Este documento presenta los conceptos básicos de la administración de múltiples proyectos. Explica que un portafolio de proyectos es un conjunto de proyectos coadministrados bajo el mismo paraguas administrativo. Luego clasifica los portafolios de proyectos en orientados a tareas, independientes e interdependientes, y describe los pasos para administrar cada tipo de portafolio.

1. Administración de
Múltiples Proyectos
Alejandro Domínguez
División de Estudios de
Posgrado
Curso para UNITEC, marzo de 2005www.unitec.mx

2. Alejandro Domínguez 2Marzo 2005
Agenda
 Conceptos de Administración de Proyectos
 El Portafolios de Proyectos y su Impacto
Organizacional
 Clasificación de Portafolios de Proyectos
 Administración de Portafolios de Proyectos
Orientados a Tareas
 Administración de Portafolios de Proyectos
Independientes
 Administración de Portafolios de Proyectos
Interdependientes

3. Conceptos de
Administración de
Proyectos
División de Estudios de
Posgrado

4. Alejandro Domínguez 4Marzo 2005
El proyecto y sus características
 Proyecto
 Es un esfuerzo temporal
llevado a cabo para
 Crear un producto o servicio
único
 Alcanzar un objetivo bajo
restricciones de costo y
tiempo
 Características de un proyecto
 Un inicio y un final definidos
 Un conjunto específico de
objetivos
 Criterios mensurables de
calidad
 Muchas actividades
interrelacionadas
 Alcance, costo y tiempo
acotados

5. Alejandro Domínguez 5Marzo 2005
La administración de proyectos
Conocimientos y
prácticas de la AP
generalmente
aceptados
Conocimientos y
prácticas de la
Administración
General
Conocimientos y
prácticas del
Área de Aplicación
La AP es la aplicación del conocimiento,
habilidades, herramientas y técnicas a una
serie de actividades, para cumplir con las
expectativas de los actores del proyecto

6. Alejandro Domínguez 6Marzo 2005
La AP en UNITEC

7. El Portafolios de
Proyectos y su
Impacto
Organizacional
División de Estudios de
Posgrado

8. Alejandro Domínguez 8Marzo 2005
El entorno de múltiples proyectos

9. Alejandro Domínguez 9Marzo 2005
Portafolios de proyectos
Es un conjunto de proyectos coadministrados
bajo el mismo paraguas administrativo

10. Alejandro Domínguez 10Marzo 2005
La administración funcional
LINEA DE ADMINISTRACIÓN
UNIDAD
FUNCIONAL
TRABAJO
RUTINARIO
UNIDAD
FUNCIONAL
TRABAJO
RUTINARIO
UNIDAD
FUNCIONAL
TRABAJO
RUTINARIO

11. Alejandro Domínguez 11Marzo 2005
Flujo de trabajo en la administración
funcional
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
TRABAJO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO

12. Alejandro Domínguez 12Marzo 2005
Flujo de la responsabilidad en la
administración funcional
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
RESPONSABILIDAD
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO

13. Alejandro Domínguez 13Marzo 2005
El portafolios de proyectos en la
administración funcional
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
PROYECTO
TRABAJO
RUTINARIO
PROYECTO
PROYECTO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO

14. Alejandro Domínguez 14Marzo 2005
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
PROJECT
La administración funcional y el
portafolios de proyectos
PROYECTO
PROYECTO
PROJECT
PROJECT
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO

15. Alejandro Domínguez 15Marzo 2005
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
Problemas emergentes
PROYECTO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
?
?
FLUJO DE TRABAJO
?
?
RESPONSABILIDAD
Personas o habilidades?
Cumplimiento de horario de
trabajo o de fecha del proyecto?
Ausencias frecuentes?
Cambios de prioridad?
Gerente de proyectos?
Gerente funcional?

16. Alejandro Domínguez 16Marzo 2005
Impacto en la operación
 Uso ineficiente de recursos
 Conflictos internos entre los involucrados
 Tensión entre los involucrados
 Dificultad en el cumplimiento de las
responsabilidades funcionales
 Dificultad en el cumplimiento de los proyectos

17. Alejandro Domínguez 17Marzo 2005
Respuesta a problemas emergentes

18. Clasificación de
Portafolios de
Proyectos
División de Estudios de
Posgrado

19. Alejandro Domínguez 19Marzo 2005
1. Clasificar al portafolios de
proyectos acorde a su complejidad
Proyectos de tipo 2
Metas bien definidas,
métodos pobremente
definidos (desarrollo
de productos)
Proyectos de tipo 4
Metas y métodos
pobremente definidos
(investigación y cambio
organizacional)
Proyectos de tipo 1
Metas y métodos
bien definidos
(ingeniería)
Proyectos de tipo 3
Metas pobremente
definidas, métodos bien
definidos (desarrollo de
sistemas)
Si No
Si
No
Metas bien definidas
Métodos
bien
definidos
Mayor
oportunidad
de éxito
Menor
oportunidad
de éxito

20. Alejandro Domínguez 20Marzo 2005
2. Clasificar el portafolios de
proyectos acorde a su dependencia
 Existen tres tipos de
portafolios de proyectos
 Orientado a tareas (task-
oriented)
 Proyectos relativamente
pequeños en cantidad de
trabajo y tiempo requerido
para realizarlos
 Independientes
 Proyectos que no están
conectados de forma
directa entre ellos
 Interdependientes
 Proyectos relativamente
grandes y conectados
entre ellos
Portafolios
de Proyectos
Orientados
a tareas
Independientes
Inter
dependientes

21. Alejandro Domínguez 21Marzo 2005
3. Administrar el portafolios de
proyectos

22. Administración de
Portafolios de
Proyectos Orientados
a Tareas
División de Estudios de
Posgrado

23. Alejandro Domínguez 23Marzo 2005
Pasos para administrar portafolios de
proyectos orientados a tareas
Paso 1:
Definir un sistema
de control de
proyectos
Paso 2:
Priorizar y
repriorizar los
proyectos
Paso 3:
Determinar los
recursos y tiempo
disponibles
Paso 4:
Calendarizar los
proyectos y
ejecutarlos

24. Alejandro Domínguez 24Marzo 2005
Paso 1: Definir un sistema de control
de proyectos
 ¿Quién hará cada proyecto?
 ¿Cuánto durará cada proyecto?
 ¿Cuánto costará cada proyecto?
 ¿Cuáles son los entregables y productos de
cada proyecto?
 ¿Cuál es la prioridad de cada proyecto?

25. Alejandro Domínguez 25Marzo 2005
Paso 2: Priorizar y repriorizar los
proyectos
 Usar la siguiente formula para priorizar y
repriorizar los proyectos: IU=E
 I = Importancia en escala de 1 a 3
 U = Urgencia en escala de 1 a 3
 E = Éxito

26. Alejandro Domínguez 26Marzo 2005
Paso 3: Determinar los recursos y
tiempo disponibles
 Dividir el tiempo disponible en
 Deberes regulares (tiempo fuera del proyecto para
trabajo rutinario)
 Administración de crisis y resolución de problemas
(juntas de trabajo para el proyecto)
 Tiempo para el proyecto (tiempo de trabajo en el
proyecto)
 Tiempo de reserva

27. Alejandro Domínguez 27Marzo 2005
Paso 4: Calendarizar los proyectos y
ejecutarlos
 Dividir el tiempo disponible en
 Defina la duración de cada proyecto
 Divida el proyecto en tareas
 Calendarizar las tareas
 Verificar que las tareas cumplen con el calendario
definido

28. Administración de
Portafolios de
Proyectos
Independientes
División de Estudios de
Posgrado

29. Alejandro Domínguez 29Marzo 2005
Pasos para la planeación de un único
proyecto
 Paso 1: Determinar la meta del proyecto
 ¿Qué hacer?
 ¿Cuáles son las condiciones sobre las que debe hacerse?
 ¿Cuál es la prioridad relativa de cada proyecto con respecto a
los otros proyectos y tareas?
 Paso 2: Crear una estructura de división del trabajo
(Work Breakdown Structure: WBS)
 Llevar a cabo sesión de lluvia de tareas
 Agrupar las tareas en categorías lógicas
 Desplegar las tareas en una gráfica de WBS
 Paso 3: Planear la red de tareas
 Calendarizar las tareas
 Desplegar y dar secuencia de las tareas en una grafica de Gantt
 Determinar la ruta crítica (PERT/CPM) para el desarrollo de las
tareas

30. Alejandro Domínguez 30Marzo 2005
Administración del portafolios - 1

31. Alejandro Domínguez 31Marzo 2005
Administración del portafolios - 2
Paso 1: Calendarizar
primero los proyectos con
fecha de fin fija y después
con los de fecha variables
Paso 2: Determinar
y calendarizar los
requerimientos de
recursos
Paso 3: Determinar
los recursos
disponibles para los
proyectos restantes
Paso 4: Asignar los
recursos mínimos
necesarios para
optimizar la ejecución
Paso 5: Hacer los ajustes
finales al calendario junto
con los responsables del
proyecto

32. Administración de
Portafolios de
Proyectos
Interdependientes
División de Estudios de
Posgrado