestión de calidad.
INSPECCIÓN: La etapa en la que se cuida la calidad de los productos o
insumos mediante un trabajo de inspección.
CONTROL ESTADÍSTICO DEL PROCESO: La etapa en la que se cae en la
cuenta de que la atención a la calidad exige observación del proceso a fin de
controlarlo y mejorarlo periódicamente.
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD O GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD:
La etapa en la que se percibe la necesidad de asegurar la calidad en todo el
ciclo de la vida del producto.
CALIDAD TOTAL: Etapa en la que la calidad, impregnando toda la empresa,
ha de ser la estrategia a emplear para tener éxito en el mercado frente a los
competidores.
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INTEGRACIÓN: La etapa en la que se integra con otros sistemas como el
sistema de Gestión Medioambiental, Sistema de Gestión de la seguridad y
salud en el trabajo u otros más específicos del sector.
¿Qué es el Sistema de Gestión de la Calidad?
Puede considerarse como un conjunto interrelacionado de elementos de una
organización, que interactúan juntos para establecer procesos y políticas para el
cumplimiento de los objetivos de calidad. Su principal propósito es identificar y
enfocar los principales problemas causados por las deficiencias o carencias que
presentaba un producto, así como el control de los procesos, empleando procesos
estadísticos para reducir los niveles de inspección. Asegurar la calidad tanto en el
diseño de planes estratégicos en sus distintas fases; diseño, planeación y ejecución.
Al igual es una estructura operacional de trabajo, bien documentada e integrada a
los procedimientos técnicos y gerenciales, para guiar las acciones de la fuerza de
trabajo, la maquinaria o equipos y la información de la organización de manera
práctica y coordinada y que asegure la satisfacción del cliente y bajos costos para
la calidad. También se considera como serie de actividades coordinadas que se
llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos,
Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los
productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar
aquellos elementos de una organización que influyen en la satisfacción del cliente y
en el logro de los resultados deseados por la organización.
El proyecto trata de precisar la mayoría de las variables que son parte de la Industria
Farmacéutica, ya que este es uno de los sectores que presentan puntos muy
particulares y hay una escasa producción de investigaciones académicas que
justifiquen y sustenten el desarrollo de investigaciones dirigidas a reconocer esta
industria y contribuir en la producción de conocimiento, teorías o leyes. En este
sector puede haber diversidad de variables tales como: posibles fallas de mercado,
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a la igual diferenciación, así como canal de distribución, competitividad entre otras
que pudieran ser fundamentales en la configuración teórica de este particular sector
económico.
Se realizó una revisión bibliográfica que sustenta al estudio en cuestión, y el análisis
de las distintas variables. Donde se identificó que las industrias farmacéuticas
requieren de grandes capitales de inversión, debido a los gastos que se asocian a
la I+D, las autorizaciones de comercialización, fabricación, entre otros factores. Ya
que esta industria suele estar sujeta a una variedad de leyes y reglamentos. En
ellos, se establecen requisitos estrictos de buenas prácticas de fabricación y
comercialización que garantizan la integridad de las operaciones industriales, así
como la calidad, seguridad y eficacia de los productos.
La gestión comercial es una de las tareas fundamentales de cualquier empresa ya
que se trata de redimensionar y conocer los diferentes mercados donde se
posicionarán los diferentes fármacos producidos por la industria. Identificar el interés
que despierta los fármacos en el mercado, identificar sus fortalezas, áreas de
oportunidad, debilidades y amenazas. También se trata de valorar la sensibilidad
ala precio que existe en el mercado de referencia, basada en criterios
farmacoeconómicos, con el objetivo de conocer el precio óptimo que se debe de
solicitar a la Administración.
Es indispensable y de gran importancia que las industrias químico farmacéuticas se
acerquen a las farmacias y conocer sus inquietudes y conocer se realidad. Al
momento de diseñar, así como al implementar un sistema de gestión de calidad.
Debe tomarse en cuenta y considerarse la situación del contexto, así como las
necesidades específicas de cada organización: su misión, visión, objetivos, los
productos y los servicios suministrados, así también los procesos y las practicas
implementadas.
Manuales administrativos
Los manuales son el instructivo para solucionar o realizar una actividad, por ello se
consideran como una herramienta esencial e indispensable en la gestión
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empresarial, debido a la complejidad de las estructuras organizacionales, el
volumen de sus operaciones, la demanda de sus productos, servicios o ambos, la
adopción de tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos
aspectos y más. Todos estos factores predominantes en las empresas obligan a
implementar manuales administrativos que apoyen la atención del quehacer
cotidiano de cada uno de los miembros de las empresas.
Los manuales ofertan la administración de una forma ordenada y brindan los
elementos fundamentales para establecer una comunicación, coordinación,
dirección y evaluación administrativa eficiente y efectiva interna. Los manuales
suelen representar por lo común un elemento crucial para el proceso de toma de
decisiones dentro de las instituciones empresariales para la mejora continua y el
logro de un desempeño. Los manuales administrativos son documentos que sirven
para registrar y transmitir información en forma ordenada y sistemática, tanto la
información de una organización, que va desde los antecedentes, su organigrama,
sus objetivos, políticas, misión, visión, sistemas, procedimientos, elementos de
calidad, entre otros, como las instrucciones y lineamientos necesarios para que
desempeñe cada uno las tareas que les compete desarrollar en su función.
Un manual puede estar establecido para aplicarse tanto en lo individual, grupal o
sectorial, según sea el caso u objetivo. Los manuales suelen precisar las funciones
asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones. Al igual suele marcar o diferenciar el grado de
autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos empresariales. Una
de las ventajas de estos manuales es que permite horrar tiempo y esfuerzo en la
realización de las actividades pues evita la repetición de instrucciones, coadyuva a
la correcta realización de las labores encomendadas a todo el personal. Al igual
garantiza un aprovechamiento óptimo del capital humano, material, recurso
financiero y tecnológico disponible.
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Los manuales suelen facilitar el reclutamiento, la inducción, socialización,
capacitación y suelen servir como fuente de información para conocer la
organización, constituir un vehículo de orientación e información a los proveedores
de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la
organización. Los manuales pueden clasificarse dependiendo del área en que estos
se apliquen, ya sea su contenido o ámbito. Por su contenido pueden ser Micro
administrativos: estos pertenecen o simplemente corresponden a una sola
organización, o a un área en forma específica. De procedimientos: estos
constituyen un documento técnico que incluye la secuencia de operaciones para la
realización de una función, actividad o tarea específica en una organización.
Manuales específicos: estos concentran información de un área o unidad
administrativa de una organización; pueden incluir la descripción detallada de
puestos
Todo manual de funciones o procedimientos incluye un apartado de recursos, así
como la metodología a seguir y el control las operaciones de modo oportuno y
eficiente. La descripción detallada y especifica de los diversos procedimientos
permite comprender y aclarar posibles dudas del empleado que ejerce o ejercerá la
función para el mejor el desarrollo de las actividades encomendadas, lo que permite
reducir fallas u omisiones y el incremento de la productividad o desempeño en el
área. Los manuales deben de contar con una estructura claramente establecida con
un contenido mínimo: Logotipo de la empresa u organización. Nombre de la
empresa u organización. Denominación y extensión del manual (general o
específico). Si corresponde a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de
dicha unidad. Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Codificación para los formularios y registros.
Función del Departamento de Compras
La función primordial de cualquier departamento de Compras, es obtener o adquirir
externamente de la empresa todos los productos, insumos o servicios que necesite
para su funcionamiento o producción de otros productos o servicios. Cabe señalar
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que para que el departamento sea funcional y eficiente, los productos, insumos o
servicios deben ser entregados en las cantidades correctas y plazos establecidos
para cumplir con los niveles de calidad necesarios y el menor precio que permita el
mercado.
El departamento tiene como tarea relevante cubrir las necesidades que demanda la
empresa, maximizando el valor del dinero invertido, buscando la armonía con el
resto de departamentos para lograr los objetivos de la empresa. “No se necesita
tener un buen departamento de manufacturas si no se tiene un buen departamento
de adquisiciones, pero sobretodo es necesario que el departamento de compras
este lo mejor capacitado para ejercer sus actividades” (Coral, 2014, p.8). Este
departamento cumple una función vital para la empresa ya que suele determinar la
efectividad de la administración de los bienes que se adquieren.
El departamento debe operar a partir de una serie de objetivos específicos como:
Reducción de costos. Obtención de utilidades y a la vez mejorar el trinomio
costo-beneficio-utilidad.
Comprar al mínimo precio. Sin olvidar, la calidad, el volumen y la pronta
utilización de lo adquirido.
Servicio. Optimizando los tiempos y las coordinaciones de los
departamentos a los que les da el servicio, para con ello cumplir con los
requerimientos solicitados.
La responsabilidad del área de compras. Tiene varias actividades:
Precios, proveedores, pedidos, inspección de lo adquirido, cuando así
lo amerite
Los que comparte con otros departamentos sobre: Informes,
inventarios, convenios, contratos, almacenaje, etc. Actividades que
son su obligación y le interesan. Recibir, almacenar y dar seguimiento,
etc.
Controlar los convenios. En este objetivo el área de compras le interesan
todos los convenios que fueron, son y serán necesarios para el
funcionamiento que otorgue el proveedor.
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Tiempo de pago.
Solo las compras de acuerdo a los requerimientos y a los parámetros.
Solo compromisos autorizados por el departamento afectado.
Mantener inventarios tanto en existencia como en el departamento de
contabilidad. Seguir el o los procedimientos escritos para pedidos y
órdenes de compra.
Control de los tratados comerciales con proveedores. En lo referente a.
Buenas relaciones y Ética.
Mantener una política de varios proveedores para el abastecimiento
de materias primas básicas.
Actuar inteligente e íntegramente.
Asegurar el prestigio e imagen de la empresa.
Solo el área de compras debe adquirir insumos.
Capacitar al departamento de compras. Para una eficiente aplicación de
las actividades de adquisición, de acuerdo con los procedimientos de la
empresa. (Coral, 2014, p.5)
El departamento de compras debe tener en cuenta la demanda para poder elaborar
la planeación estratégica de compras. Esto implica coordinar los departamentos
compras-ventas. Al igual determinar las fuentes más convenientes según los costos,
la ubicación geográfica, entre otros. Por ello hay que determinar los clientes
permanentes en el área de ventas. Hay que tener un abanico esquemático de
proveedores mediante un proceso de evaluación de proveedores. Y finalmente
monitorear las órdenes de compra.
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUDDE COMPRA
Requisicióndecompra
El jefe del área solicitante debe llenar el formato “Requisición de compra” el cual debe ser
llenado de la siguiente manera:
En el apartado “fecha” se colocaen que se está solicitando el equipo y/o servicio
Enel apartado del“nombre del solicitante” se colocaelnombredel jefe del área odepartamento
solicitante ya que es la única persona autorizada para solicitar equipos, y/o servicios.
En el apartado “departamento” se colocael nombre del área o departamento solicitante.
En el apartado “división” se colocala división de la empresa solicitante
En el apartado “cantidad” se coloca la cantidad solicitada seguida de la unidad de medida y a
continuación la descripción del material, equipo, y/o servicio en donde se debe precisar las
características con las que se requiere.
En el apartado “observaciones” se colocan los comentarios que el solicitante considere
relevantes.
Porúltimo se procedea firmar el apartado de “Solicita” enel cualsolo puede firmar la autoridad
máxima del departamento.
NOTA: Todos los espacios que queden sin llenar se deben cancelar de acuerdo a las Buenas
Prácticasde Documentación.
JUSTIFICACIÓNDE MATERIALES,EQUIPOY/OSERVICIO.
Se debe justificar los materiales equipo y/o servicio solicitado con el formato “Justificación”,
este se utiliza para la división de farma.
NOTA: Se realizan estos puntos cuando se trata del equipamiento de laboratorio.
24. 24
En el apartado de Nombre de equipo y/o serviciose anota el nombre del equipo solictado o en
el caso de requerir
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Calvo V, D. 2007. Modelos teóricos y representación del conocimiento. Doctor. Tesis
de la Universidad Complutense de Madrid, Facultad de Filosofía, Departamento de
Lógica y Filosofía de la Ciencia. 390 p. Recuperado de
https://eprints.ucm.es/7367/#:~:text=En%20su%20lugar%2C%20defiendo%20que,
se%20conoce%20de%20un%20determinado
Coral, A. S. (2014). Administración de compras. Grupo Editorial Patria.
Ortiz, Ó. C. G. (2016). Sistema de gestión de calidad: Teoría y práctica bajo la norma
ISO 2015. Ecoe Ediciones.
Ricalde, M. D. G. B. (2016). Proceso administrativo. Editorial digital UNID.
Sánchez, J. M. C. (2017). Sistemas de gestion de calidad (ISO 9001: 2015). ICB
Editores.
