Acta_de_inicio_y_nombramiento_del_lider_del_proyecto_.docx.pdf

Asignatura Datos del alumno Fecha
Dirección y
Gestión de
Proyectos de
Software
Apellidos: Sarmiento Cano.
30-noviembre -2020.
Nombre: Omar
Actividades
Trabajo: Acta de inicio y nombramiento del líder del
proyecto
Objetivos
El objetivo principal de esta actividad es desarrollar las competencias de
los estudiantes para que identifiquen un análisis de viabilidad e
identifiquen el contenido del acta del proyecto, así como que sean hábiles
para celebrar una reunión de arranque del proyecto y describir las tareas
principales a realizar durante el proceso de inicio.
Descripción y pautas de la actividad
A partir de la identificación de ejecución de un proyecto de su entorno
profesional, laboral o personal, el estudiante tenga la capacidad para
realizar una propuesta de acta de inicio, donde considere los elementos
básicos necesarios para dar comienzo al desarrollo del proyecto, tales
como:
 Stakeholders asociados al inicio del proyecto.
 Tareas principales.
 Conocimientos, responsabilidades, compromisos y habilidades a tener en
cuenta por el líder del proyecto.
 Entregables parciales y finales del proyecto.
Extensión máxima: 10 páginas, Georgia 11 e interlineado 1,5.
TEMA 2 –Actividades © Universidad Internacional de La Rioja
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Proyectos de
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Nombre: Omar
ACTA DE CONSITUCION DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO
Desarrollo de un Sistema Informático para la administración de
Departamentos
DESCRIPCION DEL PROYECTO
El conjunto de Departamentos “San Miguel”, ubicados en Monterrey,
Nuevo León, cuenta con 80 departamentos y tienen una administración que
actualmente no cuenta con un sistema que les permita sistematizar y
organizar de manera adecuada la información de los departamentos, tanto
a lo que se refiere a información general como las cuentas de ingresos y
gastos comunes de mantenimiento.
Por lo anteriormente descrito, surge la necesidad de automatizar los
procesos mediante la creación de una herramienta informática que apoye
su gestión, para que de esta manera ofrezca un mayor grado de
organización de la información y se pueden presentar informes periódicos
de la gestión de realizada por la administración.
DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
El producto a entregar será un Sistema Informático con interfaz gráfica, de
diseño amigable e intuitivo, desarrollado en lenguaje Java, este sistema
permitirá el manejo de una base de datos en la cual se almacenará la
información tanto personal de los condóminos como la información
económica, el Sistema Informático será el encargado de realizar los
procesos contables intervinientes en este tipo de gestión.
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El sistema manejará 3 aspectos principales, el primero será el de
información general en el cual se almacenará la información básica de los
departamentos como datos personales, número de departamento, pago de
la renta , entre otros, el segundo aspecto será en cuanto al manejo de
ingresos y gastos y, el tercer aspecto será el de generación de reportes.
DEFINICIÓN DE REQUISITOS DEL PROYECTO
Requerimientos Funcionales
 Permitir el ingreso, modificación del pago de la renta del departamento
dependiendo del tamaño, manteniendo el historial de cambios y dejando
como operativo el más reciente.
 Permitir el ingreso, modificación.
 Permitir asociar un perfil único a cada miembro de la administración de
acuerdo a su rol (Presidente, Tesorero, Secretario, Contador, etc.).
 Permitir asociar diferentes privilegios de acceso de acuerdo al rol
correspondiente.
 Permitir el ingreso, modificación y eliminación de la información de
contacto de cada usuario.
 Permitir visualizar la información de contacto más reciente de cada
usuario.
 Permitir el ingreso, modificación y eliminación de proveedores.
 Permitir el ingreso, modificación y eliminación de productos, y
asociados a un proveedor.
 Permitir listar los proveedores y el detalle de productos.
 El Sistema Informático contará con las medidas de seguridad adecuadas
para evitar vulneración en el manejo de la información.
Requerimientos no Funcionales
 Estabilidad y fiabilidad: El Sistema Informático debe ser estable con el
fin de que no presente fallas y fiable en el sentido de que maneje la
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información sin perderla y además realice los cálculos adecuadamente
para que la información resultante sea correcta.
 Interfaz: El Sistema Informático deberá tener una facilidad para el
manejo por parte de los usuarios, con interfaces simples y alusivas a las
operaciones realizadas por el usuario, los rótulos serán claros y precisos
de tal manera que no pueda existir confusión al momento de ingresar
información.
 Los informes o reportes deberán mostrar la información en forma clara
y ordenada, y con los debidos membretes y/o encabezados.
 El Sistema Informático deberá cumplir con las disposiciones recogidas
en el Reglamento de Propiedad Horizontal y el Reglamento Interno del
Conjunto de Departamentos “San Miguel”.
OBJETIVOS DEL PROYECTO: METAS HACIA LAS CUALES SE DEBE
DIRIGIR EL TRABAJO DEL PROYECTO EN TÉRMINOS DE LA TRIPLE
RESTRICCIÓN.
CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE
ÉXITO
1. ALCANCE Diseñar e implementar un
Sistema Informático para los
Departamentos
2. TIEMPO 5 meses
3. COSTO $60,000.00
Objetivo General.
Diseñar e implementar un Sistema Informático que permitirá la gestión
administrativa y contable del Conjunto de Departamentos “San Miguel”,
permitiendo tener un mejor control en sus procesos.
Objetivos específicos.
 Comparar los diferentes sistemas informáticos del mercado para la
administración de condominios.
 Analizar la manera que se gestionan los procesos administrativos del
Conjunto.
 Sistematizar los procesos de gestión de la Administración.
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Nombre: Omar
 Identificar los requerimientos que satisfagan las necesidades del
cliente.
 Delinear una solución informática e identificar las herramientas
tecnológicas para su desarrollo.
 Desarrollar el Sistema Informático tomando como base el análisis y
diseño realizado.
FINALIDAD DEL PROYECTO
 La finalidad de la elaboración del presente proyecto es realizar el
desarrollo de un Sistema Informático que apoye la gestión
administrativa del Conjunto de Departamentos “San Miguel”, para
sistematizar el manejo de procesos logrando un acceso rápido y
estructurado a la información tanto para el administrador como para los
copropietarios.
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
El Conjunto de Departamentos “San Miguel”, realiza el proceso de
administración de departamento en una forma manual, en base a formatos
realizados en forma manual mediante formatos en hojas de cuadernos la
información de los copropietarios, inquilinos de cada departamento, esto
debido a que no cuentan con un sistema de software que apoye sus
procesos.
La forma básica de manejar la información en base a documentos físicos
hace que los procesos sean lentos y no muy confiables, lo que retrasa la
atención de otras actividades necesarias para el bienestar de los
copropietarios del conjunto.
Las operaciones matemáticas como son la recaudación de pagos, el cálculo
de los gastos comunes que debe realizar cada departamento se registra en
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Nombre: Omar
el mejor de los casos en plantillas Excel, lo cual consume un mayor tiempo
y es susceptible a errores, confusiones y pérdidas de información.
La información de los gastos realizados por la administración no se puede
realizar de manera periódica a los departamentos lo cual no se lo puede
hacer ya que el tiempo para realizar las cuentas es muy amplio y no se
pueden difundir la información de manera ágil para su análisis.
Al no contar un Sistema Informático se visualizan varios problemas como:
 No se cumplen en los plazos estipulados con las metas presentadas en
la planificación anual de actividades.
 La forma de entrega de la información de ingresos por alícuotas, gastos
y no es eficiente.
 Existe un bajo o nulo nivel de control de los recursos del conjunto, como
son el fondo de reserva de este.
 La información no está debidamente organizada, respaldada y
estructurada en una base de datos, lo que puede provocar que exista un
inadecuado manejo o inclusive pérdidas.
 Cuando existe un proceso que no está automatizado se vuelve más
complicado el llevar un control de los gastos comunes, pagados y por
pagar de los copropietarios, así como consultar la información histórica
en forma rápida, así como el manejo de proveedores.
DESIGNACIÓN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO.
NOMBRE: Omar Sarmiento
Cano
NIVELES DE AUTORIDAD
REPORTA A José Cantú García Planificación
Establecimiento de objetivos
Supervisión de tareas
Implementación de soluciones o
cambios
SUPERVISA
A
Equipo de trabajo
CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO.
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Nombre: Omar
HITO FECHA PROGRAMADA
Analizar requerimientos 2 semana
Modelamiento de base de datos 2 semana
Diseño de interfaz 2 semanas
Implementación 5 semanas
Pruebas 4 semanas
Desarrollo de documentación 2 semana
ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE
INTERVIENEN EN EL PROYECTO.
ORGANIZACIÓN O GRUPO
ORGANIZACIONAL
ROL QUE DESEMPEÑA
Administrador Administrador del Sistema Informático
Copropietario Moradores del departamento
Usuario Usuario del Sistema Informático
PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (RIESGOS NEGATIVOS).
 Problemas de usabilidad del software
 Inexperiencia con las tecnologías
 El usuario cambia la idea del proyecto a desarrollar, cambio en los
requerimientos
 Mala estimación del tiempo de desarrollo
 Aumenta el presupuesto de implementación
 El sistema no cumple con la seguridad e integridad en los datos.
 Cambio en las tecnologías de desarrollo
 Falta de planeación del proyecto
 Resistencia al cambio por parte de los usuarios finales.
PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO
 Aprovechar la capacitación constante en las tecnologías a utilizar
 Aprovechar las diversas técnicas existentes de seguridad como es la
encriptación y el uso de contraseñas seguras.
 Existencia de múltiples herramientas de programación.
PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO.
CONCEPTO MONTO
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Nombre: Omar
Personal $30,000.00
Equipos y software $20,000.00
Materiales $10,000.00
ACTA DE CONFORMACIÓN EQUIPO DE TRABAJO
ACTA No. 1
En la ciudad de Monterrey, Nuevo León siendo las 9:00 horas del día 30 de
noviembre de 2020, previa convocatoria efectuada por el Ing. Luis
Segovia , Gerente General; se reunieron en las instalaciones de la empresa
COMPUSYSTEMS , los miembros del Directorio de la empresa y se dio
inicio a la reunión convocada; con el fin de cumplir lo establecido respecto
a la designación del equipo de trabajo para el proceso de Desarrollo de un
Sistema Informático para la administración del Conjunto de Departamentos
“San Miguel”.
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Nombre: Omar
Orden del Día
Se dio lectura de los temas que a tratar así:
1. Confirmación de Asistencia
2. Designación del Equipo de Trabajo para el proyecto
3. Designación del líder del proyecto Responsable por el proyecto.
Confirmación de Asistencia
Se hizo el llamado a lista de las personas convocadas y que a continuación
se mencionan con sus respectivos cargos.
- Ing. Luis Segovia: Gerente General
- Ing. Carlos García: Presidente de Directorio
- Eco. Juan Carbajal: Gerente Financiero
- Ing. Sofia Romo: Analista de Nómina
- Ing. Fernando Valdez: Analista de Desarrollo
- Ing. Omar Sarmiento: Gerente de Proyectos de TI
- Ing. Alfredo Gutiérrez: Programador
- Ing. Jesús Quintero: Programador
Todos los convocados respondieron el llamado a lista; por lo cual se dio
paso al segundo punto en el orden del día.
Designación del Equipo de Trabajo para el proyecto
El Ing. Luis Segovia, informó al resto de asistentes que, con la finalidad de
atender la solicitud de los administradores del Conjunto de Departamentos
“San Miguel”, en lo referente al desarrollo de un Sistema Informático para
mejorar los procesos administrativos del conjunto, por lo tanto es necesario
designar un equipo de trabajo conformado por personal del área de
Proyectos y el área de TI, con el fin de ejecutar, dentro de los plazos
establecidos el proyecto en mención.
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Nombre: Omar
Luego de escuchar las propuestas de los asistentes y hacer las
consideraciones del caso; se designan los siguientes funcionarios y se
mencionan sus cargos; para conformar el equipo de trabajo que tendrá
como responsabilidad, ejecutar el proyecto.
- Ing. Omar Sarmiento: Gerente de Proyectos de TI
- Ing. Fernando Valdez: Analista de Desarrollo
- Ing. Alfredo Gutiérrez: Programador
- Ing. Jesús Quintero: Programador
Designación del líder del equipo Responsable por el proyecto.
Una vez conformado el equipo de trabajo; El Ing. Luis Segovia sugiere
definir cuál, de las personas que conforman dicho equipo; será el líder del
proyecto quién orientará las actividades a realizar; asignará las diferentes
tareas, coordinará y revisará la adecuada preparación de los papeles de
trabajo, los cuales deberá presentar a la administración de la entidad con
el fin de que esta pueda tomar las decisiones a que haya lugar.
Por lo anterior quien sea designado líder del proyecto deberá:
- Presentar un plan de trabajo.
- Presentar un cronograma para la ejecución del plan de trabajo
- Presentar a la administración los avances de la ejecución del proyecto y
consultar con ella los cambios y decisiones que se deban tomar para la
ejecución del proyecto.
Luego de escuchar las propuestas de los asistentes y en consideración a su
cargo, desempeño y compromiso mostrado en el desarrollo de sus
actividades; se designa a el señor (a) Ing. Omar Sarmiento, quien, a la
fecha se desempeña en la entidad en el cargo de Gerente de Proyectos de
TI, y se sugiere que esta designación sea informada por medio escrito tanto
al equipo de trabajo como a su líder.
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Nombre: Omar
Siendo las 1:00 p.m. del mismo día se dio por terminada la reunión y en
señal de aceptación firman los asistentes:
___________________ __________________
Ing. Luis Segovia Ing. Carlos García
Gerente General Presidente de Directorio
___________________ __________________
Eco. Juan Carbajal Ing.
Omar Sarmiento
Gerente Financiero Gerente de
Proyectos de TI
Referencias:
http://www.pmoinformatica.com/2015/09/que-es-acta-de-proyecto.html
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