La organización de eventos es una actividad ordenada, sistemática y redituable en términos de imagen de la organización a la que avalamos con la actividad de nivel social.

1. La Organización de Eventos

2. ¿Qué es un evento?
 Es un acontecimiento que se aprovecha para captar la
atención del público y la prensa sobre la institución.
Pueden ser:
 Provocados por vías indirectas
 O pueden ocurrir espontaneamente

3. Es planeado para:
 Atraer la atención y despertar el interes del
público
 Para informar
 Y conquistar la buena voluntad
 Para entretener

4. Clasificación de los eventos:
Por Categorías:
 Infantiles
 Juveniles
 Para adultos
 Para personas de la tercera edad
 Para discapacitados

5.  Multitudinarios
 Privados
 Selectivos

6. Por área de interes
 Científicos
 Económicos
 Académicos
 Políticos
 Musicales
 Deportivos

7. Por tipos:
Empresariales
Institucionales
Sociales
Educativos
Religiosos
Otros

8. En general son programados en todos sus
detalles:
 Como planeamiento de las Relaciones Públicas
 Dentro de una campaña de Relaciones Públicas
y Propaganda

9. Es un excelente medio de:
 Comunicación aproximativa: propicia la participación
directa del público en la empresa.
 Puede acabar por corregir o esclarecer concepciones
erroneas sobre sus actividades, políticas y objetivos,
elevando la moral de los funcionarios

10. ¿Porqué es útil que haga una
guía o agenda y le preste
atención ?
• Cuantas veces ha organizado eventos y este
no cumple con los objetivos que se propuso,
encontrándose con las siguientes
situaciones:

11. • La o las personas a quienes desea visitar o
que son importantes que estén en el evento
o reunión, no llegan o lo hacen fuera de la
hora deseada.
• Las personas convocadas no están enteradas
de la agenda a tratar y no llegan preparadas.

12. • O envían a representantes que no tienen el nivel o
poder de decisión suficiente para cumplir con el
objetivo deseado.
• La asistencia es escasa porque no se ha hecho la
convocatoria con suficiente antelación, no se ha
consultado la conveniencia del lugar, fecha u hora.

13.  La reunión resulta una pérdida de tiempo para todos los
asistentes debido a la deficiente preparación de los
materiales, los problemas de logística, a deficiente
conducción.

14. Para obtener los resultados deseados de una
visita, una reunión o cualquier evento, debe
existir:
• La suficiente preparación previa
• Una adecuada organización y
dirección
• El seguimiento requerido

15. ACTIVIDADES PREVIAS AL ACTO (PRE-
ACTO)
Define los objetivos:
Realiza un informe detallado (por escrito) que
contenga los objetivos marcados para cada acto
que organices.
 Informar Entretener Educar Promocionar
Mejorar la imagen Crear imagen Modificar conductas

16. Señala aspectos tales como:
· La asistencia prevista
· La difusión en los medios de
comunicación
· La promoción a realizar
· Los posibles colaboradores /
patrocinadores

17. Tenga en cuenta los siguientes aspectos
 Elabora una agenda que responda a lograr el objetivo
 Definición de las consultas previas que son requerida
 Selección de las personas que desea participen o
estén presentes

18.  Fechas en las cuales se deben dar los avisos
(convocatorias por correro, Fax, por correo electrónico,
por teléfino, visitas personales.
 Asignar el responsable de la dirección y coordinación del
evento.
 Selección de la persona que va a moderar o facilitar la
actividad.

19. Analiza los públicos objetivo
"del acto"
Analiza con detenimiento los públicos a
los que te dirijas, tanto a nivel interno
como externo, puesto que de el éxito de
asistencia dependerá de la elección
correcta del público objetivo.

20. Ejemplos :
Público interno:
Trabajadores,familiares, colaboradores,
accionistas, voluntarios, etc.
Público externo:
Clientes potenciales y actuales, público en
general, medios de comunicación, Vip's, etc.

21. ¡ Beware of Murphy’ Laws !
We can summarize
Murphy’s laws saying:
"if something can go wrong, it will".
When you organize any public event :
Analize any situation or inconvenient that may arise
and could make the act go wrong.

22.  Anticipate alternative sites in case of
rain (if the act is at an open site).
 Do not schedule an event during the
dates of other important events in your
city or that can affect the attendance of
your target public.
.

23. Make sure that the day
doesn’t n coincide with an
important social or sport
event.
 If you are expecting a large number of
people, plan for first aid or medical
service available
 In many events it will be neccesary to contract
a civil liability insurance.

24.  Have a technician available or spare
equipments, in case of audiovisual failure
 Provide the best parking spaces you can find.
 Provide security, moreover if it is outdoors.

25. Make a list of each necessity of
the event:

26. Material Various
o Chairs o Tables
o Platform o Panel
o White board o Pancartas
o Signaling o Ilumination
o PA system o Catering
o Animation o Hotels
o Decoration o Gifts
o Photos o Video
o Audiovisuals o Transport
o Identificadores o Others

27. Prints
Imprenta
Guests
o Pa pel de carta
o Employees
o Envelopes Sobres varios o Relatives
o Invitations, Greetings
General Public
o
Carteles, trípticos
o
Authorities
o
Documentation
o Vip's
o
I.D. Identificaciones
o Others

28. Communication/Press
Rueda de prensa
Comida de prensa
Notas de prensa
Dossier de prensa
Radio/Tv Publicity
Publicidad prensa escrita
o
o
o
o
o
o
Personal
Segurity
Azafatas
Translators
Waiters
Camareros
Limpieza
Secretary
Secretaria
Organization
Drivers
Others
o
o
o
o
o
o
o
o
o

29. an accurate budget
Una vez definidas las necesidades que requiera
el acto, realiza un presupuesto lo más
aproximado posible a la realidad.
It is very important to add a 10 or 15 percent for
unforseen expenses.
Es muy importante que sobre este presupuesto,
añadas entre un 10 y un 15 por ciento para
gastos imprevistos.

30. Organización y Dirección
Debe garantizar que todo lo que se
requiere realizar para el evento, se
haya hecho para que el día que éste
se lleve a cabo todo este
debidamente preparado.

31. Acciones previas:
 Verifique que la agenda responda al objetivo
identificado.
 Compruebe que ha efectuado la válidación y
aprobación de esta agenda con las autoridades
respectivas.
 Verifique la existencia de los materias impresos y
audiovisuales requeridos y su envío previo si fuera el
caso.

32.  ¿Se ha definido quién coordinará el evento?
¿Se ha elegido un comité? ¿Se han definido
responsabilidades para cada persona (por
ejemplo, programa, logística, financiación,
medios, publicidad, coordinación general)?
  ¿Se han definido fecha y hora adecuadas
(es conveniente asegurarse de que su evento
no se cruza con otro más importante)?

33.   ¿Es el sitio adecuado para la asistencia de
personas con discapacidades? ¿Hay
suficiente sitio para parqueo? ¿Hay
transporte público accesible de manera
cómoda?
  ¿El sitio tiene buena acústica y equipos?
¿Tiene el tamaño adecuado? ¿Se requieren
permisos? ¿Hay suficientes entradas y
salidas?

34.   ¿Cómo se publicitará el evento? ¿Quién es
el responsable? ¿Cuáles son las fechas
límite?
 ¿Es necesario programar  transporte para
los asistentes y/o los voceros? ¿Quién es el
responsable?

35.   ¿Quién respalda el evento? ¿Qué personas y
organizaciones?
¿Se han puesto de acuerdo todos en la lista que debe
salir a los medios?
¿Tiene responsabilidades en el evento (planeación,
administración, declaraciones)?
  Se han organizado donaciones o contribuciones
para el evento? Prepárese para una solicitud de
fondos posterior al evento.

36.   Medios: conferencia de prensa o
comunicado de prensa inicial, contacto
continuo, cubrimiento, entrevistas y
sesiones informativas.

37.  Verifique los avisos oe invitaciones con la antelación
acordada, así como confirmaciones de asistencia.
 Verifique que las personas que tienen a su cargo
prestaciones y la conducción de la actividad, estén
debidamente preparadas y cuenten con los materiales y
medios requeridos.

38.  Verifique que cuenta con los mecanismos requeridos para
la elaboración y producción de documentos y materiales
requeridos durante el transcurso de la actividad.
 Verifique que se han realizado las acciones requeridas de
coordinación entre quienes tiene a su cargo la dirección de
la actividad, y se han establecido los sistemas de
comunicación que garanticen la realización eficiente de la
misma.

39. Plan de acción al minuto (o programa)
 Todo acto tiene un P.A.M. (Plan de
Acción al Minuto) propio, que consiste
en agrupar todas las actividades del
acto por minutos.

40. Ejemplo: P.A.M. de una inauguración
11:30 Convocatoria de los invitados
11:45 Palabras inaugurales del Presidente de la
empresa
11:55 Breve discurso el Alcalde del Municipio
12:05 El Alcalde (junto con el Presidente)
descubren una placa conmemorativa
12:10 Firma en el libro de Honor de la empresa
12:15 Se sirve a los invitados un cocktail
12:20 Actuación de un grupo de animación durante
el cocktail
12:55 Fin de la Inauguración

41. Ensayos
 Comprueba con antelación todo el
material que vayas a utilizar durante
cada acto (megafonía, iluminación,
audiovisuales, climatización, etc).

42.  Si contratas azafatas y/o seguridad, es
muy importante que conozcan
previamente el lugar donde tenga lugar
el acto.
Es importantísimo que conozcan cuales
van a ser sus tareas, donde las deberán
realizar y el personal responsable de
cada área.

43. Timming general del acto
El timmig es la ordenación de todas las
actividades en coordenadas acción-
tiempo.
Sé lo más preciso posible y ¡sobre todo,
procura cumplirlo!.

44. Actividades Junio Julio agosto
Selección
invitados
Envío invitación
Confirma
invitación
Invitación alcalde
Confirmación
alcalde
Contrata
animación
Contrata Catering
Compra placa
conme.
Colocación placa
con.
Día del acto
Ejemplo del timming de una Inauguración

45. Seguimiento
 El éxito de un evento no sólo se mide por su
preparación, organización y dirección, sino por
el seguimiento de los acuerdos o decisiones
que se hubieran tomado.

46.  Garantizar que como conclusión del evento queda en
forma escrita un listado de acuerdos tomados,
decisiones o acciones acordadas, con una indicación
de quien es el responsable de hacer qué y para
cuando.
 Enviar copia de lo anterior a todos lo que participaron
en la actividad.

47.  Assignar a una persona para dar seguimiento a las
acciones acordadadas y verificar su cumplimiento en las
fechas que quedaron establecidas.
 Si se trató de un taller o seminario, es importante que
haya quedado establecido la forma de monitorear la
ejecución de lo impartido.

48. ACTIVIDADES POSTERIORES AL
ACTO (POST-ACTO)
 Dossier de valoración
Elabora un informe-dossier final con
todas las conclusiones positivas y
negativas del acto.
Procura ser lo más sincero posible en
este informe.

49. Incluye la información principal utilizada
para este acto, como:
· Modelos de cartas utilizadas (a la prensa,
a las autoridades, a los invitados, etc)
· Modelo de invitación
· Permisos
· Contratos
· P.A.M. y Timming del acto
· Listado de asistentes
· Patrocinadores y colaboradores
· Etc.

50. Dossier archivo
Incluye todo el material que haya generado el
acto, como por ejemplo:
· Dossier fotográfico (selección las mejores
fotografías)
· Grabaciones en video (si dispones de varios
videos grabados, grábalo todo en uno con
las mejores imágenes)

51. · Material promocional (modelos de
trípticos, carteles, anuncios, etc).
· Grabaciones de todas las entrevistas de
radio.
· Dossier de las apariciones en la prensa
escrita
· Etc.

52. La elaboración de estos dossieres te
ayudará en la elaboración de otros muchos
actos y futuras ediciones del mismo.

53. Agradecimientos
Los agradecimientos son uno de
los aspectos más importantes y al
mismo tiempo más olvidados en la
organización de todo acto.

54.  No debes olvidarte de agradecer a todo
aquel que haya participado o colaborado
en la organización de tu acto.
 A los asistentes (o a los más
importantes)
 Al personal contratado o a sus empresas
(azafatas, seguridad, limpieza, etc)


55.  A los Medios de Comunicación (los
que publiquen notas del acto)
 A los proveedores
 A los patrocinadores y
colaboradores

56. Los agradecimientos se suelen hacerse
mediante:
 Una carta manuscrita firmada por la
persona más importante de la empresa
organizadora del acto.
 En ocasiones se puede adjuntar algún
detalle, como fotografías u obsequios
conmemorativas.

57. Cierra el Presupuesto
 Una vez finalizado el acto, estudia todos
los gastos e ingresos producidos por el
mismo y comprueba las desviaciones
existentes respecto al presupuesto
inicial.

58.  Es importante saber si ha sido necesario la
utilización del porcentaje destinado a
imprevistos (entre un 10 y un 15% del total)
calculado en en presupuesto inicial.
 Procura que en las campañas que organices,
el presupuesto final no supere al presupuesto
inicial y sus imprevistos, lo contrario indicará
que no se calculó con la suficiente precisión
desde sus inicios.


59. CUADRO RESUMEN PARA ORGANIZAR ACTOS
PRE-ACTO ACTO POST-ACTO
· Define los
objetivos
· P.A.M. · Dossier
valoración
· Analiza los públicos · Timming general · Dossier archivo
· ¡Cuidado con
Murphy!
· Ensayos
preliminares
· Agradecimientos
· Listado de
necesidades
· Cierre
presupuesto
· Presupuesto previo

60. 