1. Actividad 4
Ensayo documentos administrativos
La actividadadministrativase distingueporsucarácter documental,esdecir,porreflejarse en
documentosque constituyenel testimonio de lamencionadaactividad.Losdocumentos
administrativossonel soporte enel que se materializanlosdistintosactosde laAdministración
Pública,laformaexternade dichosactos. Los documentosadministrativossirvencomomediode
comunicaciónde los actosde laAdministración.Dichacomunicaciónestantointerna - entre las
unidadesque componenlaorganizaciónadministrativa - comoexterna- de la Administracióncon
losciudadanosycon otras organizaciones.
Tipos de documentos administrativos:
1. La carta comercial: sirve comomediode comunicación entre dos empresas comerciales
o bienunaempresaconun particular, o viceversa.Sucontenidosueleserformal,oficial
y/oconfidencial. Laactividadcomercial esmuyvariada,porelloexistenvariostipos
de cartas comerciales.Losmásimportantesson:de compraventa,de reclamación,de
ofertas,de solicitudde información yde publicidad. Unacarta comercial se compone de
trespartes:el encabezamiento,el cuerpode lacarta y el cierre.
2. Memorando:(Memorando=Cosa que debe tenerse en memoria) Esundocumentode
comunicacióndonde laautoridadsuperiorhace algunaadvertencia,daórdenesytambién
rememorahechosque se debentenerencuenta. Losdocumentosmásusadosen
la administraciónpúblicasonel oficioyel memorando.Hayinstitucionesque inclusohan
delimitadoel áreade difusiónde estosdocumentos:empleanel oficioparasu
comunicaciónexternayel memorandoparasucomunicacióninterna.Lomismoque
muchasempresas,usan lacarta para lo primero,yel memorando,paralosegundo.
3. La constancia:esundocumentosimilaral certificado,losdosacreditanlaveracidadde
hechoso situacionesque se handadoo se dan enla realidad. Noexisteunadiferencia
clara y definidaentre ambosdocumentosrazónporlacual se utilizanlosdos
indistintamente.A pesarde ellohayunadiferenteque podríamosaceptar,enprincipioy
que consiste enconsideraral certificadocomotestimoniode hechosocurridosoya
concluidos,ya laconstanciacomo testimoniode hechosenrealizaciónoque acabande
ocurrir.
4. Hojas de Vida: sonuna compilaciónde pensamientos,reflexiones,historiasyotros
fragmentosliterarios,que he reunidode muydiversasfuentes,dadalabelleza,el mensaje
y la creatividadque todosellosguardan.Estosdocumentoshancirculadoentre gente que
gusta de leer,conservarycompartirestasproducciones;otrostextosfueronextraídosde
algunoslibros,revistasyperiódicos,ademásde aquellosque encantidadimportante
estándispuestosenInternet.
2. 5. Actas de trabajo: se redactanen el mismolugary enla mismafechayhora de los
acontecimientos.Sonelaboradasporel secretarioopor quienhace susveces,en
presenciade laautoridadque preside el actoycon la intervenciónde personas
interesadas.Losque intervienen puedensugeriralaautoridadlaadición,suspensióno
rectificaciónde algunaincidenciaque considerenpertinente. Unavezredactadas,son
leídasy firmadasinmediatamente porel funcionarioque presidióel acto,el secretarioy
laspersonasinteresadas que hanintervenido.Si alguienque estáobligadooha
intervenidose niegaafirmarel acta, la autoridadque dirigiólaacciónhará constartal
negativaenlaparte final del documentoenpresenciade losdemás. Lasactas de trabajo
se envíanal superiorjerárquicoconoficiode remisióno,ensudefecto,se conservanen
losarchivosde las oficinasque tieneninterésenel asunto
6. NOTA INTERIOR: Se trata del documentoque se utilizaparala comunicaciónentre
departamentosounidadespertenecientesaunmismoórganosuperior.
Las partesque componenlanota interiorsonlassiguientes:
- Inicio
- Contenido
- Final
7. El Informe Administrativo: esundocumentoporel cual se hace conocerel avance o la
culminaciónde accionesencomendadasolaocurrenciade hechos consideradode interés
La autoridadpuede pedirque personasparticularesinformessobressushechoso
situacionesque conocenyque considere útilesparaesclarecerparasolucionarproblemas.
El informe tiene carácterde declaraciónjurada,quiere decir que lapersonaque informe
debe informalaverdadde locontrariopodrá sersancionadoadministrativoypenalmente.
Segúnloscasos el informe puedeserbreve opormenorizadoporlotanto,de extensión
variable,pudiendoabarcainclusovarias páginas.Asímismopuede serelaboradoy
firmadopormás de una personae iracompañada de cuadros,fotografías,videos,
grabaciones,testimonios,declaraciones,resúmenes,disquete,separatas,facturas,
recibos,uotros documentos.Parasustentarlainformaciónque se proporciona. El informe
esutilizadoportrabajadoresdel sector públicoyprivadoyse redactaen papel A4.
No cabe calificarde documentoadministrativoaaquellosdocumentosque noestándestinadosa
la producciónde efectoalgunocomoson,porejemplo,losresúmenes,extractos...Losdocumentos
administrativossiempre producenefectosfrente atercerosoenla propiaorganización
administrativa.
