Este documento presenta una guía para realizar un análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas). Explica las etapas del análisis, que incluyen definir claramente el problema, generar listas de factores internos y externos, agrupar los factores, ponderarlos y formular la matriz DOFA. El objetivo es diagnosticar la situación actual para definir una estrategia que permita aprovechar las oportunidades y fortalezas, y minimizar las debilidades y amenazas.

1. DEBILIDADES OPORTUNIDADES
FORTALEZAS AMENAZAS
Matriz
DOFA
Para poder ir a algún lado,
primero tenemos que saber dónde estamos”.
Métodos Sistema de Gestión de la Calidad de RCN Radio

2. DEBILIDADES OPORTUNIDADES
FORTALEZAS AMENAZAS
Matriz
DOFA
FINALIDAD: PLANEACIÓN ESTRATEGICA
•Anticipar o minimizar amenazas del medio
•Fortalecer debilidades
•Potenciar fortalezas internas
•Aprovechar oportunidades
•RESULTADO : PLAN DE TRABAJO CONJUNTO E INTEGRADO
El análisis DOFA, concepto simple y claro
que se convierte en datos, los datos en
información para tomar decisiones

3. •Método de diagnóstico y planeación estratégica
•instrumento, herramienta o método, denominado así por las primeras letras de
los elementos a analizar:
• DOFA, DAFO, FODA, SWOT EN INGLES
•,Debilidades – Oportunidades - Fortalezas y Amenazas,
•O “SWOT Matrix” en inglés.
• SWOT Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats
•Método que provee de los insumos necesarios al proceso de planeación
estratégica, proporcionando la información relevante para la implementación de
acciones y medidas correctivas y la generación de nuevos y mejores proyectos
de mejora
•Consiste en analizar una organización, proceso, situación, individuo, producto
etc., que esté actuando como objeto de estudio en un momento determinado
del tiempo para tomar decisiones estratégicas para mejorar la situación actual en
el futuro.
•Herramienta de gran utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de
situaciones
¿QUÉ ES UNA MATRIZ DOFA D O
F A

4. •Permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio
(persona, empresa u organización, etc) permitiendo de esta manera obtener un
diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes
con los objetivos y políticas formulados
•Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares
de ese momento
•Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo
particular que se esté estudiando
•El objetivo primario del análisis consiste en obtener conclusiones sobre la forma
en que el objeto estudiado será capaz de afrontar los cambios y las
turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus
fortalezas y debilidades internas
CARACTERISTICAS D O
F A

5. Defina
claramente el
problema a
analizar
Genere una
lista de cada
uno de los
factores
Agrupe los
factores para
llevarlos a una
lista menor
Realice una
ponderación
de cada factor
y elija los mas
relevantes
Formule la
matriz DOFA
Genere los
cruces para
definir el tipo
de estrategia
a
implementar
FASE DIAGNOSTICA
FASE
ESTRATEGICA
ANALISIS DOFA - ETAPAS D O
F A
1 2 3 4 5 DEFINA LA
ESTRATEGIA
DEFINA UN
PLAN DE
ACCIÓN

6. 1. EL PROBLEMA D O
F A
TENER UN PROBLEMA BIEN DEFINIDO
ES TENER YA LA MITAD DE LA SOLUCIÓN
• La primera parte de la descripción de un problema es un enunciado claro
del problema en términos de un incumplimiento especifico.
• ¿Cuál es la situación indeseable? ¿Qué sucedió que no debió haber
sucedido? ¿Cuáles requisitos no se están cumpliendo? ¿Cuándo es que no se
cumplen? ¿Con qué frecuencia no se cumplen? ¿Cuál es el Precio del
Incumplimiento (PDI)?
• Antes de poder comenzar a resolver un problema se requiere una s una
descripción exacta de lo que está mal. Esta descripción debe ser concisa,
objetiva y sin juicios y debe concentrarse en el proceso, sin hacer conjeturas sobre
la causa.
. Describa Claramente el Problema:
Texto corto y concreto de la situación
Cual es el inconveniente, que se pretende enfrentar
· Concéntrese en los datos y no en la causa
· Especifique el incumplimiento sin buscar culpables.
· Calcule el tamaño en cantidades evitando términos vagos

7. 1. EL PROBLEMA D O
F A
TENER UN PROBLEMA BIEN DEFINIDO
ES TENER YA LA MITAD DE LA SOLUCIÓN
Algunos aspectos a tener en cuenta:
1. La elaboración de la matriz DOFA es parte del diagnostico , es la
primera parte del método y representa solo el 10% del trabajo
•El problema a analizar debe ser bien definido y delimitado:
identificado a cabalidad, eso evita generar una “simple lluvia de
ideas”
•¿PORQUE ES IMPORTANTE Y CONVENIENTE PARA LA EMPRESA
SUPERAR LA SITUACIÓN A ESTUDIAR?
•Los participantes deben tener claridad acerca de los conceptos
del método DOFA: Debilidad, Oportunidad, Fortaleza, Amenaza , así
como conocer y estar involucrados en el problema

8. 1. EL PROBLEMA D O
F A
TENER UN PROBLEMA BIEN DEFINIDO
ES TENER YA LA MITAD DE LA SOLUCIÓN
La matriz: trabaje sobre todos los componentes de la matriz. Planee la
estrategia de trabajo sobre cada punto tratado. Revise si cada una de las
ideas plasmadas en la matriz realmente tiene que ver con el problema o
con la posible solución del mismo. Valore el efecto de cada componente
y determine su relevancia
2. Defina posteriormente una estrategia de trabajo
3. Valore el efecto de la matriz
4. Defina un plan de trabajo que de respuesta a las preguntas:
QUÉ, CÓMO, CUÁNDO, CUÁNTO,DÓNDE, QUIENES, COMO SE MIDE

9. 2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES D O
F A
FASE DIAGNÓSTICA
D
O
F
A
FORTALEZAS Son las capacidades especiales con las que cuenta la organización y le permiten una
posición privilegiada frente a la competencia, están relacionadas con: habilidades y capacidades que se
poseen, recursos que se controlan, actividades que se desarrollan positivamente
OPORTUNIDADES: Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben
descubrir en el entorno en el que actúa la organización y que permiten tener ventajas competitivas, están
relacionadas con factores económicos, sociales y políticos, tecnológicos, demográficos, mercados y
competencia
DEBILIDADES: Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia,
esta asociado con los recursos de los que se carece, con las habilidades que no se poseen, actividades que
no se desarrollan positivamente como: organización y administración, operaciones, finanzas
AMENAZAS: Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso
contra la permanencia de la organización y que se agrupan en factores económicos, sociales y políticos,
tecnológicos, demográficos, mercados y competencia

10. FORTALEZA
FACTORES
POSITIVOS
AUMENTAR
Tanto las fortalezas como las debilidades son internas de la
organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas
2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES D O
F A
FASE DIAGNÓSTICA
DEBILIDAD
FACTORES
NEGATIVOS
ELIMINAR
DISMINUIR
DEBILIDADES Y FORTALEZAS:
SON VARIABLES INTERNAS QUE DEPENDEN DE LA ORGANIZACIÓN

11. OPORTUNIDAD
FACTORES
POSITIVOS
APROVECHAR
AMENAZA
FACTORES
NEGATIVOS
EXTERNOS
NEUTRALIZAR
Las oportunidades y las amenazas son externas, y solo se puede tener
inferencia sobre ellas modificando los aspectos internos.
2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES D O
F A
FASE DIAGNÓSTICA
OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
SON VARIABLES EXTERNAS QUE NO DEPENDEN DE LA ORGANIZACIÓN

12. 2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES D O
F A
FASE DIAGNÓSTICA
SIEMPRE EMPIECE POR EL ANALISIS DE
FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES, DADO
QUE ES LA PARTE POSITIVA, ESTO
PERMITIRÁ RECONOCER EL POTENCIAL
PARA ENFRENTAR LOS NUEVOS RETOS

13. Agrupe los factores, las ideas claves de cada factor
Agrupar
DEBILIDADES
Agrupar
OPORTUNIDADES
Agrupar
FORTALEZAS
Agrupar
AMENAZAS
3. AGRUPE LOS FACTORES D O
F A
FASE DIAGNÓSTICA

14. En este momento comienza la parte operativa del análisis , Se toma cada una de las dimensiones:
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas para valorarlas según su IMPACTO:
4. PONDERE DE FACTORES D O
F A
FASE DIAGNÓSTICA
IMPACTO FACTOR CONSECUENCIA
ALTO
DEBILIDAD
AMENAZA
PONE EN RIESGO DE FRACASO INMINENTE EL PROYECTO
FORTALEZA
OPORTUNIDAD
EVENTOS QUE DE OCURRIR PUEDEN TENER EFECTOS MUY
POSOTIVOS EN EL PROYECTO
IMPACTO FACTOR CONSECUENCIA
BAJO
DEBILIDAD
AMENAZA
ASPECTOS QUE AFECTA POSITIVA O NEGATIVAMENTE LA
EJECUCIÓN DEL PROYECTO EN UN NIVEL MODERADO
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
SITUACIONES QUE LE PUEDEN DAR FORTALEZA AL
PROYECTO
Generalmente los aspectos de alto y medio impacto en el proyecto, corresponden a las potencialidades que posee
la empresa para soportar y asegurar el éxito de un proyecto
En el caso de evaluaciones de bajo impacto se refiere a puntos que pueden ayudar (oportunidad y fortaleza) o
entorpecer (debilidad y amenaza) el desarrollo del proyecto pero al final nunca representaran los motivos de éxito o
las causas del fracaso

15. En este paso se necesitan aquellos factores resultados de la ponderación
GUIA PARA IMPLEMENTAR LA MATRIZ DOFA
5. FORMULE LA MATRIZ DOFA D O
F A
FASE DIAGNÓSTICA
MATRIZ DOFA
Factores
Internos
Factores
Externos
Lista de Fortalezas Lista de Debilidades
Lista de
oportunidades
Use las fortalezas para
tomar ventaja de las
oportunidades
Supere las debilidades
tomando ventaja de las
oportunidades
Lista de
Amenazas
Use fortalezas para
evadir amenazas
Minimice debilidades y
evita amenazas

16. •Generar los cruces de información
•Al cruzar cada uno de los factores se obtienen cuatro posibles caminos estratégicos
GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN D O
F A
FASE ESTRATEGICA
FA FO
DA DO

17. FA FO
DA DO
GENERNE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN D O
F A
FASE DIAGNÓSTICA
•Mejorar las debilidades
internas para tomar
ventajas de las
oportunidades externas
•Trata de disminuir al
mínimo el impacto de las
amenazas del entorno
valiéndose de las
fortalezas
1. ESTRATEGIAS FA: ¿cómo aprovechar las fortalezas
para minimizar las amenazas?

18. FA FO
DA DO
2. ESTRATEGIAS F0: ¿Cómo usar las fortalezas
para aprovechar las oportunidades?
GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN D O
F A
FASE DIAGNÓSTICA
Se basa en el uso de las fortalezas
internas de la organización con el
propósito de aprovechar las
oportunidades externas.
La organización podría partir de
sus fortalezas y a través de la
utilización de sus capacidades
positivas, aprovecharse del
mercado para el ofrecimiento de
sus bienes y servicios

19. FA FO
DA DO
3. ESTRATEGIA DA: ¿Cómo disminuir las debilidades y
minimizar o neutralizar las amenazas
GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN D O
F A
FASE DIAGNÓSTICA
Tiene como propósito
disminuir las debilidades y
neutralizar las amenazas a
través de acciones de
carácter defensivo.
Generalmente este tipo de
estrategia se utiliza solo
cuando la organización se
encuentra en una posición
altamente amenazada y
posee muchas
debilidades, en este caso
la estrategia va dirigida a
la sobrevivencia

20. FA FO
DA DO
4. ESTRATEGIA D0: ¿Cómo superar las debilidades
aprovechando las oportunidades?
GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN D O
F A
FASE DIAGNÓSTICA
Tiene por finalidad mejorar las
debilidades internas,
aprovechando las oportunidades
externas.
Una organización a la cual el
entorno le brinda ciertas
oportunidades, pero no las
puede aprovechar por sus
debilidades podría decidir invertir
recursos para desarrollar las áreas
deficientes y así poder
aprovechar las oportunidades

21. MATRIZ DOFA
Factores
Internos
Factores
Externos
Lista de Fortalezas
F1
F2
…
…
Fn
Lista de Debilidades
D1
D2
…
…
Dn
Lista de oportunidades
O1
O2
…
…
On
FO (Maximizar – Maximizar)
Estrategias para
maximizar las F y las O
DO (Minimizar – Maximizar)
Estrategia para minimizar
las D y maximizar las O
Lista de Amenazas
A1
A2
…
…
An
FA (Maximizar – Minimizar)
Estrategias para
maximizar las F y
minimizar las A
DA (Minimizar – Minimizar)
Estrategia para minimizar
las D y las A
4. PONDERACIÓN DE FACTORES
FASE DIAGNÓSTICA
D O
F A
PRESENTACIÓN DE LA MATRIZ “DOFA”

22. ANALISIS DOFA D O
F A
ES FUNCIONAL
CUANDO
PROCESO DE
PLANEACION
DISMINUYEN LAS
DEBILIDADES
SE INCREMENTAN LAS
FORTALEZAS
SE APROVECHAN LAS
OPORTUNIDADES
SE ALCANZAN
LOS OBJETIVOS Y
MISIONES DE LA
ORGANIZACIÓN

23. EL PROBLEMA
Poco espacio físico y
condiciones medioambientales
inadecuadas dificultan la
implementación y
funcionamiento de un Sistema
de Gestión Documental
LISTA DE FORTALEZAS
F1. se cuenta con la voluntad, y aval de la alta
dirección para la implementación de un Sistema
de Gestión Documental
F2. Se cuenta con personal formado en Gestión
Documental
F3. Se tiene Un Sistema Integrado de Gestión
Implementado y Certificado
F4. Se cuenta con recursos tecnológicos como
scanner, equipos de computo de ultima
tecnología.
F5. Se tiene como aliados a empresas de
correspondencia como parte del proceso de
Gestión Documental
LISTA DE DEBILIDADES
D1.No hay suficiente espacio para el archivo
físico
D2. Deficiencia Tecnológica Red de Internet.
D3.Se cuenta con archivo de hace más de
10 años expuestos a condiciones de
deterioro medioambiental
LISTA DE OPORTUNIDADES
O1. EL personal del proceso tiene las
competencias para transferir su
conocimiento a otros procesos
O2. Hacer seguimiento y trazabilidad a
la correspondencia enviada y
recibida
• Rotación del personal de Gestión Documental para
que todos conozcan los procedimientos del proceso
• A partir de la documentación del SIG existente
actualizar las entradas y salidas de documentación
de los procesos
• Utilizar los recursos tecnológicos para hacer
trazabilidad a la documentación
• Depurar los archivos físicos y conservar los
de memoria institucional
• Digitalizar el archivo físico depurado de los
procesos
• Cambiar la red de internet con una mayor
capacidad de banda ancha
• Aplicar técnicas y procedimientos
especiales para la conservación de
archivos físicos
LISTA DE AMENAZAS
A1. Posibles daños en el archivo físico y
perdida de información de la
Cadena.
A2.Enfermedades respiratorias y
dermatitis.
A3. Las bases de datos de las historias
laborales se encuentran
almacenadas en un Excel lo que
puede implicar perdida de
Información.
• Aplicar técnicas para prevenir y tratar los problemas
de hongos en la documentación
• Capacitar al equipo de trabajo en temas de
promoción de la salud y prevención de la
enfermedad, de la misma manera se implementará
el uso de elementos de protección personal propia
de esta actividad
•Hacer Back Ups de los equipos de Gestión
Documental
E J E M P L O – MATRIZ DOFA – GESTIÓN DOCUMENTAL
RCN RADIO

24. ESTRATEGIA – GESTIÓN DOCUMENTAL D O
F A
“Convertir documentos en papel a documentos digitales
Compartir conocimiento, Agilizar su distribución y
Garantizar su conservación”
Nota: El Proceso de Gestión Documental presento PLAN DE TRABAJO al Comité
Estratégico el cual fue aprobado y se está ejecutando actualmente