FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

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Archivística
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
YURLEY MORENO BACA
Tutora:
MARIA NANCY URIBE CUÉLLAR
Catedrática
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÒN Y LA DOCUMENTACIÒN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ARMENÍA - QUINDÍO
2015

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Archivística
INTRODUCCIÓN
Los documentos desde el momento de su creación tienen un ciclo de vida dentro
de las entidades u organizaciones según el Archivo General de la Nación.
Los documentos tienen valores que son administrativos, legales, jurídicos,
históricos y culturales, esto de acuerdo al tipo de documento y la importancia que
este tenga para las entidades.
Las tablas de retención documental es el instrumento archivístico donde se
registran todas las series, subseries y tipos documentales que se producen y se
reciben en cada entidad, este instrumento es útil para saber cuánto tiempo deben
permanecer los documentos en los archivos de gestión, archivo central e histórico.

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Archivística
Entidad: Alcaldía Municipal de Puerto Colombia
Dirección: carrera 4 No. 2-18 Puerto Colombia, Atlántico
1. Identifique en cada uno de ellos:
Dos tipos de documentos en cada una de las etapas de formación del archivo:
Etapa pre-archivística, archivística (primera y segunda etapa y los valores de los
documentos en el archivo de gestión, central e histórico y describa cuales son las
características de cada uno de ello y su importancia en cada una de las etapas.
Tipo documental
Tiempo de retención disposición final
AG AC CT E I S
Acta de consejo de
gobierno 5 AÑOS 15 AÑOS X X
Resoluciones 5 AÑOS 15 AÑOS X X
Estos documentos son importantes para la administración, para la toma de
decisiones.
Las actas de consejo de gobierno es un documento por el cual queda
plasmado un acontecimiento y toma de decisiones en una comunidad, por
tal motivo este documento después de su creación debe permanecer 5
años en el archivo de gestión de la secretaría de gobierno de la alcaldía
municipal de puerto Colombia para su consulta luego es transferida al
archivo central donde permanece 15 años y es conservada
permanentemente.
Las resoluciones son importantes en el archivo de gestión, central ya que
una vez creadas y aprobadas por el alcalde se caracterizan por establecer
un acto administrativo de obligatorio cumplimiento para la administración
vigente y las que siguen, el cual es de conservación total.

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Archivística
Elija 2 series documentales que deban conservar de los archivos
visitados y explique el porqué de su conservación?
Serie documental: Resoluciones de nombramiento
Serie documental: Historias laborales
Las resoluciones de nombramiento es una serie documental simple que
es producida por la actividad a la que se dedica la entidad (Alcaldía
Municipal de Puerto Colombia).
Esta entidad produce resoluciones para nombrar a una persona como
funcionario el cual este documento expresa el nombre de la persona, el
cargo el cual fue nombrado y la asignación salarial; por este motivo el
documento posee conservación total ya que sirve como testimonio de un
nombramiento o una vinculación laboral en carrera administrativa.
Las historias laborales:
Es una serie documental importante ya que contiene todos los tipos
documentales de los funcionarios contratados desde el momento en que
inicia el proceso de selección en la entidad o empresa hasta el momento de
su desvinculación ya sea por terminación del contrato laboral o por cumplir
el tiempo establecido por ley para pensionarse.
Identifique si en la formación de los archivos tienen en cuenta lo siguiente:
Principio de procedencia
Si tienen en cuenta el principio de procedencia ya que los documentos son
archivados y situados teniendo en cuenta el fondo del que procede.
Principio de orden original
Los documentos son archivados por series documentales y dentro de cada
expediente son ordenados teniendo en cuenta un orden desde el primer
documento que se creó hasta el último guardado en una forma consecutiva.
Tablas de Valoración Documental – TVD

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La Alcaldía Municipal de Puerto Colombia, cuenta con un fondo documental el cual
ha sido intervenido, donde se ha agrupado los expedientes encontrados y de
acuerdo a su asunto y fechas extremas se realiza la valoración, disposición final y
los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
Tablas de Retención Documental – TRD
Los documentos son archivados según lo establece las TRD en su respectiva
serie documental del área al que corresponde.
Cuál es el proceso desde la creación de un documento hasta la disposición
final?.
El proceso desde la creación de un documento consiste en la planeación,
producción de los documentos basados en la GTC-185 y que esté establecido en
el manual de correspondencia, luego ser gestionados y tramitados con las áreas
competentes, organizarlos esto conlleva a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos, una vez cumplido su tiempo de retención en el
archivo de gestión se transfieren al archivo central y de acuerdo a su disposición
final, se establece y ejecuta preservación a largo plazo de los documentos.
Bajo que normas se rige cada uno de estos archivos en la formación de los
archivos
Ley 594 de 2000
Acuerdo 060 de 2001

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Entidad: Metrotel SAS
Dirección: Calle 74 No. 57-35 Barranquilla, atlántico
1. Identifique en cada uno de ellos:
Dos tipos de documentos en cada una de las etapas de formación del archivo:
Etapa pre-archivística, archivística (primera y segunda etapa y los valores de los
documentos en el archivo de gestión, central e histórico y describa cuales son las
características de cada uno de ello y su importancia en cada una de las etapas.
Tipo
documental
tiempo de retención disposición final
AG AC CT E I S
Acuerdos 5 15 X
Contrato 5 15 X
Estos documentos (acuerdos, contratos) son importantes porque establece
de forma escrita los acuerdos o parámetros de contratación, tiempo de
ejecución, valor e implicaciones legales por incumplimiento, son de valor
legal para la empresa; estos documentos una vez cumplido los tiempos de
retención en el archivo central se digitalizan la subserie y se conserva en
forma permanente en los back-up institucionales.
Elija 2 series documentales que deban conservar de los archivos
visitados y explique el porqué de su conservación?
Serie documental: Acta de asamblea general de accionista
Es histórica porqué posee documentos relevantes para la memoria
institucional de la compañía.
Serie documental: Contrato de revisoría fiscal
Esta subserie es histórica porqué contiene documentos relevantes para la
memoria institucional de la compañía.

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Archivística
Identifique si en la formación de los archivos tienen en cuenta lo siguiente:
Principio de procedencia
Si tienen en cuenta el principio de procedencia ya que los documentos son
archivados y situados teniendo en cuenta el fondo del que procede.
Principio de orden original
Los documentos son archivados por series documentales y dentro de cada
expediente son ordenados teniendo en cuenta un orden desde el primer
documento que se creó hasta el último guardado en una forma consecutiva.
Tablas de Valoración Documental – TVD
Metrotel SAS cuenta con un fondo documental por haber cambiado de razón
social, el cual ha sido intervenido, donde se ha agrupado los expedientes
encontrados y de acuerdo a su asunto y fechas extremas se realiza la valoración,
disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
Tablas de Retención Documental – TRD
Los documentos son archivados según lo establece las TRD en su respectiva
serie documental del área al que corresponde.
Cuál es el proceso desde la creación de un documento hasta la disposición
final?.
El proceso desde la creación de un documento consiste en la planeación,
producción de los documentos basados en la GTC-185 y que esté establecido en
el manual de correspondencia, luego ser gestionados y tramitados con las áreas
competentes, organizarlos esto conlleva a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos, una vez cumplido su tiempo de retención en el
archivo de gestión se transfieren al archivo central y de acuerdo a su disposición
final, se establece y ejecuta preservación a largo plazo de los documentos.
Metrotel SAS cuenta con un programa de gestión documental aprobado por la
gerencia e implementado por el archivo central.

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Archivística
Bajo que normas se rige cada uno de estos archivos en la formación de los
archivos
Ley 594 de 2000
Acuerdo 060 de 2001
NTC 185
2. Explique brevemente, con sus propias palabras, en que consiste cada
una de las etapas de la formación de los archivos según el ciclo vital
de los documentos e investigue que cambio en la encuesta estudio
unidad documental.
El ciclo de los archivos es la etapa por la que pasan los archivos desde su
producción, recepción, distribución, trámite y hasta llegar a su destino final
según lo establecido en las tablas de retención documental.
El ciclo vital de los documentos tiene dos fases que son:
La primera: archivo de gestión
La segunda: archivos intermedios
La tercera: archivos históricos o permanentes
Ciclo vital de los documentos
Archivo de gestión Archivo intermedio Archivo histórico
Valores primarios Valores secundarios
Administrativo Histórico
Contables Cultural
Fiscales
Jurídico
Legal

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Encuesta estudio unidad documental: es el estudio de unidades documentales
que debe aplicarse a cada oficina administrativa productora de documentos con el
fin de conocer todos los documentos que se producen y se reciben en cada oficina
y basado en este diagnóstico poderlo emplearlo en las tablas de retención
documental.
El campo que observo que añadieron es funciones de la oficina que genera y
tramite, anota las funciones específicas de la dependencia o áreas productoras.

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Archivística
Conclusión
Es importante identificar los documentos en las distintas etapas o ciclo por los que
pasan desde su producción o recepción hasta su destino final, basándonos en las
tablas de retención documental.

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Bibliografía
Tabla de valoración documental. Artículo en línea:
http://www.estrategiasdocumentales.com/services5.html
Archivos administrativos e intermedios. Artículo en línea:
http://archivosadministrativosintermedios.blogspot.com/2011/06/unidad-ii-
archivos-y-tipos-de-archivos.html
Mini manual No. 4 tabla de retención y transferencias documentales.
Artículo en línea:
https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/upload/docnewsno2342doc
umentno6047.pdf