1. Estación de policía
metropolitana

2. Introducción

3. El proceso que se llevo a cabo para levantar el
diagnostico consistió en la elaboración de
documentos como la lista de chequeo, en la cual
nos daríamos cuenta si se cumple a cabalidad con
toda la normatividad necesaria y la organización de
los archivos , por otra parte se realizo una
entrevista al patrullero Libardo Clavijo de la estación
de policía metropolitana de la ciudad de Bogotá
D.C. Donde el muy cordialmente respondió a cada
pregunta realizada de manera asertiva.

4. Por ende se llevo a cabo este diagnostico para
evaluar el manejo de toda la documentación.
Para concluir se afirma que la estructura del
archivo de la estación de policía es adecuada para
la conservación de los documentos hay manejada.
Se cumplen con todos los parámetros legales
establecidos por la ley de archivo 1409 de 2010.
Donde los archivos tienen mayor organización de
los documentos.
Y cumplen con la regla de salvaguardar los
mismos , para así garantizar la conservación de los
documentos.

5. ENTREVISTA
1) ¿QUE CARGO DESEMPEÑA EN LA EMPRESA?
Rta: responsable gestión documental.
2) ¿CUANTO TIEMPO LLEVA EN EL CARGO?
Rta: 1 año y 2 meses.
3) ¿LA EMPRESA TIENE MANUAL DE FUNCIONES Y
NORMATIVIDAD?
Rta si, por cargo y grado
4) ¿CUANTOS ARCHIVOS MANEJA LA EMPRESA?
Maneja 3 clases de archivos que son las siguientes.
Rta:* Gestión: consulta administrativa, por el cual su duración es
de 2 años , donde se maneja tabla de referencia y transferencia o
eliminación de los documentos , por ende la inspección general se
lleva a cabo de manera interna.
* Central: transfieren los documentos importantes, la durabilidad
es de 5 años,
* Histórico: valor histórico de los documentos

6. 5) ¿DE DONDE PROVIENEN LOS DOCUMENTOS QUE LLEGAN AL
ARCHIVO JUDICIAL?
Rta: provienen de las fiscalías, juzgados, civiles, penales, penal
militar, inspección general, menor cuantía (deudas), procuraduría,
contraloría, y alcaldía.
6) ¿QUE TIPOS DOCUMENTALES HAY EN EL ARCHIVO JUDICIAL?
Rta: informes de entes de control.
7) ¿QUE PATRON DE ORDENAMIENTO TIENEN LOS DOCUMENTOS EN
EL ARCHIVO?
Rta: Cronológico consecutivo de enero a diciembre por tipo documental
de la misma serie o subserie.
8) ¿EN QUE UNIDADES DE CONSERVACION ESTAN ALMACENADOS LOS
DOCUMENTOS?
Rta: * Carpetas: en archivo de gestión, en sus respectivas cajas. Archivo
central.
* Microfilmación en el histórico

7. 9) ¿LOS PROCESOS DE GESTION CUMPLEN CON LA NORMA GENERAL
DE ARCHIVOS?
Rta: si la cumplen, ya que si no fuera por esto no estaríamos certificado
por el incontec.
10) ¿MANEJAN TABLAS DE RETENCION?
Rta: Si, con sus respectivas series y subceries
11) ¿CUAL ES LA DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS?
Rta: Según el valor documental, se elimina o se conserva para ser
transferido al archivo histórico.
12) ¿PARA LA TRANFERENCIA DE DOCUMENTOS MANEJAN ALGUN
REGISTRO O FORMATO? ¿CUAL?
Rta: Si, se maneja el formato de inventario único documental. También se
maneja el Formato de trasferencia con:
* Tabla de retención documental, producida después del 2000, rigen en
este momento
*con tabla de valor documental: se manejan los fondos acumulados antes
del 2000

8. 13) ¿LOS FORMATOS DE TRANSFERENCIAS ESTAN FIRMADOS O
SELLADOS POR ALGUIEN, POR QUIEN?
Rta: están Autorizados por el archivo general de la nación y por el comité.
14) ¿EN EL ARCHIVO JUDICIAL PRESTAN EL SERVICIO DE CONSULTA
DE DOCUMENTOS?
Rta: Si, pero a personas implicadas o a un ente judicial con su respectiva
orden de consulta.
15) ¿CUALQUIER PERSONA PUEDE CONSULTAR ESTOS
DOCUMENTOS?
Rta: si puede consultarla pero a las personas directamente implicadas, con
respectivo al orden de consulta.
16) ¿QUE SE DEBE HACER PARA CONSULTAR DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO JUDICIAL?
Rta: Se tiene que llenar formatos de consulta y formatos de afuera para el
préstamo de documentos.

9. 17) ¿ESTA ESTABLECIDO EL TIEMPO DE ENTREGA DEL DOCUMENTO
QUE CONSULTAN?
Rta: Se hace en sala es decir dentro de la oficina
18) ¿QUIEN RECIBE LAS SOLICITUDES DE CONSULTA, TAMBIEN LAS
RADICA?
Rta: No, se maneja un consecutivo
19) ¿EXISTE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA?
Rta: Claro, unidad de radicación donde entra y salen los documentos en la
ventanilla única para comunicaciones
20) ¿CUANTAS PERSONAS TRABAJAN EN EL ARCHIVO JUDICIAL?
Una sola persona maneja el archivo donde se entrega al año a cada jefe de
dependencia.

10. 21) ¿LOS FUNCIONARIOS DEL ARCHIVO UTILIZAN ELEMENTOS DE
PROTECCION?
Rta: Si lo utilizan como son las batas, guantes y tapabocas.
22) ¿EXISTE EN LA EMPRESA RUTA DE EVACUACION, LOS EMPLEADOS
LA CONOCEN?
Rta: Si utilizan planes de emergencias y simulacros cada dos meses para su
mejor seguridad.
23)¿Qué se debe hacer para llenar formatos y tener un mejor acceso de
documentos?
Rta:*verificación de foliación,
* Hojas de control
*comité de gestión documental
Comandante.

11. 24) ¿manejan reciclaje?
Rta: por supuesto.
*Se maneja el reciclaje ya que se implementa este método para tener mayor
confidencialidad de la documentación que se maneja.
25) ¿tienen alguna capacitación por parte de la empresa?
Rta: * Archivo central, y el archivo general de la nación, capacitan a los jefes de
gestión documental, mensual bimestral y trimestral
•26 ¿En todas las sedes sucursales de la Estación Metropolitana realizan
los mismos procesos de Producción, Recepción, Distribución, Tramite y
Consulta de documentos, igual al que se realizan aquí en el Archivo de
Gestión o tienen un proceso diferente para la elaboración o desarrollo de
estos procesos?
•Rta: se realizan los mismos procesos en todos.

12. • 27 .El Decreto 2150 de 1995 incide en la necesidad de reforzar las
oficinas de correspondencia que se identifica en el Articulo 32
como ventanillas únicas. Esto debe llevar a la entidad a que cuenten
con sistema centralizado de correspondencia. ¿Que infraestructura
les permite atender eficientemente la Recepción y Distribución de
documentos?
•Rta: se maneja la planilla única . por ende la oficina y la radicación para los
diferentes procesos realizados.
•La infraestructura manejada es la utilización de casilleros para la
distribución de los diferentes documentos.

13. • 28 ¿Llevan un control que permite comprobar el Recibo y Trámite de
documentos recibidos? ¿Quien es o quienes son las personas
encargadas o responsables para hacer esta labor?
•RTA: para la documentación que son enviados por un estafeta
(mensajero)
•Se manejan planilla de documentación interna para los oficios.
•Para el correo se maneja las planillas para las comunicaciones oficiales
enviadas.
para los Internos: comunicaciones oficiales internos
Por ende la documentación es firmados por el estafeta para tener mayor
seguridad de la entrega de la documentación.

14. 29: ¿El formato de Recibo y Tramite de documentos están firmados o
sellados por alguien encargado, por quien?
RTA: si se firma , ya que la documentación se radica haciendo que se
origine una planilla.
30:¿En todas las sucursales o sedes de La Estación Metropolitana se
manejan las mismas Tablas de Retención de documentos?
Rta: si, son las mismas para todas . Ya que se manejan las mismas
tablas de retención documental es decir el listado de series y subseries.

15. LISTA DE CHEQUEO
INDICADOR
VARIABLES
OBSERVACIONES
SII
NO
1 La documentación maneja imagen corporativa. X
2 Todos los documentos manejan el mismo margen. X
3 Al recibir la documentación se radica. X
4 Utiliza sellos de radicación. X
5
El patrón de ordenamiento permite un fácil acceso a la
documentación. X
6 Se diligencia algún formato de consulta. X
7
Utilizan elementos de conservación como carpetas, sobres,
cajas, etc. X
8 Los elementos de conservación son los adecuados. X
9 Utiliza medios magneticos para almacenar informacion. X
10 La atencion al ciudadano es pronta. X
11 Se demora mas de 5 minutos en atender al usuario. X
12 Se soluciona el problema al usuario. X
13 La informacion suministrada es clara y concisa. X
14
Se utilizan adecuadamente los elementos de protección como
guantes, tapabocas, bata. X
15 Se identifican facilmente las rutas de evacuacion. X
16 Realizan pausas activas. X

16. LISTA DE CHEQUEO
INDICADOR
VARIABLES
OBSERVACIONES
si No
Se identifican fácilmente las rutas de evacuación. X
Las personas que pertenecen al comité de salud
ocupacional utilizan algún distintivo. X
Existen equipos contra incendios como extintores,
rociadores, mangueras. X
Hay buzón de sugerencias. X
En las oficinas se identifica el nombre de cada
dependencia.
X

17. ISTALACIONES DEL
ARCHIVO DE LA
ESTACION DE POLICA
METROPOLITANA

20. Matriz dofa de la policía
metropolitana de Bogotá D.C

21. Debilidades
 Investigación
 Situación egresados
 Abuso de autoridad
 Falta de comunicación por
parte de la ciudadanía a la
policía.
Oportunidades
 Autorregulación
 Sistema de calidad
 Coberturas
 Obligaciones pensiónales
 Vinculación de profesionales al
sector defensa
 Imagen institucional
Fortalezas
 Servicio a la comunidad
 Capacitación al personal
 Inversión en infraestructura y
equipo
 Capacidad de innovación
 Acreditación
 Personal motivado
Amenazas
 Factores sociales
 Factores culturales
 Costo excesivo al momento de ingresar al
cuerpo de la policía, en cuanto a la
prestación del servicio como civil
 Los golpes más fuertes que ha sufrido
nuestro país y por ende la policía se ha
visto involucrado de manera negativa.

22. Conclusión

23. Abordar un proyecto de gestión documental en cualquier tipo de
empresa requiere de condiciones básicas, como la necesidad de
pensar y planificar; el diseño de un buen sistema de gestión
documental que incluya una organización y apoyo tecnológico e
interrelaciones personales.
En base al diagnostico pudimos observar que nuestra empresa
cumple con los requisitos mínimos para desarrollar los procesos
de Gestión Documental, teniendo en cuenta la normatividad,
conscientes de que una buena gestión haría más óptimo y
eficiente la labor, detectando las posibles falencias, evitando así
problemas que afectaría directamente al usuario.
No obstante encontramos falencias en el servicio al usuario, con
ello aprendemos a ponernos en los zapatos de los demás, adoptar
características afectivas como cortesía, simpatía, amabilidad
para que el usuario se sienta bien atendido.

24. BIBLIOGRAFIA

25. -Guía de gestión documental de la policía
metropolitana de Bogotá.
-Manual de funciones.
-Caracterización de gestión documental, procesos de
documentos (procedimientos, documentos de origen
interno).
-http://www.google.com.co/
http://www.policia.gov.co/portal/page/portal/HOM
E/Home/operatividad