1. JANO; ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.
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2. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES JURÍDICAS EN
LA GESTIÓN DE FONDOS DE ARCHIVOS DE EMPRESAS.
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3. 1.1. TRASLADOS Art. 114 del RDLOPD nos indica una vez mas
/TRANSFERENCIAS DE que deben estar previamente establecidos
DOCUMENTACIÓN
PUESTA EN VALOR. los procedimientos oportunos, además de
1.Se define por parte de la
organización los formatos, aquellas medidas que en un momento dado
procedimientos, actores, medidas de
seguridad y confidencialidad. se establezcan por el Responsable del
2.Se establece la posibilidad de poder
localizar los documentos al poder Fichero y el Encargado del Tratamiento.
evidenciar sus movimientos.
3.Identificamos riesgos de fugas de
información y pérdidas
documentales, tomamos medidas
para minimizarlos.
4.Establecimiento y conocimiento por
parte de la organización de un
procedimiento estandarizado de
Transferencias.
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4. 1.2. TRASLADOS
/TRANSFERENCIAS DE
DOCUMENTACIÓN
IDENTIFICACION DE RIESGOS.
1. Seguridad en el traslado.
Pérdidas de documentación o
deterioro de la misma.
2. Confidencialidad. Posibilidad de
accesos no autorizados, realizado
de forma pública.
3. Personal/Proveedor
Concienciado y acreditado.
4. ¿Se siguen procedimientos
normalizados, estandarizados,
reconocidos por la dirección?
5. Movimientos realizados sin
control.
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5. 2.1. DESCRIPCIÓN DE LA En el Art. 92.1 se establece la
DOCUMENTACIÓN .
necesidad de que “sean
PUESTA EN VALOR.
1.Establece claramente la obligación inventariados” y accesibles sólo al
de describir o inventariar la
documentación. personal autorizado.
2.Se facilita el control en la gestión de
la documentación por su descripción.
3.Establece la necesidad de definir la El Art. 92.5 habla de la necesidad de
figura del USUARIO con acceso a los
documentos. “etiquetar de forma comprensible”
las cajas o contenedores.
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6. 2.2. DESCRIPCIÓN.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.
1.Documentación que no se describe,
no existe y pasa al Limbo de los
documentos.
2.Si no existe no se integra en los
procesos de la empresa.
3.Sin control los accesos son
movimientos incontrolados .
Provocan más pérdidas de
documentos.
4.Descripciones de fortuna.
Ineficientes para controlar.
5.Prolongación de tiempos de
consultas.
6.Consultas ineficientes.
7.Imposibilidad de realizar una
gestión avanzada.
8.Imposibilidad de reducción de
costes.
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7. 3.1. ACCESOS Y La consulta debe ser realizada por personal
CONSULTAS. debidamente autorizado. (Art. 92.2 y 3)
PUESTA EN VALOR.
El Art. 91 indica claramente que;
1.Definición de la figura del Los usuarios sólo consultarán aquellos recursos
USUARIO, nominados e necesarios para sus funciones.
identificados, controlados por la Se establecerán mecanismos por parte del
organización. Responsable del Fichero para evitar lo contrario.
2.El Responsable del Fichero El Responsable del Fichero se encargará de que exista
debe establecer, definir y una relación actualizada de usuarios, así como de sus
aprobar procedimientos y perfiles de acceso. Sólo el Responsable del Fichero
formatos de Consulta y Acceso a podrán alterarlo.
la documentación de archivo. En caso de que exista personal ajeno al Responsable
3.Se establece la identificación del Fichero que tenga acceso, se someterá a las
inequívoca de los usuarios a la mismas regulaciones que se establecen para el
hora de acceder documentación. personal propio.
El Art. 93 define la necesidad de identificar
plenamente al usuario que acceda a los
documentos.
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8. Para mayor claridad, el Art. 96 incide en una
3.2. ACCESOS Y
serie de elementos que deben registrarse
CONSULTAS.
en los accesos a los registros y documentos;
Tipo de documento afectado.
PUESTA EN VALOR.
1.El legislador estima crítico el acceso Fecha.
a la documentación. Hora.
2.Entra incluso en los elementos que
debe tener el formato que
Número de documentos afectados.
empleemos para controlar los accesos Soporte.
a los fondos de archivo.
3.Dichos elementos se deben
Tipo de información. (Nivel de Acceso)
considerar como mínimos, no como Emisor de los registros o documentos.
máximos a cumplir.
Forma de envío, que entendemos aquí como
4.El procedimiento de acceso debe
velar por la Conservación, Integridad forma de entrega.
y Confidencialidad de los documentos El Art. 103 establece una serie de elementos
en sus salidas a los usuarios.
(Reiterados en el Art. 113) que deben ser
5.Establecimiento y conocimiento por
parte de la organización de un registrados a la hora de realizarse los accesos a
procedimiento estandarizado de los fondos.
Consulta.
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9. 3.3. ACCESOS Y
CONSULTAS.
IDENTIFICACION DE RIESGOS.
1.Falta de registros en los accesos, no
se sabe qué documentos han salido.
2.No se sabe donde está lo que ha
salido.
3.No se sabe quién ni cuando se han
sacado documentos.
4.Se produce patrimonialización de
los documentos sacados, no se les
quiere retornar al archivo.
5.Faltan documentos para consultas
críticas.
6.Documentos repartidos por todas
las instalaciones, en lugares
insospechados e inseguros.
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10. Art. 92.4 contempla de que deben
4.1. EL EXPURGO.
realizarse destrucciones de registros
PUESTA EN VALOR:
1.Destrucción confidencial de los para evitarse el acceso a los mismos
fondos documentales predefinidos
como obsoletos.
2.Destrucción controlada de estos por personas no autorizadas.
fondos.
3.Destrucción de forma irrecuperable
de los documentos. Art. 112.2 se manifiesta la necesidad
4.Establecimiento y conocimiento por
parte de la organización de un de evitar el acceso y la recuperación
procedimiento estandarizado de
Expurgo.
de información que se pretende
destruir.
La “Praxis” del Expurgo.
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11. 4.2. EXPURGOS.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.
1.Arbitrariedad en la selección de los
documentos a destruir.
2.Arbitrariedad en el procedimiento a
seguir.
3.Sin conocimiento real de la
documentación destruida.
4.Medidas de seguridad y
confidencialidad sin evidencias de su
cumplimiento o existencia.
5.Proveedor y personal involucrados
no concienciados.
6.Sin evidencias reales de destrucción
de los documentos.
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12. Art. 89.1 Define la necesidad de que el
5.1. SEGURIDAD PARA LA Documento de Seguridad aclare y delimite las
DOCUMENTACIÓN; funciones y obligaciones.
LOCALES DE ARCHIVO
Art.89.2 Establece la obligación que tiene el
PUESTA EN VALOR;
1.Se define la necesidad de que en Responsable de Fichero o Tratamiento de dar a
Documento de Seguridad defina
medidas, normas, procedimientos, conocer las medidas de seguridad adoptadas y
reglas, de aplicación inmediata
encaminadas a garantizar la las consecuencias de su incumplimiento.
seguridad.
2. Dotar de los medios necesarios a Art. 99 Sólo se accede a locales por personal
las instalaciones de archivo para
evitar accesos no autorizados. expresamente autorizado.
3.Cumplimiento de legislación sobre
locales con carga de fuego. Art. 108 y 107 Define al almacenamiento en
4.Medidas higiénicas anti plagas.
locales y dispositivos de apertura posible sólo
para personal autorizado.
Art .111 y 113 profundizan en este aspecto de
accesos restringidos.
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13. 5.2. GESTIÓN Y CONTROL
DE LOCALES DE
ARCHIVOS.
IDENTIFICACION DE RIESGOS.
1.Incendio con pérdida total de la
documentación.
2.Acceso de personal no autorizado.
3.Falta de control del local de archivo,
en sus contenidos.
4.Personal poco concienciado.
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14. 5.3. GESTIÓN Y CONTROL
DE LOCALES DE
ARCHIVOS.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.
1.Personal negligente.
2.Sin limpieza ni controles anti plagas.
3.¿Medidas anti incendios y
cumplimiento de requisitos legales?
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15. 5.4. GESTIÓN Y CONTROL
DE LOCALES DE
ARCHIVOS.
IDENTIFICACION DE RIESGOS.
1.Planes de emergencia o de
contingencia.
2.Disponibilidad de recursos.
3.Planes de continuidad.
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16. 2.1. INGRESOS DE Art. 106. Criterios de Archivo se nos indica que
DOCUMENTOS EN LOS se realizarán según lo que indica su respectiva
ARCHIVOS.
legislación, y que se deberá garantizar la correcta
PUESTA EN VALOR.
1.Define competencias del conservación de los documentos, su localización,
Responsable del Fichero.
2.Establece los fines del archivo de la consulta, y posibilitar el ejercer los derechos de
documentación.
acceso, rectificación y cancelación.
3.La documentación se archivará
conforme a sus exigencias legales.
En aquellos en los que no exista norma aplicable,
4.Establecimiento y conocimiento por
parte de la organización de un el Responsable del Fichero deberá establecer los
procedimiento estandarizado de
Archivo de documentos. criterios y procedimientos de actuación que
deberá seguirse para el archivo.
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17. 6.1. INGRESOS.
IDENTIFICACION DE RIESGOS.
1.Ingresos descontrolados = Pérdidas
de documentación de los archivos o
oficinas.
2.Se convierte el archivo en un Pasivo
para la empresa.
3.Accesos largos, laboriosos e
ineficientes.
4.Desaprovechamiento del espacio.
5.Multiplicidad de criterios de archivo
y arbitrariedad en su aplicación.
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18. 7.1. RECUPERACIÓN E
IMPLEMENTACIÓN DE
MODELOS DE GESTIÓN.
FASE PREVIA; ESTADO HABITUAL DE
LA DOCUMENTACIÓN.
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19. 7.2. RECUPERACIÓN E
IMPLEMENTACIÓN DE
MODELOS DE GESTIÓN.
FASE DE RECUPERACIÓN;
TRATAMIENTO DE LOS FONDOS
DOCUMENTALES.
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20. 7.3. RECUPERACIÓN E
IMPLEMENTACIÓN DE
MODELOS DE GESTIÓN.
FASE FINAL; ARCHIVO LISTO PARA SU
INTEGRACIÓN EN LOS PROCESOS DE
LA EMPRESA.
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21. 8.1. MODELO DE GESTIÓN Art. 89.1 Define la necesidad de que el
DE LOS FONDOS DE Documento de Seguridad aclare y delimite las
ARCHIVO.
funciones y obligaciones.
PUESTA EN VALOR.
1.Definición, normalización y Art. 106. Criterios de Archivo se nos indica que
aprobación de;
se realizarán según lo que indica su respectiva
Procesos.
legislación, y que se deberá garantizar la correcta
Requisitos legales.
Formatos. conservación de los documentos, su localización,
Responsabilidades
Manuales. consulta, y posibilitar el ejercer los derechos de
Bases de Datos referenciales.
acceso, rectificación y cancelación.
2.Conocimiento y empleo por parte En aquellos en los que no exista norma aplicable,
de la organización.
el Responsable del Fichero deberá establecer los
criterios y procedimientos de actuación que
deberá seguirse para el archivo.
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22. 8.2. MODELO DE GESTIÓN
DE LOS FONDOS DE
ARCHIVO.
OPORTUNIDADES DADAS POR;
1.Eficiencia , Operatividad y Eficacia
en Sistemas de Archivo.
2.Convertir el Archivo de un Pasivo a
un Activo de la organización.
3.Integrarlo en los procesos de la
empresa.
4.Convertirlo en el arsenal jurídico de
las organizaciones.
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23. COMPARACIÓN EN EL ACCESO A FONDOS DE ARCHIVO.
A. ESCENARIO HABITUAL. B. ESCENARIO COMPETITIVO.
1. Consultas realizadas por una 1. Consulta realizada por un usuario
persona durante 20 minutos. en 4 minutos.
2. Sobre el 30% de los documentos. 2. Consultas multiplicadas por 5 o 7
3. 70% de los accesos son exitosos. veces con respecto al escenario A.
4. Sin registro alguno ni 3. 99% de los accesos exitosos, en el
procedimiento. resto se tiene explicación de por
5. Desconfianza en el archivo, los qué no aparece.
documentos no retornan o no 4. Queda registrada la documentación
ingresan en el mismo. sacada en consulta, según un
procedimiento normalizado,
conocido y aprobado.
5. Documentos vuelven al archivo
pasado un tiempo.
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24. GRACIAS POR SU ATENCION
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