1. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS
DE GESTION
VERÓNICA FUNES CAJAS
MATERIA : ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO
FECHA: 31 DE OCTUBRE DE 2011

2. GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTION Y
TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION

3. LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA
ENTIDAD ES IMPORTANTE POR CUANTO
1) Facilita el acceso a los documentos y a la información
2) Favorece el control por parte del encargado del
archivo
3) Ahorra de trabajos a las personas que los necesitan
4) Agiliza la Gestión de la Entidad
5) Beneficia al usuario
6) Refleja una Buena organización

4. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Y SU
CICLO VITAL
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
DISPOSICION FINAL
oAdministrativos oHistóricos
oLegales oCientíficos
oFiscales oCulturales
oContables oMisionales
oFuncionales
ELIMINACION

5. • ALMACEN DE PAPEL
• ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1. Documentos importantes que hay
1. Papeles que conservar, clasificar y ordenar
apilados, diarios, boletines, fotocopi
2. Inventario de los documentos con la
as
descripción correspondiente
2. Pocas personas saben lo que hay
3. Traslado organizado al archivo
3. Los documentos llegan como central
pueden
4. Criterios únicos de conservación y
4. Cada persona conserva o elimina o eliminación
le que le parece oportuno
5. Consulta y préstamo de la
5. Es difícil encontrar y consultar un documentación en forma ágil y
documento oportuna
6. Todo el mundo puede acceder 6. Acceso para el personal autorizado
7. No hay normad de archivo ni de 7. Manual de gestión de documentos
clasificación

6. DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVO
ABARCA EXCLUYE
 Todos los documentos esenciales  Todos los documentos y libros
para el desarrollo de una actividad conservados como referencia o
continuada de un área material de consulta
administrativas  Las copias de documentos
 Los documentos que acredite un originales , excepto de aquellos
valor administrativo y que forman documentos de los que
parte de un procedimiento únicamente tengan copia
 Documentos que establecen  Boletines de noticias sin
responsabilidad fiscal actualidad o importancia vigente
 Documentos que aporten valor  Notas, tarjetas, invitaciones
legal, contable o jurídico en las particulares
actuaciones de la empresa  Cotizaciones desactualizados
 Documentos que reflejan la  Todo escrito a lápiz puesto que
historia de la entidad no tiene valor jurídico

7. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR
Para archivar los documentos debemos seguir los
siguientes procedimientos
 ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos
con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, el
cualquier momento en que parte se hayan.
 ORGANIZACIÓN: La organización permite a la persona un mayor
rendimiento y le ofrece la satisfacción de ver sus planes realizados.
 PREVISION: Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario para
mantenerlo al día
 PRONTITUD: Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse
en forma inmediata
 CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras
personas de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre
dispuesta y demostrar complacencia al dar información que le soliciten o al buscar
los documentos que le pidan.
 SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como el secretario u oficinista en
general, deben ser personas altamente reservadas.
 CONCETRACION: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo

8. ACTUACIONES DE UNA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DAN ORIGEN A:
UNIDADES DOCUMENTALES
Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa
de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las
series documentales

9. SERIE:INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
ORDEN DE PROCEDENCIA Fallo
Sep 12/07
Pruebas
Ago. 30/07
Descargos
Agosto 15/07
Indagación
Julio 05/
Denuncia
Junio 30/07
ORDEN ORIGINAL Investigación
Disciplinaria
Ordenación: Por meses y dentro de cada mes en orden cronológico

10. COMO
ORGANIZAR
LOS
ARCHIVOS DE
GESTION

11. DOCUMENTOS RECIBIDOS
Solicitud Respuesta
CORRESPOND
ENCIA Correspond
RECIBIDA encia
Serie despachada

12. COMUNICACIONES INTERNAS
SUB. FINANCIERA
SUB. TECNICA
TESORERIA
REGISTRO AUTOMOTOR
LICENCIAS
CONTABILIDAD
DIRECCION GENERAL
COMUNICACIONES INTERNAS

13. DIFERENTES SERIES DOCUMENTALES: ORDENACION
ALFABETICA
VIATICOS
PROVEEDORES
INVENTARIOS
CUENTAS DE COBRO
CAJA MENOR
Capacitación de personal
Actas Consejo Directivo
ACTAS

14. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION
FONDO Se determina que documento
SERIE DOCUMENTAL Y va primero y cual va después.
Permite identificar, localizar
TIPOLOGIA Los documentos deben
Y recuperar la información
Los documentos producidos archivarse y organizasen
Para la gestión.
Por una oficina no deben de acuerdo al orden que le
Mezclasen con otros dio el área productora
Marcación de legajos,
Principio de procedencia Principio de orden original Cajas e inventario