Este documento presenta el diseño de un sistema bibliotecario para mejorar el manejo de información en la biblioteca de la Unidad Educativa El Esfuerzo. Describe la creación de una base de datos en Access con tablas, formularios, informes y consultas. El objetivo es implementar un sistema que facilite el control de libros, materiales y usuarios, reemplazando el sistema manual obsoleto. Se concluye que el nuevo sistema permitirá un mejor manejo y administración de la información de la biblioteca.

1. UNIDAD EDUCATIVA EL ESFUERZO
APLICACIONES INFORMATICAS
MEMORIA TECNICA
Tema: Diseño de un Sistema Bibliotecario para el Departamento de
Biblioteca en la Unidad Educativa El Esfuerzo
Autores
Sr. Wilmer Campos
Sr. Wilmer Torres
Asesor: Ing. Edwin Vaca N. DpL
El Esfuerzo-Ecuador
2014-2015

2. Contenido
1 PROPUESTA DE TRABAJO............................................................... 8
2 MEMORIA DESCRIPTIVA .................................................................. 9
2.1 DESCRIPCION GENERAL........................................................... 9
2.2 DESCRIPCION TECNICA .......................................................... 13
2.3 RECURSOS ............................................................................... 18
2.4 TIEMPO DE DISEÑO ................................................................. 18
3 GLOSARIO........................................................................................ 19
4 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ....¡Error! Marcador no definido.
5 CONCLUSIONES.............................................................................. 20
6 RECOMENDACIONES ..................................................................... 21
7 BIBLIOGRAFIA ................................................................................. 22
8 ANEXOS ........................................................................................... 23
9 GLOSARIO........................................................................................ 26

3. INTRODUCCION
Toda biblioteca hoy en día necesita de un sistema informático que ayude
a llevar el orden y control del material existente. La biblioteca con la que
cuenta nuestra institución educativa debido a la demanda de usuarios que
acuden a ocupar este servicio se ha observado que es necesario un mejor
control y la organización de la misma, por medio de un sistema
informático, gestor base de datos llamado ACCESS el cual es uno de los
programas de Microsoft Office el mismo que servirá para crear una base
de datos que facilite el manejo de la información tanto de usuarios como
la del personal que aquí labora.
El sistema bibliotecario será una de las bases principales y fundamentales
para que la biblioteca tenga mejor rendimiento y organización dentro de
su área educativa la cual es muy fundamental e importante dentro del
ámbito educativo.

4. ANTECEDENTES
Antecedentes Legales
La Unidad Educativa “El Esfuerzo”, consciente de su función educadora
ha venido buscando constantemente la superación institucional, con el
propósito de cumplir con calidad y excelencia en el encargo social que
cumple en esta comunidad educativa.

5. JUSTIFICACION
Vista la necesidad de actualizar el manejo de la biblioteca de la Unidad
Educativa El Esfuerzo que por mucho tiempo ha manejado un sistema no
acorde a la demanda de la hora actual con archivos manuales y por la
demanda de usuarios que existe en la biblioteca de la Unidad Educativa
El Esfuerzo se ve en la necesidad de implementar un sistema que le
facilite llevar y ordenar la información existente tanto de libros y usuarios
que recibe servicios en esta biblioteca que por supuesto es para toda la
comunidad de El Esfuerzo.1
Este sistema es muy necesario ya que facilita el manejo y control de
usuarios, textos y materiales existentes en la biblioteca.

6. FORMULACION DEL PROBLEMA
De acuerdo a la investigación que hemos realizado en los archivos de la
biblioteca de la Unidad Educativa El Esfuerzo se ha encontrado que la
forma de llevar el manejo de textos y demás materiales didácticos es por
demás obsoleto no acordes a las circunstancias de la hora actual,
haciéndose difícil encontrar un libro de forma oportuna cuando el usuario
lo requiere lo que causa malestar, pérdida de tiempo entre quienes
usamos este medio de consulta por lo que hemos creído conveniente
resolver este problema que se da en la biblioteca de la institución
creando un software que facilite atender con eficiencia el problema
citado.
Para la resolución de este problema se diseñara el proyecto para “crear
un sistema de base de datos” para llevar la información de libros,
materiales y usuarios que existen en la biblioteca.

7. OBJETIVOS
Objetivo General
Diseñar una base de datos que facilite el manejo de la información
existente en la biblioteca de la Unidad Educativa El Esfuerzo para mejorar
la atención del usuario.
Objetivos Específicos
 Diseñar una base de datos en ACCESS de Microsoft Office, donde
se pueda llevar correctamente la información que existe en la
biblioteca de la Unidad Educativa El Esfuerzo.
 Implementar una base de datos en el equipo de cómputo del
departamento de biblioteca para llevar un mejor control y manejo
de la información que existe en la biblioteca de la Unidad Educativa
El Esfuerzo.

8. 1 PROPUESTA DE TRABAJO
Mediante este proyecto proponemos diseñar un sistema informático que
consiste en diseñar una base de datos con los registros del personal que
frecuentan el uso de la biblioteca ayudando al control en el uso de
libros, permitiendo conocer quiénes y que libros fueron utilizados,
mejorando el manejo y control de la información lo cual favorecerá a un
mejor desempeño, calidad y atención a los usuarios de la biblioteca,
dando como resultado una mejor administración y servicio de la biblioteca
en bien de todos los estudiantes y docentes que usan la y siendo ellos
quienes observaran la calidad excelencia de la biblioteca con el nuevo
sistema propuesto.

9. 2 MEMORIA DESCRIPTIVA
2.1 DESCRIPCION GENERAL
Access
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en
el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de
datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular,
como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una
colección de música. Access es un programa informático en entornos de
empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como
su modificación, control y mantenimiento.
Historia
Proyecto Omega y Cirrus: R: BASE, que era una aplicación para MS-
DOS. En 1988 se empezó a desarrollar un producto SQL (de nombre
clave Omega) para Windows y OS/2, junto con el que se escribió un
lenguaje de macros llamado EB "Embedded Basic" que se utilizaría en la
mayoría de software Microsoft hasta la llegada de VBA. También se
buscaba que Omega funcionara como front-end para Microsoft SQL
Server. Omega requería una enorme cantidad de recursos de los
procesadores 386 disponibles en la época para usos comerciales,
retrasando su llegada desde el primer cuatrimestre de 1990 hasta enero
de 1991. Más tarde partes del proyecto fueron Después de la cancelación
de Omega, algunos de sus desarrolladores fueron reasignados al
proyecto Cirrus (la mayoría fue a parar al equipo creador de Visual Basic).
Su meta era crear un competidor de productos como dBase y Paradox en
el entorno Windows. El proyecto pareció condenado con la compra
de FoxPro por parte de Microsoft, pero la compañía decidió continuar con
el desarrollo de Cirrus. Al principio se asumió que el producto usaría el
motor Extensible Storage Engine (Jet Blue) pero al final fue reemplazado
por otro motor llamado Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). El

10. proyecto usó partes del código escrito para Omega y una versión pre-
publicada de Visual Basic. En Julio de 1992 llegó la versión final con el
nombre de Access.
¿Qué es una Base de Datos?
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos
pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente
para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse
una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos
impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al
desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la
mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un
componente electrónico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un
amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos,
abreviado DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los
datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS,
así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de
la informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e
instituciones públicas; También son ampliamente utilizadas en entornos
científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
¿Qué es una Tabla en Access?
Las tablas en ACCESS es la estructura básica de un sistema de base de
datos relacionales. Es el archivo o contenedor donde se almacenan los
datos distribuidos en filas y columnas, cada fila se corresponde con un
registro o ficha, y cada columna se corresponde a un campo del registro.
¿Que son Campos en Access?

11. Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada
con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos
para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la
información con respecto a información de los empleados de una
empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado.
Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el
empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de
seguridad social.
¿Qué son Formularios en Access?
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de
datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a
menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos
comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios,
editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los
usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y
editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con
los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como
botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué
datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o
realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario
denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El
formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de
pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.
Los formularios también permiten controlar la manera en que otros
usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo,
puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que
permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se

12. favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de
datos.
¿Qué son Informes en Access?
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas.
Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como
"¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué
ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para
presentar la información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará
los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un
formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la
pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
¿Qué son Consultas en Access?
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base
de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función
más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que
desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las
consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que
normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le
permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los
registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de
registros para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible
editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la
consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los
cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos
de la consulta.
Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una
consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén
disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la

13. pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como
origen de registros para un formulario o un informe.
Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los
datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas,
agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.
¿Qué son Módulos en Access?
Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la
funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se
crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el
lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un
módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y
procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un
módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan
a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos
específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos
estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a
ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el
panel de exploración, pero los módulos de clase no.
2.2 DESCRIPCION TECNICA
Crear una base de datos en ACCESS con la información de la biblioteca,
creando los campos y tablas necesarias para el uso y manejo del sistema.
Tablas Diseñadas

15. Formularios Diseñados

16. Informes Diseñados

17. Relaciones Diseñadas

18. 2.3 RECURSOS
Materiales:
 Una computadora con sistema operativo de Microsoft (Windows)
pueden ser: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8.
 Programa ACCESS que viene incluido en el paquete de programas
de Microsoft Office.
 PC con capacidad mínima de memoria RAM de 1GB, Disco Duro
de 100GB o más.
Humanos:
Dos estudiantes del 3er año de Bachillerato: Wilmer Campos; Wilmer
Torres.
Económicos:
PC: $600,00
Microsoft Office: $200,00
Sistema Operativo: $400,00
Total: $1.300,00
2.4 TIEMPO DE DISEÑO
 30 minutos en la creación de las tablas con sus respectivos
campos.
 10 minutos en creación de consultas.
 10 minutos en la creación de formularios.
Tiempo estimado: 1 dia

19. 4 GLOSARIO
BDD: Base de Datos
EB: Embedded Basic
DOS: Disk Operating System
VBA: Visual Basic para Aplicaciones
GBD: Gestor de Base De Datos

20. 5 CONCLUSIONES
 En la realización de este proyecto se concluyó en diseñar un
sistema capaz de llevar el manejo y administración de la biblioteca
de la Unidad Educativa El Esfuerzo.
 Mediante este sistema se procurara llevar un manejo mejorado de
la información de los libros y usuarios de la biblioteca.

21. 6 RECOMENDACIONES
 Entre los aspectos que observamos recalcamos que se dé un buen
mantenimiento a la biblioteca tanto de libros como de otros
materiales existentes en biblioteca.
 Utilizar el software de manera correcta y eficaz en bien de los
servicios y utilidades de la biblioteca.
 Tomar más atención hacia algunas áreas del colegio como es la
biblioteca de la institución.

22. 7 BIBLIOGRAFIA
(Microsoft)
(Aulaclic)
(Wikipedia, 2014)
(Slideshare, 2012)

23. 8 ANEXOS

26. 9 GLOSARIO
BDD: Base de Datos
EB: Embedded Basic
DOS: Disk Operating System
VBA: Visual Basic para Aplicaciones
GBD: Gestor de Base De Datos