Personal Infraestructura Equipos y materiales Documentación Materiales, envases y etiquetas Manejo devoluciones Distribución Capacitación

1. BUENAS PRACTICAS DE
ALMACENAMIENTO BPA

2. Temas
 Elementos básicos para el cumplimiento de
las BPA
 Recepción Técnica
 Almacenamiento
 Devoluciones

3. Elementos básicos para el
cumplimiento de las BPA
 Personal
 Infraestructura
 Equipos y materiales
 Documentación
 Materiales, envases y etiquetas
 Manejo devoluciones
 Distribución
 Capacitación

4. Personal
Idóneo
Capacitado
Comunicador
Conocimiento de
documentación y formatos
Con dotación especial de
acuerdo al área

5. Infraestructura
La infraestructura y el espacio físico, deben responder a
las necesidades de almacenamiento y se debe
considerar:
 Ubicación: evitar riesgos de contaminación
 Área:
 Recepción
 Distribución
 Almacenamiento
 Cuarentena
 Vencimientos
 Extintores
 Alto riesgo
 Medicamentos de control especial
 Cadena de frío

7. Infraestructura
 Espacio: Idealmente en un solo piso
con forma unidireccional
 Condiciones ambientales: Para mantener las
características físicas químicas, microbiológicas y
farmacológicas, entre otros. Es necesario controlar
factores ambientales como temperatura, humedad,
luminosidad.
 Humedad relativa: Debe estar entre
60% y 70%

9. Infraestructura
 Temperatura: Se considera condiciones
normales de almacenamiento, T° ambiente entre 10°C y 25°C,
en refrigeración entre 2°C y 8°C
Recomendaciones según OMS
Sobre la etiqueta Significará
No almacenar a mas de 30°C Desde 2°C a 30°C
No almacenar a mas de 25°C Desde 2°C a 25°C
No almacenar a mas de 15°C Desde 2°C a 15°C
No almacenar a mas de 8°C Desde 2°C a 8°C
No almacenar a menos de 8°C Desde 8°C a 25°C

10. Infraestructura
 Ventilación: se debe permitir el cambio de aire
necesario con el fin de evitar contaminación
 Iluminación: se debe garantizar buena iluminación
pero al mismo tiempo evitar el ingreso de luz solar directa
sobre los productos o estantes, y si existiesen deben poseer
filtro solar
 Las paredes, techos y pisos de fácil limpieza.

11. Equipos y Materiales
 Estantes, estibas,
armarios, vitrinas:
separados de la pared.
Ningún producto se
puede colocar
directamente en el piso.
 Termohigrómetros
 Extintores

12. Documentación
 Para asegurar que todas las personas
involucradas en el almacenamiento sepan lo que
se debe hacer, en que momento se debe hacer y
como se debe hacer.
 La documentación autorizada es la que se
encuentra por la intranet como SIAPINC II
 Si se requiere un cambio en la documentación se
debe hacer formalmente a través de la oficina de
calidad, no puede hacer ningún cambio sin la
debida autorización

13. Documentación
 Los registros de las áreas de almacenamiento
deben estar siempre disponibles
 Los datos registrados deben ser claros, legibles y
sin tachones
Los siguientes documentos corresponden a los
usados directamente en las bodegas para
medicamentos, dispositivos médicos y
subalmacenes del INC

14. Documentación
PROCESO GESTION DE APOYO ASISTENCIAL
No Documento Documento
A-GAA-P-01 Procedimiento para Selección, Adquisición y Entrega de Medicamentos y Dispositivos Médicos
A-GAA-M-01 Manual para el Manejo de Medicamentos y Dispositivos Médicos Dentro de la Bodega
A-GAA-M-02 Manual para el Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos
A-GAA-M-03 Manual de Devolución de Medicamentos y Dispositivos Médicos
A-GAA-M-04 Manual para el Manejo de Medicamentos de Control Especial
A-GAA-M-08 Manual para Solicitud y Entrega de Medicamentos y Dispositivos Médicos por las Bodegas
A-GAA-M-21
Manual de Seguridad para Manejo y Adecuación de Medicamentos Citostáticos y No
Citostáticos
A-GAA-M-33
Manual para el Adecuado Manejo de Dispositivos Médicos y Medicamentos en Subalmacenes
del I.N.C.

15. 30
31
26
27
28
29
22
23
24
25
18
19
20
21
14
15
16
17
10
11
12
13
6
7
8
9
2
3
4
5
AUXILIAR
1
DÍA 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 8,0 8,5 9,0 9,5
4,0 4,5 5,0 5,5 6,0 6,5 7,0 7,5 10
A-GAA-F-10
01
01-10-2008
Página 1 de 1
CÓDIGO:
VERSIÓN:
VIGENCIA:
INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA E.S.E
GESTIÓN DE APOYO ASISTENCIAL
CONTROL DE TEMPERATURA DE NEVERAS
MES: NEVERA:
SERVICIO /
ÁREA:

16. Hum. Temp Hum.
Observaciones
Temperatura: Humedad:
Hora Responsable
Temp Hum. Temp
A-GAA-F-49
01
01-10-2008
INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA E.S.E
GESTIÓN DE APOYO ASISTENCIAL
CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD
CÓDIGO:
VERSIÓN:
VIGENCIA:
Página 1 de 1
Mes:
Mañana
Día
Hora Responsable
Tarde
Año:
Noche
1
Hora Responsable
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Seccion:

17. Materiales, envases y etiquetas
Todos los medicamentos y dispositivos médicos poseen la
siguiente información para su identificación:
 Nombre del producto farmacéutico
 Nombre genérico y concentración, el número de unidades
contenidas, peso o volumen
 Número de lote asignado por el fabricante
 Fecha de vencimiento
 Condiciones especiales de almacenamiento o manipulación
que pudieran ser necesarias
 Nombre y dirección del fabricante o de la compañía o la
persona responsable de colocar el producto en el mercado
 Numero de registro sanitario
 Nombre del director técnico
 Tipo de venta

19. Tareas de Rutina en los Almacenes
Generales y Subalmacenes del INC
 Controlar y vigilar las condiciones de
almacenamiento
 Mantener limpio y aseado el sitio de
almacenamiento
 Verifique que los pasillos de circulación no estén
obstruidos
 Asegúrese que la ventilación, temperatura,
humedad sean las adecuadas
 Asegúrese que la luz solar no esté directa sobre
los medicamentos y dispositivos médicos

20. Tareas de Rutina en los Almacenes
Generales y Subalmacenes del INC
 Controle la seguridad y vigilancia en las
instalaciones de almacenamiento
 Realice constante inspección visual de los
medicamentos y dispositivos médicos y su fecha
de vencimiento
 Verifique que las condiciones declaradas en la
etiqueta por el fabricante se cumplan por ejemplo
apilamiento correcto
 Actualice los registros de temperatura y humedad
para el ambiente y temperatura de refrigeración
cuando fuese necesario de acuerdo a los
formatos para tal fin

21. Tareas de Rutina en los Almacenes
Generales y Subalmacenes del INC
 Vigile los niveles de existencias
 Actualice las tarjetas de control de inventario
 Realice inventarios físicos mensuales
 Inspeccione todas las zonas del almacén con el fin de
controlar plagas, roedores, e instalaciones en mal
estado
NOTA: Si las condiciones de
almacenamiento no cumplen con los
requerimientos informe inmediatamente a
la Coordinación del Servicio Farmacéutico.

23. Recepción Técnica

24. Recepción Técnica
Solicite la documentación necesaria para la recepción de
los medicamentos o dispositivos médicos
 Factura original y copia
 Parafiscales de los últimos 6 meses
 Certificado de análisis de calidad (verifique que la
vigencia del certificado coincida con el tiempo de vida
útil según el registro sanitario
 Registro Invima
 Si la producto posee menos de 2 años de vigencia se le
solicita carta de compromiso de cambio
 Orden de entrega correspondiente a la programación
realizada por el coordinador del servicio
 Acta de recibo / entrega de medicamentos, dispositivos
médicos o reactivos A-GAA-F-01

26. Recepción Técnica
PROCESO GESTION DE APOYO ASISTENCIAL
No Documento FORMATOS
A-GAA-F-06 Revisión Técnica de Formas Farmacéuticas Inyectables
A-GAA-F-07 Revisión Técnica de Formas Farmacéuticas Semisólidas
A-GAA-F-08 Revisión Técnica de Formas Farmacéuticas Sólidas
A-GAA-F-09 Revisión Técnica de Dispositivos Médicos

27. DEFECTO CRITERIO
4. Fioculación (en soluciones).
Crítico Mayor
X
X
1. ROTULACIÓN DE EMPAQUES
1. Ausencia de Nombre genérico, número de registro sanitario, laboratorio fabricante, número de lote,
fecha de vencimiento, formulación del producto, cantidad o volumen.
DEFECTO
PRESENTADO
Lote Nº:
SI NO
Menor
INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA E.S.E
GESTIÓN DE APOYO ASISTENCIAL
REVISIÓN TÉCNICA DE FORMAS FARMACÉUTICAS INYECTABLES
Fecha:
A-GAA-F-06
01
01-10-2008
Página 1 de 1
CÓDIGO:
VERSIÓN:
VIGENCIA:
2. Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento cuando el producto así lo requiera. Ej.:
Conservar bajo refrigeración.
3. Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos parenterales. X
Menor SI NO
2. ROTULACIÓN DEL ENVASE (INDIVIDUAL) Mayor
Crítico
1. Ausencia de nombre genérico, número de lote, fecha de vencimiento. X
2. Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos parenterales. X
3. Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones parenterales. X
4. Ausencia de la formulación del producto por unidad posológica sin necesidad de especificar excipientes. X
Menor SI NO
3. ETIQUETAS Crítico Mayor
X
1. Etiquetas rotas, sucias o corrugadas.
2. Etiquetas torcidas o mal pegadas (solo para medicamentos para reconstituir y que el nivel hasta donde
debe hacerse este marcado en la etiqueta).
X
5. Grietas o ralladuras en cualquier parte del recipiente con excepción de envases inyectables en los
cuales se considera critico.
X
Menor SI NO
4. ENVASE DE VIDRIO Crítico Mayor
1. Frasco sin contenido o sin indicación del contenido. X
2. Color del envase (debe ser el que requiera el medicamento con fines de protección). X
3. Ausencia de bandas de seguridad. X
4. Manchas o suciedades en su interior. X
6. Deficiente hermeticidad del cierre con excepción de los envases de inyectables en los cuales se
considera critico.
X
Menor SI NO
5. CIERRES (TAPAS Y AGRAFES) Crítico Mayor
1. Ausencia de agrafe (cuando se requiera) X
2. Agrafe roto. X
3. Carencia de perforaciones (cuando se requieran). X
4. Agrafes rotos. X
Menor SI NO
6. FORMAS FARMACÉUTICAS LIQUIDAS ESTÉRILES Crítico Mayor
1. Turbidez (en soluciones). X
2. Presencia de Partículas extrañas. X
3. Color no apropiado. X
X
Medicamento:
DEFECTO MENOR: Se acepta con todos los defectos menores, pero se hace la observación a la D.T. para que informe al Fabricante y haga nueva inspección
del producto.
OBSERVACIONES:
Factura Nº: Fecha de Vencimiento:
Proveedor:
NIVEL DE ACEPTABILIDAD PARA CADA DEFECTO
NO CONFORME
CONFORME
CONCEPTO
DEFECTO CRITICO: (0) defectos críticos. Cuando hay algún defecto critico el producto es calificado como no aceptable.
DEFECTO MAYOR: Se condiciona la aceptación del producto.
RESPONSABLE
Contrato Nº: Nº Orden de Entrega:

28. Áreas de almacenamiento
 Área administrativa
 Área recepción técnica
Donde se revisan los documentos y se verifica
técnicamente cada producto antes del
almacenamiento
 Área cuarentena
Se delimita para almacenar productos rechazados en
la recepción técnica

30. Áreas de almacenamiento
 Área de almacenamiento
 Área de vencimiento
 Área independiente y segura para el almacenamiento de
medicamentos de control especial
 Área para dispensación de medicamentos y entrega de
dispositivos médicos
 Área para manejo y disposición de residuos

31. Almacenamiento
 En los sitios de almacenamiento no se debe fumar, comer, beber o
masticar.
 No se deben tener plantas, alimentos, bebidas y objetos de uso
personal
 Prohibido el uso de joyas como anillos, cadenas, manillas, etc…
por seguridad industrial
 Se debe considerar un sistema que garantice la correcta ubicación
y distribución: el método utilizado debe garantizar orden, pérdidas
por vencimiento, etc.
 por clase terapéutica
 por orden alfabético
 por forma farmacéutica
 Fijo: cada ítem tiene un sitio específico.

32. Almacenamiento

33. Almacenamiento

34. Almacenamiento

36. Distribución
 Para las solicitudes de medicamentos y dispositivos médicos se
debe realizar documento a través de la transacción MB21 en el
sistema SAP o dispositivos médicos no facturables a través del
formato Solicitud de elementos de consumo A-GAA-F-144, con
firma del coordinador responsable del área que realiza la solicitud
 Para el transporte en la institución se deben usar medios que
permitan su adecuada conservación durante el mismo, donde no
se permita contaminación, derrames, rupturas o robos
 Si requieren almacenamiento a temperatura controlada, durante el
transporte no se rompa la cadena de frío
 La entrega se debe realizar revisando los lotes y las fechas de
vencimiento comparándolas contra los documentos de traslado
entre subalmacenes.
 Firmar todos los documentos generados en las entregas

37. Distribución
MEDICAMENTOS
SERVICIO
DÍAS DE SOLICITUD Y ENTREGA
FRECUENCIA
SOLICITUD ENTREGA
Farmacia de Salas de Cirugía Lunes, Jueves Lunes, Jueves Semanal
Farmacia Ambulatoria Lunes Martes Semanal
Farmacia Hospitalización Jueves Viernes Semanal
Farmacia de Radiología Martes Jueves Semanal
Consultas Lunes a Jueves Lunes a Jueves Diaria

38. DISPOSITIVOS MÉDICOS
DÍAS DE SOLICITUD Y
ENTREGA
SERVICIO
SOLICITUD ENTREGA
FRECUENCIA
Esterilización Viernes Lunes Semanal
Central de Quimioterapia * Viernes Lunes Semanal
Dermatología Viernes Lunes Mensual
Cuidado Paliativo * Viernes Lunes Mensual
Farmacia Ambulatoria Viernes Lunes Semanal
Gastroenterología Lunes Martes Semanal
Salas de Cirugía Lunes Martes Semanal
Neumología * Lunes Martes Mensual
Patología Lunes Martes Mensual
Urología Lunes Martes Mensual
Radioterapia Martes Miércoles Mensual
Farmacia de Hospitalización Miércoles Jueves Semanal
Cabeza y Cuello * Miércoles Jueves Mensual
Terapia Respiratoria Miércoles Jueves Mensual
Oncología * Miércoles Jueves Semanal
Ortopedia * Miércoles Jueves Bimestral
Física Médica * Miércoles Jueves Mensual
Ginecología Miércoles Jueves Mensual
Laboratorio Clínico Miércoles Jueves Quincenal
Medicina Nuclear Miércoles Jueves Quincenal
Cirugía Plástica Jueves Viernes Mensual
Cardiología * Jueves Viernes Quincenal
Hematología Jueves Viernes Mensual
Ingreso Hospitalario * Jueves Viernes Mensual
Neurología * Jueves Viernes Mensual
Pediatría * Martes Miércoles Mensual
Rehabilitación * Jueves Viernes Mensual
Seno Jueves Viernes Mensual
Banco de Sangre Jueves Viernes Quincenal
Biología del Cáncer Jueves Viernes Semanal
Imágenes Diagnósticas Jueves Viernes Semanal
Endocrinología Cuando lo requieran.
Genética Martes Miércoles Quincenal
Nota: Los servicios que tienen el símbolo * realizan la solicitud en el formato “A-GAA-F-144 Solicitud de Elementos de
Consumo", según corresponda, los demás deben hacerlo con la Reserva en SAP

39. Manejo de las Devoluciones
 Devolución por recuperación (centrales de
mezclas y farmacia de radiología)
 Envase y empaque sin abrir y en buenas
condiciones
 Almacenamiento en condiciones
establecidas por el fabricante
 Fecha de vencimiento mayor a 3 meses
 Devolución por deterioro, calidad o fallas
 Reporte por calidad o falla debe registrarse
en el formato de control de no
conformidades E-GSI-F-33 y con copia a la
oficina de calidad

40. RESPONSABLE DEL SERVICIO RESPONSABLE BODEGA
SERVICIO: FECHA:
CÓDIGO
MEDICAMENTOS / DISPOSITIVOS
MÉDICOS
CANT. LOTE
FECHA DE
VENCIMIENTO
DD
MOTIVO
MM AAAA
A-GAA-F-03
01
01-10-2008
Página 1 de 1
CÓDIGO:
VERSIÓN:
VIGENCIA:
INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA E.S.E
GESTIÓN DE APOYO ASISTENCIAL
DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS O DISPOSITIVOS MÉDICOS

41. GRACIAS