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FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
      Y DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

                                  Eduard Chaveli
           Abogado especialista en Derecho de las TIC



@eduardchaveli

http://www.linkedin.com/in/eduardchavelI

e.chaveli@gesconsultor.com
    © 2012. GESCONSULTOR / GESDATOS Software, S.L. Todos los derechos reservados.
INDICE

    I.- FACTURA ELECTRÓNICA
        A) MARCO NORMATIVO
        B) NOCIONES BÁSICAS GENERALES
        C) LA FACTURA ELECTRÓNICA
          C.1. NOCIONES BÁSICAS
          C.2. VENTAJAS E INCONVENIENTES
          C.3 REQUISITOS
          C.4 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA A LAS AAPP
          C.5 CONSERVACÓN DE LAS FACTURAS
        D) ASPECTOS CLAVE EN LA EMISIÓN Y RECEPCIÓN DE FACTURAS
          TELEMÁTICAS
INDICE

         II.- DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

    A) MARCO NORMATIVO
    B) CONCEPTOS BÁSICOS
    C) VENTAJAS
    D) QUÉ DOCUMENTOS SE PUEDEN DIGITALIZAR
    E) REQUISITOS
I.- LA FACTURA ELECTRÓNICA




                             4
A) MARCO NORMATIVO BÁSICO

a. UNIÓN EUROPEA

•   Directiva 2001/115/CE del Consejo, de 20 de diciembre de 2001, por la
    que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar,
    modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en
    relación con el impuesto sobre el valor añadido.

•   Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006,
    relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido

•   Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010, por la que se
    modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del
    impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de
    facturación.

                                                                   5
b. ESPAÑA

Ley 37/1992, del IVA: art. 164.1.3ª: Deber de expedir factura y copia de ésta

Reglamento de facturación, publicado por REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de
noviembre, (BOE 29-11-2003) por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor
Añadido.

REAL DECRETO 87/2005, de 31 de enero, (BOE 01-02-2005) por el que se modifican el
Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de
29 de diciembre, el Reglamento de los Impuestos Especiales, aprobado por el Real Decreto
1165/1995, de 7 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación, aprobado por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre.
REAL DECRETO 1619/2012, de 30 de noviembre, (BOE 01-12-2012) por el que se aprueba el
reglamento por el que se Regulan las obligaciones de facturación.

ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones
sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real
Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se
regulan las obligaciones de facturación.


                                                                                6
Otras normas reguladoras….

•   RESOLUCIÓN 2/2003, de 14 de febrero, (BOE 28-02-2003) de la Dirección General de la
    Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con
    la facturación telemática.

•   ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, (BOE 15-05-2003) por la que se establecen normas
    específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios
    electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

•   ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, (BOE 15-10-2007) sobre la expedición de facturas
    por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General
    del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la
    presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados
    o dependientes de facturas expedidas entre particulares.

•   RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria,
    sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la
    Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.




                                                                                     7
B) NOCIONES BÁSICAS

•   CONCEPTO: Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto
    o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de indicar la
    cantidad a pagar como contraprestación.

•   CONTENIDO: En la factura se encuentran los datos del expedidor y del
    destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios
    unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

•   EXIGENCIA FISCAL: La factura correctamente cumplimentada es el único
    justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto
    (IVA).

•   PLAZO: Deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación. Cando el
    destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal,
    deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento.



                                                                          8
PLAZO: Deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación. Cuando el
destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las
facturas deberán expedirse antes del 16 del mes siguiente a aquél en el que se haya
producido el devengo Impuesto correspondiente a la citada operación.

CLASES

1.-Ordinarias: documentan la operación de suministro.

2.- Simplificada (por la que se sustituye a los denominados tiquets):

    a) Cuando el importe no exceda de 400 €, (Impuesto sobre el valor añadido
    incluido)

    b) Cuando deba expedirse una factura rectificativa.

    C) Cuando el importe no exceda de 3000€ (Impuesto sobre el valor añadido
    incluido), en las operaciones que recogidas en el artículo 4.2 del reglamento y
    se trate de alguno de los supuestos de los que se ha autorizado la expedición
    de tiquets en sustitución de facturas.

                                                                         9
2.-Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien
devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.

3.-Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas de un período.
VARIANTES

1.- Pro-forma: documenta una oferta, con indicación de la forma exacta que tendrá
la factura tras el suministro. No tienen valor contable ni como justificante.

2.- Copia: documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el
original. Debe llevar la indicación.

3.- Duplicado: documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del
original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos
que el original. Debe llevar la indicación de duplicado para permitir distinguirla del
original, especialmente para el caso de que reaparezca el original.




                                                                            10
c) LA FACTURA ELECTRONICA
   C.1. NOCIONES BÁSICAS

   CONCEPTO: La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas
    o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos
    (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados
    digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las
    facturas emitidas en papel.(Reglamento de facturación, publicado por REAL DECRETO 1496/2003, de 28
    de noviembre, (BOE 29-11-2003) por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
    facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido).



   CONCEPTO: La facturación electrónica consiste en la expecidión y recepción de una
    factura en formato electrónico, teniendo la misma validez y eficacia jurídica que la
    expedida y recibida en formato papel.




                                                                                                   11
•   FORMATOS: Las facturas electrónicas se pueden emitir en diferentes formatos
    (EDIFACT, XML, PDF, html,doc, xls, gif,jpeg o txt, entre otros) siempre que se
    respete el contenido legal exigible a cualquier factura y que se cumplan ciertos
    requisitos para la incorporación de la firma electrónica reconocida.

•   FORMAS: El Reglamento establece que existen dos formas concretas de
    intercambiar documentos electrónicos sin descartar que puedan existir otras.
    Estas dos formas garantizan la autenticidad e integridad que son los verdaderos
    requisitos que se exigen a los documentos. Por un lado el empleo de una firma
    electrónica y por otro el uso de sistemas EDI (intercambio electrónico de datos).

•   NOVEDAD: El nuevo Reglamento reconoce expresamente que dichas
    técnologias (firma electrónica y sistemas EDI, garantizan la autenticidad del
    origen y la integridad del contenido pero DEJAN DE SER OBLIGATORIAS, de este
    modo la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura
    podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

    (REAL DECRETO 1619/2012, de 30 de noviembre, (BOE 01-12-2012) por el que se
    aprueba el reglamento por el que se Regulan las obligaciones de facturación.)

                                                                           12
   FUNCIONAMIENTO: EMISIÓN Y RECEPCIÓN

1.- EMISIÓN: El emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos
    la Factura Electrónica (que incluye una firma electrónica) conservando Copia o Matriz (la
    Base de Datos).

                Necesario: uso de un certificado admitido para firmar electrónicamente +
                 consentimiento previo + conservar copia factura emitida/ matriz

2.- RECEPCIÓN: El receptor, recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte
   informático, en el formato en el que lo recibió, para su futura consulta e impresión, si fuera
   necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la
   información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica.

          Necesario: Verificación de la validez del certificado + conservación comprobación
                                       validez de la firma




                                                                                      13
   FORMATOS DE FACTURA Y FIRMA MÁS COMUNES

Firmas XML
     (lenguaje de marcas extensible) es un estándar para el intercambio de información estructurada
     entre diferentes plataformas que permite definir nombres de campos y asignarles significados.
     Puede aplicarse a cualquier tipo de documento con independencia de su formato.
Firmas en documento PDF

   Adobe ha definido dentro de la especificación PDF un formato de firma propietario apoyado en la
    generación de firmas en formato PKCS#7 y su inserción en un documento PDF.


   Este tipo de firmas está teniendo un éxito importante, principalmente, por la posibilidad de que
    cualquiera pueda validar las firmas con un producto de distribución masiva: el Adobe Reader.


Firmas EDI

    Los sistemas EDI utilizan el formato EDIFACT. Sintaxis más usual cuando el envío se realiza de
    ordenador a ordenador, lo cual quiere decir que el destinatario es una empresa que tiene
    capacidad tecnológica para tratar de forma automatizada la información recibida, de manera
    que los datos se ingresan en el ordenador de destino de forma automática.

                                                                                          14
C.2. VENTAJAS E “INCONVENIENTES”
   VENTAJAS
1. Ahorro de costes directos: tanto del lado del emisor como del receptor:
Trabajo (elaboración, ensobrado, archivo) + material (papel, franqueo)
2. Mejora de la eficiencia: la liberación de tareas administrativas, permite destinar los recursos
humanos a aspectos productivos en las compañías.
3. Integración con sistemas (ERP): desde el punto de vista del emisor continúa el proceso que ya
se está realizando electrónicamente. Un simple clic desde el ERP y la factura es emitida y
enviada. Desde el lado del receptor los datos se pueden introducir automáticamente en sus
aplicaciones.
4. Optimización de la tesorería: la automatización permite cuadrar los apuntes contables y
comparar documentos (albarán / factura), minimizando a la vez el margen de error humano.
5. Seguridad: identidad del emisor
6. Respecto al medio ambiente
7. Liberación de espacio físico
8. Mejora de imagen de la empresa: empresa avanzada
9. No pérdida de oportunidades de negocio por ello: clientes que prefieran esta vía.



                                                                                       15
10. Agilidad en la toma de decisiones: la inmediatez de las comunicaciones permite
adoptar decisiones, como la necesidad de financiación, en un espacio más corto de
tiempo.
11. Administración y contabilidad automatizadas: la integración en los sistemas de la
   empresa permite que toda la inserción de datos y las operaciones contables requieran
   mucha menos participación humana.
12. Control de acciones erróneas: a través de sistemas de alertas que detectan
   discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturación o en la aplicación de
   tipos erróneos.
13. Uso eficaz de recursos financieros: la adopción de la factura electrónica favorece el
   acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming.
14. Obtención de información en tiempo real: permite verificar el estado en el que se
   encuentra         una      factura    y     toda     su     información      asociada
   (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de mercancías, albaranes, ...) de
   forma exacta y actual.
15. Reducción de tiempos de gestión: la inmediatez del envío y recepción de facturas
   por medios telemáticos convierte este trámite en un elemento que deja de tener
   sentido. Además, permite solucionar las discrepancias en muy poco tiempo.


                                                                               16
EN CONCRETO: EL AHORRO DE COSTES FIRMANDO ELECTRÓNICAMENTE…
   PARA EL EMISOR: Se estima un ahorro directo mínimo de 0,60
    euros/factura     por ahorro de material y servicios derivados
    (impresión, papel, sobres y franqueo postal)




   PARA EL RECEPTOR: En          el   caso     de     la  recepción   de
    factura, aplicando la digitalización certificada y la aceptación de
    factura telemática, se estima un ahorro de material de 0,70
    euros/factura (carpetas de anillas, estanterías y ocupación de espacio
    físico durante el periodo de vigencia fiscal)

                                                                  17
CÁLCULO AHORRO OBTENIDO CON LA IMPLANTACIÓN DE LA FACTURA
ELECTRÓNICA Y LA DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

 A. AHORRO PARA EL EMISOR
 NOTAS:
 1.   Estudio realizado por ANF TRADISE basado en el volumen de documentos emitidos
 2.   Las tablas no reflejan los ahorros derivados de la reducción de incidencias relacionadas con las facturas enviadas o
      recibidas, que deberían sumarse a los ahorros en material y dedicación.
 3.   Debe tenerse en cuenta que el coste unitario de la emisión o recepción telemática es de 0,01 por documento, por
      tanto, las variaciones de costes, de una empresa a otra, empleando los procesos tradicionales, no resultan significativas.
 4.   Precio por factura emitida en papel: 0.60 euros




                                                                                                                18
B. AHORRO PARA EL RECEPTOR

NOTAS:
   *Recepción en papel coste/factura : 0.70 euros
   *Cálculo hora dedicada 18 euros/hora




                                                     19
“INCONVENIENTES”
1. COSTES
-  SW: Algunos sw tienen coste, otros no; Ej. CAMERFIRMA Hasta 800 facturas
   1045.16 € a 1.2 x factura. OTROS: Ej. Factura-e Gratis
-  También hay coste de trabajo, aunque menos
-  Si que es cierto que no hay almacenamiento y franqueo

2. Exige aceptación receptor

3. Reticencias. Motivos:
         - Ignorancia
         - Económicos: para imprimir yo imprime tu
         - Comodidad
         - “Supuestas necesidades bancarias”
4.Técnicos: No todos los clientes pueden aceptar el formato técnicamente

                                                                       20
C.3. REQUISITOS

a) PARA LA EMISIÓN DE FACTURAS
1).- Consentimiento previo del receptor.

2).-Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso
   de la Firma electrónica reconocida.

3).-Almacenar copia de las facturas durante el período de prescripción. Este requisito no
   es necesario si se puede reconstruir una factura a partir de la información guardada
   en la base de datos de la empresa (matriz). (art 1 RD 1496/2003)

4).-Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su
   búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (garantía de
   accesibilidad completa)




                                                                               21
CONSENTIMIENTO PREVIO DEL DESTINATARIO-RECEPTOR:

Art 17 Real decreto 1496/2003: La obligación de remisión de las facturas o
documentos sustitutivos podrá ser cumplida por cualquier medio y, en particular,
por medios electrónicos, siempre que en este caso el destinatario haya dado su
consentimiento de forma expresa y los medios electrónicos utilizados en la
transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.

Art 2 de la ORDEN EHA/962/2007: En cualquier momento el destinatario podrá
formular su deseo de recibir las facturas en papel. En tal caso, el proveedor deberá
respetar el derecho de su cliente y proceder a facturar en soporte papel.

Ejemplo:

(…) D/Dª ………….. Actuado en nombre y representación de ……………en calidad de ……………….. OTORGA SU
CONSENTIMIENTO EXPRESO a la entidad mercantil……………

a los efectos del artículo 17 del Reglamento que regula las obligaciones de facturación, aprobado por RD
1496/2003 de 28 de noviembre, al objeto de que le sean remitidas por medios telemáticos las facturas fruto de
las relaciones comerciales habidas entre ambas partes. (…)



                                                                                                22
B) PARA LA RECEPCIÓN DE FACTURAS

   Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica.

    Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su
    formato original.

   Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su
    búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso
    completo a los datos).




                                                                          23
C.4.- FACTURACIÓN ELECTRÓNICA A LAS AAPP
TEORÍA
 Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del sector Público: uso obligatorio de la
 factura electrónica en la contratación con la Administración del Estado.
  USO OBLIGATORIO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA EN LOS CONTRATOS SUSCRITOS CON LA AAPP A PARTIR DEL 1
                                          NOVIEMBRE 2010
                                         (Disposición final novena)
 Ley 56/2007 de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la
 Información: prevé actuaciones de dinamización del uso de la factura electrónica
 dirigidas al resto de la actividad productiva del país, que se realizarán favoreciendo la
 colaboración entre el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y el Ministerio de
 Economía y Hacienda
     Como consecuencia de este acuerdo de colaboración:
       - fomento de la integración de la e factura entre PYMES
       - portal www.facturae.es
        - desarrollo ORDEN PRE/2971/2007 de 5 de octubre sobre la expedición de facturas por medios
 electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos
 públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del
 Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.


                                                                                           24
•   Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, Texto refundido de la ley
    de contratos del sector público

     Elimina la autorización para hacer obligatoria la facturación electrónica, que
     había previsto la Ley 56/2007, de impulso de la sociedad de la información.

•   Pero se puede continuar imponiendo la obligación en el caso previsto por la
    legislación general de administración electrónica (persones jurídicas, colectivos
    de personas físicas)

     Necesidad de previsión reglamentaria y exigencia en el correspondiente
     pliego, o bases de convocatoria de subvenciones.




                                                                           25
C.5 LA CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS

REGULACIÓN: Orden EHA 962/2007

RÉGIMEN:

RG: El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte
   original en el que éstas fueron remitidas.

SALVO que opte por alguna forma de conversión:

       A).-Convertir facturas de papel a digitales

       B).-Convertir facturas digitales a papel

El almacenamiento en uno u otro soporte dependerá de los intereses del receptor.

                                                                        26
A). CONVERSIÓN DE PAPEL A DIGITAL (Art 7 Orden EHA 962/2007)

   DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA: Partiendo de una factura en papel, se genera una imagen
    digital firmada electrónicamente a la que se le aplica la presunción de tener el mismo valor
    probatorio que la factura original, de forma semejante a la de una compulsa
    electrónica, permitiendo, por ello destruir la propia factura original en papel.
    Los requisitos se analizan después.




                                                                                      27
B).- CONVERSIÓN DE DIGITAL A PAPEL (Art 8 Orden EHA/962/2007)

Las facturas recibidas electrónicamente pueden almacenarse en papel mediante un código de
   barras PDF-417.

Pasos a seguir:
1.- Verificación de firma
2.- Conversión (software correspondiente)
3.- Impresión de:
     los contenidos del documento + dos conjuntos de códigos PDF 417 – marcas de
    autenticación en que se plasman:
           A) Contenidos de los datos de la factura tal y como fueron firmados
           B) Firma electrónica y todos los elementos que permitan su verificación.




                                                                               28
D. ASPECTOS CLAVE EN LA EMISIÓN Y RECEPCIÓN DE FACTURAS
  TELEMÁTICAS

1.       La emisión de factura telemática consiste en combinar: proceso de generación de
         firma electrónica + preparación del formato de factura (perfil mayoritario de clientes
         del emisor).
2.       Remitir facturas a PYMES, profesionales y particulares: la utilización del formato PDF
         puede resultar más sencillo.
3.       “En principio” se requiere Autorización …
4.       En cualquier caso (se utilice PDF como formatos XML) es muy recomendable emplear
         una solución de larga duración (evitar incidencias con las facturas tras el paso del
         tiempo y la pérdida de vigencia de los certificados)
5.       Si se cambia el soporte a soporte informático se han de adoptar las medidas de
         seguridad necesarias para asegurar la confidencialidad, integridad, autenticidad y
         disponibilidad de la información.

                                      Resumen de contenidos:
     http://www.youtube.com/watch?v=lDaT6eoIWQM&playnext=1&list=PL51D578B239B2D4F0&index=15 (avanza)


                 http://www.youtube.com/watch?v=k_U4VUC7_Zk&feature=related (avanza exp)

                                                                                              29
II.- LA DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA




                                     30
A) MARCO NORMATIVO

   Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, que desarrolla determinadas
    disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica
    de facturas.

   Resolución de 24 de octubre de 2007 (procedimiento).

   Regímenes forales: Orden Foral 228/2007, de 12 de junio
    (Navarra), Orden Foral 865/2007, de 2 de agosto (Gipuzkoa), Orden
    Foral 121/2009, de 4 de marzo (Álava) y Orden Foral 1868/2009, de 2 de
    julio (Bizkaia).




                                                                 31
B) CONCEPTOS BÁSICOS


CONCEPTO: Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico
 que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de
 escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una
 imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de
 uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia
 Estatal de Administración Tributaria.




                                                                  32
C) VENTAJAS

1. Mayor duración de conservación: Depende.
2. Facilidad de acceso
3. Facilidad de compartición
4. Facilidad de modificación y paso a otros formatos
5. Espacio físico
6. Disminución de coste de envíos
7. No exposición a ciertos deterioros físicos
8. No necesidad de fotocopiadoras, impresoras etc…
9. Control de accesos con niveles de permisos por perfiles
10. Respeto al medio ambiente



                                                             33
D) QUÉ DOCUMENTOS SE PUEDEN DIGITALIZAR


1. Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada
de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros
documentos que conserven en papel que tengan el carácter de
originales.

Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados
permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en
papel que le sirvieron de base.




                                                                    34
¿ Y LOS OTROS DOCUMENTOS             (QUE NO SEAN FACTURAS O DOCUMENTOS
  SUSTITUTIVOS DE LAS MISMAS) ?

Artículo 326 de la LEC:
3. "Cuando la parte a quien interesa la eficacia de un documento electrónico lo pida o se
impugne su autenticidad, se procederá con arreglo a lo establecido en el artículo 3 de la
Ley de Firma Electrónica".


Artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica:
3. Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un
certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
4. La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma
electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en
papel.
5. Se considera documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma
electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y
susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.


                                                                               35
8… La carga de realizar las citadas comprobaciones corresponderá a quien haya
presentado el documento electrónico firmado con firma electrónica reconocida.
Si dichas comprobaciones obtienen un resultado positivo, se presumirá la
autenticidad de la firma electrónica reconocida con la que se haya firmado dicho
documento electrónico siendo las costas, gastos y derechos que origine la
comprobación exclusivamente a cargo de quien hubiese formulado la
impugnación. Si, a juicio del tribunal, la impugnación hubiese sido temeraria, podrá
imponerle, además, una multa de 120 a 600 euros.

Si se impugna la autenticidad de la firma electrónica avanzada, con la que se
hayan firmado los datos incorporados al documento electrónico, se estará a lo
establecido en el apartado 2 del artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.

9. No se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los
requisitos de firma electrónica reconocida en relación a los datos a los que esté
asociada por el mero hecho de presentarse en forma electrónica.



                                                                           36
Artículo 326. Fuerza probatoria de los documentos privados.

1. Los documentos privados harán prueba plena en el proceso, en los términos del
artículo 319, cuando su autenticidad no sea impugnada por la parte a quien
perjudiquen.
2. Cuando se impugnare la autenticidad de un documento privado, el que lo haya
presentado podrá pedir el cotejo pericial de letras o proponer cualquier otro medio
de prueba que resulte útil y pertinente al efecto.
Si del cotejo o de otro medio de prueba se desprendiere la autenticidad del
documento, se procederá conforme a lo previsto en el apartado tercero del
artículo 320. Cuando no se pudiere deducir su autenticidad o no se hubiere
propuesto prueba alguna, el tribunal lo valorará conforme a las reglas de la sana
crítica.
3. Cuando la parte a quien interese la eficacia de un documento electrónico lo
pida o se impugne su autenticidad, se procederá con arreglo a lo establecido en el
artículo 3 de la Ley de Firma Electrónica.



                                                                         37
CONCLUSIONES

  1. No es de aplicación la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se
  desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y
  conservación electrónica de facturas, ni en consecuencia, la Resolución de 24 de
  octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre
  procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en
  la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 que se limitan a establecer los
  requisitos exigibles para la conservación digitalizada de facturas y/o documentos
  sustitutivos de las mismas con idéntico valor legal que dichos documentos tienen en
  soporte papel.

2. Si lo que se pretende es desprenderse de la documentación en soporte papel y que
   dichos documentos sean considerados válidos legalmente, el gestor documental
   debería tener integrado la firma electrónica reconocida (esto es, que estuviera
   basado en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro
   de creación de firma) para poder así otorgar a dicha documentación el valor y la
   eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza.

                                                                           38
E) REQUISITOS

1. Que el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado tributario o por un
tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquél, utilizando en
ambos casos un «software» de digitalización certificado..

2. Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra
de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en
los términos de los artículos anteriores de esta Orden en base a un certificado electrónico
instalado en el sistema de digitalización e invocado por el «software» de digitalización
certificada.Digitalización certificada

3. Quien lo realice deberá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar
la fidelidad del proceso de digitalización certificada.

4. Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos
documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos
los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y
siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, además de un campo en el que se
contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la
contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento.
                                                                                     39
4.   Que el obligado a la conservación disponga del «software» de digitalización
     certificado con las siguientes funcionalidades:

a. Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al
cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.

b. Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos. Incluye:

    - Consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos
con todo el detalle de su contenido
   - La búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los
libros registro regulados en los artículos 62 y siguientes del RD 1624/1992,
   - La copia o descarga en línea en los formatos originales
  - Y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los
efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.


                                                                        40
LISTADO DE SOFTWARE HOMOLOGADO POR LA AGENCIA TRIBUTARIA

   http://agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio_es_ES/La_Agencia_Tributari
   a/Campanas/e_factura/Digitalizacion_certificada_de_facturas/Softwares_
   homologados_para_la_digitalizacion_certificada_de_facturas/Softwares_h
   omologados_para_la_digitalizacion_certificada_de_facturas.shtml




                                                                       41
MUCHAS GRACIAS POR SU
             ATENCIÓN

              Sígueme en twitter: @eduardchaveli




@eduardchaveli

http://www.linkedin.com/in/eduardchavelI

e.chaveli@gesconsultor.com
                                                   42

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Facturación electronica

  • 1. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA Eduard Chaveli Abogado especialista en Derecho de las TIC @eduardchaveli http://www.linkedin.com/in/eduardchavelI e.chaveli@gesconsultor.com © 2012. GESCONSULTOR / GESDATOS Software, S.L. Todos los derechos reservados.
  • 2. INDICE I.- FACTURA ELECTRÓNICA A) MARCO NORMATIVO B) NOCIONES BÁSICAS GENERALES C) LA FACTURA ELECTRÓNICA C.1. NOCIONES BÁSICAS C.2. VENTAJAS E INCONVENIENTES C.3 REQUISITOS C.4 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA A LAS AAPP C.5 CONSERVACÓN DE LAS FACTURAS D) ASPECTOS CLAVE EN LA EMISIÓN Y RECEPCIÓN DE FACTURAS TELEMÁTICAS
  • 3. INDICE II.- DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA A) MARCO NORMATIVO B) CONCEPTOS BÁSICOS C) VENTAJAS D) QUÉ DOCUMENTOS SE PUEDEN DIGITALIZAR E) REQUISITOS
  • 4. I.- LA FACTURA ELECTRÓNICA 4
  • 5. A) MARCO NORMATIVO BÁSICO a. UNIÓN EUROPEA • Directiva 2001/115/CE del Consejo, de 20 de diciembre de 2001, por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el impuesto sobre el valor añadido. • Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido • Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación. 5
  • 6. b. ESPAÑA Ley 37/1992, del IVA: art. 164.1.3ª: Deber de expedir factura y copia de ésta Reglamento de facturación, publicado por REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, (BOE 29-11-2003) por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. REAL DECRETO 87/2005, de 31 de enero, (BOE 01-02-2005) por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento de los Impuestos Especiales, aprobado por el Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre. REAL DECRETO 1619/2012, de 30 de noviembre, (BOE 01-12-2012) por el que se aprueba el reglamento por el que se Regulan las obligaciones de facturación. ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. 6
  • 7. Otras normas reguladoras…. • RESOLUCIÓN 2/2003, de 14 de febrero, (BOE 28-02-2003) de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática. • ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, (BOE 15-05-2003) por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria. • ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, (BOE 15-10-2007) sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. • RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007. 7
  • 8. B) NOCIONES BÁSICAS • CONCEPTO: Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación. • CONTENIDO: En la factura se encuentran los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos. • EXIGENCIA FISCAL: La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). • PLAZO: Deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación. Cando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento. 8
  • 9. PLAZO: Deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación. Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del 16 del mes siguiente a aquél en el que se haya producido el devengo Impuesto correspondiente a la citada operación. CLASES 1.-Ordinarias: documentan la operación de suministro. 2.- Simplificada (por la que se sustituye a los denominados tiquets): a) Cuando el importe no exceda de 400 €, (Impuesto sobre el valor añadido incluido) b) Cuando deba expedirse una factura rectificativa. C) Cuando el importe no exceda de 3000€ (Impuesto sobre el valor añadido incluido), en las operaciones que recogidas en el artículo 4.2 del reglamento y se trate de alguno de los supuestos de los que se ha autorizado la expedición de tiquets en sustitución de facturas. 9
  • 10. 2.-Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen. 3.-Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas de un período. VARIANTES 1.- Pro-forma: documenta una oferta, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tienen valor contable ni como justificante. 2.- Copia: documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación. 3.- Duplicado: documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de duplicado para permitir distinguirla del original, especialmente para el caso de que reaparezca el original. 10
  • 11. c) LA FACTURA ELECTRONICA  C.1. NOCIONES BÁSICAS  CONCEPTO: La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.(Reglamento de facturación, publicado por REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, (BOE 29-11-2003) por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido).  CONCEPTO: La facturación electrónica consiste en la expecidión y recepción de una factura en formato electrónico, teniendo la misma validez y eficacia jurídica que la expedida y recibida en formato papel. 11
  • 12. FORMATOS: Las facturas electrónicas se pueden emitir en diferentes formatos (EDIFACT, XML, PDF, html,doc, xls, gif,jpeg o txt, entre otros) siempre que se respete el contenido legal exigible a cualquier factura y que se cumplan ciertos requisitos para la incorporación de la firma electrónica reconocida. • FORMAS: El Reglamento establece que existen dos formas concretas de intercambiar documentos electrónicos sin descartar que puedan existir otras. Estas dos formas garantizan la autenticidad e integridad que son los verdaderos requisitos que se exigen a los documentos. Por un lado el empleo de una firma electrónica y por otro el uso de sistemas EDI (intercambio electrónico de datos). • NOVEDAD: El nuevo Reglamento reconoce expresamente que dichas técnologias (firma electrónica y sistemas EDI, garantizan la autenticidad del origen y la integridad del contenido pero DEJAN DE SER OBLIGATORIAS, de este modo la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. (REAL DECRETO 1619/2012, de 30 de noviembre, (BOE 01-12-2012) por el que se aprueba el reglamento por el que se Regulan las obligaciones de facturación.) 12
  • 13. FUNCIONAMIENTO: EMISIÓN Y RECEPCIÓN 1.- EMISIÓN: El emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la Factura Electrónica (que incluye una firma electrónica) conservando Copia o Matriz (la Base de Datos). Necesario: uso de un certificado admitido para firmar electrónicamente + consentimiento previo + conservar copia factura emitida/ matriz 2.- RECEPCIÓN: El receptor, recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático, en el formato en el que lo recibió, para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica. Necesario: Verificación de la validez del certificado + conservación comprobación validez de la firma 13
  • 14. FORMATOS DE FACTURA Y FIRMA MÁS COMUNES Firmas XML (lenguaje de marcas extensible) es un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas que permite definir nombres de campos y asignarles significados. Puede aplicarse a cualquier tipo de documento con independencia de su formato. Firmas en documento PDF  Adobe ha definido dentro de la especificación PDF un formato de firma propietario apoyado en la generación de firmas en formato PKCS#7 y su inserción en un documento PDF.  Este tipo de firmas está teniendo un éxito importante, principalmente, por la posibilidad de que cualquiera pueda validar las firmas con un producto de distribución masiva: el Adobe Reader. Firmas EDI Los sistemas EDI utilizan el formato EDIFACT. Sintaxis más usual cuando el envío se realiza de ordenador a ordenador, lo cual quiere decir que el destinatario es una empresa que tiene capacidad tecnológica para tratar de forma automatizada la información recibida, de manera que los datos se ingresan en el ordenador de destino de forma automática. 14
  • 15. C.2. VENTAJAS E “INCONVENIENTES”  VENTAJAS 1. Ahorro de costes directos: tanto del lado del emisor como del receptor: Trabajo (elaboración, ensobrado, archivo) + material (papel, franqueo) 2. Mejora de la eficiencia: la liberación de tareas administrativas, permite destinar los recursos humanos a aspectos productivos en las compañías. 3. Integración con sistemas (ERP): desde el punto de vista del emisor continúa el proceso que ya se está realizando electrónicamente. Un simple clic desde el ERP y la factura es emitida y enviada. Desde el lado del receptor los datos se pueden introducir automáticamente en sus aplicaciones. 4. Optimización de la tesorería: la automatización permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos (albarán / factura), minimizando a la vez el margen de error humano. 5. Seguridad: identidad del emisor 6. Respecto al medio ambiente 7. Liberación de espacio físico 8. Mejora de imagen de la empresa: empresa avanzada 9. No pérdida de oportunidades de negocio por ello: clientes que prefieran esta vía. 15
  • 16. 10. Agilidad en la toma de decisiones: la inmediatez de las comunicaciones permite adoptar decisiones, como la necesidad de financiación, en un espacio más corto de tiempo. 11. Administración y contabilidad automatizadas: la integración en los sistemas de la empresa permite que toda la inserción de datos y las operaciones contables requieran mucha menos participación humana. 12. Control de acciones erróneas: a través de sistemas de alertas que detectan discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturación o en la aplicación de tipos erróneos. 13. Uso eficaz de recursos financieros: la adopción de la factura electrónica favorece el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming. 14. Obtención de información en tiempo real: permite verificar el estado en el que se encuentra una factura y toda su información asociada (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de mercancías, albaranes, ...) de forma exacta y actual. 15. Reducción de tiempos de gestión: la inmediatez del envío y recepción de facturas por medios telemáticos convierte este trámite en un elemento que deja de tener sentido. Además, permite solucionar las discrepancias en muy poco tiempo. 16
  • 17. EN CONCRETO: EL AHORRO DE COSTES FIRMANDO ELECTRÓNICAMENTE…  PARA EL EMISOR: Se estima un ahorro directo mínimo de 0,60 euros/factura por ahorro de material y servicios derivados (impresión, papel, sobres y franqueo postal)  PARA EL RECEPTOR: En el caso de la recepción de factura, aplicando la digitalización certificada y la aceptación de factura telemática, se estima un ahorro de material de 0,70 euros/factura (carpetas de anillas, estanterías y ocupación de espacio físico durante el periodo de vigencia fiscal) 17
  • 18. CÁLCULO AHORRO OBTENIDO CON LA IMPLANTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Y LA DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA A. AHORRO PARA EL EMISOR NOTAS: 1. Estudio realizado por ANF TRADISE basado en el volumen de documentos emitidos 2. Las tablas no reflejan los ahorros derivados de la reducción de incidencias relacionadas con las facturas enviadas o recibidas, que deberían sumarse a los ahorros en material y dedicación. 3. Debe tenerse en cuenta que el coste unitario de la emisión o recepción telemática es de 0,01 por documento, por tanto, las variaciones de costes, de una empresa a otra, empleando los procesos tradicionales, no resultan significativas. 4. Precio por factura emitida en papel: 0.60 euros 18
  • 19. B. AHORRO PARA EL RECEPTOR NOTAS:  *Recepción en papel coste/factura : 0.70 euros  *Cálculo hora dedicada 18 euros/hora 19
  • 20. “INCONVENIENTES” 1. COSTES - SW: Algunos sw tienen coste, otros no; Ej. CAMERFIRMA Hasta 800 facturas 1045.16 € a 1.2 x factura. OTROS: Ej. Factura-e Gratis - También hay coste de trabajo, aunque menos - Si que es cierto que no hay almacenamiento y franqueo 2. Exige aceptación receptor 3. Reticencias. Motivos: - Ignorancia - Económicos: para imprimir yo imprime tu - Comodidad - “Supuestas necesidades bancarias” 4.Técnicos: No todos los clientes pueden aceptar el formato técnicamente 20
  • 21. C.3. REQUISITOS a) PARA LA EMISIÓN DE FACTURAS 1).- Consentimiento previo del receptor. 2).-Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso de la Firma electrónica reconocida. 3).-Almacenar copia de las facturas durante el período de prescripción. Este requisito no es necesario si se puede reconstruir una factura a partir de la información guardada en la base de datos de la empresa (matriz). (art 1 RD 1496/2003) 4).-Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (garantía de accesibilidad completa) 21
  • 22. CONSENTIMIENTO PREVIO DEL DESTINATARIO-RECEPTOR: Art 17 Real decreto 1496/2003: La obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos podrá ser cumplida por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos, siempre que en este caso el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido. Art 2 de la ORDEN EHA/962/2007: En cualquier momento el destinatario podrá formular su deseo de recibir las facturas en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente y proceder a facturar en soporte papel. Ejemplo: (…) D/Dª ………….. Actuado en nombre y representación de ……………en calidad de ……………….. OTORGA SU CONSENTIMIENTO EXPRESO a la entidad mercantil…………… a los efectos del artículo 17 del Reglamento que regula las obligaciones de facturación, aprobado por RD 1496/2003 de 28 de noviembre, al objeto de que le sean remitidas por medios telemáticos las facturas fruto de las relaciones comerciales habidas entre ambas partes. (…) 22
  • 23. B) PARA LA RECEPCIÓN DE FACTURAS  Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica.  Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su formato original.  Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos). 23
  • 24. C.4.- FACTURACIÓN ELECTRÓNICA A LAS AAPP TEORÍA Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del sector Público: uso obligatorio de la factura electrónica en la contratación con la Administración del Estado. USO OBLIGATORIO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA EN LOS CONTRATOS SUSCRITOS CON LA AAPP A PARTIR DEL 1 NOVIEMBRE 2010 (Disposición final novena) Ley 56/2007 de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información: prevé actuaciones de dinamización del uso de la factura electrónica dirigidas al resto de la actividad productiva del país, que se realizarán favoreciendo la colaboración entre el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y el Ministerio de Economía y Hacienda Como consecuencia de este acuerdo de colaboración: - fomento de la integración de la e factura entre PYMES - portal www.facturae.es - desarrollo ORDEN PRE/2971/2007 de 5 de octubre sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. 24
  • 25. Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, Texto refundido de la ley de contratos del sector público Elimina la autorización para hacer obligatoria la facturación electrónica, que había previsto la Ley 56/2007, de impulso de la sociedad de la información. • Pero se puede continuar imponiendo la obligación en el caso previsto por la legislación general de administración electrónica (persones jurídicas, colectivos de personas físicas) Necesidad de previsión reglamentaria y exigencia en el correspondiente pliego, o bases de convocatoria de subvenciones. 25
  • 26. C.5 LA CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS REGULACIÓN: Orden EHA 962/2007 RÉGIMEN: RG: El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. SALVO que opte por alguna forma de conversión: A).-Convertir facturas de papel a digitales B).-Convertir facturas digitales a papel El almacenamiento en uno u otro soporte dependerá de los intereses del receptor. 26
  • 27. A). CONVERSIÓN DE PAPEL A DIGITAL (Art 7 Orden EHA 962/2007)  DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA: Partiendo de una factura en papel, se genera una imagen digital firmada electrónicamente a la que se le aplica la presunción de tener el mismo valor probatorio que la factura original, de forma semejante a la de una compulsa electrónica, permitiendo, por ello destruir la propia factura original en papel. Los requisitos se analizan después. 27
  • 28. B).- CONVERSIÓN DE DIGITAL A PAPEL (Art 8 Orden EHA/962/2007) Las facturas recibidas electrónicamente pueden almacenarse en papel mediante un código de barras PDF-417. Pasos a seguir: 1.- Verificación de firma 2.- Conversión (software correspondiente) 3.- Impresión de: los contenidos del documento + dos conjuntos de códigos PDF 417 – marcas de autenticación en que se plasman: A) Contenidos de los datos de la factura tal y como fueron firmados B) Firma electrónica y todos los elementos que permitan su verificación. 28
  • 29. D. ASPECTOS CLAVE EN LA EMISIÓN Y RECEPCIÓN DE FACTURAS TELEMÁTICAS 1. La emisión de factura telemática consiste en combinar: proceso de generación de firma electrónica + preparación del formato de factura (perfil mayoritario de clientes del emisor). 2. Remitir facturas a PYMES, profesionales y particulares: la utilización del formato PDF puede resultar más sencillo. 3. “En principio” se requiere Autorización … 4. En cualquier caso (se utilice PDF como formatos XML) es muy recomendable emplear una solución de larga duración (evitar incidencias con las facturas tras el paso del tiempo y la pérdida de vigencia de los certificados) 5. Si se cambia el soporte a soporte informático se han de adoptar las medidas de seguridad necesarias para asegurar la confidencialidad, integridad, autenticidad y disponibilidad de la información. Resumen de contenidos: http://www.youtube.com/watch?v=lDaT6eoIWQM&playnext=1&list=PL51D578B239B2D4F0&index=15 (avanza) http://www.youtube.com/watch?v=k_U4VUC7_Zk&feature=related (avanza exp) 29
  • 30. II.- LA DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA 30
  • 31. A) MARCO NORMATIVO  Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.  Resolución de 24 de octubre de 2007 (procedimiento).  Regímenes forales: Orden Foral 228/2007, de 12 de junio (Navarra), Orden Foral 865/2007, de 2 de agosto (Gipuzkoa), Orden Foral 121/2009, de 4 de marzo (Álava) y Orden Foral 1868/2009, de 2 de julio (Bizkaia). 31
  • 32. B) CONCEPTOS BÁSICOS CONCEPTO: Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. 32
  • 33. C) VENTAJAS 1. Mayor duración de conservación: Depende. 2. Facilidad de acceso
3. Facilidad de compartición 4. Facilidad de modificación y paso a otros formatos 5. Espacio físico 6. Disminución de coste de envíos 7. No exposición a ciertos deterioros físicos 8. No necesidad de fotocopiadoras, impresoras etc… 9. Control de accesos con niveles de permisos por perfiles 10. Respeto al medio ambiente 33
  • 34. D) QUÉ DOCUMENTOS SE PUEDEN DIGITALIZAR 1. Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales. Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base. 34
  • 35. ¿ Y LOS OTROS DOCUMENTOS (QUE NO SEAN FACTURAS O DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS DE LAS MISMAS) ? Artículo 326 de la LEC: 3. "Cuando la parte a quien interesa la eficacia de un documento electrónico lo pida o se impugne su autenticidad, se procederá con arreglo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley de Firma Electrónica". Artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica: 3. Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. 4. La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel. 5. Se considera documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. 35
  • 36. 8… La carga de realizar las citadas comprobaciones corresponderá a quien haya presentado el documento electrónico firmado con firma electrónica reconocida. Si dichas comprobaciones obtienen un resultado positivo, se presumirá la autenticidad de la firma electrónica reconocida con la que se haya firmado dicho documento electrónico siendo las costas, gastos y derechos que origine la comprobación exclusivamente a cargo de quien hubiese formulado la impugnación. Si, a juicio del tribunal, la impugnación hubiese sido temeraria, podrá imponerle, además, una multa de 120 a 600 euros. Si se impugna la autenticidad de la firma electrónica avanzada, con la que se hayan firmado los datos incorporados al documento electrónico, se estará a lo establecido en el apartado 2 del artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil. 9. No se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida en relación a los datos a los que esté asociada por el mero hecho de presentarse en forma electrónica. 36
  • 37. Artículo 326. Fuerza probatoria de los documentos privados. 1. Los documentos privados harán prueba plena en el proceso, en los términos del artículo 319, cuando su autenticidad no sea impugnada por la parte a quien perjudiquen. 2. Cuando se impugnare la autenticidad de un documento privado, el que lo haya presentado podrá pedir el cotejo pericial de letras o proponer cualquier otro medio de prueba que resulte útil y pertinente al efecto. Si del cotejo o de otro medio de prueba se desprendiere la autenticidad del documento, se procederá conforme a lo previsto en el apartado tercero del artículo 320. Cuando no se pudiere deducir su autenticidad o no se hubiere propuesto prueba alguna, el tribunal lo valorará conforme a las reglas de la sana crítica. 3. Cuando la parte a quien interese la eficacia de un documento electrónico lo pida o se impugne su autenticidad, se procederá con arreglo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley de Firma Electrónica. 37
  • 38. CONCLUSIONES 1. No es de aplicación la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, ni en consecuencia, la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 que se limitan a establecer los requisitos exigibles para la conservación digitalizada de facturas y/o documentos sustitutivos de las mismas con idéntico valor legal que dichos documentos tienen en soporte papel. 2. Si lo que se pretende es desprenderse de la documentación en soporte papel y que dichos documentos sean considerados válidos legalmente, el gestor documental debería tener integrado la firma electrónica reconocida (esto es, que estuviera basado en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma) para poder así otorgar a dicha documentación el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza. 38
  • 39. E) REQUISITOS 1. Que el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado tributario o por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquél, utilizando en ambos casos un «software» de digitalización certificado.. 2. Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el «software» de digitalización certificada.Digitalización certificada 3. Quien lo realice deberá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada. 4. Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento. 39
  • 40. 4. Que el obligado a la conservación disponga del «software» de digitalización certificado con las siguientes funcionalidades: a. Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario. b. Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos. Incluye: - Consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido - La búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en los artículos 62 y siguientes del RD 1624/1992, - La copia o descarga en línea en los formatos originales - Y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal. 40
  • 41. LISTADO DE SOFTWARE HOMOLOGADO POR LA AGENCIA TRIBUTARIA http://agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio_es_ES/La_Agencia_Tributari a/Campanas/e_factura/Digitalizacion_certificada_de_facturas/Softwares_ homologados_para_la_digitalizacion_certificada_de_facturas/Softwares_h omologados_para_la_digitalizacion_certificada_de_facturas.shtml 41
  • 42. MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN Sígueme en twitter: @eduardchaveli @eduardchaveli http://www.linkedin.com/in/eduardchavelI e.chaveli@gesconsultor.com 42