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Taller nº2 grupal Ayda, Yaneth y Fernanda. Gestion Documental
- 1. GESTION DOCUMENTAL I IBONNET LUISA FERNANDA FORERO SANTANA YANETH HOLGUIN PRIETO AYDA MATABAJOY ÁLVAREZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ARMENIA-QUINDÍO 2014
- 2. GESTION DOCUMENTAL I Ibonnet Luisa Fernanda Forero Santana Yaneth Holguin Prieto Ayda Matabajoy Álvarez Docente LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Profesional CIDBA FORMACION DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ARMENIA-QUINDÍO 2014
- 3. CONTENIDO 1- INTRODUCCIÓN 2- OBJETIVO GENERAL 3- OBJETIVOS ESPECIFICOS 4- DESARROLLO TALLER 5- CONCLUSIONES 6- BIBLIOGRAFIA
- 4. 1 INTRODUCCIÓN En la unidad III de Gestión Documental nos refiere a la formación de los archivos, según el ciclo vital de los documentos. Se indica paso a paso como se debe realizar; primero dar un reconocimiento de las etapas o fases de formación de los archivos, con este conocimiento se detalla y describe la formación de archivos desde su ciclo vital del documento, reconociendo las faces activas, semi-activo e inactivas de los documentos.
- 5. 2 OBJETIVO GENERAL Reconocer los procesos de Gestión Documental; se desarrollara aptitudes propias para el manejo del ciclo vital de los documentos, archivos que están conformados en archivos de Gestión, Archivos central y Archivo Histórico. Partiendo del conocimiento qué nos da la Ley 59 de 2000, en el Art 23. Que trata de la Formación de archivos. Lograr adquirir nuevos conocimientos que entrega la academia con su plataforma en CIDBA en torno a los archivos y el ciclo vital de los documentos y las diferentes etapas donde se constituyen los archivos. 3 OBJETIVOS ESPECIFICOS Entender que es un ciclo vital de documentos y saber cómo están conformados. saber reconocer archivos según cada organización. Comprender y diferenciar las fases del archivo en sus fases de formación. Identificar y Valorar la importancia administrativa, jurídica y testimonial de los archivos. Saber identificar un Programa de gestión Documental, que trabaje con las diferentes etapas desarrolladas en torno a los archivos.
- 6. 4 DESARROLLO TALLER 1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. Elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos. RTA/ ENTIDAD PRIVADA: Nombre de la entidad: Iron Mountain (Setecsa) Dirección: Calle 18ª nº 69B-73 Zona Industrial de Montevideo Bogotá. Persona quien suministra la información: Leída Jaimes. Tel: 4236730 Ext. 221. Al revisar la información que se encuentra en la entidad pude identificar que es una empresa a la cual le presta el servicio de recepción, almacenamiento y despacho a varias empresas tanto públicas como privadas. De acuerdo al cliente que se esté manejando se archivan las unidades en bodegas inactivas o en bodegas de archivos de gestión, además a esto las unidades son almacenadas en cajas X300 o en estantería abierta tipo biblioteca. 1- ) ¿indique que tipo de archivo se maneja en la compañía, archivo de gestión, central o inactivo? RTA/ En la empresa Iron Mountain (Setecsa) se manejan los tres tipos de archivo (Gestión, Central e inactivo) ya que como es una empresa que presta el servicio a demás empresas debe tener todos los tipos de archivo y con toda la tecnología que se necesita. 2- ) ¿Qué tipo de control se lleva al interior del archivo en el préstamo de los documentos y/o carpetas?
- 7. RTA/ Cuando los usuarios de cada entidad solicitan en préstamo los documentos y/o carpetas deben enviar un correo especificando el nombre de la unidad documental con su Nit o número de label para que en el archivo se ubicado rápidamente y pueda ser descargada en la base de datos llamada DOCUMENTA-DATAMAR-DATAWEB y enviada en los vehículos seguros de la compañía. 3- ) ¿Cómo es el proceso de la recepción de los documentos? RTA/ El cliente debe enviar un correo electrónico con la base de datos de la información que se va a recibir, luego de recibida la información se puntea físico vs base de datos para asegurar de que toda la información haya llegado de lo contrario se envía un acuse de recibo informando las novedades, luego se clasifica los documentos al orden lógico en donde se encuentra la carpeta en la estantería y se archivan. 4- ) ¿De qué manera organizan los documentos? RTA/ Según los clientes que maneja Iron Mountain algunos se organizan cronológicamente y otros se organizan alfabéticamente.
- 8. 5- ) ¿Este archivo se rige por las normas del AGN? RTA/ Si, la mayoría de los procesos que realiza la compañía están regidos por las normas del AGN. 6- ) ¿A este archivo se le han aplicado tablas de valoración y retención documental? RTA/ Si, los archivos a los cuales Iron Mountain le realiza procesos de valoración documental y TRD son directamente porque la empresa a la cual se le presta el servicio lo pide para poder eliminar información que ya no se necesita. 7- ) ¿Qué porcentaje de documentos y/o carpetas ingresan al archivo para su custodia mensualmente? RTA/ Aproximadamente ingresan a las bodegas de Iron Mountain unas 5000 carpetas y unos 200.000 documentos de todos los clientes que poseen actualmente.
- 9. 8- ) ¿El personal que labora en el área del archivo tiene constantemente capacitación acerca de cómo manipular los documentos? Iron Mountain tiene un convenio para que los estudiantes del Sena hagan sus prácticas en la compañía y por tal motivo los trabajadores directos también tienen capacitaciones constantemente por el Sena y otras entidades. 9- ) ¿Cómo se tiene almacenada la información? La información se tiene almacenada en cajas X300 – X200 estantería fija y carpetas tipo biblioteca en estantería rodante, vale la pena anotar que hay información que la tienen digitalizada y publicada en la WEB. 10- ) ¿Qué persona o personas son responsables de la disposición final de las unidades documentales? En la compañía tienen un comité de archivo el cual está compuesto por directores, coordinadores, técnicos y líderes los cuales aseguran los procesos de disposición final.
- 10. ENTIDAD PÚBLICA: Al visualizar la información que se encuentra en la ESE Centro 2, se ve la implementación de un programa de gestión documental y el desarrollo de las tablas de retención documental las cuales permiten a los clientes internos, manejar integralmente los documentos, organizar los documentos a partir de la retención en archivo de gestión y central, controlar la producción y trámite documental, identificar procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos e identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo central. Nombre de la Entidad Empresa Social del Estado CENTRO 2 Pública Ciudad Rosas Cauca Dirección Carrera 3 No. 1-09, Barrio Santander Funcionario Esmeralda Tuquerres Flores Telefax (09) (2) 8254114 – 8255012
- 11. 1- ) ¿indique que tipo de archivo se maneja en la Entidad, archivo de gestión, central o inactivo? RTA/ En la Empresa Social del Estado Centro 2 se manejan los archivos de Gestión y archivo central. 2- ) ¿Qué tipo de control se lleva al interior del archivo en el préstamo de los documentos y/o carpetas? RTA/ Cuando los usuarios de cada dependencia solicitan en préstamo los documentos y/o carpetas deben dirigirse con la persona encargada y realizar la solicitud con anticipación, para realizarla respectiva búsqueda y se reporta en planilla de préstamos documentales. 3- ) ¿Cómo es el proceso de la recepción de los documentos? RTA/ El cliente envía la información (Documentos) por correo electrónico o correo certificado, se recibe en un horario estipulado y se radica, la información se ingresa al software llamado SINFONÍA, se ingresa la información y el mismo programa se encarga de enviar la información a la respectiva dependencia, luego se entrega el documento en físico.
- 12. 4- ) ¿De qué manera organizan los documentos? RTA/ En la Empresa Social del Estado algunos se organizan cronológicamente como son las Historias Clínicas y otros se organizan alfabéticamente. 5- ) ¿Este archivo se rige por las normas del AGN? RTA/ Si, en la mayoría de los procesos de Gestión Documental que realiza la Empresa Social del Estado están regidos por las normas del AGN. 6- ) ¿A este archivo se le han aplicado tablas de valoración y retención documental? RTA/ Al archivo de la ESE Centro 2 se le están aplicando las Tablas de retención Documental, para la organización de sus archivos y evitar la creación de fondos acumulados. 7- ) ¿Qué porcentaje de documentos y/o carpetas ingresan al archivo para su custodia mensualmente? RTA/ Aproximadamente ingresan a las ESE Centro 2 unos 1000 documentos al mes, los cuales van dirigidos de diferentes entidades tanto municipales como departamentales.
- 13. 8- ) ¿El personal que labora en el área del archivo tiene constantemente capacitación acerca de cómo manipular los documentos? En la ESE Centro 2, el personal encargado de archivo no recibe capacitación por parte de la entidad, si el encargado tiene dudas, debe buscar la capacitación por aparte. 9- ) ¿Cómo se tiene almacenada la información? La información se tiene almacenada en cajas X300 en estantería fija. 10- ) ¿Qué persona o personas son responsables de la disposición final de las unidades documentales? En la ESE Centro 2, se conformó el comité de archivo el cual está compuesto por Gerente, coordinadores, técnicos y líderes los cuales aseguran los procesos de disposición final. 2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO RTA/ ARCHIVO TOTAL: Hace referencia al proceso completo de los documentos en su ciclo vital, este concepto es utilizado para comprender el ciclo de vida de los
- 14. mismos iniciando por la recepción, producción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y terminando con la disposición final. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Son las etapas que tienen los documentos que llegan al archivo desde su recepción hasta la disposición final siendo determinado por las TVD y TRD. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Consiste en reunir documentos por fondos, es juntar documentos de la misma familia, no mezclar unos con otros. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: herramienta metodológica para organizar los archivos. FOLIO: hoja o papel, los manuscritos comúnmente se enumeran en folios y no por paginas; numeración individual de cada documento. LEGAJO: Son un conjunto de documentos, que están atados, ya que se relacionan entre sí del mismo individuo. FONDO: es un conjunto de documentos, libros, cuadros artísticos, que posee una institución o entidad. SUBFONSO: es el conjunto de documentos que pertenecen a las subdivisiones administrativas de la compañía. SERIE: es un conjunto de unidades documentales, de contenido homogéneo. SUBSERIE: conjunto de unidades que forman parte de una serie. TIPO DOCUMENTAL: es la que describe el documento y su tipología, a que dependencia pertenece. * Unidad documental simple: conformada por una sola tipología, pues la función es la misma. * Unidad documental compuesta: esta posee variedad de tipologías documentales que están relacionadas en común. TABLAS DE VALORACION: este es el producto de un análisis y organización del fondo acumulado y es sometido a un proceso de organización, que contiene
- 15. una serie de listados documentales con anotaciones de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para poder disponer de ellos. TABLAS DE RETENCION: es un listado de series con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanecía dentro de una compañía y su ciclo vital de cada documento. VALOR PRIMARIO: este es definido como el valor que contienen los documentos, mientras que son utilizados por la compañía. VALOR SECUNDARIO: son los documentos que tienen el valor para ser conservados permanentemente. 3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos) Entidad privada: Entidad pública: Actas de reunión Valores Primarios Comprobantes Comprobantes de contabilidad Facturas Convenios Cotizaciones Contratos Nómina Valores Secundarios Actas de Comité Técnico Acuerdo Aprobación Planta de Personal Convenio de Desempeño Proyectos de Inversión 4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental. Entidad privada: Serie: Actas Subserie: Actas de reunión, actas entrega de cargos. Tipos documentales: Actas, Soportes.
- 16. Serie: Contratos. Subserie: contratos de trabajo, contrato de aprendizaje Tipos documentales: contratos, prorrogas, otro si Serie: Novedades de nomina Subserie: Ordenes de descuento, libranzas Tipos documentales: descuentos de nomina Entidad pública: CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 10.1-1 Serie documental ACTAS 10.1-1.3 Actas de Capacitaciones -Convocatoria -Comunicaciones -Acta -Anexos Subserie -Presentaciones en PPT 10.1-1.4 Actas de Comité Administrativo -Convocatoria Tipo Documental -Comunicaciones -Acta 10.1-1.5 Actas de Comité de Archivo -Convocatoria -Comunicaciones -Documentos de trabajo -Tablas de retención documental -Anexos -Acta 10.1-1.15 Actas de Comité Disciplinario -Convocatoria -Comunicaciones -Acta -Anexos 10.1-1.24 Actas de Control Interno -Convocatoria -Comunicaciones -Acta -Anexos 10.1-7 CIRCULARES 10.1-7.1 Circulares Informativas Serie documental Subserie Tipo Documental
- 17. 10.1-7.2 Circulares Normativas 10.1-35 INFORMES 10.1-35.2 Informes a Entes de Control -Solicitud -Informes -Planes de mejoramiento -Comunicaciones -Anexos - Documentos de trabajo 10.1-35.3 Informes a Entidades del Estado -Solicitud -Informes -Comunicaciones de envío -Anexos -Documentos de Trabajo 5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados. RTA/ Los documentos que no se archivan en las oficinas son los que falten de firmas, fotocopias, o escritos sin ningún valor.
- 18. 6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos. FOLIACIÓN: Los documentos que integran las unidades documentales estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada y depurada. Se deben foliar todos los documentos. La foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B, Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. -No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio. -Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. -Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. -Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio. -Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. -Para evitar deterioro físico de la documentación, en cada expediente se debe conservar un máximo de 200 folios, sin embargo esto dependerá del gramaje del papel y del tipo de carpeta.
- 19. 7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas. La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la fecha más antigua de producción se encontrará al abrir de la carpeta y el último documento que se encontrará será al final de la carpeta ubicada la fecha más reciente. 8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas. *Carpetas Nombre del área Serie Descripción de la carpeta Fechas desde - hasta *Cajas Nombre de la empresa Nombre del área Asunto Fechas desde – hasta Consecutivo de la caja 9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual) a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos. b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.
- 22. 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación. Hoja de vida En esta empresa los colaboradores son los encargados de llevar las hojas de vida, previamente un área encargada de gestión humana como selección, preseleccionan las hojas de vida de los candidatos, estas a su vez, son llamados para la entrevista, luego de que son seleccionados para firma el contrato, se les informa al grupo ya escogido los tipos de documentos que deben de tener a la hora de ingresar a la compañía, una vez seleccionados, las personas de gestión humana se encargan de hacer varios procesos como la visita domiciliaria y de recopilar toda la información en cuanto a pruebas, de las personas seleccionadas, la hoja de vida es solicitada nuevamente, ya que la que ellos llevaron por primera vez, va incluida dentro del proceso de selección dentro de esta van (resultados de las pruebas psicotécnicas, datos de la entrevista, referencias, la hoja de vida y el informe de visita domiciliaria. Luego de que es firmado el contrato y el colaborador comienza su labor en la compañía la carpeta del mismo es remitida al CAD ( centro de administración documental); una vez llega la carpeta es creada en el software que maneja la compañía, luego de que es creada esta, se créanlos documentos que van dentro de la misma , desde la recopilación de gestión humana como de la dotación que se le dio a la hora de ingresar a la compañía, para finalizar con el proceso luego de que estos documentos son creados se digitalizan, para que sean cargados al sistema y las personas de gestión humana puedan realizar las consultas virtuales sin necesidad de tener que solicitarlas físicas. Por ultimo estas carpetas son archivadas en su ubicación pertinente y custodiadas hasta que cumplan su etapa de acuerdo a las tablas de retención.
- 23. HISTORIA CLINICA En la ESE CENTRO 2 se realiza la apertura de la historia clínica, cuando llega un paciente por primera vez a la atención o es un recién nacido, se realiza el respectivo diligenciamiento del documento de apertura con los datos del paciente como son: nombres y apellidos, identificación, lugar de residencia, nombres de los padres, estado civil, número telefónico, fecha de nacimiento, sexo, nombre de la persona responsable del usuario y parentesco, Eps a la cual está afiliado luego se agregan los formatos de atención medica u odontológica, para la respectiva atención. La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, es un expediente conformado por el conjunto de documentos en los que se efectúa el registro obligatorio del estado de salud, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en la atención de un paciente, el cual también tiene el carácter de reservado. Se conserva en el archivo de gestión las historias clínicas de los usuarios activos y de los que no han utilizado el servicio durante los cinco años siguientes a la última atención, luego pasan a archivo central las historias clínicas de los usuarios que no volvieron a usar los servicios de atención en salud del prestador, transcurridos 5 años desde la última atención, y finalmente al archivo histórico se transfieren las Historias Clínicas que por su valor científico, histórico o cultural, deben ser conservadas permanentemente.
- 24. 11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios. RTA/ Entidad pública: La valoración documental de la ESE CENTRO 2 se da de acuerdo a las Tablas de Retención Documental implementadas en la entidad. Valores primarios Circulares Informativas Conceptos Técnicos Proceso de Habilitación Valores Secundarios Plan de Gestión Tutelas Resolución de Modificaciones al Presupuesto Entidad privada: En esta entidad la valoración documental comienza en el análisis de cada documento, puesto que se manejan hojas de vida en donde su ciclo vital es de 100 años, dentro de este proceso, en el CAD se manejan las hojas de vida de los funcionarios de la compañía, en donde en su mayoría todos están activos en el archivo, es decir que trabajan con la compañía, cuando estas hojas de vida cumplen su función dentro del proceso son enviadas a un fondo en donde se encargan de custodiar la información sin su eliminación. 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: - ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? RTA/ DECRETO 2609 DEL 1 DE DICIEMBRE DE 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58, 59 de la ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
- 25. ANTES DESPUES No era importante los documentos electrónicos de archivo, no existía recursos económicos Surgen requerimientos: Normatividad; económicos, administración y tecnología. El estado y la Administración no le daban importancia a los documentos de Archivo. Se logra apoyo del estado para adecuación de la Gestión de la Información Pública. La Gestión Documental no era importante en el Plan como estrategia y acciones de las Entidades. Armonización: MECI + SGC No se contaba con un Archivo para ejecución y funcionamiento de Archivos. Diagnóstico, Cronograma, Presupuesto Importancia: 1. Se permite conocer el trabajo de la institución Pública con transparencia. 2. realizan trabajos con responsabilidad, donde se preservan, ordenan y conservan los archivos Nacionales. 3. se aplican el conocimiento de adelanto tecnológico, el empleo de las TIC en los diferentes campos y funciones. 4. Se cumple con la normalización de procesos técnicos archivísticos. -¿Cuáles son los cambios en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para dar cumplimiento a la norma. RTA/
- 26. A- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto? RTA/ Los aspectos más importantes a tener en cuenta * Es responsabilidad de los empleados públicos aplicar las normas establecidas por el AGN sobre la responsabilidad de la gestión de documentos. * El proceso de la gestión de los documentos en toda administración pública se rige bajo principios. * Todas las entidades del Estado deben formular un programa de gestión documental a largo, mediano y corto plazo. * La gestión de documentos debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación para mantener su valor testimonial. * El decreto tiene como base el documento electrónico de archivo como expediente en sus respectivos procesos archivísticos. * Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado se deben tener en cuenta las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración. * Los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo metadatos de contenido, de estructura, de contexto. B) Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 La herramienta de Gestión permite un mejor desempeño al servidor Público, porque se establece desde la misión institución las funciones que se deben cumplir dándole a su trabajo un valor significativo con compromiso Laborales e interactuando con responsabilidad. Esto fue creado para dar información, donde las evidencias demuestran competencias del servidor público, donde indica la orientación en toma de decisiones para el mejoramiento del servicio y acciones de la institución. Con este trabajo permite valorar y calificar realizaciones de las personas en relación de funciones, responsabilidades del desempeño laboral, donde se han dado funciones, compromisos laborales, como un aporte a su trabajo con la institución que representa.
- 27. Acuerdo 003 Acuerdo 004 acuerdo 005 •Reglamenta el decreto 2578 de 2012 •Adopta y reglamenta el comité de evaluador de la documentación del AGN. •Informa porque el comité decide sobre la valoración y disposición final de los documentos con el fin de proteger el patrimonio y la conservación documental. •Dispone la conformación del comité evaluador y sus funciones específicas. •Reglamenta el decreto 2578 y 2609 de 2012 •Se modifica el procedimiento para elaborar , presentar, evaluar, aprobar e implementar las TRD Y TVD. •Se especifican los procedimientos de entidades que no tienen una estructura especifica ( Notarias, curadurías o entes públicos). •Para los docuemntos digitales tambien se aplican las TRD. •Se debe especificar qué grupo de profesionales elaboran las TRD y TVD , las ultimas se deben aplicara los fondos acumulados. •Las entidades del Estado o privadas que cumplen funciones públicas deben actualizar las TRD para cumplir las normas del AGN. •Estabece los criterios básicos para clasificar, oredenar, y describir los archivos en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. •Las entidades del Estadpo están obligadas a adoptar los criterios básicos paramanejo de los archivos, bajo los principios de procedencia, ciclo vital d elos documentos, y normatividad archivística. •Se deben desarrollar los procesoso de clasificación en: archivos de Gestión, archivo central y archivo historico. •Las entidades dfel Estado deben garantizar que los usuarios puedan acceder en línea a la información que no sea de caracter reservado. •Los contratos de empresas del Estado con empresas privadas para realizar actividades de gestión documental deben estipular el uso de sistermas basados en las normas de descripción archiv´sitica por el CIA. •El AGN colabora con las superintendencias y Ministerios la normatividad para entidades privadas bajo el control de vigilancia.
- 28. 5 CONCLUSIÓN Se debe tener en cuenta la importancia de las funciones y servicios que ofrece las empresas de acuerdo a su naturaleza , tipo de empresa , la importancia de acuerdo al proceso que emplea en Gestión Documental , manejando adecuadamente un desarrollo vital de documentos conformados en archivos de Gestión, Archivos central y Archivo Histórico. Cumpliendo el reconocimiento de las leyes establecidas (Ley 59 de 2000, en el Art 23), donde rige el funcionamiento de los mismos. En el desarrollo se logra adquirir nuevos conocimientos sobre los procesos de programas de gestión Documental en ciclo vital de documentos dándole valor, responsabilidad en estas organizaciones visitadas.