Organización de la documentación

1. ORGANIZACIÓN DE LA
DOCUMENTACION
RECEPCION DE DOCUMENTOS
María Erika Arévalo

2. ¿Que es un documento?
Un documento es toda aquella información contenida y
registrada sobre cualquier soporte material y que es
producido, recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de
sus actividades.
Ejemplos:
Un cheque es un documento contable de valor en el
que la persona que es autorizada (el titular) extrae el
dinero de la cuenta.
Una factura es un documento de carácter
administrativo que sirve de comprobante de una
compraventa de un bien o servicio

3. ¿Cómo los puedo diferenciar según su contenido y
origen?
Según su origen:
 Documentos públicos es aquel documento expedido
o autorizado por un funcionario público competente
y que da fe de su contenido por sí mismo.
Ejemplos: Acta de Matrimonio , Registro civil , Acta de
Nacimiento , Identificación personal , Acta de divorcio.
 Documentos privados son todos aquellos escritos en
que se incluyen, sin intervención de un notario,
declaraciones capaces de producir efectos jurídicos.
Ejemplos: Constancia de trabajo, constancia medica,
certificaciones, Autorización.

4. Según su contenido:
• Documento histórico: Es todo aquello que puede, de
alguna manera, revelarnos alguna cosa que nos permita
conocer el pasado humano lo que los hombres han pensado,
han sentido, han creado o han realizado, bajo el aspecto o
ángulo particular según el cual es interrogado.
Ejemplos: La sagrada Biblia, declaración de independencia.
• Documentos Contables: Son los soportes de contabilidad
que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, se elaboran en original y
copias como las necesidades de la empresa lo exijan,
también están organizados en carpetas contenedoras según
el tipo y concepto para un fácil acceso a la información.
Ejemplos:
Facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos y
vales.

5. •Documentos administrativos: Se definen como el
soporte material por el que se materializan los actos
administrativos.
Ejemplos: Memorandos, comunicados internos, actas de
reuniones.
•Documentos mercantiles: Sirven para legitimar el
ejercicio de las transacciones y documentar las
operaciones mercantiles en los comprobantes de
contabilidad. Estos documentos mercantiles se
concentran en el departamento de contabilidad, donde
el contador obtiene los datos necesarios para procesar
las cuentas y efectuar los asientos contables en los
comprobantes de contabilidad existen dos clases de
documentos los negociables y los no negociables.

6.  Documentos Negociables: Son todos aquellos
documentos que se pueden negociar a través de
endosos, descuentos en una entidad financiera antes
de su vencimiento.
Ejemplo: Letras de cambio, pagares y cheques
 Documentos no Negociables: Son todos aquellos
documentos que sirven de base para los registros en
los libros de contabilidad y a la vez pueden formar
pruebas desde el punto de vista legal.
Ejemplo: Recibos, facturas, vales.

7. • Documentos notariales:
Tienen por objeto la formalización de actos y negocios
de todo tipo, son los autorizados por el notario. Su
autenticidad comprende autoría, firmas, fecha y
contenido, son conservados por el notario y
clasificados por orden cronológico es el único
responsable de la redacción de sus documentos y es
libre de aceptar o rehusar todo proyecto o minuta que
le sea presentado o bien de introducir en él, con el
acuerdo de las partes, las modificaciones que estime
pertinentes y los otorgantes de un documento notarial
tiene derecho a obtener copias de su original, que
queda en poder del notario.
Ejemplos: Acta de protocolización, testamentos,
compraventas, herencias.

8. ¿Qué factores y elementos debo tener en cuenta en mi
organización para recibir los documentos de acuerdo a
las normas vigentes?
Debo Conocer el Organigrama de la Organización; Si lo
conocemos, se identificará fácilmente cómo debe tramitar y
a dónde debe remitir los documentos recibidos.
Conocer la LEY 527 DE 1999, Agosto18. por medio de la cual se
define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
En cuanto a la norma NTC ISO901 se debe tener en cuenta los
siguientes aspectos relacionados sistemas de gestión de
calidad:

9. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN, SEGÚN NORMA
NTC ISO 901
La documentación debe incluir:
a) declaraciones documentadas de una política de
la calidad y de objetivos de la calidad.
b) un manual de la calidad
c) los procedimientos documentados y los registros
requeridos por esta Norma Internacional.
d) los documentos, incluidos los registros que la
organización determina que son necesarios para
asegurarse de la eficaz planificación, operación y
control de sus procesos.

10. ¿Cómo puedo verificar la correspondencia tanto física
como electrónica recibida?
Correspondencia física:
Recibir los paquetes y confrontar que las guías relacionadas en el
formato de planilla de guía coincida con el número de paquetes físicos
entregados.
La información del remitente debe ser clara, suficiente y precisa con
nombre o empresa, dirección y ciudad.
Abrir con cuidado cada uno de los sobres, teniendo la precaución de no
romper ningún documento
Organizar los documentos, teniendo en cuenta el siguiente orden: la guía,
los documentos relacionados y el sobre.
Correspondencia electrónica:
La información que contenga el mensaje, sea accesible para su posterior
consulta.
El mensaje o documento sea conservado en el formato en que se haya
generado y enviado.
Conserva toda información que sea posible determinar el origen, destino
del mensaje, fecha y hora en que fue enviado o recibido el mensaje.

11. ¿Qué beneficios trae para la organización el disponer de
un manual de correspondencia?
>La información vital no se pierde cuando alguna de las
personas claves abandona la compañía.
>Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de
usar.
>Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo
con los reglamentos.
>Los manuales ahorran tiempo y las respuestas exactas.
>Permite tener Organización y control del archivo en la
compañía.
>Facilita y permite la conservación de la documentación.
>Simplifica y favorece el control de ingreso, préstamo y
salida documental.