Manual básico de Factura Electrónica (2014): qué es una factura, tipos de factura,cómo funciona, requisitos, aplicaciones necesarias, tipos de formatos,...

1. Factura Electrónica
NIVEL BÁSICO
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2. Factura Electrónica
INDICE
1. ¿Qué es una factura electrónica?
2. Requisitos de todas las facturas
3. Tipos de facturas
4. ¿Por qué elegir la factura electrónica?
5. ¿Cómo funciona la facturación electrónica?
6. Implantando la factura electrónica
7. Aplicaciones necesarias para la implantación
8. Tipos de formatos
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3. Factura Electrónica
1. ¿Qué es una factura electrónica?
La e-factura o factura electrónica es similar a las facturas tradicionales
impresas, con la peculiaridad de que la transmisión de la misma entre la
persona o entidad emisora y la persona o entidad receptora se hace
mediante canales informáticos o electrónicos y telemáticos.
¿Pero sabes exactamente qué es y cómo es una factura?
La factura es un documento en el que debe constar cuándo se ha hecho la
entrega de un producto o prestado un servicio determinado, así como el
detalle del mismo y la cantidad a pagar por éste, incluyendo también los
precios unitarios y totales y los descuentos e impuestos.
También deben constar los datos de ambas partes, tanto de quien expide la
factura como de la persona o entidad destinataria.
Al igual que en la factura en papel deben reflejarse estos datos, también
deben constar en la factura electrónica. Y del mismo modo que la factura
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debe estar firmada, la e-factura también debe estarlo, en este caso, mediante
la firma digital con certificados reconocidos y válidos.
2. Requisitos de todas las facturas
Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente
de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del
RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los
campos obligatorios de una factura son:
• Núm. Factura
• Fecha expedición
• Razón Social emisor y receptor
• NIF emisor y “receptor”
• Domicilio emisor y receptor
• Descripción de las operaciones
(base imponible)
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)
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Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma
validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la
representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura,
estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado
reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el
consentimiento de ambas partes.
Aunque los conceptos de firma digital y firma electrónica no son exactamente
iguales, ya que uno es un concepto técnico y el otro un concepto legal, se
utilizan indistintamente. A lo largo de los apartados siguientes, irás viendo en
qué consiste.
3. Tipos de facturas
Las facturas que puedes crear electrónicamente son las mismas que puedes
crear en papel. Es importante conocerlas, ya que se crearán de distinto modo
y con distinta finalidad.
Los tipos de facturas que existen son:
• Facturas Ordinarias: son aquellas que documentan operaciones
comerciales o de suministro. Son las que se emiten en cada proceso de
venta de productos ode prestación de servicios.
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• Facturas Rectificativas: son aquellas que se usan para documentar la
corrección de errores en facturas anteriores, así como las devoluciones
que se produzcan.
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7. Factura Electrónica
• Facturas Recapitulativas: en este tipo de facturas se agrupan un
conjunto de facturas que han sido emitidas por un determinado periodo
de tiempo, siendo necesario para que sean válidas anular las facturas
anteriores.
Además de éstas, que se denominan respectivamente tipos A, B y C, existen
las siguientes variantes:
• Pro-forma: se utilizan para documentar una oferta, indicando
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claramente cómo será la factura que se emita. Suele incluir también la
fecha de validez máxima.
• Copia: se trata de un documento que conserva el emisor con los
mismos datos que la factura original, en el que debe especificarse
claramente que se trata de una copia para no confundirla.
• Duplicado: es un documento para el receptor que se le facilita si
pierde el original. Debe llevar los mismos datos que la factura original, y
especificarse claramente que se trata de un duplicado.
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9. Factura Electrónica
4. ¿Por qué elegir la factura
electrónica?
La factura electrónica se utiliza cada vez más. A continuación verás algunas
de las ventajas que presenta y que lleva a las empresas a decidirse por este
modo de facturación.
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10. Factura Electrónica
• Ahorro de Costes en relación al papel y consumibles destinados a la
impresión, al envío, almacenamiento, introducción manual de datos,
etcétera.
• Integración con los sistemas de gestión empresarial (ERPs),
permitiendo la agrupación de todos los procesos de gestión, y
continuando así el proceso telemático que se esté realizando hasta el
final, incluida la emisión final de la factura.
• Ahorro de tiempo debido a la mayor rapidez que se consigue en el
envío y la recepción de las facturas, así como en la solución de
contratiempos que puedan surgir.
• Comodidad en relación a la recuperación de datos o información de
antiguas facturas que pueda ser necesario consultar.
• Agilización del trabajo debido a la automatización en tareas
administrativas y contables.
• Reducción de los plazos de cobro, debido a la rapidez con que se
tramitan y verifican las facturas.
• Dedicación de los trabajadores/as a otras tareas de mayor
importancia y valor para la empresa, ya que se ahorran muchas tareas
administrativas.
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5. ¿Cómo funciona la facturación
electrónica?
Ya sabes lo que es una factura electrónica, las ventajas que ofrece y cómo
obtener tu firma digital, requisito indispensable para que tenga validez.
Ahora verás cómo se lleva a cabo el proceso de facturación electrónica.
En el proceso tradicional de facturación consta de estas dos etapas
claramente diferenciadas:
• En la emisión de la factura la
persona encargada realiza la factura
con algún programa informático y
después imprime el fichero resultante.
Una vez obtenido en papel, el
documento se prepara en un sobre para
su envío mediante los medios que cada uno elija, como correo postal o
mensajería.
• En la recepción de la factura, la persona destinataria la recibe
mediante el medio que hayan elegido para su envío, la verifica y
procede a su pago. Después la guarda para que esté disponible
cuando lo necesite.
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El nuevo proceso de facturación electrónica, sigue teniendo estas
etapas, aunque se producen de modo distinto:
• La emisión de facturas.
La persona o entidad emisora transmite al receptor/a la factura
electrónica por procedimientos telemáticos, incluyendo ésta la firma
electrónica que permita comprobar su validez.
Para llevar a cabo este proceso, debe contar siempre con la
autorización del receptor/a.
La persona o entidad emisora conservará una copia de la misma.
• La recepción de facturas.
La persona o entidad receptora recibe la factura en formato electrónico
o digital, tras lo cual la verifica y puede proceder al pago de la misma.
Con guardarla es suficiente, no es necesario que la imprima, pero para
que la factura tenga validez legal sí debe tener en cuenta que debe
guardar también la información que le permita comprobar la validez de
la firma electrónica.
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13. Factura Electrónica
6. Implantando la factura electrónica
Ya has visto algunos de los requisitos para que se lleve a cabo el proceso de
facturación electrónica:
• La transmisión debe darse a través de medios telemáticos, es decir,
partiendo de un ordenador, y siendo recibida por otro.
• Debe garantizarse la seguridad y la autenticidad del proceso y el
documento a través de una firma electrónica reconocida.
Además de esto es necesario:
• Tener la aplicación informática necesaria para llevar a cabo la
facturación.
• Contar con un formato electrónico de factura adecuado, como XML,
EDIFACT, PDF, xls, etcétera.
A continuación verás cada una de estas cuestiones con más detenimiento.
A la hora de implantar la facturación electrónica, no olvides tener
en cuenta el marco legal existente.
Puedes informarte sobre el marco legal de la firma y la factura electrónica,
consultando los siguientes enlaces:
Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de
diciembre de 1999
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Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica
Directiva 2001/115/CE del Consejo, de 20 de diciembre de 2001
Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre
Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre
Real Decreto 87/2005, de 31 de enero
Orden 962/2007, de 10 de abril
Orden de Presidencia 2971/2007 de 5 de octubre
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7. Aplicaciones necesarias para la
implantación
Para realizar las facturas electrónicas, otro de los requisitos necesarios es
contar con la aplicación informática que te permita la realización y
tratamiento de la factura.
Entre estas soluciones existen algunas gratuitas, como "Gestión de
facturación electrónica 2.0.".
También puedes utilizar , que es una extensión para Microsoft Word y Excel
2010, y permite la gestión de e-facturas funcionando como un conjunto de
menús complementarios.
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Ambos programas permiten utilizar cualquier certificado
electrónico, y, en particular el DNI electrónico.
Cada programa permite manejar archivos de facturas de distintos formatos.
OffInvoice por ejemplo, permite gestionar archivos en formato XML
facturae 3.1 y 3.2. o UBL.
Enseguida verás qué es eso de los formatos y qué clases existen.
Puedes descargarte estas aplicaciones en los siguientes enlaces:
Gestión de Facturación Electrónica 2.0
OffInvoice for Office 2010 V1.1
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8. Tipos de formatos
Al hablar de formato, se refiere al tipo de fichero que contiene la factura,
donde constan todos los datos incluidos en la misma. Los diferentes tipos de
formatos pueden identificarse claramente por la extensión del archivo, por
ejemplo .odt, .ods, .pdf o .txt.
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18. Factura Electrónica
Cualquier tipo de formato puede ser útil y válido siempre que se proceda a su
firma mediante el certificado digital. Aunque hay casos, es los que si la
factura es para una entidad pública debe utilizarse un tipo de formato
determinado.
En el caso de España, si la factura va dirigida a la Administración Pública se
debe utilizar el formato XML facturae, y según la legislación vigente, éste
formato se debe transformar, pasados dos años desde la publicación de la
norma, al formato UBL (Universal Business Language).
Ya has visto que para las Admistraciones públicas es necesario trabajar en el
formato Facturae, pero este formato es adaptable según las necesidades
específicas mediante las extensiones.
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19. Factura Electrónica
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