MANTENER ACTUALIZADO EL ARCHIVO DE UNA OFICINA.ppt

“ASESORÍA
PARA LA ELABORACIÓN DE LOS
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y
CONSULTA ARCHIVÍSTICA”

ORGANIZACIÓN
Y
TIPOS DE ARCHIVOS.
MODULO 3

¿Por qué Organizar los Archivos?
• La Ley Federal de Transparencia propició e impulsó la
regulación de los archivos, en virtud del papel protagónico
que tienen como fuentes primarias de la información y a que
conservan y resguardan los documentos que prueban la
existencia y el buen o mal funcionamiento de las
instituciones. Si no existieran los archivos, simplemente no
habría información, y por ende nada que probara o
sustentara la gestión de las instituciones, ni que
proporcionar al ciudadano.
• Por lo que la aportación será en la labor de la administración
de archivos y documentos, que permitirá re-encarar las
tareas en el manejo de archivos, contemplando, selección,
descripción, clasificación, ordenamiento y conservación de
archivos y documentos, de manera que el servicio de
archivística sea de calidad y aporte a la salud de la
organización.

LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o
hacer cumplir la política, la voluntad de un gobierno, como
es expresada por las autoridades competentes.
Es pública porque comprende las actividades de una
sociedad sujeta a la dirección política, las cuales son
ejecutadas por las instituciones gubernamentales.
Es administración porque implica la coordinación de
esfuerzos y recursos, mediante los procesos administrativos
básicos de planeación, organización, dirección y control.

¿Qué es la información?
• La información es el conocimiento que los
hombres perciben por medio de uno o más de
sus sentidos. La información permanece
intangible hasta que está representada de una
manera formal con datos. Cuando la información
está representada como datos en un documento
puede ser guardada, comunicada y usada.

DOCUMENTOS
• Los reportes, estudios, actas, resoluciones,
oficios, correspondencia, acuerdos, directrices,
circulares, contratos, convenios, instructivos,
notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier
otro registro que se inscriba o genere en el
ejercicio de las facultades o la actividad de los
sujetos obligados y sus servidores públicos, sin
importar su fuente o fecha de elaboración. Los
documentos podrán estar en cualquier soporte,
sea papel, casette, video, electrónico, informático
u holográfico.

Soporte de los documentos
• La mayoría de los documentos se sigue
produciendo en papel, pero se utilizan
también otros soportes como acetato de
celulosa o poliéster, como en los rollos de
microfilme, microfichas, discos o cintas,
películas o videos, cintas magnéticas y discos
ópticos, entre otros.

TABLA COMPARATIVA PARA DETERMINAR UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
DOCUMENTOS DE ARCHIVO. DOCTOS.DE COMPROBACIÓN
ADMITIVA. INMEDIATA
DOCUMENTOS DE APOYO
INFORMATIVO
Documento que sin importar su forma o
medio ha sido creado, recibido,
manejado y usado por un individuo u
organización en cumplimiento de
obligaciones legales y en el ejercicio de su
actividad.
Son producidos en forma natural en
función de una actividad administrativa.
Constituye el único testimonio y garantía
documental del acto administrativo, por
tanto se trata de documentación única.
Esta estructurado en conjuntos de
documentos organizados que se
interrelacionan.
Son o pueden ser: patrimonio
Documental.
Cumplida su vigencia administrativa pasan al
Archivo de Concentración para su conservación
precautoria por su vigencia fiscal o legal,
posteriormente, previa valoración documental
pasa al Archivo histórico de la dependencia,
entidad o al Archivo General de la Nación para su
conservación permanente o se tramita su baja
por carecer de valor evidencial o testimonial.
Documentos creados o recibidos
por una institución o individuos en
el curso de trámites administrativos
o ejecutivos.
Son producidos en forma natural en
función de una actividad
administrativa.
Son comprobantes de la realización
de un acto administrativo
inmediato: vales de fotocopias,
minutarios, registros de visitantes,
listados de envíos diversos, facturas
de correspondencia de entrada y
salida, tarjetas de asistencia, etc.
No son documentos estructurados
con relación a un asunto.
Su vigencia administrativa es inmediata o
no más de un año.
No son transferidos al Archivo de
Concentración.
Su baja debe darse de manera inmediata
al terminó de su utilidad.
Documentos constituidos por
ejemplares de origen y características
diversas cuya utilidad en las unidades
responsables reside en la información
que contiene para apoyo de las tareas
asignadas.
Generalmente son ejemplares
múltiples que proporciona
información, no son originales: se
trata de ediciones, reprografías o
acumulación de copias y fotocopias
que sirven de control.
Se trata de un conjunto ficticio o
integrado artificialmente por unidades
temáticas.
Por lo general no se consideran patrimonio
documental, se destruyen y solo se
conservan aquellos por su valor de
información.(biblioteca o Centro de
Documentación)
No se transfieren al Archivo de
Concentración.
Carecen de conceptos tales como vigencia o
valores administrativos.

PARA QUÉ ORGANIZAR
LOS ARCHIVOS?.

Evitar bodegas de papel que no
sabemos que hacer con ello.
No esperar el ciclo vital del
tiempo.

R.I. SEMAR.
Ley General de
Bienes Nacionales
Ley Orgánica de
la Administración
Publica Federal
(Art. 18 y 30)
Ley Federal de
Transparencia
y Acceso a la
Información Publica
Gubernamental, y
su Reglamento
Ley Federal de
Procedimiento
Administrativo
Ley Federal de
Responsabilidades
Administrativas
De los Servidores
Públicos
Lineamientos
generales para
La organización y
conservación de
Los archivos de las
Dependencias y
Entidades de la APF,
(DOF 20/02/2004)
Disposiciones Generales para la Transferencia y los archivos de la
Administración Publica Federal. (DOF 27/07/2011)
Instructivos para:
• El tramite y control de bajas de documentación del gobierno federal.
• La elaboración del Catalogo de Disposición Documental.
• La elaboración del Cuadro General de Clasificación archivistica.
• La elaboración de la Guía simple de archivos.
• La transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados
• Con valor Histórico al Archivo General de la Nación.
Guías para:
• El descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los
archivos de concentración de las dependencias y entidades de la APF.
• La salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo.
• Determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalización de
documentos de archivo.
•La identificación de series documentales con valor secundario.
• Criterios para el proceso de descripción de acervos fotográficos.
Norma General de información Financiera Gubernamental 004.
Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental.
Decreto por el que las dependencias y entidades de la APF, la Procuraduría General de la República, las Unidades
Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donaran a titulo gratuito a la
Comisión Nacional de los Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean
útiles 21/febrero/2006
Constitución
Política de
los Estados
Unidos
Mexicanos.
Art. 6ª.
Ley Federal de
Archivos.
Manual de Administración
Archivística Tomo I
Manual Regula Información SEMAR-AM.
relacionada con la Seg. y Defensa Nacional.
Lineamientos a que se
Sujetará la guarda, custodia
y plazo de conservación del
Archivo Contable.
MARCO JURÍDICO EN MATERIA DE ARCHIVOS
Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de
la información de las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal
SEFUPU.
Manual administrativo
de aplicación general en
materia de transparencia
y archivos.
(23/NOV/2012
D.A.M. 1.1.1. Recursos Humanos
“inciso P. Archivos Normatividad”

México en Paz.
México con Educación
de Calidad.
México Prospero.
México incluyente
México con
Responsabilidad
Global.
P.N.D.
(2012 – 2018)
5 Metas Nacionales.
3 Estrategias Transversales.
Democratizar la
productividad.
Gobierno Cercano
y Moderno.
Perspectiva de
Genero.

Claridad Calidad
Oportunidad
Utilidad
POLITICA Procedimientos del MMAGMTA Incidencia.
1 Archivos. Gobierno Abierto.
Participación Ciudadana.
2 Acceso a la Información.
Rendición de Cuentas
Transparencia.
Transparenci
a.
MODELO DE POLÍTICA EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN
DE CUENTAS.

ESTRATEGIA 1.7.- Consolidar los sistemas
instituciones de archivo y administración de
documentos.
Líneas de Acción Tipos de Línea de Acción. Unidad encargada
del seguimiento.
1.7.1.- Asegurar el
cumplimiento en la A.P.F. de
los Instrumentos de control
y consulta en materia
archivística.
UNIDADES Y DEPENDENCIAS DE LA
SEMAR.
Elaborar en coordinacion con el
A.T. y C.A. El
C.G.C.A. C.A.D.I.D.O. Y la Guía
Simple de Archivos.
(Art. 19 L.F.A.)
A.G.N.
1.7.5.- Fortalecer una
cultura archivística en los
Servidores públicos de la
A.P.F.
Archivo General de la Secretaria de
Marina-Armada de Mexico.
A.G.N.

INSTRUCTIVO 1
GUIA PARA LA ELABORACION DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCION.
D.O.F. DEL 13 DE OCTUBRE DE 2005.
VI.- RECURSOS MATERIALES.
9.- Archivos.
Se entrega en este acto la relación de los expedientes y demás
documentación que integran los archivos de la Unidad
Administrativa, debidamente clasificada en términos de la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, señalando los casos en los que la información
contenida en los mismos se encuentra incompleta, conforme al
Anexo (104). los archivos organizados e instrumentos de consulta y
control archivístico que se encontraban bajo su custodia.
ART. 23 DE LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS.

Archivo de Trámite
Archivo de
Concentración.
Archivo Histórico
FASE ACTIVA.
USO CONSTANTE.
USUARIOS.- ÁREA PRODUCTORA.
FASE SEMI-ACTIVA.
USO ESPORÁDICA.
USUARIOS.- ÁREA PRODUCTORA.
FASE INACTIVA.
USO SOCIAL.
USUARIOS.- INVESTIGADORES Y
PUBLICO EN GENERAL
Transferencia Primaria Depuración.
Transferencia
Secundaria o Baja
Valores Primarios:
Legales o jurídicos.
Administrativos.
Contables o fiscales.
Valores Secundarios:
Testimonial.
Evidencial.
Informativo.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

• Es la operación intelectual y mecánica por la
que las diferentes agrupaciones
documentales se relacionan de forma
jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido e
información.
SISTEMAS DE
CLASIFICACIÓN

• Es la operación intelectual y mecánica por la
que las diferentes agrupaciones
documentales se relacionan de forma
jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido e
información.
• CLASIFICACION.- Es la disciplina que se ocupa
de los principios de las Leyes y aplicaciones
que corresponden en el contexto del
conocimiento a la distribución de los
conceptos, en universos organizados.
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Se clasifican Atribuciones para ordenar los expedientes
producidos al cumplimiento de esa Atribuciones.
EJEMPLO.
Si me piden información por medio de la Unidad de Enlace,
no me deben pedir información que no esta dentro de mis
atribuciones.
Si rendimos cuenta, tenemos que rendir cuentas de mis
atribuciones.
Es por ello si organizo mi A.T lo voy hacer por medio de los
expedientes producidos al cumplimiento de mis
atribuciones.

¿Qué es un archivo?
• “Es uno o más conjuntos de documentos acumulados
en un proceso natural por una persona o institución en
el transcurso de su gestión, respetando el orden en que
fueron generados para servir de testimonio y fuente de
información a las personas o instituciones que los
produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de
la historia”.
• El término archivo se utiliza también para designar el
depósito de archivo o la institución archivística que
custodia archivos.

ARCHIVO DE TRÁMITE
Unidad responsable de
la administración de
documentos de uso
cotidiano y necesario
para el ejercicio de las
atribuciones de una
unidad administrativa.
Articulo 14.- LEY FEDERAL DE ARCHIVOS.

• I.- Integrar los expedientes de archivo.
• III.- Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la
elaboración del C.G.C.A. “CADIDO” y el Inventario Gral.
• IV.- Elaborar los inventarios de transferencia primaria
• V.- Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de
las series documentales, con el objeto de realizar las
transferencias primarias al A. de C. conforme al “CADIDO”.
• II.- Conservar la documentación que se encuentra activo y la
que ha sido clasificada como reservada o confidencial,
conforme al “CADIDO”.
Art. 14 de la Ley Federal de Archivos.
En cada unidad administrativa existirá un A.T. y tendrán las
siguientes funciones
OFICIO DESIGNACION
DIGACOPER NO HA NOMBRADO

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTACIÓN
INSTITUCIONAL.
Art. 18 de la Ley Federal de Archivos.
• Los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional. Dicho
sistema incluirá al menos los siguientes procesos relativos a documentos
de archivos:
I. Registro de entrada y salida de correspondencia,
II. Identificación de documentos de archivo;
III. Uso y seguimiento;
IV. Clasificación archivística por funciones;
V. Integración y ordenación de expedientes;
VI. Descripción a partir de sección, serie y expedientes;
VII. Transferencia de archivos;
VIII. conservación de archivos;
IX. Revaloración de archivos;
X. Criterios de clasificación de la información; y
XI. Auditoria de archivos.

I N S T R U M E N T O S
D E
C O N T R O L

Articulo 19. Los sujetos obligados deberán
elaborar instrumentos de control y consulta
archivística, por lo que deberán contar al menos
con los siguientes:
I. El cuadro general de clasificación
archivística;
II. El catálogo de disposición documental;
III. Los inventarios documentales
• General,
• De transferencia; y
• De baja; y
IV. La guía simple de archivos.
LEY FEDERAL DE ARCHIVOS.

ELEMENTOS ESENCIALES PARA LA
ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA.
FUNDAMENTOS HA CONSIDERAR:
1.- LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA
FEDERAL.
2.- LEY ORGÁNICA DE LA SECRETARIA DE MARINA –ARMADA
DE MÉXICO.
3.- REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARIA DE MARINA.
4.- MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Cuadro General de
Clasificación Archivística
Instrumento técnico que refleja la estructura de un
archivo con base en las atribuciones y funciones de
cada sujeto obligado.
El C.G.C.A. Permite organizar los asuntos de
manera funcional y puede ser utilizada por
cada unidad responsable de acuerdo a sus
necesidades.
LEY FEDERAL DE ARCHIVOS.- Art. 4. Fracc. XVII

EL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA SE INTEGRA POR:
FONDO
El Conjunto de documentos producidos
orgánicamente por una Dependencia o
entidad con cuyo nombre se identifica .
(SECRETARIA DE MARINA.)
SECCION. SUBSECCION SERIE SUBSERIE EXPEDIENTE DOCUMENTO
Cada una de las divisiones del fondo, basada
en las atribuciones de cada dependencia o
entidad de conformidad con las disposiciones
legales aplicables.
(ATRIBUCIONES)
Unidad documental constituido por uno o
varios documentos de archivo, ordenados
y relacionados por un mismo asunto,
actividad o trámite de una dependencia o
unidad.
(ASUNTOS).
División de una sección que corresponde al
conjunto de documentos producidos en el
desarrollo de una misma atribución
general y que versan sobre una materia o
asunto especifico.
(FUNCIONES).
Es la unidad archivística mas pequeña
intelectualmente indivisible. Ej. Una carta,
un informe, una grabación sonora, una
fotografía.
(DOCUMENTO.)

SECRETARIO DE
MARINA
DIR. GRAL. DE
CONSTRUCCIONES
NAVALES
DIR. GRAL. DE
RECURSOS
HUMANOS
FUERZAS,
REGIONES Y
ZONAS NAVALES
INSPECTOR Y
CONTRALOR
GENERAL DE
MARINA
ORGÁNICA
ACTUAL JUNTA
DE ALMIRANTES
JUNTA
NAVAL
UNIDAD
JURÍDICA
ESTADO
MAYOR GENERAL
OFICIALIA
MAYOR
SUBSECRETARIO
DIR. GRAL DE
SERVICIOS
DIR. GRAL. DE
INVESTIGACIÓN Y
DESARROLLO
DIR. GRAL. DE
ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
DIRECCIONES GRALES.
ADJUNTAS.
DIRECCIONES DE AREA.
SUBDIRECCIONES DE AREA.
JEFE DE DEPARTAMENTO.

SERIES
EXPEDIENTES
FONDO
SECCIONES
ATRIBUCIONES
FUNCIONES
ASUNTOS
COMPONENTES DEL
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA
DEPENDENCIA O ENTIDAD.

• I.- Organizar, administrar y preparar la Armada;
• II.- Manejar el activo y las reservas de la Armada en todos sus aspectos;
• III.- Conceder licencias y retiros, e intervenir en las pensiones de los miembros de la Armada;
• IV.- Ejercer:
• a. La soberanía en el mar territorial, su espacio aéreo y costas del territorio;
• b. Vigilancia de las zonas marinas mexicanas, sin perjuicio de las atribuciones que correspondan a
otras dependencias, y
• c. Las medidas y competencias que le otorguen los ordenamientos legales y los instrumentos
internacionales de los que México sea parte, en la Zona Contigua y en la Zona Económica Exclusiva.
• V.- Ejercer la autoridad para garantizar el cumplimiento del orden jurídico en las zonas marinas
mexicanas, proteger el tráfico marítimo y salvaguardar la vida humana en la mar, sin perjuicio de las
atribuciones que correspondan a otras dependencias.
• VI.- Dirigir la educación pública naval;
• VII.- Ejercer funciones de policía marítima para mantener el estado de derecho en las zonas marinas
mexicanas;
• VII bis.- Llevar a cabo la búsqueda, rescate, salvamento y auxilio en las zonas marinas mexicanas de
conformidad con las normas nacionales e internacionales, en su caso, en coordinación con las demás
autoridades competentes;
• VIII.- Inspeccionar los servicios de la Armada;
• IX.- Construir, reconstruir y conservar las obras portuarias que requiera la Armada;
• X.- Establecer y administrar los almacenes y estaciones de combustibles y lubricantes de la Armada;
Artículo 30.- A la Secretaría de Marina corresponde
el despacho de los siguientes asuntos:

• XI.- Ejecutar los trabajos hidrográficos de las costas, islas, puertos y vías navegables, así como
organizar el archivo de cartas marítimas y las estadísticas relativas;
• XII.- Intervenir en el otorgamiento de permisos para expediciones o exploraciones científicas,
extranjeras o internacionales en aguas nacionales;
•
• XIII.- Intervenir en la administración de la justicia militar;
•
• XIV.- Construir, mantener y operar astilleros, diques, varaderos, dragas, unidades y
establecimientos navales y aeronavales, para el cumplimiento de la misión de la Armada de
México, así como prestar servicios en el ámbito de su competencia que coadyuven al desarrollo
marítimo nacional, de conformidad con las disposiciones aplicables y en concordancia con las
políticas y programas que para dicho desarrollo determine la Secretaría de Comunicaciones y
Transportes y las demás dependencias que tengan relación con el mismo;
•
• XV.- Emitir opinión con fines de seguridad nacional en los proyectos de construcción de toda
clase de vías generales de comunicación por agua y sus partes, relacionados con la ingeniería
portuaria marítima y señalamiento marino;
•
• XVI.- Organizar y prestar los servicios de sanidad naval;
•
• XVII.- Programar, fomentar, desarrollar y ejecutar, sin perjuicio de las atribuciones que
correspondan a otras dependencias, los trabajos de investigación científica y tecnológica en las
ciencias marítimas, creando los institutos de investigación necesarios;
•

• XVIII.- Integrar el archivo de información oceanográfica nacional, y
•
• XIX.- Celebrar acuerdos en el ámbito de su competencia con otras dependencias e instituciones
nacionales o extranjeras, en los términos de los tratados internacionales y conforme a la legislación
vigente;
•
• XX.- Ejercer acciones para llevar a cabo la defensa y seguridad nacionales en el ámbito de su
responsabilidad, así como coordinar con las autoridades competentes nacionales el control del tráfico
marítimo cuando las circunstancias así lo lleguen a requerir, de acuerdo con los instrumentos jurídicos
internacionales y la legislación nacional;
•
• XXI.- Participar y llevar a cabo las acciones que le corresponden dentro del marco del sistema nacional
de protección civil para la prevención, auxilio, recuperación y apoyo a la población en situaciones de
desastre;
•
• XXII.- Adquirir, diseñar y fabricar armamento, municiones, vestuario, y toda clase de medios navales e
ingenios materiales, así como intervenir en la importación y exportación de éstos, cuando, sean de uso
exclusivo de la Secretaría de Marina-Armada de México;
•
• XXIII.- Prestar los servicios auxiliares que requiera la Armada, así como los servicios de apoyo a otras
dependencias federales, de las entidades federativas y de los municipios que lo soliciten o cuando así
lo señale el titular del Ejecutivo Federal;
•

• XXIV.- Intervenir, en el ámbito de su responsabilidad, en la protección y
conservación del medio ambiente marino sin perjuicio de las
atribuciones que correspondan a otras dependencias;
•
• XXV.- Inspeccionar, patrullar y llevar a cabo labores de reconocimiento y
vigilancia para preservar, las Áreas Naturales Protegidas, en
coordinación con las autoridades competentes y de conformidad con las
disposiciones aplicables, y
•
• XXVI.- Las demás que le atribuyan expresamente las leyes y
reglamentos.
Artículo 30.- A la secretaría de marina corresponde el
despacho de los siguientes asuntos:

FUNCIONES COMUNES
1C Legislación.
2C Asuntos Jurídicos
3C Programación, Organización y Presupuestación.
4C Recursos Humanos.
5C Recursos Financieros
6C Recursos Materiales y Obra pública.
7C Servicios Generales.
8C Tecnologías y Servicios de la Información.
9C Comunicación social.
10C Control y Auditoria de Actividades Publicas.
11C Planeación, información, evaluación y políticas.
12C Transparencia y acceso a la información.
FUNCIONES SUSTANTIVAS.
1S Organizar, adiestrar, alistar, equipar y operar a la Armada.
2S Educación naval.
3S Sanidad Naval..
4S Justicia Naval.
5S Soberanía en el Mar Territorial, espacio Aéreo y Costas del Territorio.
6S Hidrografía de las costas, mares, islas, puertos y vías navegables.
7S Investigación científica, océano-gráfica, meteorológica, biológica y de los recursos marítimos y
desarrollo portuario.
8S Construcción y Operación de Astilleros, Diques, Varaderos, Dragas, Unidades y Establecimientos
Navales y Aeronavales.
9S Defensa y Seguridad Nacional.
10S Apoyo a Dependencias Federales, Entidades federativas y Municipios.
11S Medio Ambiente Marino Protección y Conservación.
12S Comunicaciones navales.

Ley Orgánica de la Armada de México (atribuciones)
ORGANIZAR, ADMINISTRAR Y PREPARAR LA ARMADA
LAS RESERVAS DE LA ARMADA
CONCEDER LICENCIAS Y RETIROS
PENSIONES DE LOS MIEMBROS DE LA ARMADA
SOBERANÍA EN EL MAR TERRITORIAL, SU ESPACIO AÉREO Y COSTAS DEL TERRITORIO;
VIGILANCIA DE LAS ZONAS MARINAS MEXICANAS
ORDEN JURÍDICO EN LAS ZONAS MARINAS MEXICANAS
EL TRÁFICO MARÍTIMO Y SALVAGUARDAR LA VIDA HUMANA EN LA MAR
LA EDUCACIÓN PÚBLICA NAVAL
DE POLICÍA MARÍTIMA
ESTADO DE DERECHO EN LAS ZONAS MARINAS MEXICANAS;
BÚSQUEDA, RESCATE, SALVAMENTO Y AUXILIO EN LAS ZONAS MARINAS MEXICANAS
INSPECCIONAR LOS SERVICIOS DE LA ARMADA
CONSERVAR LAS OBRAS PORTUARIAS QUE REQUIERA LA ARMADA
ADMINISTRAR LOS ALMACENES Y ESTACIONES DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES DE LA ARMADA;
TRABAJOS HIDROGRÁFICOS DE LAS COSTAS, ISLAS, PUERTOS Y VÍAS NAVEGABLES

CARTAS MARÍTIMAS
EXPEDICIONES O EXPLORACIONES CIENTÍFICAS
ADMINISTRACIÓN DE LA JUSTICIA MILITAR;
OPERAR ASTILLEROS, DIQUES, VARADEROS, DRAGAS, UNIDADES Y ESTABLECIMIENTOS NAVALES Y AERONAVALES
LOS PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN DE TODA CLASE DE VÍAS GENERALES DE COMUNICACIÓN POR AGUA Y SUS PARTES,
RELACIONADOS CON LA INGENIERÍA PORTUARIA MARÍTIMA Y SEÑALAMIENTO MARINO;
SERVICIOS DE SANIDAD NAVAL;
INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA EN LAS CIENCIAS MARÍTIMAS, CREANDO LOS INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN
OCEANOGRÁFICA NACIONAL
LOS TRATADOS INTERNACIONALES
EJERCER ACCIONES PARA LLEVAR A CABO LA DEFENSA Y SEGURIDAD NACIONALES
CONTROL DEL TRÁFICO MARÍTIMO
LOS INSTRUMENTOS JURÍDICOS INTERNACIONALES Y LA LEGISLACIÓN NACIONAL;
SISTEMA NACIONAL DE PROTECCIÓN CIVIL PARA LA PREVENCIÓN, AUXILIO, RECUPERACIÓN Y APOYO A LA POBLACIÓN EN
SITUACIONES DE DESASTRE;
ADQUIRIR, DISEÑAR Y FABRICAR ARMAMENTO, MUNICIONES, VESTUARIO
LA IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE ARMAMENTO, MUNICIONES VESTUARIO.
PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE MARINO
INSPECCIONAR, PATRULLAR Y LLEVAR A CABO LABORES DE RECONOCIMIENTO Y VIGILANCIA PARA PRESERVAR, LAS ÁREAS
NATURALES PROTEGIDAS

1C.1. Disposiciones legales en materia.
1C.2. Programas y proyectos sobre legislación.
1C.3. Leyes
2C.1. Disposiciones jurídicas.
2C.2. Programas y proyectos.
2C.3. Registro y certificación de firmas.
3C.1. Disposiciones en materia de programación.
3C.2. Disposiciones y directivas en materia de presupuestación.
3C.3 Disposiciones en materia de organización.
4C.1 Disposiciones en materia de recursos humanos.
4C.2 Programas y proyectos en materia de recursos humanos.
4C.3 Expediente Único de Personal.
5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental.
5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros y contabilidad gubernamental.
5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal.
6C.3 Licitaciones.
7C.1 Disposiciones en materia de servicios generales.
7C.2 Programas y proyectos en servicios generales.
7C.3 Servicios básicos (Energía, electricidad, agua, predial, etc)
1S.1 Disposiciones en materia de planeamiento, información, evaluación y políticas de Seguridad Nacional.
1S.2 Programas y proyectos en materia de planeamiento, información, evaluación y políticas de seguridad nacional.
1S.3 Doctrina de planeamiento naval.
SERIE:- División de una Sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan
sobre una materia o asunto especifico.
PROYECTO DEL CUADRO
GENERAL DE LA SEMAR
(C.G.C.A.)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
(CADIDO)
Registro general y sistemático que
establece los valores documentales, los
plazos de conservación, la vigencia
documental, la clasificación de reserva o
confidencialidad y el destino final.
ART. 4 FRAC. X, DE LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS.

CATÁLOGO DE
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
(CADIDO)
Pre valoración sobre el
destino final del
expediente.
Tiempo de retención en
el Archivo de
concentración.
Tiempo de retención en
los Archivos de Trámite.
de cada Unidades
Administrativas.
OBJETIVO DEL CATÁLOGO DE
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL POR
DIRS. GRALES. ADJTAS. MANDOS SUPS. EN JEFE
MANDOS SUPS. Y MANDOS SUBORDINADOS.
Registro
general y
sistemático
que
ESTABLECE:
Valores primarios
Vigencia documental
Destino final
Clasificación
CONFORME A LA LFTAIPG
Baja (donación)
Archivo Histórico
Reservada
Confidencial
Administrativa
Legal
Contable
Fiscal
Tiempo de Guarda

PROCEDIMIENTO
PARA LA ELABORACIÓN DEL “CADIDO”
• Revisar los Manuales de Organización, procedimientos, catálogos
de actividades, cuadros de clasificación para identificar todas y
cada una de las series documentales derivadas de un
procedimiento o actividad.
• Identificar, ubicar y comparar en cada sección las series
documentales que derivan de esa función.
• Comparar cada serie documental para ubicarla en el C.G.C.A.
• Registrar el orden establecido para cada serie.
• Asignar el código a cada una de las series.

PROCEDIMIENTOS
PARA LA ELABORACIÓN DEL “CADIDO”
• Identificar y establecer los valores primarios de las series
administrativas.
• Identificar y hacer consenso de los plazos de vigencia
• Cotejar el registro de la reserva o confidencialidad.
• Recabar las firmas de los funcionarios autorizados.

C Ó D I G O
DE
CLASIFICACION.

QUE TIPO DE DOCUMENTO ES?
SECRETO O CONFIDENCIAL? O SE REFRIERE A
LA SECCION DE LA FUNCION SUSTANTIVA
(S1) Y SERIE DOCUMENTAL.
CLASIFICACION: CONFIDENCIAL.
Integración del folio:
LA PRIMERA PARTE.- Es la abreviación de la
clasificación general del documento (AS. S. C.
R) y su numero de serie de acuerdo a su tópico.
LA SEGUDA PARTE.- Numero progresivo que
le corresponde al documento clasificado
compuesto por 4 dígitos.
LA TERCERA PARTE.- Numero de ejemplares
emitidos.
EJEMPLO: C-12C.1.1. – 0020/11 – 004/025.
Manual que regula el uso de la información clasificada de la SEMAR.

SECCION SERI
E
SUB-
SERIE.
EXPEDIENTE.
1S.- Administración del poder naval de la federación.
1S.21.- Seguridad interior.
1S.21.2.- Protección de la Z.E.CE.
1S.21.2.3.- ORDEN DE
OPERACIONES
ARM “CITLALTÉPETL
“ARE-O7.
PARA ASIGNAR EL CODIGO DEL
EXPEDIENTE SEGÚN EL C.G.C.A. SECRETARÍA DE MARINA.
SUBSECRETARÍA DE MARINA.
DIR. GRAL. DE SERVICIOS.
DIR. GRAL. ADJ. OBRAS Y DRAG.
DECIMA ZONA NAVAL
ARM “CITLALTÉPETL” ARE-O7).
C O M A N D A N C I A.
D E T A L L.
T R A M I T E.
OFICIO NÚM: R-0052/12.
ASUNTO: Se rinde Informe de viaje número “UNO“
efectuado por esta Unidad.
A Bdo. en Lázaro Cárdenas, Mich., 24 Marzo del 2012
AL C. ALMIRANTE
SECRETARIO DE MARINA
EDO. MAY. GRAL. DE LA ARMADA
SECCION TERCERA
MEXICO. D.F.
ESTA COMANDANCIA DE BUQUE A MI MANDO, Se permite remitir a esa H. Superioridad, el Informe de
Viaje Número "UNO" efectuado por esta Unidad del 8 al 23 de Marzo del 2012, en cumplimiento a la superior
Orden de Operaciones DESCFLOT “APOYO PUERTO VALLARTA. JAL.” No. 008/2012, del 7 de Marzo de
2012", girada por la Comandancia de la Décima Flotilla Naval habiendo navegado 06 singladuras, 565 millas
náuticas en 87 horas
I.- MISION: Concentrarse a Puerto Vallarta, Jal., fin proporcionar apoyo en maniobras de zarpe y
arribo del buque arm. “CUAUHTEMOC BE-O1, durante los eventos de la regata “COPA MEXICO
2012" a efectuarse en citado puerto.
II.-EJECUCIÓN: Esta Unidad zarpará de este Puerto cuando este se encuentre listo, con el fin de
concentrarse a Puerto Vallarta, Jal.
III.-INTINERARIO: Lázaro Cárdenas, Mich. — Manzanillo, Col. — Puerto Vallarta, Jal. - Manzanillo,
Col. - Lázaro Cárdenas, Mich.
IV.-DIFICULTADES DE ORDEN ECONOMICO.- NO HUBO
V.- DIFICULTADES DE ORDEN PERSONAL.- NO HUBO
VI.-DIFICULTADES DE ORDEN MATERIAL.- NO HUBO
VII.- TRANSPORTE.- NO HUBO
VIII.- NOVEDADES:- SIN NOVEDAD.
REPETUOSAMENTE.
SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN
EL TTE. DE FRAG. CG. COMANDANTE INT.
RODRIGO ALEJANDRO ZARATE JACINTO.
(B-8074797)
EXPEDIENTE:-.1S.21.2.3
SELLO
O
LOGOTIPO.
FECHA DE CLASIFICACION.- 24 Marzo del 2012.
UNIDAD ADMITIVA.- ARM “CITLALTÉPETL” ARE-
O7).
CARÁCTER.- CONFIDENCIAL.
PARTE CLASIFICADA.- TODO EL DOCTO.
FUNDAMENTO LEGAL.- ART. 13 DE LA LFTAIPG.
FECHA DE DESCLASIFICACION.- INDEFINIDO.
LINEAMIENTOS
GENERALES PARA LA
CLASIFICACIÓN Y
DESCLASIFICACIÓN DE
LA INFOMACION D. O. F.
18 DE AGOSTO DE 2003
LEY FEDERAL DE
TRANSPARENCIA Y ACCESO
A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
GUBERNAMENTAL D. O. F. 11
DE JUNIO DE 2002
CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL.
EXPEDIENTES
PLAZOS DE CONSERVACION TECNICAS
DE
SELECCIÓN
INFORMACION
Valoración
primaria
VIGENCIAS
CODIGO NOMBRES A L/J C/F AT AC Total
Elimi
nación
CONSER
VACION
MUES
TREO
ACCESO
PERIOD
O DE
RESERV
A
OBSERVA
CIONES
1S.21.2.3. O.O. ARM “CITLALTÉPETL “ARE-
O7
x 3 3 6 X
RESERVA
DA
3
Se conservara para
estadísticas operativas.
C.G.C.A.
INSTRUMENTOS DE CONTROL.
Art. 19. Fraccs. I y II L.F.A.
CADIDO.

EJEMPLO PARA ASIGNAR EL CODIGO DEL EXPEDIENTE
SEGÚN EL C.G.C.A.
.
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO Y MATERIAL.
Código del Expediente.
SMEDFPB/11C.6.3.1. 2013.
Programa Institucional de Desarrollo Archivística.
SECCION. SERIE SUB-SERIE. EXPEDIENTE.
11C.- Planeación, información, evaluación y políticas.
11C.6.- Planes nacionales.
11C.6.3.- Programa Sectorial de Marina
11C.6.3.1.-Programa Institucional de
Desarrollo Archivística
Nombre del Expediente.
AÑO DE APERTURA DEL
EXPEDIENTE

LINEAMIENTOS
GENERALES PARA
LA CLASIFICACIÓN Y
DESCLASIFICACIÓN
DE LA INFOMACION
D. O. F. 18 DE
AGOSTO DE 2003
LEY FEDERAL DE
TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA
INFORMACIÓN
PÚBLICA
GUBERNAMENTAL
D. O. F. 11 DE
JUNIO DE 2002
FECHA DE CLASIFICACIÓN: 15 DE ABRIL DE 2011.
UNIDAD RESPONSABLE: J.E.M.G.A.M.
CARÁCTER: RESERVADO.
PERIODO DE RESERVA: 3 AÑOS.
FUNDAMENTO LEGAL: ART. 14 FRACC.V. DE LA LFTAIPG.
PARTES CLASIFICADAS: TODO EL DOCUMENTO.
FECHA DE DESCLASIFICACION: AÑO 2015.

Código del Expediente (CURP) .
SECCIÓN Y SERIE
CLAVE PROGRAMATICA
DEL ÁREA
( Sección : 4C. Serie: 3)
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
SMEDFPB/4C.3/ LARA851125HDFRSR02.
LARA RIOS ARMANDO.
EXPEDIENTE DE PERSONAL.

EJEMPLO PARA ASIGNAR EL CODIGO DEL EXPEDIENTE
SEGÚN EL C.G.C.A.
.
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO Y MATERIAL.
Código del Expediente.
SMEDFPB/11C.6.3.1. 2011.
Programa Institucional de Desarrollo Archivística.
SECCION. SERIE SUB-SERIE. EXPEDIENTE.
11C.- Planeación, información, evaluación y políticas.
11C.6.- Planes nacionales.
11C.6.3.- Programa Sectorial de Marina
11C.6.3.1.-Programa Institucional de
Desarrollo Archivística
Nombre del Expediente.
EXPEDIENTE

Código del
Expediente.
SECCIÓN Y SERIE
CLAVE PROGRAMATICA
DEL ÁREA
( Sección : 10C. Serie: 14)
EXPEDIENTE
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
SMEDFPB/10C.14.2 2011.
DECLARACION PATRIMONIAL.

I.-El marco de identificación del expediente debe de
contener como mínimo los siguientes elementos:
• Unidad Administrativa,
• Fondo:
• Sección:
• Serie:
• Número de expediente o clasificación:
• Fecha de apertura:
• Asunto:
• Valores documentales:
• Vigencia documental:
• Número de fojas:
CARATULA DE EXPEDIENTE.
NUMERAL DECIMOQUINTO. Lineamientos Generales para la Organización y
conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública 20/feb/20004.

INVENTARIOS DOCUMENTALES
Inventarios documentales: Instrumentos de
consulta que describen las series y
expedientes de un archivo y que permiten su
localización (inventario general), transferencia
(inventario de transferencia) o baja
documental (inventario de baja documental).
ART. 4 FRAC. XXVII LEY FEDERAL DE ARCHIVOS.

Inventario de Baja
Documental
Inventario de
Transferencia
Inventario General
INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES
Describe los Expedientes de un archivo
Control de expedientes en el
archivo
(Registro)
Se detecta rápidamente la
documentación que requiere ser
transferida
(periodo de vigencia documental)
Permite conocer la
documentación que fenecen sus
valores administrativos, legales,
fiscales o contables (causa baja).
(período de vigencia documental)
Sirve como

8C.17.1.1 2012.
Correspondencia de Entrada.
9C.2.1.1 2011.
Comunicación Social.
8C.17.1.2 2011.
Correspondencia de Salida.
8C.17.1.1 2011.
2011
2012
PERÍODO DE TRÁMITE
El inventario se reporta por años. Hay expedientes que por el asunto del
que tratan no se cierran en ese mismo año, continúan aún activos.
EJEMPLO:
INVENTARIO
2011 Documentación
del 2012
2011
2012
2013, ETC.
6C.27.1.1 2011
ACTA ENTREGA RECEPCIÓN

8C.17.1.1 2012.
9C.2.1.1 2010.
Comunicación Social.
8C.17.1.2 2010.
Correspondencia de Salida.
8C.17.1.1 2010.
2011
2012
Físicamente en el archivero se manejará de la siguiente manera:
2011
Documentación
del 2012
Se empezaría con todos los expedientes del año en curso y
posteriormente se colocarán los expedientes de años anteriores
que continúen activos.
8C.17.1.1 2011.

En el llenado del Inventario, el Expediente que viene activo de
años anteriores se manifiesta al principio del reporte de la serie
que le corresponde.
Al manifestar lo correspondiente al 2011, podrá utilizarse el
consecutivo normalmente.
Ejemplo:
No.
Secuencial
Clasificador
Descripción del asunto del
Expediente
Periodo de Trámite
Original Copia Acuse
Vigencia
Documental
Clasificación de la Información
Inicio Termino
Reservada
(Indicar periodo
de reserva)
Confidencial
1 6C.27.1.6
SOLICITUDES Y NECECIDADES
DE VESTUARIO Y EQUIPO PARA
EL PERSONAL DEL ARCHIVO
GENERAL
2007 2012 X 5 años
2 6C.20.1.1
CONTROL DE INSUMOS
ALMACENADOS EN PAÑOLES
2010 2012 X 2 años
3 6C.27.1.1
SOLICITUDES DE MATERIALES Y
SUMINISTROS A LA DIRECCION
GENERAL ADJUNTA DE
ABASTECIMIENTO (MATERIAL
DE OFICINA, PAPELERIA Y
LIMPIEZA
2010 2012 X 2 años
INVENTARIO GENERAL POR SERIES
DOCUMENTALES

Lo que diferencia a los dos expedientes del siguiente ejemplo es el
año del expediente.
6C.27.1.1 2011
Se elabora un formato de inventario por
cada SERIE documental por año.
6C.27.1.1 2012

Proceso de Transferencia Primaria
MODULO 5
Objetivo Particular:
Identificar y aplicar los documentos y formatos oficiales para
las transferencias primarias.

Transferencia Primaria
• Proceso mediante el cual el archivo de Tramite pone a
disposición del Archivo de Concentración la
documentación que por razones de tiempo han
cumplido ya con su Vigencia en su etapa activa de
acuerdo con el Catalogo de Disposición
Documental(CADIDO).
• Si se requiere Asesoría para este Proceso solicitarlo por
escrito a la Coordinación de Archivos de la Dependencia.

Expurgo
• Consiste en el retiro de los documentos repetidos o
inútiles dentro de un expediente determinado, durante
su formación, previo a su transferencia al archivo de
concentración. Esta acción debe realizarse con la
conciencia de su delicadeza y trascendencia,
sujetándose a las normas y principios vigentes en la
institución en materia de disposición documental.

Identificar Transferencia Primaria:
1. Para poder identificar una transferencia primaria, desde el
archivo de concentración se requiere revisar el catalogo de
Disposición Documental de la Unidad o establecimiento y
cotejar los plazos de conservación con los datos del oficio de
solicitud de transferencia emitido por el archivo de trámite.
2. El oficio de solicitud debe de hacer referencia a la serie o series
documentales con el número exacto de expedientes por cada
una de ellas que se solicita transferir al archivo de
concentración.
3. El cotejo entre el oficio de solicitud y el Catalogo de
Disposición, se refiere a detectar los valores y plazos de
conservación de cada uno de los expedientes.

Identificar Transferencia Primaria:
4. Los expedientes deben de corresponder a cada
serie documental registrada en el cuadro general
de clasificación archivística.
5. Los expedientes que no formen parte de las series
documentales no podrán ser transferidos al
archivo de concentración.
6. Solo se transfieren expedientes y no carpetas con
documentos de entrada o de salida. (Documentos
de Archivo).

Revisar Inventario de Transferencia
Primaria
1. Validez de la Transferencia.
2. Interpretación del catálogo de Disposición Documental.
3. Existencia Física de expedientes transferidos.
4. Descripción del Expediente.
5. Vigencia Documental

• Validez de la transferencia: es el procedimiento que pretende
conocer cada uno de los pasos oficiales administrativos que
avalan desde la valoración hasta la formulación de la
transferencia primaria.
• Interpretación del catálogo de disposición documental:
asegurándose sobre la confiabilidad delos valores, plazos de
conservación y destino final.
• Existencia física de expedientes transferidos: revisión física de
cada uno de los expedientes relacionados en el inventario..
• Descripción del Expediente: observando la calidad de la
descripción y el número de inventario.
• Vigencia Documental: verificar plenamente los plazos de
conservación, los valores documentales y el destino final de
cada uno de los expedientes, y revisar los plazos de
conservación que darán origen al calendario de caducidades.

• Validar la aceptación de la transferencia: con el inventario
revisado y validado, se redacta un oficio de validez de la y
transferencia, el que se integra al expediente de la
transferencia junto el oficio de resguardo remitido por la
unidad administrativa.
• Interpretación del cuadro general de clasificación archivística:
con la idea de que la instalación de los expedientes se
acerque lo más posible a ser reflejo fiel de la unidad
administrativa que los generó.
• Registrar transferencia: en un libro registro de protocolo o en
un sistema informático, por medio de una ficha o cédula de
recepción definitiva.

TRANFERENCIA PRIMARIA
El inventario se reporta por años. Hay expedientes que por el asunto del que
tratan no se cierran en ese mismo año, continúan aún activo.
EJEMPLO:
INVENTARIO DE
TRANFERENCIA
PRIMARIA.
2006 2006 2007
Documentación
del 2007
2010
2011
2012, ETC.

INVENTARIO DE TRANFERENCIA PRIMARIA

SECRETARIA DE MARINA-ARMADA DE MEXICO.
OFICIALIA MAYOR-DIRECCION GENERAL DE
RECURSOS HUMANOS.
DIRECCION DEL ARCHIVO GENERAL.
“ INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA DOCUMENTAL“
FONDO: SECRETARIA DE MARINA. TRANSFERENCIA PRIMARIA: .
SECCION: . TRANFERENCIA PRIMARIA NUM:- 001 /2013.
FECHA: 2 DE MARZO DEL 2013.
MEXICO, D.F., A 2 DE MARZO DEL 2013.
A U T O R I Z O
CAP. FRAG. SAIN. L. CONT. DTOR.
EMILIO BARTOLO CASTILLO.
(B-957111).
NO..
CAJA
/PQT
E.
CODIGO
DEL
EXP.
NO.
FOJA
DESCRIPCIONDEL
EXPEDIENTE PERIODO TIPO DE DOCUMENTO
VALOR
DOCTAL
TIPO DE
INFORMACION
VIGENCIA CONCLUYE CLAVE
TOPOGR
AFICA
INICIO TERMINO ORIG. COP. ACUSE
1 4C.22.1.2 125 Asesoría en materia
archivística.
2012 2013 XXX ADMVA PUBLICA 1 Año 2014.
ENTREGO: RECIBIO
GRADO: TTE. FRAG. SAIN. OFTA. GRADO: TTE. FRAG. SAIN. L. ARCH.
RESP. DEL ARCHIVO DE TRAMITE. RESP. DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION
NOMBRE: MIGUEL A. OSORIO JIMENEZ. . NOMBRE: JOEL JIMENEZ GONZALEZ.
FECHA: . FECHA: .
VALOR DOCUMENTAL: ADMINSTRATIVO, LEGAL Y CONTABLE. TIPO DE INFORMACION: PUBLICA, CONFIDENCIAL Y RESERVADA.

FORMATO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.
FORMATO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL.

SECRETARIA DE MARINA-ARMADA DE MEXICO.
OFICIALIA MAYOR-DIRECCION GENERAL DE RECURSOS
HUMANOS.
DIRECCION DEL ARCHIVO GENERAL.
“ INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL “
FONDO: SECRETARIA DE MARINA .
SECCION: RECURSOS HUMANOS . FECHA: 2 DE MARZO DEL 2013.
EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE _____ HOJAS UTILES Y AMPARA LA CANTIDAD DE _____ EXPEDIENTES DE LA SERIE DOCUMENTAL ___________ DE LOS AÑOS DE
________ CONTENIDOS EN _____ CAJAS CON UN PESO APROXIMADO DE __________.
MEXICO, D.F., A 2 DE MARZO DEL 2014
ELABORO:
LA C. 3/ER. MTRE. SAIN. OFTA.
MESA DE ARCHIVO DE TRAMITE Y CORRESPONDENCIA.
NATALIA RAMOS PAZ.
(M-56838)
NUM.
PROG
NUM.
CAJA O
PQTE.
CODIGO
DEL
EXP.
DESCRIPCION DEL
EXPEDIENTE
FECH
A
VALOR DOCUMENTAL BAJA HIST. TIPO DE
INFORMACIO
N
OBSERVACIONES
ADMITIV
A.
LEGAL CONT/FISC
1.- 1 4C.8.8.3. ORDEN PARTICULAR DE LA
DIRECCION DEL ARCHIVO
GENERAL.
2012 XXX XX PUBLICA ORIGINAL DE LAS ORDENES
PARTICULARES DE LA DIRECCION
DEL ARCHIVO GENERAL.
2.- 1 4C.8.8.4 PARTE DE NOVEDADES DE
LA DIRECCION DEL
ARCHIVO GENERAL.
2012 XXX XX PUBLICA COPIA DEL PARTE DE NOVEDADES DE
LA DIRECCION DE ARCHIVO
GENERAL.
REVISO:
EL C. TTE. FRAG. SAIN. OFTA.
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRAMITE.
MIGUEL A. OSORIO JIMENEZ.
(B-5057753)
AUTORIZO:
EL C. CAP. FRAG. SAIN. L. CONT. DIRECTOR.
EMILIO BARTOLO CASTILLO.
(B-957111)

Es necesario contar
con el Organigrama de
la Institución
También tener a la mano
El Cuadro General de
Clasificación Archivística
Es un esquema general de descripción
de las series documentales de los
archivos de una dependencia o entidad,
que indica sus características conforme
al Cuadro General de Clasificación
Archivística y sus datos generales.
GUÍA SIMPLE
Para elaborarlo.

Unidad responsable de la administración de
documentos cuya consulta es esporádica por
parte de las unidades administrativas de los
sujetos obligados, y que permanecen en él
hasta su destino final.
ARTICUL 4 FRAC. IV Y ART. 15 LEY FEDERAL DE ARCHIVOS.
FORMATO DE BAJA
DOCUMENTAL
CONVENIO CONALITEG

ARCHIVO HISTÓRICO
Fuente de acceso público y
unidad responsable de
administrar, organizar,
describir, conservar y
divulgar la memoria
documental institucional.
Así como, la integrada por
documentos o colecciones
documentales facticias de
relevancia para la memoria
nacional.
ARTICULO 4 FRACC. VI Y ART.16 LEY FEDERAL DE ARCHIVOS.

ARTÍCULOS 16 Y 17 LEY FEDERAL DE ARCHIVOS.

MANTENER ACTUALIZADO EL ARCHIVO DE UNA OFICINA.ppt

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a MANTENER ACTUALIZADO EL ARCHIVO DE UNA OFICINA.ppt

Similar a MANTENER ACTUALIZADO EL ARCHIVO DE UNA OFICINA.ppt (20)

Último

Último (17)

MANTENER ACTUALIZADO EL ARCHIVO DE UNA OFICINA.ppt