Información y Comunicación (Final).pptx

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Curso: Control Interno
1

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Objetivo general del curso
2
El participante comprende
el rol desempeñado por la
información y
comunicación en el
proceso de control interno,
como el recurso más
importante para el logro de
los objetivos
institucionales.

GENERALIDADES DEL
CONTROL INTERNO
3

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Concepto de Control Interno
4
“El Control Interno es un proceso
compuesto por una cadena de acciones
extendida a todas las actividades
inherentes a la gestión, integradas a los
procesos básicos de la misma e
incorporadas a la infraestructura de la
organización, bajo la responsabilidad de
su consejo de administración y su máximo
ejecutivo, llevado a cabo por éstos y por
todo el personal de la misma, diseñado
con el objeto de limitar los riesgos
internos y externos que afectan las
actividades de la organización.
Definición
Composición
Responsabilidad
Ejecutores
Objeto
Generalidades del Control Interno

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Objetivo del Control Interno
5
La eficacia y eficiencia de las operaciones,
La confiabilidad de la información
financiera y
cumplimiento de las leyes, reglamentos y
políticas, así como las iniciativas de calidad
establecidas.”
Proporcionar un grado de
seguridad razonable en el
cumplimiento de los objetivos de
la entidad, en cuanto a:

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Componentes y su interrelación
6
AMBIENTE DE CONTROL
EVALUACIÓN
DE RIESGOS
ACTIVIDADES
DE CONTROL
SUPER
VISIÓN
Marco Integrado de Control Interno

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Roles y Responsabilidades
7
Agentes Internos Agentes Externos
Otros (Beneficiarios,
Proveedores, etc.)
Legisladores y
reguladores
Auditores Externos
Contraloría General de la
República
Auditoria Interna
Máxima Autoridad
Ejecutiva
Personal de la entidad
Ejecutivos de las
unidades funcionales

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Limitaciones del Control Interno
8
Cambios
organizacionales
y la actitud
gerencial
Disminu-
ción de
Recursos
Factor
Humano
Debilidades en el diseño, errores
de juicio o interpretación, mala
comprensión, descuido, fatiga,
distracción, colusión, abuso o
excesos.
Los beneficios de los
controles deben ser
considerados
consecuentemente en
relación a su costo.
Revisar y actualizar los
controles
continuamente,
comunicar los cambios
al personal, y dar el
ejemplo con la adhesión
a estos controles.

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
10
Objetivo de la información y comunicación
La información y la
comunicación son esenciales
para la realización de los
objetivos de control interno,
donde la comunicación se
constituye en el vehículo de la
información.

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Definición de Información
11
Utilidad
Contexto
Datos
Información (disminuir la
incertidumbre)
(añadir valor)
(Interno o
externos)
Condensando
Corrigiendo
Calculando
Categorizando
Contextualizando
Se sabe en qué contexto y para qué propósito se generaron
Los datos pueden haber sido procesados matemática o estadísticamente
Información
Los datos pueden haber sido procesados matemática o estadísticamente
Los datos se han podido resumir de forma más concisa (agregación)
Se han eliminado errores e inconsistencias de los datos
Es un conjunto de datos procesados, que tienen un
significado (relevancia, propósito y contexto) y que por lo
tanto, son de utilidad para quién debe tomar decisiones.

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Objetivo de la información
Permite la interrelación o enlace con el
resto de los componentes del proceso
de control interno. Sin información no es
posible ningún tipo de control.
Objetivos
Por otra parte, la información es
indispensable para:
 Desarrollar las actividades de control
 Evaluar el resultado de las
operaciones
 La toma de decisiones en el proceso
de gestión respecto a la obtención,
uso y aplicación de los recursos
Información

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
13
Calidad de la información
Implica asegurarse si:
La calidad de la
información
Permite a la dirección
tomar las decisiones
adecuadas para dirigir y
controlar las actividades de
la entidad.
La información es accesible
¿Puede obtenerse fácilmente por las partes apropiadas?
El contenido es apropiado
¿Está allí la información necesaria?
La información es exacta
¿Son los datos correctos?
La información es actualizada
¿Es la última disponible?
La información es oportuna
¿Está allí cuando se solicita?
Información

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Proceso de generación de información
14
Generar y/o
capturar
datos
Almacenar
Distribuir
Recuperar
Evaluar
Clasificar
Analizar
Manipular
Sintetizar
Usar como
información
Información
Proceso de generación de la información:
Cuantitativos
Cualitativos
Discontinuos o discretos,Cuando el dato se puede
expresar tanto en valor entero como en decimal
Continuos , Cuando los datos solo admiten ser
expresados en valores entero

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Propósito de la Información
15
La interrelación de sus
responsabilidades, con el resto de
los miembros de la institución
Confiabilidad
Oportunidad
Utilidad
Transmitir una situación existente,
para que el usuario:
De elementos esenciales para la
ejecución de sus tareas,
operativas o gerenciales
Como medio de retroalimentación
hacia otros sectores o niveles
En términos de:
Información
Disponga
INFORMACIÓN
Comprenda
Utilice

INFORMACIÓN
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Útil
• Cuando su
contenido resulta
necesario y
relevante a efectos
de que los
funcionarios
puedan dar
cumplimiento a
sus
responsabilidades.
Oportuna
• Cuando es
transmitido y
comunicado en
tiempo oportuno y
adecuado.
Confiable
• Cuando está libre
de errores e
irregularidades
importantes o
significativas que
impidan un
proceso adecuado
de toma de
decisiones
16
La información utilizada y generada por la entidad es:
Propósito de la Información (Cont.)
Información
Para ello, la información debe ser
exacta, real, accesible, objetiva,
integra y actualizada.

INFORMACIÓN
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Información Publica
• Es la información a la que
puede acceder cualquier
persona.
Información Privada
(Clasificada)
• Es la información que no
puede ir más allá de las
personas que deban
manejarla.
Tipos de Información
17
Información

INFORMACIÓN
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Tipos de Información (Cont.)
18
(1)
Top Secret
"máximo
secreto"
(2)
Secret
"secreto"
(3)
Confidential
"confidencial"
(4)
Restricted
"restringido"
Esta podría provocar
un "daño
excepcionalmente
grave“ si estuviera
públicamente
disponible.
Causaría "serios
daños“ si estuviera
públicamente
disponible.
podría "dañar" o "ser
perjudicial“ si
estuviera
públicamente
disponible.
Produciría "efectos
indeseados" si
estuviera
públicamente
disponible.
ATRIBUTOS DE INFORMACIÓN CLASIFICADA
Información

INFORMACIÓN
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Terciaria
Secundaria
Primaria
Fuentes de Información
19
Contienen información
original, que ha sido
publicada por primera vez
y que no ha sido filtrada,
interpretada o evaluada
por nadie más.
Son guías físicas o virtuales que contienen
información sobre las fuentes secundarias.
Contienen información
primaria, sintetizada y
reorganizada, estos
facilitan y maximizan el
acceso al contenido de
las fuentes primarias..
Información

INFORMACIÓN
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Insumo para la toma de decisiones
20
INFORMACIÓN
EXTERNA
INFORMACIÓN
INTERNA
NO FINANCIERA
(calidad del desempeño
y nivel de
cumplimiento)
FINANCIERA
(obtención y aplicación
de recursos financieros)
NO FINANCIERA
(condicionamientos)
Regulaciones
Proveedores
Usuarios
Planificación
Responsabilidades
Procedimientos
Insumos
Cumplimiento
Presupuestos
Patrimonio
Resultados
económicos y
financieros
Fortalezas
Debilidades
Compromiso
Oportunidades
Amenazas
Impacto
Información

INFORMACIÓN
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Información como base del control
21
ACTIVIDADES DE CONTROL
MATERIA CONTROLABLE
REQUERIMIENTOS
INSUMOS
EJECUCIÓN
PROCESO
RESULTADOS
PRODUCTO
INFORMACIÓN
Información

INFORMACIÓN
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23
Propósito del sistema de información
Toda institución publica debe identificar, capturar y comunicar
información pertinente relacionada con las actividades y
eventos tanto externos como internos, para:
Entidad
• Detectar oportunamente la
necesidad de decidir
• Proporcionar los datos
necesarios para el proceso
decisorio
• Registrar los resultados de las
decisiones tomadas
• Desarrollar las actividades de
control y poder evaluar el
resultado de las operaciones
Personal
• Conocer las funciones
específicas asignadas y los
resultados esperados
• Desarrollar adecuadamente las
tareas correspondientes para
el ejercicio de sus funciones
• Responder integral y
oportunamente por los
resultados obtenidos
Sistemas de Información

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Relación con la respondabilidad
24
PERSONAL
El deber que tienen los
funcionarios públicos de
responder por la eficacia de su
gestión.
El deber de rendir cuenta de los
responsables ante su superior
jerárquico respecto a los recursos
administrados y el trabajo ejecutado.
RESPONDABILIDAD
ORGANIZACIONAL
Ley 2027 (Inc. h) del Art. 8°)
Ley 1178 (Inc. c) del Art. 1°)
Ley 1178 (Artículo 28°)
DS N° 23318-A (Artículo 3°)

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Relación con la respondabilidad (Cont.)
25
Generación de información oportuna y comprensible sobre
los resultados y la eficacia del proceso de control interno.
Condicionantes para la aplicación práctica del concepto
de respondabilidad en las entidades publicas:
RESPONDABILIDAD
Determinación de objetivos claros, cuantificables,
alcanzables y consensuados bajo un proceso participativo y
consistente con las normas vigentes.
Establecimiento de indicadores de desempeño para evaluar
resultados alcanzados.
Implantación de sistemas de información confiables y
accesibles para apoyar la toma de decisiones y la medición
de resultados.
Sistema de Información

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Componentes del sistema de información
26
Proceso
I
M
P
U
T
Entradas Salidas
Almacenamiento
Retroalimentación
O
U
P
U
T
Sistema de Contrataciones:
 Solicitudes de contratación
de bienes y servicios
 Especificaciones técnicas o
términos de referencia
 Publicación de la convocatoria
 Apertura de propuestas
 Evaluación preliminar,
económica y técnica
 Emisión del informe
 Adjudicación del proceso
 Suscripción de la
Orden de Compra o
Contrato

INFORMACIÓN
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Información generada
27
Información financiera y
no financiera
Información relacionada
con el cumplimiento
producen reportes que
contienen
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
elaborar Estados Financieros con fines de
información
tomar decisiones operativas (Monitoreo de
funcionamiento y asignación de recursos)
planificar, presupuestar, fijar precios, evaluar el
rendimiento, alianzas estratégicas y otras
actividades de gestión
Permite:
Información operacional
que hace
posible que las
operaciones se
lleven a cabo y
se controlen

INFORMACIÓN
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Información procesada
28
SISTEMA DE INFORMACIÓN
DEBEN PROCESAR
INFORMACIÓN INTERNA
DEBEN PROCESAR INFORMACIÓN EXTERNA
 Transacciones de compras
 Control de personal
 Otros.
 Datos económicos específicos de un
mercado o sector que muestran cambios
en la demanda de los productos o servicios
de una empresa
 Datos sobre productos y servicios para los
procesos de producción, inteligencia de
mercado sobre la evaluación de
preferencias o demandas del consumidor

INFORMACIÓN
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COMUNICACIÓN
Cambios en el marco normativo
• Que afecte o pueda afectar la naturaleza, alcance,
volumen y periodicidad de las actividades de la
entidad y sus recursos.
Condiciones ambientales, políticas,
económicas y sociales
• Que influyan o puedan influir en el cumplimiento
de los objetivos institucionales.
Necesidades insatisfechas y reclamos
• de los usuarios, beneficiarios, clientes o de la
sociedad en general respecto de los servicios que
presta la entidad.
Relación del entorno
29
Información a relevar y procesar del entorno:
Sistemas de
Alerta
Temprano
(SAT)
Sistemas de
Alerta
Temprano
(SAT)
SOA,
respecto del
Servicio al
Usuario

INFORMACIÓN
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COMUNICACIÓN
30
Tipos de sistemas de información
Formales
Informales
Donde las conversaciones con los usuarios
(clientes), proveedores, reguladores y los
empleados
Información crítica para identificar
riesgos y oportunidades
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Proporcionan
Automáticos
Manuales

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Tipos de sistemas de información (Cont.)
de Apoyo a Ejecutivos
(SAE)
Sistemas de información
Administrativos o de
Gestión (SIA o SIG)
de Apoyo a las Decisiones
(SAD)
de Procesamiento de
Transacciones (SPT)
31
Registran las transacciones rutinarias del negocio y
que sirven para el nivel operacional de las
organizaciones.
Están a nivel de gestión de las organizaciones, y
combinan datos y modelos analíticos sofisticados
para apoyar el proceso de decisión.
Están a nivel de gestión de las organizaciones, y
apoyan las funciones de planificación y control
para proveer informes de resumen y de excepción;
dependen de datos proporcionados por los SPT.
Están a nivel estratégico de la organización
diseñados para apoyar las decisiones no
estructuradas y crear un entorno generalizado de
automatización y comunicaciones de redes.

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
32
Ejemplo: El sistema de reservas de una aerolínea
que permite a los agentes de viaje acceso fácil a la
información de vuelos y registros de ellos.
Llevar a cabo iniciativas estratégicas
Generar una ventaja competitiva
Integrar las actividades operacionales,
orientados a capturar información para
la toma de decisiones
Deben permitir
ESTRATÉGICO E INTEGRADO

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
33
La decisión de selección o
implantación de tecnología
depende de:
Los objetivos organizacionales
Necesidades del mercado
Exigencias competitivas
Sin embargo, la creciente dependencia de los
sistemas de información a niveles estratégicos
y operativos genera nuevos riesgos:
Brechas en al
seguridad de la
información
Cybercrimenes que
deben integrarse en
ala administración de
riesgos corporativos
de la entidad
ESTRATÉGICO E INTEGRADO

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
34
SISTEMAS INTEGRADOSCON LAS
OPERACIONES
Sistemas de información que controlen
los procesos de negocios, siguiendo y
registrando transacciones y operaciones.
Ejemplo: Sistema de información para las
Operaciones de Manufactura, el mismo que apoya
todas las fases de producción:
 Pruebas de aceptación y recepción de materias
primas
 Selección y combinación de componentes
 Control de calidad sobre productos terminados
 Actualización de inventarios y de registros de
clientes
 Distribución de productos terminados.

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
35
Profundidad y oportunidad de la información procesada
Necesidad
de
evaluación
de
riesgo
Nivel de tolerancia al riesgo
Ritmo
de
cambio
de
los
ámbitos
internos
y
externos
Actualidad de la Información
Profundidadyoportunidadde lainformaciónaserprocesado en
lossistemasdeinformación,dependede:

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Metodología para el diseño de sistemas
36
1. Identificación de
problemas,
oportunidades y objetivos
2. Determinación de
los requerimientos
de información
3. Análisis de las
necesidades del
sistemas
4. Diseño del
sistema
recomendado
5. Prueba y
mantenimiento
del sistema
6. Implementación
y evaluación del
sistema
1 2 3 4 5 6

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Metodología para el diseño de sistemas (Cont.)
Identificar problemas,
implica comprender lo que
esta pasando en la Entidad
Criterios Buscar estos aspectos
Revisar las
salidas contra los
criterios de
desempeño
 Excesivos errores
 Excesiva demora en la conclusión de los
trabajo
 Trabajo hecho de forma incorrecta
 Trabajo hecho de forma incompleta
 Trabajo que no se realiza del todo
Observar el
comportamiento
de los empleados
 Alto ausentismo
 Alta insatisfacción en el trabajo
 Alta rotación de personal
Escuchar la
retroalimentació
n de agentes
externos
 Quejas
 Sugerencias de mejoras
 Disminución de los ingresos
37
Identificación de
problemas,
oportunidades y
objetivos
Determinación de
los requerimientos
de información
Análisis de las
necesidades del
sistemas
Diseño del
sistema
recomendado
Prueba y
mantenimiento
del sistema
Implementación
y evaluación del
sistema

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Identificar
oportunidades,
implica identificar las
situaciones que
pueden ser mejoradas
por medio de un
sistema de
información
Posibilidades de mejoras
Aceleración de un proceso
Agilización de un proceso mediante la eliminación de pasos
innecesarios o duplicados
Combinación de procesos
Reducción de errores en la entrada de datos por medio de cambios
Reducción de salidas redundantes
Mejora en la integración de sistemas y subsistemas
Mejora en la satisfacción del trabajador con el sistema
Mejora de la facilidad de interacción de los clientes, proveedores y
vendedores, con el sistema
38
Identificación de
problemas,
oportunidades y
objetivos
Determinación de
los requerimientos
de información
Análisis de las
necesidades del
sistemas
Diseño del
sistema
recomendado
Prueba y
mantenimiento
del sistema
Implementación
y evaluación del
sistema

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Descubrir lo que
esta tratando de
hacer la Entidad
Problemas
Oportunidades
Cumplimiento de
los objetivos de la
Entidad
Identificación de objetivos, implica:
39
Identificación de
problemas,
oportunidades y
objetivos
Determinación de
los requerimientos
de información
Análisis de las
necesidades del
sistemas
Diseño del
sistema
recomendado
Prueba y
mantenimiento
del sistema
Implementación
y evaluación del
sistema

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Proble
mas
Oportu
nidades
Objetiv
os
FACTIBILIDADTÉCNICA
FACTIBILIDAD ECONOMICA
FACTIBILIDADOPERACIONAL
Los recursos técnicos actuales pueden ser mejorados o
añadidos, de tal forma que se satisfagan las peticiones
de manera eficiente
Los recursos económicos a invertir son menores a los
beneficios a ser generados con la implementación de
un nuevo sistema
El sistema de información desarrollado va a ser
implementado en las actuales condiciones de la
Entidad
40
Identificación de
problemas,
oportunidades y
objetivos
Determinación de
los requerimientos
de información
Análisis de las
necesidades del
sistemas
Diseño del
sistema
recomendado
Prueba y
mantenimiento
del sistema
Implementación
y evaluación del
sistema

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Implica comprender
que información
requiere la Entidad
para realizar su
trabajo:
Para ello, es necesario conocer las condiciones
actuales en las que se encuentra trabajando la Entidad
 Quién (las personas que están involucradas)
 Qué (la actividad de la Entidad)
 Dónde (el ambiente donde se lleva a cabo el trabajo)
 Cuándo (en que momento), y
 Cómo (de que manera se desarrollan los procedimientos actuales)
 Muestreo e investigación de los datos relevantes,
 Entrevistas,
 Cuestionarios,
 El comportamiento de los tomadores de decisión
y su ambiente de trabajo, y
 Hasta la elaboración de prototipos
41
Identificación de
problemas,
oportunidades y
objetivos
Determinación de
los requerimientos
de información
Análisis de las
necesidades del
sistemas
Diseño del
sistema
recomendado
Prueba y
mantenimiento
del sistema
Implementación
y evaluación del
sistema

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Implica analizar e
identificar las
necesidades del
sistema, en cuanto a:
PROCESO
ENTRADAS SALIDAS
ALMACENAMIENTO DE
INFORMACIÓN
DIAGRAMAS DE
FLUJO DE DATOS
 Otorga libertad para realizar en forma muy temprana la implementación del sistema
 Genera una mayor comprensión de las interrelaciones de los sistemas y subsistemas
 Comunicaciones de conocimiento del sistema actual a los usuarios por medio de
diagramas de flujo de dato
 Análisis de un sistema propuesto para determinar si han sido definidos los datos y
procesos necesarios.
PORQUE:
42
Identificación de
problemas,
oportunidades y
objetivos
Determinación de
los requerimientos
de información
Análisis de las
necesidades del
sistemas
Diseño del
sistema
recomendado
Prueba y
mantenimiento
del sistema
Implementación
y evaluación del
sistema

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Diagrama de flujo a nivel contexto para las tienes de renta de video de Euforia:
Cliente
Sistema de
renta de video
0
Sistema de
Compra de
Video
Gerencia
Cliente
Contabilidad
Pago
Inform. de renta
de video
Nueva inform. de
clientes
Información de
Video
Carta de premio
mensual
Tarjeta de renta
de video
Recibo de renta y
video
Reportes
Gerenciales
Carta de premio
anual
Información de video
regresado
Efectivo total
recibido
ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA – EJEMPLO
43

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Diseño lógico (papel) del sistema de
información, que implica el:
• Diseño del interfaz (formato) de los documentos,
donde se define el contenido mínimo que deberá
incorporarse en los documentos
Diseño físico del sistema de
información, que incluye el:
• Diseño de archivos o base de datos
• Diseño de procedimientos de control y
respaldo
44
Identificación de
problemas,
oportunidades y
objetivos
Determinación de
los requerimientos
de información
Análisis de las
necesidades del
sistemas
Diseño del
sistema
recomendado
Prueba y
mantenimiento
del sistema
Implementación
y evaluación del
sistema

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Permite asegurar que cada
componente del sistema
esté en operación como
debe y que el sistema en su
conjunto se desempeñe
exactamente de acuerdo
con los requerimientos
locales específicos.
PRUEBA DEL SISTEMA
MANTENIMIENTO DEL
SISTEMA
Mantenimiento correctivo,
corregir errores de
funcionamiento
Mantenimiento adaptativo,
adaptar el sistema o partes
de él a nuevas situaciones
Mantenimiento perfectivo,
mejorar la performance,
reducir los procesos o
aumentar su complejidad
45
Identificación de
problemas,
oportunidades y
objetivos
Determinación de
los requerimientos
de información
Análisis de las
necesidades del
sistemas
Diseño del
sistema
recomendado
Prueba y
mantenimiento
del sistema
Implementación
y evaluación del
sistema

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
 Implantación del sistema,
 Análisis de los procesos actuales de la entidad,
 Entrenamiento de los usuarios,
 Entrenamiento de los operadores responsables
del llenado (carga) de datos, y
 Pruebas y validación del funcionamiento del
sistema.
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
EVALUACIÓN DEL SISTEMA
Los usuarios están haciendo uso del sistema, y si
estos han descubierto algún problema en el
funcionamiento del sistema
46
Identificación de
problemas,
oportunidades y
objetivos
Determinación de
los requerimientos
de información
Análisis de las
necesidades del
sistemas
Diseño del
sistema
recomendado
Prueba y
mantenimiento
del sistema
Implementación
y evaluación del
sistema

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
47
Sistemas de información en el sector publico
Que considere todos los sistemas de
administración y control establecidos en la
Ley 1178, entre los cuales se encuentra:
Sistema de información
administrativa
Sistema de información
operativa
 SPO
 SOA
 SP
 SAP
 SABS
 STyCP
 SCI
 SCG
Que describa los procedimientos
de todas las actividades
sustantivas de la entidad

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Definición de comunicación
49
La comunicación es inherente a los sistemas de información
Es un proceso mediante el
cual se transmite y se reciben
datos, ideas, opiniones,
actitudes para lograr la
necesaria coordinación de
esfuerzos a fin de alcanzar los
objetivos perseguidos por la
entidad.
No hay comunicación sin información
La comunicación se constituye el vehículo de la información
Comunicación

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Propósito de la comunicación
50
La comunicación coadyuva a la
aplicación de las actividades de control
correspondientes y es indispensable
para la implantación del proceso de
control interno, porque:
 Es el medio por el cual se establece la
delegación de autoridad, la motivación y la
coordinación.
 Hace posible circular la información controlable.
 Permita relacionarse a toda entidad con el
medio y con los destinatarios de sus servicios
para lo cual fue creada.
LA COMUNICACIÓN
Comunicación

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Barreras de la comunicación
• Sentido, significación o
acepciones del lenguaje
en general de los
símbolos que se utilizan
y su decodificación
Barreras
Semánticas
• Fallas, deficiencias o
selección inadecuada de
la fuente de los medios
utilizados para
transportar el mensaje
Barreras
Físicas
• Malformaciones,
disfunciones y otras
limitantes funcionales de
las personas que
intervienen en el
proceso
Barreras
Fisiológicas
• Forma de percepción y
comprensión del mundo
que le rodea, sus
prejuicios y la necesidad
de satisfacer
requerimientos
emotivos
Barreras
Psicológicas
• La estructura y el
funcionamiento de la
organización y el
proceso administrativo
mismo
Barreras
Administrativas
51
Comunicación

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Barreras de la comunicación (Cont.)
52
La percepción selectiva del receptor
La filtración o manipulación de la información del emisor
La defensa por parte del receptor
El lenguaje que una persona usa
La ausencia o imposibilidad o mala calidad de la retroalimentación
Las inconsistencias entre comunicación verbal y no verbal
La retención de la información por parte del emisor y/o receptor
Comunicación

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
53
Comunicación
Proceso de la Comunicación
EMISOR RECEPTOR
Ruido
Información Codificación
Canal
Recepción Descodificación Comprensión
Retroalimentación
Transmisión del
Mensaje
Donde el intercambio de información en el proceso de comunicación se lleva a
cabo en tres niveles:
 Estadístico, trata la información en términos de “sorpresa”
 Semántico, cuando se transmiten símbolos
 Pragmático, produce el mensaje la conducta del receptor que desea
suscitar el emisor

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Proceso de la Comunicación (Cont.)
54
Emisor Individuo interno o externo que origina el mensaje previamente
codificado mediante la palabra, escritura o símbolos
Mensaje Idea o experiencia que el emisor quiere comunicar, de forma
escrita, oral y no verbal
Canal y medio Canal es el camino a través del cual viaja el mensaje puede ser
formal o informal. Medio es la forma en la que se transmite el
mensaje puede ser escrito, oral o electrónico.
Receptor Objeto a quien se dirige el mensaje para su comprensión
previamente descodificado
Modificaciones de conducta en el receptor a consecuencia del
mensaje y respuesta del receptor al mensaje del emisor
Efectos y
retroalimentación
Ruido Factor que entorpece la comunicación e impide que se alcance el
nivel de calidad necesario en la comunicación
Comunicación

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Proceso de la comunicación (Cont.)
55
Las comunicaciones especificas y orientados, relativos al
comportamiento y las responsabilidades del personal
La exposición clara de la filosofía y enfoque de la
administración, y una delegación clara de autoridad.
El conocer, para el personal, como sus actividades se
relacionan con el trabajo de los demás
 La importancia y relevancia de una administración orientada
al control interno
 Los objetivos de la entidad
 El riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad
 Un lenguaje común de control
 Los roles y responsabilidades del personal
Comunicación
Las fuentes internas, implica:
debe
expresar
efectivamente
FUENTES INTERNAS

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
56
Debe haber canales abiertos de
comunicación y una clara disposición
de escuchar, ya sea a través de:
FILOSOFIA DE LA DIRECCIÓN
Comunicación
 Los canales normales
 Líneas de comunicación
independientes, que sirvan como
mecanismos de seguridad en caso
de que los canales normales no
sean operativos
 Canales alternativos de
comunicación, para auditoría
interna, asesoría legal y directivos

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
57
Comunicación
 Clientes y Proveedores, información
sobre problemas operativos, posibles
prácticas fraudulentas o inadecuadas ,
información sobre el diseño o la calidad
de los productos o servicios.
 Entidades vinculadas, información sobre
el riesgo tolerado y la tolerancia al
riesgo.
 Grupos de interés, reguladores, analistas
financieros y otros terceros , información
sobre sus necesidades .

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
58
Quejas
Reclamaciones sobre entregas, cobros, facturas
Denuncias sobre cobro de comisiones, otros
Comunicación
Ante estos hechos, la Dirección debe reconocer e
investigar y tomar la medidas correctivas
necesarias centrándose en el impacto sobre la:
 Eficacia y eficiencia de las operaciones
 Confiabilidad de la información financiera
 Cumplimiento de leyes y normas
FUENTE EXTERNA
Emisor de Fuente
Externa

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
59
ESCRITO
Esta comunicación es clara, precisa,
completa y correcta; y presenta el beneficio
de la constancia que queda del mensaje
transmitido, como ser:
 Comunicación interna,
 memorando,
 carteleras o paneles informativos,
 revistas,
 boletines y otros.
Ventaja Desventaja
 Proporciona registros, referencias y
protecciones legales
 Promueve la uniformidad de políticas y
procedimientos
 El receptor puede leer con atención
captando mejor su significado
 Requiere mas tiempo de preparación
 Genera gran cantidad de papel
 No brinda retroalimentación inmediata
(en cuanto a la recepción oportuna del
mensaje)
 Puede obstaculizar una comunicación
abierta
Comunicación
Mensaje

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
60
Características de una comunicación
escrita eficaz:
Claridad: El mensaje debe entenderse.
Brevedad: Expresar el máximo de ideas con
un mínimo de palabras.
Precisión: Expresar las ideas sin rodeos.
Corrección: Verificar que el escrito esté libre
de errores, ya sean de índole
gramatical, de la presentación
formal o del tono apropiado.
Integridad: Transmitir el mensaje completo
sin dejar lagunas.
Originalidad: Utilizar el sello de tu propia
personalidad.
Comunicación
ESCRITO

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
61
ORAL
Ventaja Desventaja
 Hace posible un rápido intercambio con
retroalimentación inmediata
 Contribuye a la comprensión de toda
clase de asuntos y la toma de
decisiones
 Permite el uso de gestos, expresiones
faciales y otros signos emocionales
 Pueden resultar costosas en términos
de tiempo y dinero
 La comunicación pude ser de baja
calidad debido a la rapidez del medio
 La retroalimentación puede ser vacía
de contenido
Se produce cuando se utiliza la palabra hablada
para transmitir un mensaje. Las conversaciones
pueden realizarse personalmente, por teléfono o a
través de otros medios que permiten a los
individuos que hablen entre sí.
La comunicación puede ser formal o informal,
planeada o accidental, pero en doble dirección
entre las partes.
Comunicación
Mensaje

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
62
NOVERBAL
Representa cualquier mensaje deliberado o no
deliberado que no es oral ni escrito, como ser:
movimientos del cuerpo, de la cara, de las
manos, el lugar que los interlocutores ocupan
en el espacio, los elementos que conforman la
apariencia personal, la entonación de la voz, el
ritmo y las flexiones del discurso.
Ventaja
Desventaja
 Apoya la comunicación verbal facilitando la
interpretación del mensaje
 Se puede realizar instintivamente sin que el emisor o el
receptor se lo propongan.
Comunicación
Mensaje

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
63
Comunicación No
Verbal
Comunicación Oral
Comunicación
Comunicación
Escrita
Comunicación
Formal
Comunicación
Informal
Comunicación
Vertical (Ascendente y
Descendente)
Comunicación
Horizontal
Cadena de Rumores
CANALES DE COMUNICACIÓN
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
Canales y medios de comunicación

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Gerente
General
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Gerencia de
Comercialización
Gerencia de
Operaciones
Unidad Jurídica
64
Comunicación
Descendente
 Emisión de
directrices de un
superior a sus
subordinados
 Ayuda a clarificar
políticas, metas,
etc.
COMUNICACIÓN HORIZONTALYTRANSVERSAL
Es la comunicación que se desarrolla entre dos
personas del mismo nivel jerárquico.
Comunicación
Ascendente
 Suministra
retroalimentación de
los subordinados
 Establece un camino
de oportunidad para
recibir sugerencias,
quejas, opiniones,
etc.
COMUNICACIÓN FORMAL
COMUNICACIÓNVERTICAL
Comunicación
EstructuraOrganizacional

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Gerente
General
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Gerencia de
Comercialización
Gerencia de
Operaciones
Unidad Jurídica
65
Comunicación
Descendente
 Memorándums,
informes,
instructivos,
reglamentos,
manuales de
organización,
periódicos y revistas
internos, folletos,
diagramas, videos
Comunicación
Ascendente
 Programas de
Sugerencias,
Encuestas,
Procedimientos de
Quejas, una Política
de PuertasAbiertas,
Diálogo y Entrevistas
y Reuniones de
Grupo
COMUNICACIÓN FORMAL (MEDIOS)
Comunicación

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Gerente
General
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Gerencia de
Comercialización
Gerencia de
Operaciones
Unidad Jurídica
66
Comunicación
Descendente
 Da sentido de
dirección al trabajo
 Orienta a los
empleados
 Suministra datos
importantes
 Ayuda a resolver sus
dudas
 Es el enlace entre
los distintos niveles
jerárquicos de la
estructura formal
COMUNICACIÓN HORIZONTALYTRANSVERSAL
Es una comunicación muy útil para la integración de
los grupos de trabajo, para la sociabilización
necesaria entre las personas y para hacer eficiente el
trabajo de los grupos y equipos laborales
Comunicación
Ascendente
 Conoce el clima
organizacional e
integra a los
trabajadores con la
alta dirección
COMUNICACIÓN FORMAL (BENEFICIOS)
Comunicación

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
67
Gerente
General
Gerencia
Administrativa y
Financiera
Gerencia de
Comercialización
Gerencia de
Operaciones
Unidad Jurídica
Cuando la comunicación no sigue los
caminos establecidos en la estructura,
y comprende toda la información no
oficial que fluye entre los grupos de
una entidad.
La comunicación información incluye
la comunicación horizontal y la cadena
rumores.
Comunicación
COMUNICACIÓN INFORMAL

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
68
Numérica
Formal
Escrita
Formal
Escrita
Personal
Telefónica
Cara a
Cara
ZONA DE
SOBRESINPLIFICACIÓN
El medio no provee la
información necesaria
ZONA DE
SOBRECARGA
El medio provee más
información de la necesaria
COMPLEJIDAD DEL PROBLEMA/SITUACIÓN
Baja Alta
RIQUEZA
DEL
MEDIO
Baja
Alta
Comunicación
Utilización de los medios según su complejidad

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
69
Alta
Baja
Riqueza de
Información Medio
Cara a Cara
Teléfono
Escrito
Personal y
Formal
Numérico
Inmediato
Rápido
Algo Lento
Lento
Muy Lento
Audiovisual
Audio
Visual
Limitado
Visual
Limitado
Personalizado
Personal
Algo Personal
Impersonal
Muy
Impersonal
Corporal,
natural
Natural…
Natural…
Numérico
Feedback Canal
Tipo de
Comunicación
Fuente del
Lenguaje
Comunicación
Utilización de medios según complejidad

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
70
INFORMACIÓN NO RUTINARIA INFORMACIÓN RUTINARIA
Comunicaciones internas,
memorándums, boletines,
panfletos, etc.
Teléfono, el correo electrónico y
la conversación cara a cara.
La elección del medio de comunicación depende de:
 la riqueza del mismo que se determina en razón de la
velocidad con la cual brinda retroalimentación,
 la variedad de canales de comunicación en los cuales
funciona,
 el grado de interacciones personales que permite y
 la riqueza de lenguaje que ofrece.
Comunicación
CRITERIOS DE
ELECCIÓN DEL
MEDIO

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
71
El ruido es cualquier factor que perturba, interfiere, o
crea una situación confusa en la comunicación.
Ruido externo,
cuando el
mensaje es
distorsionado
por otros sonidos
del ambiente
Ruido interno, cuando el receptor
no está prestando atención
Comunicación

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
La efectividad del proceso de comunicación
72
Reciprocidad
en
la
transmisión
y
recepción
de
la
información
Comunicación
La efectividad del proceso de
comunicación, depende de:
a) La reciprocidad en la transmisión y recepción de la información, y
b) El grado de alteración, confusión o interferencia de la
comunicación
Nivel de alteración, confusión o
interferencia de la comunicación

INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
Fin
73

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