1. GESTIÓN DOCUMENTAL II
TAREA
CECILIA LAITON GALEANO
DILSA LAITON GALEANO
ELSA OJEDA HERRERA
DOCENTE
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
CIDBA - A.V.A.
ARMENIA –COLOMBIA
2013

2. TABLA DE CONTENIDO

 INTRODUCCIÓN
 OBJETIVOS
 ACTIVIDADES:
 TAREA
1. Elabore una tarea, en la cual usted le va a explicar a sus compañeros de manera creativa lo siguiente:
2.
3. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?
4. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización?
5. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental
con su definición, normatividad y actividades.
6. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la
gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto.
7. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.
8. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012.
9. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la
Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico)
10. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.
11. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

3. INTRODUCCION
El presente trabajo tiene como finalidad fortalecer nuestro interés
por temas específicos contribuyentes como estudiantes C.I.D.B.A y
vamos a conocer los procesos de un programa de gestión
documental, conocer sobre el ciclo vital de los documentos, sus
fases y etapas, conocer aspectos importantes de la unidad de
correspondencia, aprender sobre el decreto 2906 de 2012,
identificar como se clasifican los archivos y los valores de los
documentos.

4. OBJETIVO GENERAL
Lograr conocer e interpretar todas las herramientas existentes en el
área de Gestión documental y así entender y poner en practica todos
los procesos de un programa de gestión documental y otros temas de
gran interés
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Conocer los procesos de un programa de gestión documental
 Aprender el ciclo vital de los documentos
 Conocer aspectos importantes de la unidad de correspondencia
 Aprender sobre el decreto 2906 de 2012
 Identificar como se clasifican los archivos

5. Qué es el ciclo vital de los documentos y
cuáles son sus fases y etapas?.
Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo
largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos
tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y
vigencia), tercera edad y destino final.

6. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
DEFINICION
Es la encargada de gestionar de forma
centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y
distribución de sus comunicaciones,
de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de
conservación, integrándose a los
procesos que se llevarán en los
archivos de gestión , centrales e
históricos.

7. IMPORTANCIA DE LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA EN ORGANIZACIONES
Gestionar los procesos o programas de gestión documental para
promover la conservación adecuada de toda la documentación
escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma
eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de
procedimientos y operaciones Archivísticas.

8. FUNICIONES DE LA UNIDAD
DE CORRESPONDENCIA
1) Control de Ingreso de la Documentación.
2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
3) Conservación.
4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.
5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
6) Digitalización de los Documentos.
7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.
8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el
control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las
comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre
de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

9. SERVICIOS DE LA
UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Recepción de
correspondencia
 Radicación de
correspondencia
 Distribución de la
comunicación al área
correspondiente

10. origen
creación
diseño

11. MARCO NORMATIVO DEL
PROCESO
Ley 43 de 1913 Sobre el
uso de tinta indeleble para
documentos oficiales.

12. Ley 527 de 1999
Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas
digitales

13. comunicaciones oficiales
en las entidades
públicas y privadas que
cumplen funciones
públicas.
Artículos 4, 6, 9 y 14

14. No se deben utilizar
micropuntas o esferos de tinta húmeda .
Circular Interna AGN No.13
de 1999

15. NTC 1673
Papel y cartón:
papel para
escribir e
imprimir” .

17.  “Papel para documentos de archivo: requisitos para la
permanencia y durabilidad”
NTC 4436

19. • La correspondencia y demás
formas de comunicación privadas
son inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas
mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que
establezca la Ley. (Reforma Acto
Legislativo 02 de 2003
Artículo 15.
Párrafo 3

20. • Supresión de
autenticación de
documentos
originales y uso de
sellos, ventanilla
única
Decreto 2150 de
1995
Artículos 1, 11 y 32

21. • Sobre las unidades
de correspondencia,
radicación y control
de las
comunicaciones
recibidas y enviadas.

28. Acuerdo AGN 060 de
2001. Artículo Séptimo:
Comunicaciones
Internas
• “Para las comunicaciones internas de
carácter oficial, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos que
permitan realizar un adecuado seguimiento
a las mismas, utilizando los códigos de las
dependencias, la numeración consecutiva
y sistemas que permitan la consulta
oportunamente, ya sean éstos manuales o
automatizados”.

29. .
Actividad dentro del proceso de
Gestión Documental, cuyo fin
radica en garantizar que los
documentos lleguen a su
destinatario.

30. Decreto 22
9 de 1995
Servicios postales y sus
resoluciones reglamentarias.
Decreto 21
50 de 1995
Artículo 25.
Utilización del correo
para el envío de
información.
Acuerdo 06
0 de 2001
Artículo
3.
Centralización de los
servicios de distrib
ución de las comuni
caciones oficiales

31. 3.
DISTRIBUCIÓN
Documentos
Externos
Documentos
Internos
Documentos
Envidos
Identificación de dependencias destinatarias
según competencia
Clasificación, organización, enrutamiento y
reasignación de las comunicaciones a las
dependencias competentes
Registros de control de entrega
Identificación de Dependencias
Enrutamiento de documentos a
dependencias competentes
Registro de control de entrega de
documentos internos
Definición de medios de distribución, (fax, correo
electrónico, página web, trámite en línea, correo
tradicional, apartado aéreo,).
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
 Gestión correo tradicional: Normal, certificado, especial
Peso y porteo.
Control y firma de guías y planillas de entrega
Control de devoluciones.
Organización de mensajería interna
Registro de control de envío de documentos

33. • Toda persona tiene derecho a presentar
peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a
obtener pronta resolución. El legislador podrá
reglamentar su ejercicio ante organizaciones
privadas para garantizar los derechos
fundamentales.
Constitución Política.
Artículo 23.
• Reglamentación trámite peticiones.Ley 58 de 1982
• Derecho de petición.
Decreto 01 de 1984
Código Contencioso
Administrativo.

34. • Establece que las entidades de la Administración
Pública deberán facilitar la recepción y envío de
documentos o solicitudes y sus respectivas
respuestas por medio de correo certificado, el cual es
un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 6, 16, 17, 22.
Artículo 25.
• Derecho de turno.
Decreto 1222 de 1999
Artículo 33.
• . Envío y control del trámite de las comunicaciones,
numeración de actos administrativos.
Acuerdo AGN 060 de
2001.
Artículos 3, 6 y 8

35. • Confrontación y diligenciamiento
de planilla de control y ruta del
trámite.
• Identificación del trámite.
• Determinación de competencia,
según funciones de las
dependencias.
• Definición de los periodos de
vigencia y tiempos de
respuesta.
1. Recepción de
solicitud o trámite
• Análisis de antecedentes y
compilación de información.
• Proyección y preparación de
respuesta.
• Trámites a que haya lugar con
la producción de documentos
hasta la culminación del asunto
2. Respuesta

36. Documentos de archivo
electrónico
 Los sistemas de gestión de documentos
electrónicos deben permitir que los
documentos sean gestionados aún cuando
hayan sido creados con medidas de protección
como firmas digitales, mecanismos de
encriptamiento, marcas digitales electrónicas y
cualquier otro procedimiento informático

38. • confiere es un deber de cada servidor
publico custodiar y cuidar los documentos
e información.
Articulo 34 ley del 2002
• Por el cual se establecen los criterios
para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones
públicas.
Según Acuerdo AGN No.
042 Octubre 31 de 2002.
• Artículo segundo. Obligatoriedad de la
organización de los archivos de gestión.Acuerdo AGN No. 042
Octubre 31 de 2002

39. • Articulo 3 Definiciones
• Tabla de retención documental
• Función archivística
Ley 80 de 1989 • Articulo 2. Fija las políticas para
establecer los reglamentos para
garantizar la organización y
conservación del patrimonio
documental.
Ley 594 de 2000
• Articulo 24. Obligatoriedad de las
tablas de retención documental. Sera
obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención.
Ley 294 de 2000

40. Esto nos
permitirá
brindar además
un eficiente y
eficaz servicio
de información.
Es un proceso técnico archivístico que consiste en
identificar, analizar y determinar los caracteres externos
e internos de los documentos con la finalidad de
elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos
(guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer,
localizar y controlar los fondos documentales de cada
entidad.

41. CONSTITUCION POLITICA
• Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de
expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de
informar y recibir información veraz e imparcial, y la de
fundar medios masivos de comunicación.
Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de
enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder
a los documentos públicos salvo los casos que
establezca la ley.
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.

42. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no
participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la
función crítica frente a éste y plantear y desarrollar
alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las
restricciones legales, se les garantizan los siguientes
derechos: de acceso a la información y a la
documentación oficiales.
Artículo 315. Los Secretarios de las corporaciones y
autoridades públicas dan fe en los certificados que
expidan relativamente a los negocios que les están
confiados por razón de su empleo.
Artículo 316. Todo individuo puede pedir
certificados a los Jefes o Secretarios de las
Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el
asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo
fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará
en la oficina hasta que cese la reserva y pueda
entregársele al interesado. De los certificados se
dejará copia en un libro de papel común.

43. Artículo 320 Todo individuo tiene derecho a que se le
den copias delos documentos que existan en las
Secretarías y en los archivos de las oficinas del
orden administrativo, siempre que no tengan carácter
de reserva; que el que solicite la copia suministre el
papel que debe emplearse, pague el amanuense, y
que las copias puedan sacarse bajo la inspección de
un empleado de la Oficina y sin embarazar los
trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia
de documentos que según la Constitución o la ley
tengan carácter de reservados, ni copia de
cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de
la Oficina de quien dependa.
Ley 57 de 1985.
Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y
acceso a los documentos públicos.

44. CONSULTA DE DOCUMENTOS
DEFINICION:
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad,
dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a
la información contenida en los documentos de archivo y de ser
necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este
propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes
de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al
usuario al funcionario competente.

45. La consulta de documentos en
los archivos de gestión, por
parte de funcionarios de otras
dependencias o de los
ciudadanos, se debe facilitar con
los controles correspondientes.
La recuperación de los
documentos entendida como la
acción y efecto de obtener por
medio de los instrumentos de
consulta, los documentos
requeridos, se logra mediante
la disponibilidad y actualización
de éstos, ya sean
inventarios, guías, catálogos e
índices.
La consulta se puede hacer
mediante solicitud verbal o
escrita dirigida al jefe del área,
o al funcionario responsable
del Archivo de Gestión,
Archivo Central o Histórico.
Si el interesado desea que se
le expidan copias o fotocopias,
éstas deberán ser autorizadas
por el jefe de la respectiva
oficina y sólo se permitirá
cuando la información no tenga
carácter de reservado conforme
a la Constitución y a las leyes.

46. "... Es el conjunto de
operaciones que tienen
por objeto prolongar la
vida de un ente material,
merced a la previsión del
daño o a la corrección
del deterioro"

47. • Cualquier esfuerzo que se
emprenda para darle a los
documentos una vida
perdurable, tiene que
tomar en cuenta dos
factores:
• prevención y restauración.

48. Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos
deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de
archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los
documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación
desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición
final.
Decreto 1798 de 1990
Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.
Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y
almacenar libros y papeles del comercio.

49. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y
restauración documental.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo,
restricciones por razones de conservación.
Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de
documentos.

50. Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la
contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de
archivo y situaciones de riesgo.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a
archivos.

52. • Decisión resultante de la valoración hecha
en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de y valoración
documental, con miras a su conservación
total, eliminación, selección y/o
reproducción. (AGN, 2006)
¿Qué es la
disposición
Final?

53. Encuesta
documental
Normatividad
retrospectiva y
vigente
Grupo
Interdisciplinari
o
La disposición final es
una de las actividades
más delicadas dentro del
proceso de elaboración
de la TRD y/o TVD, pues
implica la toma de
decisiones sobre la
disposición de los
documentos, lo cual
resulta, para los casos de
selección y eliminación,
procesos irreversibles.

54. • Los bienes de uso público, los parques
naturales, las tierras comunales de grupos
étnicos, las tierras de resguardo, el
patrimonio arqueológico de la Nación y los
demás bienes que determine la ley, son
inalienables, imprescriptibles e
inembargables.
Constitución
Política de 1991
Artículo 63.
• CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas
manifestaciones es fundamento de la
nacionalidad. El Estado reconoce la
igualdad y dignidad de todas las que
conviven en el país. El Estado
promoverá la investigación, la ciencia, el
desarrollo y la difusión de los valores
culturales de la Nación.
Constitución Política de
1991
Artículo 70.

55. • La búsqueda del conocimiento y la
expresión artística son libres. Los planes
de desarrollo económico y social
incluirán el fomento a las ciencias y, en
general, a la cultura
Constitución Política de
1991
Artículo 72.
• El patrimonio cultural de la Nación está
bajo la protección del Estado
Constitución Política de
1991
Artículo 71.
Ley 47 de 1920
Ley 14 de 1936.
Protección del patrimonio documental y
artístico.
Aprueba tratado internacional sobre
protección del patrimonio cultural.

56. Proceso de la gestión
documental Vs
Programa de gestión
documental

57. DECRETO 2609 DE 2012
Este decreto aplica a todas las entidades públicas en sus
diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones
públicas, las entidades del estado en las diferentes ramas del
poder. La norma se aplica a cualquier tipo de información producida
o recibida por las entidades públicas en cualquier soporte (físico o
electrónico) y que se conservan en los diferentes archivos. Es
responsabilidad de los empleados públicos aplicar las normas
establecidas por el AGN sobre la responsabilidad de la gestión de
documentos. La coordinación de la gestión documental se realizara
por la secretaria general a través la oficina de archivo, la gestión
de los documentos se rige bajo los siguientes principios: Planeación,
eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad,
transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico,
protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y
acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad,
orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica, protección de la
información y los datos.

58.  Las entidades deben formular una política de gestión
documental con los siguientes componentes: marco conceptual,
conjunto de estándares, programa de gestión de documentos,
cooperación, articulación y coordinación de las diferentes áreas.
Para la buena gestión de los documentos hay que tener en cuenta
las etapas de creación, mantenimiento y administración de los
documentos, la gestión de los documentos se realizara a partir de
los instrumentos archivísticos como el cuadro de clasificación,
tabla de retención documental, programa de gestión
documental, plan institucional de archivos, inventario
documental, gestión de documentos electrónicos, mapas de
procesos, tablas de control y acceso. La gestión de los
documentos debe contemplar los procesos de Planeación,
producción, gestión y trámite, organización, transferencia,
disposición de documentos, preservación a largo plazo y
valoración.

59. IMPORTANTE
Todas las entidades del estado deben formular un
programa de gestión documental a largo, mediano y
corto plazo, la implementación y seguimiento del PGD
es responsabilidad del área de archivo de la entidad, la
entidad debe tener un plan de capacitación en el alcance
y desarrollo del PGD.

60. DECRETO 2609 DE 2012
 Las entidades deben tener un sistema de gestión de documentos que
les permita organizar, establecer plazos de conservación, garantizar la
autenticidad, integridad, acceso y disponibilidad, preservar los
documentos y sus agrupaciones documentales. Las características que
debe tener un sistema de gestión documental son confiabilidad,
interoperabilidad, seguridad, metadescriptores, adición de contenidos,
diseño y funcionamiento, gestión distribuida (importar y exportar
masivamente los documentos hacia otros sistemas), disponibilidad y
acceso, neutralidad tecnológica a través de estándares que no dependan
de la tecnología.
 Los sistemas de archivo electrónico deben velar por la disponibilidad y
legibilidad, visualización e interpretación de los documentos al igual
que su conservación a largo plazo, se debe asegura una integridad de la
información en los sistemas de gestión de archivos.

61. DECRETO 2609 DE 2012
 La gestión de documentos electrónicos debe asegurar la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación para
mantener su valor testimonial, las características de los documentos
electrónicos de archivo deben tener las siguientes características,
contenido estable, forma documental fija, vinculo archivístico y
equivalencia funcional. Para garantizar la presunción de autenticidad de
los documentos electrónicos de archivo las entidades deben definir los
procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los
documentos de archivo, a su vez asegurar los medios de almacenamiento
y tecnológico. Se debe garantizar que los documentos de archivo
electrónico generados por la entidad no sea modificados a lo largo del ciclo
vital mediante la utilización de sistemas de seguridad con el fin de
conservar a largo plazo

62. DECRETO 2609 DE 2012
 La fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo es una
representación completa, fiel y precisa de los hechos que da
testimonio, los documentos electrónicos y la información
contenida en ellos debe estar disponible en cualquier momento
mediante sistemas que aseguren su registro o medio de registro
original, para la conservación y preservación de los documentos
electrónicos se puede conservar los documentos en sistema
análogo y digital, se debe garantizar la conservación a través del
ciclo vital del documento electrónico. Los expedientes
electrónicos como unidad mínima de archivo deben reflejar a
secuencia de la diligencia dentro de un mismo trámite, se
adoptara programas de foliación de expedientes electrónicos.

63. DECRETO 2609 DE 2012
 Por último el archivo general de la nación realizara
inspecciones sobre la implementación y el
funcionamiento del programa de gestión
documental de las diferentes entidades.

64. DECRETO 2609 DE 2012

65. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012.
En esta circular habla de la adquisición de tecnologías en la gestión documental,
donde condiciona las entidades que quieren desarrollar un sistema de gestión de
documentos electrónicos de archivo (SGDEA).
Se deben tener en cuenta los lineamientos consignados en la circular 004 de 2010,
donde estable los estándares mínimos en procesos de administración archivos y
gestión de documentos electrónicos.
Además las entidades que requieran adelantar el desarrollo de un SGDEA,
deberán atender las recomendaciones hechas por el AGN.
Las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas deben tener en
cuenta los requerimientos de cada entidad y las normas NTC ISO15489-1, NTC
ISO15489-2 y el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos,
además las directrices del consejo internacional de archivos.
Para dar cumplimiento a la conservación de documentos de patrimonio
documental del país deben adoptar estándares de calidad que aseguren su
conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo.
El SGDEA deberán contemplar instrumentos archivísticos como cuadros de
clasificación documental y tablas de retención documental, armonizando la
gestión documental de ambientes físicos y

66. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se
desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico)
Archivo de gestión. En este momento el documento va desde su creación o
gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó. Este momento
comprende:
Los procesos archivísticos están ligados al programa de gestión documental, el
cual establece los siguientes procedimientos:
• Producción documental
• Recepción de documentos
• Distribución de documentos
• Tramite de documentos
• Organización de documentos
• Consulta de documentos
• Conservación de documentos
• Disposición

67. Archivo central: es aquel donde intervienen propiamente el control y la
administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo.
En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado.
Puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento
de la vigencia y del plazo precaucional
En esta etapa llevamos a cabo los siguientes procesos
• Administración
• Organización
• Selección
• Descripción
• Conservación
• Servicio
Vigencia: Es aquel momento durante el cual el documento de archivo
obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en
su tipo documental. La vigencia es el momento central en la vida de un
documento.

68. ¿Por qué concluye la vigencia?
• Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento.
• Por disposición Legal.
• Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero.
• Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento.
• Por enterarse del documento, como en el caso de los documentos de carácter
informativo.
En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la vigencia, se
establece convencionalmente tal fecha.
• Plazo Precaucional:
Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es necesario retener el
documento (por precaución) antes de decidir su destino final.

69. Archivo histórico:
Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines
históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o
cultural que impiden su destrucción.
Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional
de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio
privilegiado, independiente de otras series documentales de la misma
institución.
Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que
los documentos, por su trascendencia histórica más allá del ámbito
institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la
conservación del patrimonio cultural.

70. VALOR DOCUMENTAL
Valores Primario y Secundario Valores
Los valores del documento de archivo
dependen del fin por el cual ha sido
creado , lo que se denomina Valor
Primario ; y además de la utilidad que
puede tener con posterioridad, lo que es el
Valor Secundario . Estos son los valores
más reconocidos pero existen otros que
pueden desglosarse según la etapa en la
que se encuentre.

71. ARCHIVO DE GESTION
Valor Administrativo Es un valor primario ,
por cuanto el documento da cuenta de una
gestión o actividad que requiere ser
atentida y que tiene un curso propio, este
valor permanece hasta la gestión para la
cual fue creado llegue a su fin.
ARCHIVO CENTRAL
Valor Legal, Jurídico o Probatorio Después
de finalizado el valor administrativo el
documento conserva un valor probatorio , es
decir es un comprobante legal y jurídico de
que la gestión existió o de que la actividad de
la que da cuenta se produjo, y testifica la
fecha y el lugar en que se sucedió el evento.
Este valor tiene término en unos tipos
documentales y en otros es permanente.

72. ARCHIVO HISTORICO
Valor Histórico y Cultural Estos son valores
secundarios del documento. Cumplido su
ciclo vital, algunos documentos tendrán un
valor cultural e histórico permanente y
pasaran a formar parte del patrimonio
documental, los que no tienen este valor son
destruidos al finalizar su ciclo vital, esto es al
perder su valor primario.
IMPORTANTE: Otros Valores Otros autores diversifican más las categorías de
valor, incluyendo valor fiscal o financiero, pero este no es sino un valor
administrativo específico. De igual forma el Diccionario Terminológico
Archivístico adiciona el Valor Informativo , que es que tienen los documentos
usados para consulta o investigación; y el Valor Intrínseco que está relacionado
con el contenido: firmas, sellos, circunstancias de producción, etc. Pero el
primero es un valor secundario y el último es un valor primario.

74. Por su parte este decreto hace referencia a las obligatoriedad de la elaboración e
implementación de tablas de retención documental y tablas de valoración según
la normatividad establecida por el AGN
ASPECTOS IMPORTANTES
1. Las tablas tienen aplicabilidad en documentos físicos y electrónicos.
2 se debe contar con un equipo de trabajo interdisciplinario para la elaboración
3. Se deben actualizar e implementar de nuevo con cada actualización.

75. Es un decreto que modifica por completo la manera conceptual de la
ordenación, clasificación y descripción de las entidades.
ASPECTOS IMPORTANTES
1. Incluye la documentación electrónica
2. Estructura de manera clara cada uno de los procedimientos
establecidos.
3. Establece mecanismos sistematizados y humanos para optimizar estas
tareas.

76. En el desarrollo de la actividad se logró nuevos
conocimientos sobre los proceso de un programa de
gestión documental, el ciclo vital de los documento y su
valor, la unidad de correspondencia importante en las
organizaciones, conocer más a fondo la nuevas
normativas en materia archivística.
CONCLUSIONES