1. PLAN DE ARCHIVO
CONDICIONES LOCALES Y NORMAS DE SEGURIDAD EN EL ARCHIVO
ANGELICA ROCIO DELGADO GOMEZ
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C.
2013

2. PLAN DE ARCHIVO
CONDICIONES LOCALES Y NORMAS DE SEGURIDAD EN EL ARCHIVO
ANGELICA ROCIO DELGADO GOMEZ
Presentado a:
CLEMENCIA MALDONADO MALDONADO
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C.
2013

3. INTRODUCCIÒN
En el siguiente informe, se dará sugerencias para el archivo organizacional, de esta
con un plan de archivo y condiciones locales y de seguridad.
De esta manera se diagnostica una técnica de recolección de información, lo cual
será tabulada y analizada, y de acuerdo a ello se planteará sugerencias.

4. TABLA DE CONTENIDO
PGS
INTRODUCCIÒN
1. PLAN DE ARCHIVO.
1.1.
DIAGNOSTICO.
1.2.
TABULACIÒNDE LA INFORMACIÒN.
1.3.
ANÀLISISDE LA INFORMACIÒN.
2. CONDICIONES LOCALES Y NORMAS DE SEGURIDAD EN EL ARCHIVO.
2.1.
DIAGNOSTICO.
2.2.
TABULACIÒNDE LA INFORMACIÒN.
2.3.
ANÀLISISDE LA INFORMACIÒN.
3. MANUAL DE ARCHIVO.
3.1.
GESTION DOCUMENTAL.
3.2.
EQUIPO Y MOBILIARIO.
3.3.
EL MOBILIARIO.
3.4.
SELLOS.
3.5.
CARPETAS.
3.6.
IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS.
3.7.
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS.
3.8.
PASOS BASICOS PARA LA GESTIÒN DE DOCUMENTOS.
3.9.
VALORES DE LOS DOCUMENTOS.
3.10. SERVICIO DE ARCHIVO.
3.11.
ORDENACION DE EXPEDIENTES.
3.12. PRODUCCION Y RECEPCION.
3.13. TRAMITE.
CONCLUSIONES.

5. 1. PLAN DE ARCHIVO.
1.1.
DIAGNOSTICO.
OBJETIVO: identificar las inconformidades del establecimiento frente a la
utilización del archivo
VARIABLES
SI NO OBSERVACIONES
¿El archivo se encuentra en un lugar seguro si
x
.
humedad?
X
¿Tiene una ventilación adecuada?
¿Tiene estrategias de seguridad en caso de
x
accidentes?
¿Tiene estrategias de seguridad en caso de
x .
accidentes?
1.2.
TABULACIÒN DE LA INFORMACIÒN.
VARIABLES
SI
0%
NO
0%
25%
75%

6. 1.3.
ANÀLSISDE LA INFORMACIÒN.
De acuerdo con la información recolectada y tabulada podemos decir que el archivo
no tiene prevención alguna ni está preparado para salvarlo en caso de algún
accidente que pueda ocurrir en él.
Es necesario tener una base en la cual nosotros tengamos la opción de salvar los
documentos importantes a futuro en caso de alguna emergencia. También se pudo
observar que el cuidado del archivo consta de factores importantes como lo son la
energía, la ventilación y la luz que se utilice en el archivo.

7. 2. CONDICIONES LOCALES Y NORMAS DE SEGURIDAD EN EL ARCHIVO
2.1.
DIAGNOSTICO
OBJETIVO: Verificar si las condiciones locales y normas de seguridad cumple en el
área de archivo.
VARIABLES
SI NO
¿Se encuentra establecida en la empresa normas de
seguridad para los documentos?
¿Se realiza estrategias del cuidado de la información
de los documentos?
x
¿Se implantar estrategias de cuidado a los
documentos?
¿Los documentos pierden su textura?
x
¿Los documentos habitualmente se restauran por los
daños?
x
2.2.
OBSERVACIONES
x
x
Ya que la contadora deberá
mantenerlos en perfecto
estado.
Ya que no habría perdida de
información.
Ya que se vuelve amarillo por
la mala ventilación y la
luminosidad.
Se realiza la información
nuevamente.
TABULACIÒN DE LA INFORMACIÒN.
CONDICIONES LOCALES Y NORMAS DE
SEGURIDAD EN EL ARCHIVO
SI
NO
20%
80%

8. 2.3.
ANÀLISIS DE LA INFORMACIÒN.
De acuerdo a la información se pudo conocer que la empresa no cuenta con
normas, para el cuidado de la información de los documentos.
Basado en la lista de chequeo los documentos deben ser realizados y evaluados de
nuevo, por la falta de ventilación y luminosidad, lo cual facilita mayor duración de
información de la documentación.

9. 3. MANUAL DE ARCHIVO.
3.14. GESTION DOCUMENTAL.
Es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder respecto de la
documentación que genera una institución. Normalmente incluye una primera fase,
cuando los documentos están en proceso de tramitación, y una segunda fase,
cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las tareas y procedimientos
que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, gestión de archivos.
3.15. EQUIPO Y MOBILIARIO.
En la empresa AUTOSERVICIO EL EDEN se utiliza computadores, impresoras y
papelería, para archivar la documentación necesaria.
3.16. EL MOBILIARIO.
 Los documentos están archivados en orden alfabético.
 Del documento más reciente al más antiguo.
3.17. SELLOS.
Los documentos son valorados por el gerente por lo tanto lleva su firma.
3.18. CARPETAS.
Las carpetas se encuentran en forma del más reciente al más antiguo, de tal
manera, la información archivada facilita la búsqueda de cualquier documento.

10. 3.19. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS.
Los documentos físicos que comprueban ante mano son archivados, ya que no
generalizaría problemas.
3.20. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS.
Es donde debemos mirar a donde deben dirigirse los documentos para saber
como debe ser su proceso y procedimiento pertinente.
3.21. PASOS BASICOS PARA LA GESTIÒN DE DOCUMENTOS.
El nacimiento y generación de documentos en los archivos de gestión.
2. Utilización y mantenimiento: permite la utilización, control y
almacenamiento de documentos.
3. Conservación y eliminación: permite decidir si los documentos se deben
conservar y cuales se deben destruir.
4. Valores de los documentos Permite establecer un valor adecuado a los
documentos que genera
3.22. VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Nos permite saber hacia donde deben dirigirse los documentos según su
clasificación
3.23. SERVICIO DE ARCHIVO.
En el se encontrara toda la información necesaria para los usuarios que
requieran algún documento o tipo de investigación.
3.24. ORDENACION DE EXPEDIENTES.
Se deben organizar sucesivamente en el orden en que suceden las acciones
administrativas.
3.25. PRODUCCION Y RECEPCION.
Es donde la recepción de los documentos es importante debido a que tiene
que ser analizada y transportada según el grado de importancia para
beneficio de todos.
3.26. TRAMITE.

11. Inicia en el área de correspondencia donde se le asigna un código por
diferentes medios los cuales pueden sr correo electrónico

12. CONCLUSIONES
De acuerdo a la realización del trabajo se pudoconocer el manejo erróneo de
archivo, la pérdida de información,
En el plan de archivo no tiene prevención alguna ni está preparado para salvarlo en
caso de algún accidente que pueda ocurrir en él.
En las condiciones locales y normas de seguridad en el archivoa los documentos no
se les cuida la información, no tiene un personal de archivo, simplemente es la
contadora quien suministra información de dichos documentos.