1. TRABAJO DE
GESTIONDOCUMENTAL 1
LEIDY JOHANA ALZATE MUÑOZ
MARIA NANCY URIBE CUELLAR
UNIVERSIDA DEL QUINDIO
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1
MEDELLIN
8 DE MAYO DE 2015
2. BIENVENIDOS
“EL ÉXITO NO SE LOGRA SOLO CON LAS CUALIDADES ESPECIALES. ES SOBRE
TODO UN TRABAJO DE CONSTANCIA, DE METODO Y DE ORGANIZACIÓN”
(JEAN- PIERRE SERGENT)
3. ¿Qué es un Archivo?
Es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia. También se puede entender
como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
6. Que es una unidad de correspondencia
Se encarga de centralizar, todos los documentos que entran a una entidad o empresa, es la encargada de la
distribución de las comunicaciones , de tal manera, que contribuya al funcionamiento y el flujo de los
documentos, es el que empieza a centralizar y crear una forma de archivo de gestión, central e histórico.
Características de la unidad de correspondencia
1) Control de Ingreso de la Documentación.
2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
3) Conservación.
4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.
5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
6) Digitalización de los Documentos.
7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.
8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la
producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los
requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.
7. Diferencia entre archivo y unidad de
correspondencia
Unidad de correspondencia:
Las actividades que se desarrollan para el cumplimiento de esta función son:
Recepción de documentos, Radicación de los mismos, Registro de
documentos, Distribución de documentos internos y externos, Trámite y
respuesta, Organización de los documentos, Clasificación documental,
Ordenación documental, Conservación y
Consulta de documentos.
Concluyendo el concepto de gestión de correspondencia se puede decir que es
el conjunto orgánico de documentos con cualquier fecha, formato o soporte
material, producidos o recibidos en desarrollo de las funciones
administrativas, misionales y judiciales que le son propias, organizados y
conservados para la gestión administrativa, así como para la investigación y la
historia.
8. Diferencia entre archivo y unidad de
correspondencia
Archivo :
Se define como todo un conjunto de unidades documentales con un debido
proceso de gestión, en donde cumplieron cierto ciclo y es necesario que pasen
a un deposito masivo de información en donde se realiza custodia y
almacenaje de esta es el conjunto de documentos organizados de forma
tipológica o cronológica para mantener memoria de la información contenida,
el archivo es el alma global de una unidad documental y mantiene la
información codificada para el hallazgo y consulta de la información.
9. Por que una institución debe implementar
una unidad de correspondencia
Según el Acuerdo 060 de 2001, el manejo de las comunicaciones oficiales y las
unidades correspondencia deben ser indispensables para las Entidades del
estado y para las empresa privadas con funciones publicas, se debe de tener
en cuenta que la organización de los documentos y el flujo de la información
es responsabilidad de la Entidad implementarla según el Archivo General de la
Nación, por organización y por principio de orden todos los organizamos como
empresas y entidades deben de tener una método de organización y de
tabulación de ingreso de la información y la generación de tramites dentro de
la entidad.
La generación de un control previo es indispensable y la organización de
documentos oficiales requiere de personal idóneo y de gran escala para la
entidades, por esta razón se debe de implementar en las empresa y entidades
del Estado.
10. Que es un manual de correspondencia y
que lo compone
El manual de correspondencia son los lineamientos para recibir y enviar comunicaciones
oficiales de una entidad es la presentación con mapa de flujo y con parámetros para los
envíos de correspondencia certificada y las firmas digitales, este es el compuesto y es
esencial para la composición de una sistema de gestión integral de una entidad, se muestra
como la versatilidad y el buen uso de practicas de correspondencia y el buen uso de la Ley, la
colocación de una buena unidad de correspondencia y la inserción de buenas practicas de
archivo.
Los principales componentes de un manual de correspondencia son:
Legislación actual (AGN)
Flujogramas
Instructivos
Instrucciones
Glosario
Contenidos de imágenes
finalidad del manual
Marco legal
11. Acuerdo 060 de 2001
El Acuerdo 060 de 2001, trata sobre la la relación de las comunicaciones
oficiales con las entidades del estado y empresa privadas con funciones
publicas, define lineamientos y parámetros de como es el tratamiento de un
flujo de trabajo para las comunicaciones y a su vez la administración de
firmas digitales, como se realizan y a quienes se debe de incluir para este
tipo de tecnología, es una guía para la formulación de instructivos y el orden
que debe de tener la correspondencia, el Acuerdo nos habla del cuidado de la
información y que es la primera ventana de organización para un archivo y
distribución en una Entidad
12. Que trata la norma técnica GTC-185
Habla sobre el manejo de la comunicación en papel, como debe de usarse los
documentos y que contenido principal debe de llevar un informe oficial,
regulad en Colombia por entes certificadores y, y guía para la implementación
de guías para el buen uso del papel y de las, reglas de presentación de la
información.
13. Acuerdo 060 definiciones
Aplicar manual de correspondencia
Manejo de las comunicaciones
Parámetros para implementar firma digital
Implementación de instructivos
Flujo de documentos y de trabajo
14. Norma NTC 436- lineamientos de
conservación
Hay que tener en cuenta el espacio físico los procedimientos, la forma de
archivar, el acervo documental, los procedimientos de archivo, la colocación
de los documentos por orden cronológico y la fomentación de buenas
practicas documentales, implementación de tecnología, y la capacitación de
profesionales en el área.
Las consultas de la información y como se debe de buscar, la codificación y la
clasificación son elementos fundamentales para la buena conservación de los
documentos.
15. Guía técnica GTC- 185
Esta guía trata de como debe ser los encabezados, la marcación de portadas
contraportadas de un informe, la colocación de las márgenes, como es la
mejor forma para la marcación de un libo, guía, manual, folleto etc.
La colocación de títulos que clase de letra, sangría y que forma de
especificación debe de tener los que forman algún tipo de documento, la guía
nos habla del lenguaje y de como es la mejor forma de presentación estética
y visual para aquellos que observen el documento o informe, como debe ser la
presentación adecuada y la ordenación y marcación por medio de números ,
así esta guía nos da todo para tener en cuenta en cualquier presentación que
deseemos en nuestros trabajos, universidad, exposiciones etc.
16. Clases de documentos en la norma GTC-
185
De tipo oficial
De tipo administrativo
De tipo denunciante
De tipo de redacción o carta
De tipo personal
De tipo magnético
De tipo físico
De tipo electrónico
17. Que otras normas cita la GTC- 185
La norma NTC 3397: normatividad de los documentos administrativos.
La norma ISO: 15489: para la gestión de documentos
La norma ISO 30300: para la adaptación de manuales y vocablos
documentales.
La norma ISO 690: para el manejo de documentos impresos.
