MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

1. PROCEDIMIENTO DE
MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS Y MÁQUINAS
Esta es una copia no controlada si carece de sello en el reverso de sus
hojas, en cuyo caso se advierte al lector que su contenido puede ser objeto
de modificaciones posteriores a la fecha de edición sin que se le pueda
informar directamente de tales cambios.
En tal caso, antes de tomar decisiones basadas en el contenido del
presente documento contacte con el responsable de Gestión de Calidad
para verificar que su copia sigue vigente.
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MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y MÁQUINASCOPIANOCONTROLADA
Aprobado por:
Nombre: Gerencia
Fecha: 13/Nov/2003
Fdo:

2. 1.- Objeto del Procedimiento
En este documento se explica el modo de actuar frente al mantenimiento y
reparación de aquellos equipos y máquinas de almacén que tienen una repercusión
importante sobre la calidad de los productos o servicios ofrecidos a sus clientes.
Estos equipos son por tanto, la maquinaria utilizada para manejo y corte del
material (puentes grúa, polipastos, sierras mecánicas, guillotinas, líneas de corte..).
2.- Definiciones
Ÿ Mantenimiento Correctivo: Es aquel que se realiza cuando el equipo se
avería, con el fin de devolverlo a sus condiciones normales de trabajo.
Ÿ Mantenimiento Preventivo: Tareas de revisión de los elementos del equipo
con el fin de detectar a tiempo posibles fallos, además de labores de engrase,
ajustes, limpieza, etc.
3.- Modo de Actuar
Cuando el Jefe o los operarios de Almacén observen un fallo o problema en el
equipo o la máquina, se avisa al Responsable de Mantenimiento para que proceda
a gestionar su reparación.
Las averías o labores de mantenimiento, en caso de ser resueltas con medios
propios se anotan en la ficha de mantenimiento de la máquina, indicando las horas
de paro, los materiales utilizados y su coste (1)
. En el caso de que se contrate la
reparación, se anota en la ficha del equipo la descripción de la tarea, la referencia
del parte de trabajo, albarán o factura de la reparación y las horas de paro de la
máquina.
Al menos una vez al año, el Responsable de Mantenimiento estudia el
mantenimiento realizado durante el ejercicio anterior y propone acciones de
mejora para el periodo siguiente (búsqueda de proveedores de repuestos o
consumibles, variación en la frecuencia del mantenimiento de cierto equipo,
cambiar el modo de mantenimiento de un equipo de correctivo a preventivo o
viceversa, propuestas de formación, mejoras en la maquinaria, etc.).
El Responsable de Mantenimiento es responsable de analizar y presentar en la
revisión del sistema, los datos más representativos del plan de mantenimiento
realizado así como los recursos que estime necesarios adquirir. En estas revisiones
se estudiará la conveniencia o no de las propuestas.
Todas las labores de reparación y mantenimiento han de quedar registradas en
el formato “Historial de Revisiones/Reparaciones” (Ver Anexo 5), siendo
responsabilidad del Responsable de Mantenimiento que esto se lleve a cabo, bien
por él, o bien por el personal responsable del equipo o máquina si es el caso.
Mientras no se indique lo contrario en el “Listado de equipos y máquinas bajo
mantenimiento” (Ver Anexo 2), se aplicará Mantenimiento Correctivo. No
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3. obstante, es indispensable recoger en el “Historial de Revisiones/Reparaciones”
(Ver Anexo 5) los trabajos que se realicen en estos equipos y máquinas sea cual
sea el tipo de mantenimiento aplicado.
En caso de aplicar Mantenimiento Preventivo, se debe determinar previamente
un “Plan de Mantenimiento” (Ver Anexo 3) en el que se indicarán las labores a
realizar y su periodicidad. Estos planes de mantenimiento son elaborados por el
Responsable de Mantenimiento, con ayuda de Oficina Técnica si es necesario, y
son aprobados por Gerencia tras la revisión anual del sistema de gestión de calidad
o tras una revisión extraordinaria si es necesario.
4.- No Conformidades de este proceso
El retraso en la ejecución del Plan de Mantenimiento supondrá una No
Conformidad del Sistema de Gestión de Calidad, en cuyo caso, se deberá abrir la
correspondiente Incidencia (Ver MDP-Gestión de Incidencias), estudiar los
motivos de dicho retraso y proponer medidas correctoras apropiadas. Estas No
Conformidades serán evaluadas posteriormente para determinar posibles acciones
correctivas y/o preventivas.
Además se consideran No Conformidades de este proceso cualquier
incumplimiento de lo establecido en este documento.
5.- Situaciones Excepcionales
En principio, se excluyen de este procedimiento aquellas máquinas y equipos
cuyo funcionamiento no afecte sustancialmente a la calidad de los materiales y/o
servicios prestados por Empresa S.A a sus clientes (impresoras, fotocopiadoras,
etc.). En cualquier caso, tras la revisión del sistema de gestión de calidad, se puede
estudiar la posibilidad de incluir algunos de estos equipos en función del costo de
reparación, del valor del equipo, etc. Estas inclusiones quedan reflejadas en el
Listado de Equipos y Máquinas Bajo Mantenimiento. (Ver Anexo 2)
6.- Responsabilidades
En general, los trabajos de mantenimiento y reparación son realizados por el
Responsable de Mantenimiento y el personal a su cargo, a excepción de aquellas
labores que puedan ser realizadas con eficacia y eficiencia por el personal
responsable de la máquina o equipo correspondiente.
Además, el personal es responsable de mantener los documentos generados por
este procedimiento en buenas condiciones, evitando su deterioro o pérdida.
El departamento de Gestión de Calidad posee copia de los formatos necesarios
para este proceso, y velará por el correcto cumplimiento del mismo.
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4. 7.- Archivos y Registros Asociados
indefinidoRespble. Mantto.Reg. Historial Revisiones y Repar.
indefinidoRespble. Mantto.Reg. Ficha Equipo
> 3 añosRespble. Mantto.Reg. Plan de Mantto.
> 3 añosRespble. Mantto.Reg. Listado Equipos bajo Mantto.
Tiempo RetenciónPropietarioArchivo/Registro
8.- Documentos Asociados
El Responsable de Mantenimiento dispone de la siguiente documentación para
gestionar el mantenimiento de equipos y máquinas:
Ÿ Plano de situación de Equipos y Máquinas
Ÿ Listado de Equipos y Máquinas bajo Mantenimiento
Ÿ Plan de Mantenimiento de Equipos y Máquinas
Ÿ Ficha Técnica de Equipos y Máquinas
Ÿ Historial de Revisiones y Reparaciones
Ÿ MDP-Gestión de Incidencias
A continuación se explica la utilidad y el uso de cada uno de estos documentos.
Plano de situación de Equipos y Máquinas:
Plano de los almacenes de Empresa S.A., donde se indica la
localización y códigos de todos los equipos y maquinaria objeto de este
procedimiento. (Ver Anexo 1)
Listado de Equipos y Máquinas Bajo Mantenimiento:
Lista de todas las máquinas y equipos que van a ser objeto de este
procedimiento (Ver Anexo 2). Este Listado de Equipos y Máquinas Bajo
Mantenimiento será elaborado por el Responsable de Mantenimiento y
aprobado por Gerencia. En esta lista se indica el código de cada máquina,
su descripción y también el tipo de mantenimiento que va a tener. Por
defecto, el mantenimiento será correctivo (se arregla cuando ocurre
avería), hasta que se demuestre y apruebe que un mantenimiento
preventivo (se revisa, engrasa, ajusta, etc., antes de que falle, en periodos
programados y periódicos) pueda resultar económico para la empresa y
permita evitar deficiencias en el servicio prestado, teniendo en cuenta las
horas de paro, personal necesario, pérdidas por no-mantenimiento, etc.
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5. Plan de Mantenimiento de Equipos y Máquinas:
En caso de aprobarse el mantenimiento preventivo, el Responsable de
Mantenimiento (con ayuda de oficina técnica o fuentes externas si es
necesario), debe elaborar un Plan donde se reflejen las tareas periódicas a
realizar para minimizar o hacer desaparecer las averías imprevistas que el
equipo o máquina pueda sufrir. El Plan de Mantenimiento Preventivo es
individual para cada una de las máquinas y/o equipos.
En caso de optar por mantenimiento correctivo no se rellena este
formato, por carecer de sentido, aunque se siguen registrando las labores
de mantenimiento en el historial del equipo.
Ficha Técnica del Equipo o Máquina:
Documento donde se reflejan datos del equipo o máquina, tales como
código, fabricante, fecha de entrada en la empresa, fecha de fabricación,
descripción, situación en el almacén y otros datos de interés, como
número de serie, etc.
Se recogen aquí además, datos de contacto de las personas que
suministraron el equipo, representantes de la zona, etc., que pudieran ser
de interés ante cualquier avería o consulta. Existe una Ficha Técnica para
cada equipo o máquina bajo mantenimiento.
Además de la ficha técnica, el Responsable de Mantenimiento archiva
otros documentos relacionados con el equipo o máquina, como pueden
ser catálogos, manual del usuario, esquemas de funcionamiento,
instrucciones de uso, medidas preventivas a tomar para evitar riesgos
sobre las personas y material, etc., y el resto de documentos citados en
este procedimiento. (Ver Anexo 4)
Historial de Revisiones y Reparaciones:
Formato en el que se registra cada una de las operaciones realizadas en
el equipo o máquina, tanto si se trata de mantenimiento preventivo como
correctivo.
En caso de que sea necesaria la sustitución o reparación de un
componente del equipo o de la máquina, se anota en el campo
correspondiente de la ficha, así como la fecha, las horas de parada, el
importe del repuesto/reparación, etc., con el fin de que el Responsable de
Mantenimiento lleve un control de repuestos y gastos.
Existe un Historial de Revisiones y Reparaciones para cada equipo y/o
máquina bajo mantenimiento. (Ver Anexo 5)
NOTA: En el Departamento de Gestión de Calidad se guardan los formatos
necesarios en este proceso.
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6. 9.- Anexos
ŸAnexo 1: Plano de situación de Equipos y Máquinas.
ŸAnexo 2: Listado Equipos y Máquinas bajo Mantenimiento. FORMATO-MANT-01
ŸAnexo 3: Plan de Mantenimiento de Equipos y Máquinas. FORMATO-MANT-02
ŸAnexo 4: Ficha Técnica de Equipos y Máquinas. FORMATO-MANT-03
ŸAnexo 5: Historial de Revisiones y Reparaciones. FORMATO-MANT-04
ŸAnexo 6: Diagrama del proceso
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7. Ÿ Anexo 1: Plano de situación de Equipos y Máquinas
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8. Ÿ Anexo 2: Listado de Equipos y Máquinas bajo Mantenimiento
CÓDIGO CORRECTIVO PREVENTIVO
FORMATO-MANT-01
MDP- MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y MAQUINAS REGISTRO-MANT-01- PAG. DE
Fecha Aprobación: Fecha Próxima Evaluación:
Vº Bº GERENCIA :
Fecha: Firma:
ELABORADO POR :
LISTADO DE EQUIPOS Y MAQUINAS BAJO MANTENIMIENTO
MAQUINA/EQUIPO
APROBACIÓN DEL LISTADO
Observaciones:
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9. Anexo 3: Plan de Mantenimiento de Equipos y Máquinas FORMATO-MANT-02
MDP- MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y MAQUINAS REGISTRO-MANT-02- PAG. DE
Fecha Aprobación: Fecha Próxima Revisión:
PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
PERIODICIDADTAREA
MAQUINA/EQUIPO CÓDIGO
APROBACIÓN DEL PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Fecha: Firma:
ELABORADO POR :
Vº Bº GERENCIA :
Observaciones:
FORMATO-MANT-02
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10. Ÿ Anexo 4: Ficha Técnica de Equipos y Máquinas FORMATO-MANT-03
CARGO EMPRESA
FORMATO-MANT-03
NOMBRE
REGISTRO-MANT-03- PAG. DE
DESCRIPCIÓN
CONTACTOS
TLF/FAX
CÓDIGO FABRICANTE
FECHA ENTRADA FECHA FABRICACIÓN
MDP- MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y MAQUINAS
FICHA TÉCNICA DE LA MAQUINA/EQUIPO
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11. Ÿ Anexo 5: Historial de Revisiones y Reparaciones FORMATO-MANT-04
MAQUINA/EQUIPO CÓDIGO
HORA/FECHA
INICIO:
FINALIZACIÓN:
INICIO:
FINALIZACIÓN:
INICIO:
FINALIZACIÓN:
INICIO:
FINALIZACIÓN:
FORMATO-MANT-04
MDP- MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y MAQUINAS REGISTRO-MANT-04- PAG. DE
HISTORIAL DE REVISIONES/REPARACIONES
TAREA (DESCRIPCIÓN, HORAS, PERSONAL, REPUESTOS,IMPORTE, ETC)
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12. ŸAnexo 6: Diagrama del proceso
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NUEVO EQUIPO O
MAQUINA
REGISTRO EN
LISTA DE EQUIPOS
Y MAQUINAS
LISTA DE
EQUIPOS Y
MAQUINAS
¿REPERCUTE EN
CALIDAD SERVICIO O
COSTES?
FIN
ARCHIVAR INFO,
IDENTIFICAR Y
DISTRIBUIR
INSTRUCCIONES DE
USO, MANTENIMIENTO,
REPARACIÓN Y
SEGURIDADCARPETA
INFORMACIÓN
MAQUINA/EQUIPO
INSTRUCCIONES
TECNICAS
OPCIONAL
no
si
¿ES SUFICIENTE LA
INFORMACIÓN
DISPONIBLE?
BUSCAR FUENTES
DE INFORMACIÓN
¿SE NECESITA
FORMACIÓN?
MDP-FORMACIÓN
no
si
si
ELABORAR PLAN DE
MANTENIMIENTO
PLAN DE
MANTENIMIENTO
no
EJECUTAR
PLAN DE
MANTENIMIENTO
O
REPARACIÓN
REGISTRAR
EN FICHA DEL
EQUIPO
¿NECESIDAD DE
RECURSOS
MATERIALES?
Comunicar al
responsable de
Compras Internas
si
INFORME PLAN DE
MANTENIMIENTO
REVISIÓN Y
REPARACIÓN
MDP-REVISIÓN DEL
SISTEMA
no
SOLICITUD DE
REVISIÓN O
REPARACIÓN
EQUIPO CONTROLADO
EQUIPO/MAQUINA
REVISADA /REPARADA