Este documento discute la migración de documentos a formatos libres y abiertos. Explica que el costo del software propietario puede ser muy alto y crea dependencia del proveedor. También destaca los beneficios de los formatos abiertos como la preservación a largo plazo de documentos y la estimulación de la competencia. Finalmente, analiza los principales desafíos de la migración como la interoperabilidad de documentos y la gestión del cambio entre herramientas ofimáticas.
2. Situaciones comunes en el
mercadeo
● Las grandes y medianas empresas y
organizaciones gubernamentales
● Cientos o miles de empleados
● Gran interés de los proveedores con altas
facturas
3. Los conductores de la migración
de documentos
● El costo del software de ofimática puede ser
muy caro,
● Complicada relación con el proveedor de
Microsoft o de sus agentes de ventas.
● "Lock-in" con el proveedor: "insostenible,
indeseada, irrazonable y oneroso"
● Calidad del software libre
● Preservación de sus documentos por décadas
4. En el mercadeo de ofimática
● El modelo de ventas de licencias se queda viejo y
caro
● Es un inhibidor de innovación, y sigue absorbiendo
la inversión de las empresas pequeñas.
● El software libre llegó para romper monopolios y
estimular competición
● Pero sigue con problemas de estándares de
formatos de documentos.
9. “Reverse Engineering”
●“Reverse engineering” de formatos propietarios
● Desarrollo desde el cero
● Mucha información escondida, sin
especificaciones conocidas
● Formatos DOC y XLS cambian con el tiempo
● Logramos 99% de éxito
● Pero seguimos con 1% con problemas
1% hacen toda la diferencia
12. Office Open XML de Microsoft
● 2008-> el formato OOXML tornase un estándar ISO 29500
● El estándar no pudo ser implementado por Microsoft
● Tuvieran de crear el OOXML “Transitional”
– Office 2007, 2010, 2013
● El estándar “OOXML Strict” sigue sin implementación
completa.
● El “OOXML Strict” és una descripción por XML de la suite
ofimática de Microsoft.
● Solo Microsoft utiliza este formato y implementarlo es muy
costoso.
13. LibreOffice y OOXML
● Sin embargo, algunos usuarios de
LibreOffice quieren OOXML, pero no
quieren Microsoft.
● Han hecho contratos para implementación de
OOXML en LibreOffice.
● OOXML es complejo y su implementación
demanda esfuerzo de largo plazo.
14. Interoperabilidad de documentos
● Desformatación de documentos
● Formatos “trasitional”: DOCX, XLSX, PPTX
●FORMATO ODF (Interno)
●FORMATO PDF (Externo)
19. Mantener el MS Office
● Si la licencia es legal, es mejor mantener una copia
de MS-Office y dejarla sin actualización.
● En caso contrario, retire la licencia del software
pirateado.
● Siempre busque generar nuevos documentos en
ODF
● Mantenga una colección de plantillas de
documentos (presentaciones, cartas, formularios) en
ODF.
21. El proyecto de migración y sus frentes
● El frente del apoyo ejecutivo
● El frente de la gestión del cambio
● El frente de las aplicaciones
● El frente de apoyo a los usuarios
● El frente de la distribución de software
● El frente de la comunidad
23. El frente del patrocinio ejecutivo
● Obtener apoyo ejecutivo de la máxima
autoridad en la empresa
● Este es un proyecto para ser vendido a la junta
de directores
● Todos los beneficios inmediatos y estratégicos
claramente presentados, ODF y reducción de
costos son fundamentales para la decisión
● Sin este compromiso, ¡ALTO!
25. El frente de la gestión del cambio
●
Entender que la migración es un cambio
en la cultura
● Centrarse en las personas, no en aspectos
técnicos
● Dos tareas cruciales
● Comunicación interna al usuario
● Formación de los trabajadores
26. El frente de la gestión del cambio
Comunicación al usuário
27. El frente de la gestión del cambio
Comunicación al usuário
● La comunicación interna es la parte más
importante del proyecto.
● Hagalo con mucho cuidado.
● A nadie le gusta un correo electrónico.
● Televisión corporativa
● Materiales impresos o revista interna
● “Hot-site” interno con Q & A, preguntas
frecuentes, guías rápidas
29. El frente de la gestión de cambio
Formación
● La formación es una oportunidad única para el
gerente y su personal, y debe ser visto como un
beneficio y prestigio al empleado.
● Los empleados valoran la formación y les gustan
mucho
● Es una oportunidad - incluso - para saber cosas que
no nunca supieron correctamente.
● Cada gerente debe tener su compromiso oficial que
su empleado PARTICIPE de la formación
31. La frente de aplicaciones
● Adaptarse a las aplicaciones internas
● Leer documentos ODF
● Generar documentos ODF
● Obtener compromisos de los proveedores con el
formato ODF
● Taller interno para los desarrolladores con
utilización de herramientas libres.
● Siempre preferir formatos abiertos (ODF, RTF,
TXT, etc ...)
33. La frente del soporte al usuario
● Dote a su Help-desk
● Centrarse en los temas:
● El comportamiento del usuario
● Diferencias con soluciones Microsoft
● Ventajas del LibreOffice
● Motivar el apoyo para ser su socio en el proyecto y
apoyar la iniciativa
● NO SOLUCIONAR PROBLEMA DE USUARIO
recalcitrante
35. La frente de distribución
● El LibreOffice no esta empaquetado para la
distribución fácil en las empresas.
● Poca documentación para la instalación
● Scripts especiales para las herramientas de
distribución de software
● Personalización de LibreOffice posible
● Extensiones
● Modelos
● Configuración
36. La frente de la comunidad
● Las empresas no tienen canales fáciles de
comunicación con las comunidades. Hay
necesidad de un agente de unión.
● BUSCAR PROVEEDOR DE SOPORTE a
LibreOffice
● Problemas de interoperabilidad con MS Office
● Corrección de errores
● Nuevas implementaciones
38. Planificación
● Premisa: 100% no es factible
● La dependencia de los proveedores,
● macros complejas
● Hojas de cálculo "Monster" (consultas en SAP...)
● Escribir una documento para la eliminación
● Explicar los problemas
● Establecer metas y plazos para los departamentos o
sectores
● Los agentes de cambio de informática en organizaciones
muy grandes
39. Ejecución
● Usuario con miedo de perder su MSOffice
● Comunicar, comunicar, comunicar
● Primera ola de retiros
● Algunas solicitudes para volver con la licencia de
Office.
● Segunda ola de retiros
● Aumento de llamadas al Help Desk
● Seguir con pilotos en otras áreas de la empresa
40. Factores críticos de éxito
● Comunicación: ¿Por qué?, o qué es y cuándo
LibreOffice...
● Preparación de la help-desk para hacer frente
a la creciente demanda de ayuda
● Coexistencia de MSOffice com LibreOffice con
fecha límite, o MSOffice quedar-se irrelevante.
● Tasa por licencia de MSOffice restante
● Evitar / limitar la vuelta a MSOffice.