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GESTION DOCUMENTAL
CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural
por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de
su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que
los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
ARCHIVO PÚBLICO:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público
por entidades privadas.
ARCHIVO DE GESTIÓN
"Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados". Ley 594 de 2000.
ARCHIVO CENTRAL
"En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares
en general". Ley 594 de 2000.
ARCHIVO HISTÓRICO
"Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente". Ley 594
de 2000.
PATRIMONIO DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
ORDEN ORIGINAL:
Ordenación interna de un fondo
documental manteniendo la
estructura que ha tenido durante
el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservación de los documentos
dentro del fondo documental al
que naturalmente pertenecen.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en los archivos de gestión y archivos
administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación
o integración a un archivo permanente.
ELABORACION
O RECEPCION
UTILIZACION
Y
CONSERVACION
ELIMINACIÓN
ARCHIVO TOTAL:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
ARCHIVO
DE
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTORICO
VALORES
PRIMARIOS
VALORES
SECUNDARIOS
Cultural
Histórico
Científico
Administrativo
Legal
fiscal
Contable
Técnico
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones,
que tiene valor :
Valor
Administrativo
Fiscal o legal
Valor
Científico
Económico
Histórico o
Cultural
Debe ser
objeto de
conservación
DOCUMENTO ELECTRÓNICO:
Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo
electrónico y en el que el contenido está codificado mediante
algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido
mediante el auxilio de detectores de magnetización.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO:
Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada que preste servicios públicos en
razón de sus actividades o funciones haciendo uso de
medios electrónicos.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Para la
Comunidad y
el Estado
Para la
Administración
Para la
Investigación
Para el
desarrollo
Económico y
Social
Para el fomento de la Cultura
y la Identidad Nacional
Para el
desarrollo
Científico y
Tecnológico
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
¿QUE ES UNA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL?
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS
DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
PARA LA ADMINISTRACION:
• Facilitan el manejo de la información.
• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención en ella estipulados.
• Garantizan la selección y conservación de los documentos que
tienen carácter permanente.
• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes
fases de archivo.
• Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
Desde el punto de vista archivístico:
• Clasificación de la documentación
• Permiten el manejo integral de los documentos.
• Facilitan la organización de los documentos a partir del
concepto de archivo total.
• Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
¿QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL SIMPLE
RESOLUCION No. 02
RESOLUCION No. 03
Un solo tipo documental
4INVITAC
ION 3
CDP
2
PROPUES
TAS 1
ESTUDIO
S
PREVIOS
SERIE DOCUMENTAL COMPUESTA
Varios tipos documentales
La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien
pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas
(tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la
base para verificar y controlar las transferencias documentales.
SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades
documentales que forman
parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en
forma separada del conjunto
de la serie por los tipos
documentales que varían de
acuerdo con el tramite de
cada asunto.
TIPO DOCUMENTAL :
Hace referencia a la especie
documental que revela tanto el
contenido como la estructura
física del documento. Pueden
ser entre otros tipos
documentales, actas, contratos y
facturas.
CRITERIOS TECNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS DE GESTION
La Ordenación de los expedientes debe realizarse por
carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe
encontrarse el primer documento que generó el trámite y al
final de la carpeta la última actuación del expediente, de
forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.
FOLIACIÓN
• La foliación se debe realizar a medida que se va generando y
alimentando el expediente, de tal forma que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trámites.
• Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja,
con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y
sin enmendaduras.
Se debe numerar de manera
consecutiva, es decir, sin
omitir ni repetir números.
FOLIACIÓN
En la Cara RECTA, escribir
el número en la esquina
superior derecha, en el
mismo sentido del texto.
5
7
8
9
6
7
8
8
Si existen errores en la foliación, ésta
se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones
FOLIACIÓN
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel
(casetes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si
dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la
que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o
de consulta. Si se opta por separar este material se hará la
correspondiente referencia cruzada
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Expediente
Laboral
Roberto Rojas
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Es el traslado de documentos del
archivo central ( o intermedio ) al
permanente ( o histórico ). Estas
transferencias concluyen los
procesos de valoración
secundaria en las instituciones y
tienen como fin garantizar la
protección de los documentos
con valor social ( cultural e
histórico ), mas allá de las
necesidades institucionales de
conservarlos.
LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PERMITEN:
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentación.
• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la
acumulación de documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
• Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico
institucional.
• Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en
las mejores condiciones de conservación.
REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS
• Existencia del Comité de Archivo
en la entidad, el cual debe
conformarse según lo estipulado
en el Artículo 4° del Acuerdo 12
de 1995 de la Junta Directiva del
Archivo General de la Nación
que modifica la parte I del
Acuerdo 07 de 1994.
• Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por
el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando
sea del caso.
INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL
El servidor público será responsable de la adecuada
conservación, organización, uso y manejo de los documentos
y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o
desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el
caso, los documentos y archivos debidamente inventariados
para garantizar la continuidad de la gestión pública.
Inventario documental. Las entidades de la Administración
Pública adoptarán el Formato Único de Inventario
Documental – FUID, junto con su instructivo.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Para archivar los documentos valorados dentro de la TRD como de
conservación total ejemplo : Expedientes de Extranjeros, se
archivan máximo 200 folios o 210 para no cortar la trazabilidad
del trámite.
CARPETAS DE PROPALCOTE
CARPETA DE YUTE
Para conservación de documentos que dentro de las TRD no son
considerados como de Conservación Total
DILIGENCIAMIENTO ROTULO CARPETAS
GRUPO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 1523
ACTAS
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
Pendiente
asignación de
código con la
elaboración
de las TRD.
02 02 2012
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Este rotulo se debe diligenciar en lápiz
CAJAS PARA USO DE ARCHIVO X200
DILIGENCIAMIENTO ROTULO CAJA DE ARCHIVO
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GRUPO ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
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código con la
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ACTAS
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO AÑOS 2012-2013-2014
02 12 2012
20 12 2014
BIBLIOGRAFÍA GENERAL
• Ley General de Archivos 594 de 2000.
• Archivo General de la Nación. Acuerdo 39 de 2002.Por el cual se
regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas
de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594
de 2000.
• Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los
criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se
regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos
21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
• Jimenez González, Gladys. Ordenación Documental. Bogotá: Archivo
General de la Nación. 2003.
BIBLIOGRAFÍA ESPECIFICA
• ATHG 10 v1 Administración de expedientes de Historias Laborales
• DIRECTIVA 17 DE 2012 (política de seguridad)
• Directiva 49 de 2013. Cero Papel

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Ley 594 2000

  • 2. CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
  • 3. ARCHIVO DE GESTIÓN "Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados". Ley 594 de 2000.
  • 4. ARCHIVO CENTRAL "En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general". Ley 594 de 2000.
  • 5. ARCHIVO HISTÓRICO "Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente". Ley 594 de 2000. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
  • 6. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que ha tenido durante el servicio activo. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.
  • 7. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. ELABORACION O RECEPCION UTILIZACION Y CONSERVACION ELIMINACIÓN ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
  • 9. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor : Valor Administrativo Fiscal o legal Valor Científico Económico Histórico o Cultural Debe ser objeto de conservación
  • 10. DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos.
  • 11. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Para la Comunidad y el Estado Para la Administración Para la Investigación Para el desarrollo Económico y Social Para el fomento de la Cultura y la Identidad Nacional Para el desarrollo Científico y Tecnológico
  • 12. GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
  • 13. ¿QUE ES UNA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL? Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
  • 14. IMPORTANCIA DE LAS TRD PARA LA ADMINISTRACION: • Facilitan el manejo de la información. • Contribuyen a la racionalización de la producción documental. • Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. • Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. • Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. • Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
  • 15. Desde el punto de vista archivístico: • Clasificación de la documentación • Permiten el manejo integral de los documentos. • Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. • Ayudan a controlar la producción y trámite documental. IMPORTANCIA DE LAS TRD
  • 16. ¿QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL SIMPLE RESOLUCION No. 02 RESOLUCION No. 03 Un solo tipo documental 4INVITAC ION 3 CDP 2 PROPUES TAS 1 ESTUDIO S PREVIOS SERIE DOCUMENTAL COMPUESTA Varios tipos documentales La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales.
  • 17. SUBSERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.
  • 18. TIPO DOCUMENTAL : Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas, contratos y facturas.
  • 19. CRITERIOS TECNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.
  • 20. FOLIACIÓN • La foliación se debe realizar a medida que se va generando y alimentando el expediente, de tal forma que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. • Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
  • 21. FOLIACIÓN En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto. 5 7 8 9 6 7 8 8 Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones
  • 22. FOLIACIÓN No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada
  • 25. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Es el traslado de documentos del archivo central ( o intermedio ) al permanente ( o histórico ). Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social ( cultural e histórico ), mas allá de las necesidades institucionales de conservarlos.
  • 26. LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PERMITEN: • Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. • Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. • Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. • Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras. • Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. • Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.
  • 27. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS • Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994. • Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.
  • 28. INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública. Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental – FUID, junto con su instructivo.
  • 29. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
  • 30. Para archivar los documentos valorados dentro de la TRD como de conservación total ejemplo : Expedientes de Extranjeros, se archivan máximo 200 folios o 210 para no cortar la trazabilidad del trámite. CARPETAS DE PROPALCOTE
  • 31. CARPETA DE YUTE Para conservación de documentos que dentro de las TRD no son considerados como de Conservación Total
  • 32. DILIGENCIAMIENTO ROTULO CARPETAS GRUPO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 1523 ACTAS ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO Pendiente asignación de código con la elaboración de las TRD. 02 02 2012 28 12 2012 1 5 1 200 200 x Este rotulo se debe diligenciar en lápiz
  • 33. CAJAS PARA USO DE ARCHIVO X200
  • 34. DILIGENCIAMIENTO ROTULO CAJA DE ARCHIVO 1 5 GRUPO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 1523 Pendiente asignación de código con la elaboración de las TRD. ACTAS ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO AÑOS 2012-2013-2014 02 12 2012 20 12 2014
  • 35. BIBLIOGRAFÍA GENERAL • Ley General de Archivos 594 de 2000. • Archivo General de la Nación. Acuerdo 39 de 2002.Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. • Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 • Jimenez González, Gladys. Ordenación Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación. 2003.
  • 36. BIBLIOGRAFÍA ESPECIFICA • ATHG 10 v1 Administración de expedientes de Historias Laborales • DIRECTIVA 17 DE 2012 (política de seguridad) • Directiva 49 de 2013. Cero Papel