1. Postgrado en Gerencia de Proyectos
Sesión 3
Planificación y Control del
TIEMPO
Profesora: María Esther Remedios
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2. Cuestionario Uso del Tiempo
Tarea: Evalúe su aptitud para Administrar el Tiempo
(cuestionario Tim Hindle)
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3. Administración del Tiempo (Tim Hindle)
Adaptado de la clase Administración del Tiemporde la prof. Estrella Bascarán, 2007
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4. Administración del Tiempo (Tim Hindle)
 Analice el Tiempo
 Analice el Uso del Tiempo
 Evalúe su aptitud
Adaptado de la clase Administración del Tiempo de la prof. Estrella Bascarán, 2007
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5. Administración del Tiempo (Tim Hindle)
 Analice objetivos
 Fije prioridades
 Evalúe pautas de
trabajo
 Use agendas
 Piense en positivo
Adaptado de la clase Administración del Tiempo de la prof. Estrella Bascarán, 2007
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6. Administración del Tiempo (Tim Hindle)
 Ordene la oficina
 Evite interrupciones
 Archive los papeles
 Filtre la información
 Trabaje con otros
 Hacer y recibir llamadas
 Leer y escribir
 Use la tecnología
 Celebre reuniones
 Viajes de Negocios
 Programe su tiempo libre
Adaptado de la clase Administración del Tiempo de la prof. Estrella Bascarán, 2007
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7. Administración del Tiempo (Tim Hindle)
Adaptado de la clase Administración del Tiempo de la prof. Estrella Bascarán, 2007
 Comunique correctamente
 Delegue con frecuencia
 El trato con los colegas
 El trato con su superior
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8. Equilibrio en sus Objetivos
Profesional
Intelectual
Espiritual
Recreativo
Salud y
Estado Físico
Financiero
Familiar
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9. MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
I
Actividades :
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
II
Actividades :
Prevención, preparación
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificación , Recreación
NOIMPORTANTE
III
Actividades :
Interrupciones, algunas llamadas
Correo, algunos informes
Algunas reuniones
Cuestiones inmediatas, acuciantes
Actividades rutinarias
IV
Actividades :
Trivialidades, ajetreo inútil
Algunas cartas
Algunas llamadas telefónicas
Pérdida de tiempo
Exceso de actividades
Matriz de Administration del Tiempo
Personas
Efectivas
Fuente: S.Covey, “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”
Bombero
“Roba-
Tiempos”
“Inútil”
“Organizar y ejecutar según prioridades, el desafío consiste en saber administrar eficazmente
el tiempo. La satisfacción dependerá tanto de las expectativas como de la realización, que se
centran en alcanzar resultados y mantener un equilibrio” 9

10. Uso Eficaz del Tiempo
 Objetivo: Desarrollar un plan personal del uso del
tiempo que permita:
1. Recuperar al menos dos horas diarias, de las
que no empleamos a nuestra satisfacción.
2. Cambiar cualitativamente la postura ante el
trabajo; dar a la propia vida un sentido más
profundo, al enfocarla hacia los objetivos; y
combatir el estrés.
Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”
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11. Adquirir Habilidades
I N T E R E S
CONOCIMIENTOS
PRÁCTICAS
HABILIDAD
Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”
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12. Fases uso eficaz del tiempo
1. Descubrir como funcionamos en relación al
tiempo (hábitos y comportamiento entorno).
2. Decidir que queremos conseguir y establecer
planes adecuados.
3. Defendernos de los ladrones del tiempo.
4. Desarrollar nuestras capacidades personales y de
las personas que dependen de nosotros.
Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”
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13. Uso Eficaz del Tiempo
 Metas y Objetivos:
 Establezca sus metas personales y profesionales, y sus
objetivos a largo, mediano y corto plazo.
 Los objetivos deben ser: específicos, pocos y esenciales;
claros y concisos, precisos (cuantificados), con fecha,
retadores, compatibles entre sí y escritos.
 Planificación y programación:
 Planifique las actividades y los momentos de su
realización. Asigne recursos.
 Programe cada jornada y sígalo. Concéntrese en sus
objetivos y comience por lo más importante.
Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”
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14. Ladrones del Tiempo
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15. Decálogo Uso del Tiempo
1. Decide a donde quieres ir, es decir, tus Objetivos
2. Planifica tus actividades para llegar allí
3. Asigna a cada uno sólo el tiempo justo
4. Comienza por lo más importante
5. Sigue tu programa, salvo que surja algo más importante
6. Hazlo ya: no lo dejes para luego
7. Concéntrate en un solo asunto
8. Acaba lo que comiences
9. Haz el mejor uso de tu próximo minuto
10. Toma tiempo para ti mismo: desarróllate, disfruta, vive.
Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”, p.224
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16. Las reuniones
 Antes de la reunión. Tener claridad del propósito por el cual se
convoca, definir e invitar a quienes pueden contribuir positivamente en
el desarrollo de la misma e igualmente establecer y enviar con
anticipación la agenda con los temas y los responsables de preparar
cada uno de ellos.
 Durante la reunión. Iniciar con puntualidad, permitir la participación y
contribución de todos los asistentes, asignar responsabilidades y tareas,
tomar las decisiones pertinentes, por supuesto hacer seguimiento a las
tareas anteriores para verificar su estado actual y asegurar que se
realice el acta.
 Después de la reunión. Enviar el acta a los asistentes y aquellos a
quienes les pueda interesar el resultado de la reunión, hacer
seguimiento a los compromisos adquiridos y brindar acompañamiento
a quienes lo requieran.
http://www.degerencia.com/articulo/impacto_de_las_reuniones_efectivas_en_la_productividad16

17. Las reuniones
“Principios esenciales para realizar proyectos”. Luis Enrique Palacios
Actitudes efectivas e inefectivas en una reunión
Reunión
NO
Efectiva
Saltador
Ausente
Abogado del Diablo
Bloqueador
Agresor
Monopolizador
Armonizador
Reunión
Efectiva
Facilitador
Concluyente
Clarificador
Indagador
Solucionador
Iniciador
Escribiente
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18. El tiempo en los refranes del mundo
 Quien no es capaz de administrar el tiempo, no es capaz de
administrar ninguna otra cosa. Peter Druker
 Mucha buena gente, que sería incapaz de robarnos el dinero, nos
roba sin escrúpulo alguno el tiempo que necesitamos para ganarlo.
Benavente
 El tiempo a todos consuela; sólo mi mal acibara, pues si estoy
triste, se para, y si soy dichoso, vuela. Campoamor
 Cuatro cosas son irrevocables: la piedra después que ha salido de
la mano, la palabra una vez dicha, la ocasión después de ida y
el tiempo habiendo pasado. H. Riminaldo
 Ninguna pérdida debe sernos más sensible que la del tiempo,
puesto que es irreparable. Zenón
 No digas que te falta tiempo, tienes exactamente el mismo número
de horas al día que las que recibieron Pasteur, Miguel Ángel, la
Madre Teresa de Calcuta, Leonardo Da Vinci y Albert Einstein. H
Jackson Brown
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19. Tarea: Ensayo Administración Personal del Tiempo (20%)
Realizar un ensayo que contenga sus reflexiones personales en relación a la
Administración de su Tiempo.
 ¿Cuál es mi relación con el tiempo?
¿Qué significa el tiempo para mi? . ¿Cuál es mi actitud en relación al tiempo? .
¿Soy un planificador innato o prefiero hacer que planificar?. ¿Creo en la
utilidad de los planes, o no tanto?
 ¿Cómo gestiono actualmente mi tiempo?
¿Uso agendas?. ¿Planifico mis actividades en forma diaria, semanal o mensual?.
¿Planifico actividades laborales y personales?. ¿Gestiono planes para proyectos
personales como comprar una casa o hacer un viaje?.¿Cómo califico mi gestión
personal del tiempo? ¿es acertada, un caos, mejorable?.
 ¿Cuáles son los ladrones del tiempo que más afectan mis planes?
¿Cómo los demás o eventos externos afectan mis planes?. ¿Qué dificultades
personales afectan mis planes?. ¿Qué puedo hacer para mejorar mi gestión del
tiempo?
Fecha de Entrega: Próxima clase (en físico y en el grupo, no anillar)
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20. Lecciones aprendidas
 ¿Cuáles son los principios de la Administración del Tiempo
según Tim Hindle?
 ¿En qué cuadrante de la matriz de Administración del
Tiempo recomienda Covey pasemos la mayor parte de
nuestro tiempo? ¿Porqué?
 ¿Cuáles son los principales ladrones de nuestro tiempo?
 ¿Qué hacer para usar eficazmente nuestro tiempo?
 ¿Cuál es el propósito de la Gestión del Tiempo en los
Proyectos?
 ¿Cuáles son los procesos claves de la Gestión del Tiempo de
acuerdo al PMI?
 ¿Cómo se interrelaciona la Gestión del Tiempo con otras
áreas de la Gerencia de Proyectos? 20

21. Fin sesión 3
Próxima sesión:
Herramientas y técnicas para Planificación
de Proyectos
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