identificacion estructural organizacional

1. Identificación y Definición de Estructura
Organizacional

2. AGENDA
1. Presentación de video
2. Presentación de los tipos de procesos
3. Identificación de procesos en la organización
4. Tipos de organigrama y ejemplos
5. Taller sobre definición de un mapa de procesos y
organigrama.

4. REQUISITO ISO 9001:2008
La organización debe establecer, documentar,
implementar y mantener un sistema de gestión de la
calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo
con los requisitos de esta Norma Internacional.
La organización debe:
a) determinar los procesos necesarios para el sistema
de gestión de la calidad y su aplicación a través de la
organización (véase 1.2)….
4 Sistema de gestión de la calidad
4.1 Requisitos generales

5. Modelo de un Sistema
de Gestión

6. Tipos de Procesos.

7. Procesos
Tipos de Procesos
• Procesos de Responsabilidad de la dirección
Todos los necesarios por la organización para los escenarios de
planificación y seguimiento del sistema de gestión, donde pueden
también llamarse procesos de conducción o de dirección.
• Procesos de realización: Incluyen todos los procesos que proporcionan
los resultados deseados por la organización y que tienen relación directa
con el cliente o el producto o servicio esperado.
• Procesos de gestión de recursos: Incluyen todos los procesos que hacen
falta para proporcionar los recursos necesarios con el fin de que los
procesos de realización se puedan ejecutar.
• Procesos de medición, análisis y mejora: Incluyen aquellos procesos
necesarios para medir y recopilar datos para realizar el análisis del
desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia.

8. QUE ES UN PROCESO?

9. QUE ES UN PROCESO?
Secuencia lógica de actividades diseñada para generar un resultado
preestablecido para unos clientes identificados a partir de un conjunto de
resultados necesarios que añaden valor.
PROCESO
A1+A2+A3+A4+……..An
5 M
ENTRADAS
ENTREGAS
CLIENTES
PROVEEDORES
Insumos, Materias
Primas, Cifras,
Información,
Documentos, etc.,
etc.
Productos, Servicios

10. PROCESOS - COMPONENTES
INSUMOS
ACTIVIDADES
Valor Agregado
PRODUCTO
Proveedor Productor Cliente
REQUISITOS

11. PROCESOS - COMPONENTES
PROCESO
A1+A2+A3+A4+A5+….An
5 M
ENTRADAS SALIDAS
PRODUCTO
CONTROL, SEGUIMIENTO
Y DE MEDICIÓN
Antes, Durante y Después del Proceso
(Resultado del proceso)
(Incluye los recursos)
PROCEDIMIENTO
Forma especificada de llevar a cabo
una actividad o un proceso
EFICACIA DEL PROCESO
Capacidad para alcanzar
los resultados deseados
EFECTIVIDAD
Medida del
impacto de
la gestión
EFICIENCIA DEL PROCESO
Relación entre el resultado
alcanzado y los recursos
utilizados

12. Factores que intervienen en un
proceso.
Los materiales empleados en la transformación,
Las personas que operan los procesos y sus
características,
Los métodos de trabajo aplicados en el proceso,
practicas aplicadas, el como se hace,
Las maquinas o equipos utilizados en el proceso, y
El medio ambiente que rodea la ejecución del
proceso, incluyendo el clima organizacional Calidad
del Producto.

13. Los procesos son los que las
Organizaciones hacen en sus actividades
naturales.
Las fuentes primarias para identificar los
procesos que se deben desarrollar en una
organización son las declaraciones de su
Misión y de su Visión de futuro.
Identificación de
procesos

14. Identificación de procesos
La identificación de los procesos se puede realizar por
diversos métodos. Ejemplos:
1. Relacionando las tareas que realizan las personas. A
continuación, se clasifican se agrupan y se asignan a
procesos.
2. Identificando los procesos, a partir de los resultados
finales (producto o servicio prestado). De cada resultado o
producto final se indaga de dónde viene, cómo ha sido
realizado, quién lo ha hecho ,… y así, sucesivamente.
3. Estableciendo los procesos principales (claves u
operativos) de acuerdo a la misión de la Unidad y, a partir
de aquí, buscar el resto de procesos.

15. Identificación de Procesos
• Procesos de Responsabilidad de la dirección
- Direccionamiento estratégico (incluye planificación y revisión por la
dirección)
• Procesos de realización:
- Actividades comerciales (mercadeo, comercialización, o licitaciones)
- Planeación de proyectos
- Empresas de consultoría (Estudios y diseño, interventoría, asesoría,
gerencia de proyectos, control de proyectos).
- Empresas de construcción (diseño, ejecución de proyectos)
• Procesos de gestión de recursos:
- Recursos Humanos
- Compras
- Mantenimiento
- Control de Calidad
- Administrativa (financiera, contabilidad, jurídica)
• Procesos de medición, análisis y mejora:
- Control de la gestión (auditorias, acciones correctivas y preventivas)

16. Tipos de procesos
Procesos Estratégicos
• Establecidos por la Alta Dirección.
• Definen cómo opera el negocio
• Cómo se crea valor para el cliente y para la organización.
• Soportan la toma de decisiones sobre planificación,
estrategias y mejoras en la organización.
• Proporcionan directrices, límites de actuación al resto de
los procesos.
Ej: Comunicación interna, comunicación con el cliente, marketing, diseño,
revisión del sistema, planificación estratégica, diseño de planes de estudios.

17. Procesos Misionales
o claves.
• Ligados directamente a los productos / servicios que se
prestan, y por tanto, orientados al cliente/usuario y a
requisitos.
• Intervienen varias áreas funcionales en su ejecución y son
los que pueden conllevar los mayores recursos.
• Constituyen la secuencia de valor añadido del servicio desde
la comprensión de las necesidades y expectativas del cliente
hasta la prestación del servicio, siendo su objetivo final la
satisfacción del cliente.

18. Procesos de apoyo o
de soporte.
 Son los que sirven de soporte a los procesos claves. Sin
ellos no serían posibles los procesos claves ni los
estratégicos. Estos procesos son, en muchos casos,
determinantes para que puedan conseguirse los objetivos
de los procesos dirigidos a cubrir las necesidades y
expectativas de los clientes.
Ejemplos: Formación, compras, auditorias internas,
informática, mantenimiento, recursos humanos…

19. Identificación de procesos
Para la identificación es útil
preguntarse por:
• El objetivo.
• Las entradas.
• Responsables.
• Las salidas.
• Los recursos.
• El procedimiento y/o sus
especificaciones.

20. MAPA DE PROCESOS
“El mapa de procesos es una representación
grafica que nos ayuda a visualizar todos los
procesos que existen en una empresa y su
interrelación entre ellos. Antes de realizar el
mapa de procesos habrá que identificar todos
los procesos.”

21. MAPA DE PROCESOS
Un mapa de procesos permite:
Visualizar la relación entre la organización y
las partes interesadas.
Obtener un primera idea sobre las
operaciones, las funciones y los procesos.
Además se deben representar las
relaciones e interrelaciones dentro de la
organización y con las partes interesadas.

22. Ejemplo Mapa de Procesos

23. Ejemplo Mapa de Procesos

24. Ejemplo Mapa de Procesos

25. Ejemplo Mapa de Procesos

26. Taller
1. Identificación de los Procesos
2. Elaboración del Mapa de Procesos

27. 5. 5 Responsabilidad,
Autoridad y Comunicación

28. La alta dirección debe asegurarse de que las
responsabilidades y autoridades están definidas
y son comunicadas dentro de la organización.
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad

29. Está asociado a responder por una actividad
asignada dentro de las funciones a realizar en una
organización.
Responsabilidad
Actividades sobre las que la persona o el cargo
está en capacidad de tomar decisiones.
Autoridad

30. Cargo: Jefe de Compras
Función:
1. Solicitar cotizaciones para la realización de
una compra
2. Evaluar a los proveedores
Responsabilidad:
1. Asegurar que se mantienen proveedores
evaluados para los productos, insumos o
materias primas críticas.
Autoridad:
1. Decidir sobre los proveedores aceptados y
rechazados.
EJEMPLO

31. QUE ES UN ORGANIGRAMA
Es la gráfica que representa la organización
de una empresa, o sea, su estructura
organizacional.
órgano = órgano u organismo
+
grama = gráfico)

32. Es el esquema de jerarquización y división
de las funciones componentes de una
empresa.
Los organigramas señalan la vinculación
que existe entre sí de las dependencias a
lo largo de las líneas de autoridad
principales.
Estructura Organizacional
Organigrama

33. Los organigramas señalan la vinculación que existe
entre sí de las dependencias a lo largo de las líneas
de autoridad principales.
Organigrama

34. Para qué un Organigrama
• Instrumento para los estudios de descripción y
análisis de cargos.
• Elemento de apoyo para la implementación,
seguimiento y actualización de todos los sistemas.
• Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
• Comunicar la estructura organizativa.
• Reflejar los cambios organizativos.

35. VENTAJAS
 Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
 Visualiza a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo.
 Muestra quién depende de quién.
 Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles.

 Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio
de información al público acerca de las relaciones de trabajo.
 Son apropiados para lograr que los principio de la organización operen.
 Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se
integran a la organización.

36. Reglas para el diseño de un organigrama:
Los elementos básicos que se utilizan son rectángulos y líneas.
Existen también organigramas circulares y semicirculares.
Rectángulos: Su ubicación indica la relación jerárquica de la estructura.
Cuanto mas arriba se ubique, mayor es el nivel jerárquico y el área de
responsabilidad. En un mismo nivel, indican la igualdad jerárquica de
cargos y funciones.
Los cargos de staff (asesoramiento) se ubican en el mismo nivel del
que es asesorado.
El tamaño de los rectángulos indica la importancia relativa del cargo
que representan.
Líneas: Las líneas conectan, unen. Las verticales indican las relaciones de
autoridad - responsabilidad. Cuando están cortadas, expresan una relación
de staff (asesoramiento). Si la relación es funcional, también son cortadas
y pueden ser oblicuas.

37. NIVEL DE AUTORIDAD
CONTINUIDAD DE LA ORGANIZACION

38. RELACION DE MANDO O
JERARQUIA

39. RELACIONES ESPECIALES

40. EJEMPLO

41. Consideraciones previas.
a) Si es una Sociedad Anónima, los niveles del nivel superior serán:
Asamblea de accionistas, que es la que designa a los miembros del
Directorio que a su vez eligen al Gerente General.
b) Si es una Sociedad de Responsabilidad Limitada corresponden los
dos últimos niveles sin la asamblea de accionistas.
c) Si la empresa es Unipersonal corresponde arrancar con el Gerente
General.

42. Gerencias Departamentales
Luego de armar el nivel superior se procederá a armar las
gerencias departamentales. Si existen estas funciones en la
organización correspondería asignarle un Gerente. Ejemplo:

43. Staff (Asesoramiento)
Ciertas funciones a veces se encuentran a cargo de otras
organizaciones, las cuales ofrecen el asesoramiento pero no
deciden, por lo tanto no pertenecen a la organización.
La función se representa pero la línea se dibuja punteada, para
demostrar la no permanencia dentro de la planta estable,
asimismo, el texto en letra cursiva

44. Taller
1. Elaboración del Organigrama de Cada Empresa

45. La alta dirección debe designar un miembro de la dirección de la
organización quien, independientemente de otras responsabilidades, debe
tener la responsabilidad y autoridad que incluya:
a) asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los
procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad,
b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión
de la calidad y de cualquier necesidad de mejora, y
c) asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos
del cliente en todos los niveles de la organización.
NOTA La responsabilidad del representante de la dirección puede incluir
relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el sistema
de gestión de la calidad.
5.5.2 Representante de la Dirección

46. Taller
1. Realizar la carta de asignación del
representante de la dirección

47. La alta dirección debe asegurarse de que se establecen
los procesos de comunicación apropiados dentro de la
organización y de que la comunicación se efectúa
considerando la eficacia del sistema de gestión de la
calidad.
5.5.3 Comunicación Interna

48. Comunicación
• Definición: "el intercambio de
sentimientos, opiniones, o cualquier otro
tipo de información mediante habla,
escritura u otro tipo de señales".

49. Está pasando!!???
• En que tipo de empresa trabajas?
• Quizás no cuentas con oficina y te toca
hacerte a un ladito de un compañero ?
• Tu computador es demasiado lento? Si es
que cuentas con computador?
• Nunca te presentaron al gerente de la
empresa?
• En la empresa son 50 empleados de los
cuales solo 20 están contratados
directamente?

50. 1. Acceso y Disponibilidad: Acceso
igualitario de Información
Comunicación

51. 2. Igualdad: para los que pueden generar
contenido y los que sólo están
habilitados para leerlo y aceptarlo.
Comunicación

52. 3. Usabilidad : No basta con buena voluntad. La
empresa tiene que brindar recursos para que “la realidad no
prohíba lo que la ley permite”.
Comunicación

53. 4. Participación: La gente tiene miedo a
opinar
5/08/2023 Convenio de Asociación, 53
Comunicación

54. 5. Escuchar, responder y hacer
Interacción: Voluntad sincera de
escuchar y sobretodo hacer algo con
eso que se escucha
Comunicación

55. Implementación
• Instructivos de Comunicación donde se
resuma la forma en que nos
comunicamos en la empresa.
• Matrices de comunicación.

56. Canales de Comunicación
• Existen distintas formas o medios de
comunicarnos : diferentes clase de
diagramas: diagrama de pareto, diagramas
causa-efecto, diagrama de dispersión,
diagrama de afinidad, diagrama de árbol
• Si el gerente de producción publica un
grafico esa es una forma de comunicación y
el conocimiento me llevará a interpretar el
mensaje del gerente de producción

57. Formas de Comunicación
• Comunicación Directa: Es la comunicación que se desarrolla entre el
emisor y el receptor o receptores en forma personal, con o sin ayuda de
herramientas. Es llamada también comunicación boca-oído, hablar frente
a frente, charlas, conferencias, etcétera.
• Comunicación Indirecta: Es aquella donde la comunicación está basada
en una herramienta o instrumento ya que el emisor y el recepto están a
distancia. La comunicación indirecta puede ser personal o colectiva.
•
• Comunicación Indirecta / Personal: Se desarrolla con la ayuda de una
herramienta o instrumento como el teléfono, la comunicación impresa, el
correo electrónico, el Chat por Internet, etcétera.
•
• Comunicación Indirecta / Colectiva: Es cuando el emisor se comunica
con un grupo de receptores ayudado por una herramienta o instrumento
como los periódicos, la televisión, la radio, el cine, los libros, la página
Web, los videos, etcétera. También se le conoce como comunicación
social o de masas.

58. Ejemplo de Matrices

59. Ejemplo de Matrices

60. Taller
1. Elaboración de la matriz de comunicaciones