La gestión del tiempo es el elemento que más influencia tiene cuando se trata de medir nuestra productividad. Aunque no es el único a tener en cuenta, sin duda se trata del primer indicador al que recurrimos para determinar qué tan eficientes hemos sido a la hora de realizar las tareas propuestas. Su gestión nos permite fijar plazos para ejecutar las distintas tareas y obligaciones que nos corresponden, algo que a largo plazo es una especie de límite que organiza nuestras rutinas y distribuye nuestras responsabilidades.

1. Gestión del tiempo y
productividad

2. ¿Qué hacemos todos los días?
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3. La gestión del tiempo
¿Son suficientes?
Ciertamente, sí lo son. No se trata de falta de
tiempo sino de una mala gestión de nosotros
mismos. De malas decisiones en cuanto a como
invertimos nuestro tiempo trabajando o
descansando. No se puede tener más tiempo. Se
puede tener una mejor gestión del tiempo
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4. Productividad
¿De qué depende?
La productividad no depende de la cantidad de horas
trabajadas sino de como se han utilizado esas horas. En países
como Noruega, Dinamarca está mal considerado trabajar
horas extras ya que se considera que el trabajador no ha sido
capaz de realizar sus tareas en el tiempo que se considera
establecido para ello. Debemos desterrar el modelo basado en
cantidad.
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5. Síntomas que nos afectan personalmente
1. Jornadas cada vez más largas
2. Aumento de la agresividad, los nervios o la fatiga
3. Decisiones cada vez más precipitadas
4. Llegar tarde a muchos sitios
5. Tareas que se acumulan
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6. Síntomas que afectan a los demás
1. Contagiamos nerviosismo
2. Desorganizamos su trabajo
3. El intercambio de información es nulo o insuficiente
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7. Eficacia vs Eficiencia
Eficacia: podemos definirla como el nivel
de consecución de metas y objetivos. La
eficacia hace referencia a nuestra
capacidad para lograr lo que nos
proponemos.
Eficiencia: podemos definirla como la
relación entre los recursos utilizados en un
proyecto y los logros conseguidos con el
mismo
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8. Leyes de la eficacia
Las tareas se alargan al interrumpirlas
Las tareas largas suponen mayores dificultades
El valor de la tarea no es proporcional al tiempo que se le dedica
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9. Clasificación de las tareas
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10. Reflexión
No se trata de trabajar más,
sino de trabajar mejor
En cierta ocasión un hombre llegó a un campo de leñadores
con el objeto de conseguir trabajo. Durante su primer día
laboral trabajó arduamente y como resultado taló muchos
arboles. El segundo día trabajó tanto como el primer día
pero notoriamente su producción se redujo a la mitad. El
tercer día se propuso mejor y golpeó con furia los arboles
pero los resultados fueron nulos. Al ver el capataz el escaso
resultado del joven le preguntó cuando fue la última vez que
afiló su hacha a lo que este respondió que ha estado muy
ocupado cortando arboles.
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11. Los ladrones del tiempo
1. Visitas
2. Postergación/procrastinar
3. Mala delegación
4. Internet
5. Interrupciones
6. Improvisación
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12. Defenderse de los ladrones del tiempo
1. Interrupciones: Cada vez que se interrumpe el trabajo se puede llegar a tardar hasta 10 minutos en
recobrar completamente la concentración
1. Comunica tu rutina
2. Frenar a las personas
3. Alejar el celular
4. Trabajar en periodos
de tiempo cortos
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13. Defenderse de los ladrones del tiempo
2. Visitas inoportunas:
1. Decir NO amablemente
2. Mantenerse de pie
3. Poner límites de
tiempo a cada visita
4. Centrarse en lo
esencial
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14. Defenderse de los ladrones del tiempo
3. Reuniones: Cuando convoque a una reunión establezca objetivos, establezca un orden día,
comience a la hora prevista, permitir que los que ya hicieron su aporte se retiren si ya
no hay nada que tratar con ellos
1. Utilizarlas para definir
objetivos, analizar y resolver
problemas
2. No convocar cuando no existe un
propósito específico previendo que se
encuentren todas las personas
involucradas
3. Preparar la reunión con tiempo
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15. Defenderse de los ladrones del tiempo
4. Postergación: Cuando convoque a una reunión establezca objetivos, establezca un orden día,
comience a la hora prevista, permitir que los que ya hicieron su aporte se retiren si
ya no hay nada que tratar con ellos
1. Abordar de inmediato las actividades
importantes 2. Hacer a primera hora las tareas difíciles o
aburridas
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16. Defenderse de los ladrones del tiempo
5. Esperas
Utilizarlas para definir nuevos proyectos o metas, analizar y resolver problemas
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17. Uso de la agenda
1. Escribir tareas y actividades de forma clara y sintética
2. Anotar planificando y revisar analizando
3. Calcular duración de las actividades
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18. Organización personal
1. Centrarse en lo importante
2. Establecer prioridades
3. Saber decir NO a compromisos forzados
4. No improvisar
5. Gestionar las interrupciones
6. Organizar espacio de trabajo
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19. Tres claves para la planificación semanal
1. Repasar el trabajo
2. Elegir los temas importantes
3. Planificar las tareas
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20. Tres claves para la planificación diaria
1. Verificar citas para hoy
2. Hacer una lista realista de tareas a realizar hoy
3. Priorizar
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21. Consejos para planificar
1. Llevar una agenda/sistema de planificación
2. Dedicar tiempo a la planificación diaria
3. Hacer lista de tareas a realizar
4. Clasificar tareas en importantes/rutinarias
5. Evaluar posibles urgencias
6. Planificar las tareas importantes
7. Reservar tiempo para tareas rutinarias
8. Dejar tiempo para imprevistos
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22. GRACIAS POR SU ATENCION!
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