investigación de los Avances tecnológicos del siglo XXI
Proyecto final de residencia profesional ricardo ivan rubio erives
1. SNEST SEP DGEST
INSTITUTO TECNOLOGICO DE CIUDAD JUAREZ
PROYECTO DE RESIDENCIA PROFESIONAL
IDENTIFICACION Y ALTERNATIVAS DEL IMPACTO ECONOMICO
EN LAS MIPYMES POR IMPLEMENTACION DE FACTURACION
ELECTRONICA
RICARDO IVAN RUBIO ERIVES
09111272
LICENCIATURA EN CONTADURIA
CIUDAD JUAREZ, CHIHUAHUA MEXICO. FEBRERO DEL 2015
2. Antecedentes
La historia de la factura electrónica en México, tiene ya mucho tiempo, derivado del esfuerzo
de personas y organismos que deseaban su aplicación en nuestro país.
Desde 1997 la iniciativa privada, previniendo la necesidad de una factura electrónica, se fue
en busca de un esquema legal que permitiera su uso, para lo cual se instituyó un Comité de
Factura Electrónica (formado por alrededor de 45 empresas asociadas a la Asociación
Mexicana de Comercio Electrónico)
La Facturación Electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos
entre emisor y receptor por medios electrónicos (archivos informáticos) y telemáticos (de una
computadora a otra), firmados digitalmente con certificados reconocidos, con la misma
validez legal que las facturas emitidas en papel.
Antes de enero de 2004, todos los comprobantes que emitieran los contribuyentes por los
actos o actividades que realizaban, debían ser impresos por establecimientos autorizados
por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) o por el propio contribuyente cuando
obtenía autorización como auto impresor.
Al ser parte de su contabilidad del contribuyente, las copias de los comprobantes que se
emitan y que se reciban, deben ser conservados por el periodo que señalan las disposiciones
fiscales (por lo menos 5 años.)
Para los grandes emisores y receptores de comprobantes, cumplir con esta obligación les
significaba un costo muy alto por la administración y resguardo de los documentos. Estos
costos se traducen en incrementos en el valor del bien o servicio que al La Factura
electrónica en México es la representación digital de un comprobante fiscal que comprueba
la realización de una transacción comercial.
Se caracteriza por la forma de gestión informática que permiten garantizar la autenticidad e
integridad del documento electrónico, además que puede ser generada, transmitida y
resguardada, utilizando medios electrónicos de acuerdo con los lineamientos definidos por el
Sistema de Administración Tributaria (SAT) en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea.
Por otra parte, con los avances en las tecnologías de la información, diversos contribuyentes
que contaban con tecnología digital, solicitaron al SAT que se les permitiera la emisión de
comprobantes fiscales digitales y su conservación en medios electrónicos, a efecto de
agilizar sus procesos administrativos y reducir sus costos de emisión y almacenamiento de
documentos impresos en papel.
El manejo de facturas en papel representa altos costos para las empresas. Se consideraba a
la “factura electrónica” el eslabón faltante para la automatización de los procesos que
conforman la cadena de valor.
La Factura electrónica en México es la representación digital de un comprobante fiscal que
3. comprueba la realización de una transacción comercial.
Se caracteriza por la forma de gestión informática que permiten garantizar la autenticidad e
integridad del documento electrónico, además que puede ser generada, transmitida y
resguardada, utilizando medios electrónicos de acuerdo con los lineamientos definidos por el
Sistema de Administración Tributaria (SAT) en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea
4.
5. Para la autoridad, también representa un costo mayor la revisión de los contribuyentes que
emiten comprobantes fiscales en papel, por la inversión de tiempo que conlleva el estar
revisando manualmente la contabilidad de los contribuyentes, lo que incluye la revisión de
cada uno de los comprobantes emitidos y recibidos.
En base a lo anterior, se estimó necesario permitir en el ámbito tributario, la expedición
de comprobantes fiscales digitales (CFD), siempre que el emisor de los mismos contara
con una Firma Electrónica Avanzada (Fiel), ya que mediante el uso de Firmas
Electrónicas de propósito específico (sello digitales), se controla la autoría e integridad
de los comprobantes fiscales digitales emitidos.
Es por esto que el SAT promovió reformas al Código Fiscal de la Federación, las cuales
fueron publicadas el 5 de enero de 2004, mismas que establecen el uso de la Firma
Electrónica Avanzada para los trámites ante la autoridad fiscal y la posibilidad de emitir
los comprobantes fiscales digitales (“facturación electrónica”.)
Una vez establecido el marco normativo para el uso de la multicitada Firma Electrónica
y de los Comprobantes Fiscales Digitales, se instrumentó el desarrollo del programa,
estableciéndose el siguiente objetivo:
Instrumentar un esquema adicional de comprobación fiscal que permita a los
contribuyentes que se acojan a este, emitir comprobantes a través de documentos
electrónicos con validez fiscal que vinculen a los emisores con los comprobantes que
emiten, garantizando un mayor control y eficiencia de los recursos en la fiscalización.
Ya instaurado el novedoso sistema de facturación, se publicaron por medio del SAT las
características del nuevo modelo, así como beneficios y ventajas que se espera obtener a lo
largo de su aplicación, las cuales sobresalen:
Características
• Integra: Garantiza que la información contenida queda protegida y no puede ser
manipulada o modificada.
• Auténtica: Permite verificar la identidad del emisor y el receptor de la Factura
Electrónica.
• Verificable: La persona que emita una Factura Electrónica, no podrá negar haberlo
generado.
• Única: Garantiza no ser violada, falsificada o repetida al validar el folio, número de
aprobación y vigencia del certificado de sello digital con el que fue sellada, puede
validarse contra el informe mensual.
Ventajas
6. Agiliza la conciliación de la información contable.
Simplifica el proceso de generación de comprobantes para efectos fiscales.
A mayor proporción de Facturas emitidas electrónicamente, mayor ahorro.
La Factura Electrónica puede ser vista rápidamente desde cualquier navegador para
internet.
El almacenamiento de los comprobantes para el emisor es de manera electrónica.
El almacenamiento de las Facturas Electrónicas para el receptores de manera
electrónica o en papel según lo solicite.
Integración automática y segura a su contabilidad.
Beneficios
• Mejora el servicio al cliente.
• Reduce costos y errores en el proceso de generación, captura, entrega y
almacenamiento.
• Mayor control documental.
Pero, aunque se difunda tanto por medios electrónicos, como en conferencias por parte del
gobierno de la nación, y pese a ese esfuerzo enorme generado, la realidad nos marca que
existe una incertidumbre muy elevada y desconocimiento de este nuevo acontecer.
Es por eso que a tres semanas de que termine el año y caduquen las facturas de
impresor autorizado, faltan más de 2 millones de contribuyentes por incorporarse al
esquema de facturación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) o al de
Código de Barras Bidimensional (CBB), señaló la empresa Contpaq.
El director general, René Torres Fragoso, explicó que el mayor rezago se encuentra en los
sectores de servicios y comercio de las pequeñas y medianas empresas. Puntualizó que 2
millones 174 mil contribuyentes aún no han elegido un esquema de facturación “y el 58 por
ciento de ellos no saben que esquema elegir.”
El presidente de la Cámara de Comercio en Pequeño (Canacope), José Juan Rosas Uribe,
indicó que “hay un gran desconocimiento en el sector y estimó que un 50 a 60 por ciento
todavía no tiene decidido el esquema de facturación a utilizar para el 2013.”
El directivo de Contpaq indicó que “existe confusión sobre el uso del papel entre los
contribuyentes, pues las autoridades dicen que si aceptarán el papel, pero con el CBB.
Asimismo, detalló el directivo de la empresa especializada en soluciones administrativas que
“el 50 por ciento de las pymes del sector comercio no han tramitado su Firma Electrónica
Avanzada (Fiel) o su renovación, requisito indispensable para emitir comprobantes fiscales.”
También indicó que de acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT) existen 68
mil empresas que facturan por arriba de los 4 millones que no han migrado al esquema
CFDI, al que se encuentran obligados, pues esperan que las autoridades otorguen una
7. prórroga, la cual han enfatizado las autoridades fiscales no se presentará.
Pese a que los cambios en los procesos de negocio de las Pymes traerán beneficios en
cuanto a costos, tiempos y disminución de errores, tienen que estar abiertos a las mejoras
para ser competitivos en el mercado. La factura electrónica más allá de ser una regulación es
una solución que ayuda a eficientar procesos.
Desde el 30 de noviembre del 2010 existen en el país 75,146 contribuyentes que facturan
electrónicamente, de los cuales 36,459 son personas físicas con actividad empresarial y
38,687 son personas morales. Las pequeñas y medianas empresas registradas hasta el
momento son 37,000.
Para que el proceso de implementación sea exitoso, los directivos de la organización deben
recurrir a fuentes confiables de solución, empresas serias que tengan conocimiento de
proveedores de Internet, así obtendrán beneficios en cuanto a la emisión, envío y resguardo
de facturas electrónicas
El sistema de
facturación electrónica
en México tiene
características
sobresalientes si lo
comparamos contra
otros programas
existentes en otros
países, lo cual lo ubica
como uno de los
sistemas líderes en el
mundo.
En este artículo la
Administración General
de Servicios al
Contribuyente del SAT
nos da una breve reseña
del origen del programa
de Comprobantes
Fiscales Digitales en
México.
8. En el próximo número
veremos las estrategias
que ha seguido el SAT
para ampliar la
adopción del sistema y
cuales son los
resultados de este
importante programa.
9. 1. Antecedentes
Antes de enero de 2004, todos los comprobantes que emitieran los contribuye
actividades que realizaban, debían ser impresos por establecimientos autorizado
Administración Tributaria (SAT) o por el propio contribuyente cuando obtenía
auto impresor.
Al ser parte de su contabilidad del contribuyente, las copias de los comprobant
que se reciban, deben ser conservados por el periodo que señalan las disposicio
menos 5 años.)
Para los grandes emisores y receptores de comprobantes, cumplir con e
significaba un costo muy alto por la administración y resguardo de los documen
traducen en incrementos en el valor del bien o servicio que al final cubre el cons
Por otra parte, con los avances en las tecnologías de la información, diversos
contaban con tecnología digital, solicitaron al SAT que se les permitie
comprobantes fiscales digitales y su conservación en medios electrónicos, a ef
procesos administrativos y reducir sus costos de emisión y almacenamien
impresos en papel.
El manejo de facturas en papel representa altos costos para las empresas. S
“factura electrónica” el eslabón faltante para la automatización de los proceso
cadena de valor.
Para la autoridad, también representa un costo mayor la revisión de los
emiten comprobantes fiscales en papel, por la inversión de tiempo que conllev
manualmente la contabilidad de los contribuyentes (lo que incluye la revisión
comprobantes emitidos y recibidos.)
En base a lo anterior, se estimó necesario permitir en el ámbito tributario
comprobantes fiscales digitales (CFD), siempre que el emisor de los mismos con
Electrónica Avanzada (Fiel), ya que mediante el uso de Firmas Electrónicas de p
(sello digitales), se controla la autoría e integridad de los comprobantes fiscales
Es por esto que el SAT promovió reformas al Código Fiscal de la Federación
publicadas el 5 de enero de 2004, mismas que establecen el uso de la Firma El
para los trámites ante la autoridad fiscal y la posibilidad de emitir los com
digitales (“facturación electrónica”.)
Una vez establecido el marco normativo para el uso de la multicitada Firma E
Comprobantes Fiscales Digitales, se instrumentó el desarrollo del programa,
siguiente objetivo:
1. Instrumentar un esquema adicional de comprobación fiscal que permita a los c
10. Por parte de la administración tributaria es mejorar el control
tributario, lo que se traduce en más recaudación. Por parte del
contribuyente, automatizar un elemento más de su cadena de
abastecimiento, solo que en este caso es el proceso de facturación
su objetivo.
A nivel mundial, América Latina es reconocida como una de las regiones en las que la facturación electrónica
está más consolidada Esto radica en que el modelo tributario latinoamericano se ha basado en la desconfianza
en el contribuyente por la cultura de evasión. Por lo cual siempre se han establecido mecanismos de control,
antes como procesos manuales y facturas en papel, y ahora con la facturación electrónica.
Ya han pasado más de 10 años, desde que Chile inició un modelo “rígido y estricto” que es como los europeos
catalogan a los modelos latinos de facturación electrónica, seguido posteriormente por México y Brasil. A partir
de ahí se han ido sumando Argentina, Costa Rica, Guatemala, Colombia, Perú, Uruguay y Ecuador. A la fecha, la
obligatoriedad que hay en Brasil y México, y la estructura y tradición del modelo chileno, hacen que estos sigan
siendo los referentes a nivel mundial. Sí, Chile es referente y hace unos días, se dio un nuevo impulso cuando la
Cámara de Diputados aprobó el proyecto de ley sobre factura electrónica, despachándola al Senado.
Desde el punto de vista de la administración tributaria, objetivo cumplido. Desde el punto de vista del
contribuyente, en estos tres países se está viviendo la era de la factura electrónica en papel. Esto ya que las
empresas planificaron sus proyectos de facturación electrónica basados en el requerimiento tributario, sin
analizar la gran oportunidad que se les estaba presentando para optimizar verdaderamente sus procesos
internos.
Pensemos estar trabajando en nuestra oficina con la herramienta de correo electrónico que utilizamos y luego
de darle “Enviar” al correo, le diéramos “Imprimir” e inmediatamente lo metiéramos en un sobre, lo
mandamos al cliente con nuestro mensajero y guardamos una copia en un “Folder”. Pero esa no es la idea. El
principal objetivo de los proyectos de facturación electrónica de las empresas es conseguir un software que
cumpla con el proceso completo, que planifique la evolución de los procesos de facturación y la optimización
de los departamentos de proveedores, ventas, finanzas, logística y gerencial.
Actualmente, existen redes sociales empresariales basadas en la facturación electrónica donde éstas, se
vuelven un punto de conexión entre clientes y proveedores, sin costo alguno. Se potencia la recaudación, los
pagos electrónicos, factoring electrónico, intercambio de órdenes de compra, generación automática de
catálogos de productos, e inclusive, tienen la posibilidad de que terceros les desarrollen soluciones de valor
agregado. Y a lo anterior se suma el acceso desde cualquier plataforma móvil ya que son redes 100%
desarrolladas en la nube.
Esto se está derivando en ecosistemas de negocios con millones de empresas conectadas utilizando como
boleto de entrada la facturación electrónica y por primera vez en la historia, aprovechando verdaderamente
los beneficios de la misma. Esto quiere decir, que los contribuyentes están empezando a capitalizar los
11. beneficios de un proyecto impulsado por la administración tributaria, y esto no pasa todos los días pues son
pocos los que tienen tantos beneficios para los dos actores.
DEFINICION DEL PROBLEMA.
Sin duda la incorporación de esta nueva tecnología en todo el territorio mexicano ha generado una
expectativa positiva tanto en el gobierno como en las empresas, que día a día se esfuerzan en crecer y
agilizar sus procesos.
La mayoría de las micro, pequeñas y medianas empresas (MiPymes) desconocen aún los
procesos de la facturación electrónica, prevalece la desinformación sobre cómo realizar el
traslado de información de papel a digital, incrementa la falta de entendimiento de cómo
funciona el software de facturación electrónica y por tal se ha convertido en un gran obstáculo
que sigue enfrentando las pequeñas empresas en México.
Actualmente hay gran cantidad de documentos tributarios (facturas) que generan los
altoscostos relacionados con la impresión, numeración, envío, almacenamiento y
conservación, además también se debe tener en cuenta el nuevo marco normativo que
define condiciones y mecanismos de aseguramiento jurídico y técnico que hacen de la
Factura Electrónica una excelente oportunidad para contar con un proceso que le permita al
empresario emitir, generar y enviar facturas en entornos electrónicos dando cumplimiento a
las exigencias legales actuales incrementando los niveles de eficiencia en su operación de
facturación.
A pesar de que la factura electrónica se ha manejado ya desde tiempo atrás, fue a partir del
2004, cuando un número importante de personas comenzó a interesarse en ella. Todos los
procesos que rodean a la facturación electrónica, desde su emisión, recepción y las
adaptaciones en la organización necesarias para lograrla, son ya una inquietud en
Direcciones Generales y los Departamentos que tienen que ver con ella como son:
Contabilidad, Finanzas, Sistemas e Informática.
En la actualidad la situación económica por la que atraviesa el país ha orillado a la micro y
pequeña empresa a buscar la reducción de sus costos y tiempo en facturación; lo que nos
lleva al descubrimiento de nuevas oportunidades, haciendo uso de los nuevos y más
novedosos avances tecnológicos
12. JUSTIFICACION
Hacer la investigación sobre la facturación electrónica y sus problemas en las MiPymes, tiene
gran importancia, por que significara el comienzo de una mayor y mejor integridad y
autenticidad, facilita el cotejo de información contable, simplifica la generación de comprobantes
fiscales, es ecológica pues eliminar las impresiones en papel y permite el ahorro de costos en el
proceso.
El llegar a la mejor solución al problema de porque existe tal desconocimiento por parte de las
pequeñas empresas del territorio mexicano hacia la nueva obligación fiscal, es decir la facturación
electrónica que aunque ya esta en vigor, existe bastante rezago a tal grado que lo han estado aplazando,
con el objeto de que sean mas empresas las que adopten este sistema y lo utilicen de forma correcta,
tratando de que tengan una capacitación adecuada y la información precisa de los cambios
significativos que a ellos convenga.
En la actualidad todo el entorno de la globalización, hace que las organizaciones planteen la creación
de nuevas estrategias que les permita ser empresas más ágiles, escalables y que ofrezcan unos rápidos
canales de respuesta a las necesidades del mercado. A partir de las experiencias de otros países que han
incursionado en este proceso de facturación electrónica como Chile, México y España, en donde dicho
proceso generó la posibilidad de mitigar la evasión y reducir los costos del proceso de facturación para
los empresarios, el presente proyecto pretende profundizar en los conceptos generales de la factura
electrónica y su implementación . Desde este punto de vista se considera relevante el desarrollo de éste
proyecto ya que se enfocará en la viabilidad de la implementación de un sistema óptimo que permitirá a
esta organización el acceso a una tecnología enfocada a la eficiencia de los procesos
va a contribuir a la creación de objetivos y estrategias más claras y estables, que permitan a la
organización concebir este mecanismo como una alternativa económica y tecnológica que optimice los
procesos.
Realizar una adecuada investigación, llevando a cabo las hipótesis mas viables y razonables, así como
marcar los métodos necesarios a efectuar para allegar a una solución al alcance de todas las empresas
que tienen este problema tan marcado. Teniendo ya identificado el problema, la siguiente fase es el
como hacerlo, y las posibles alternativas son varias, como darles a las empresas pequeñas que son las
mas afectadas, verdaderas facilidades al momento de contactarse con un proveedor que les instale el
sistema en su computadora, así como el de exigir una capacitación adecuada y completa para que no
exista posibilidad de error y perdida económica.
El llegar a una real y provechosa solución acrecentara el porcentaje de pequeñas empresas con
13. conocimiento necesario y confiable para realizar sin preocupación sus actividades de comercio.
Para evitar formar parte de la larga lista de compañías que siguen enfrentando problemas a la hora de
realizar la facturación, lo más importante es que al adoptar este nuevo sistema donde se despejen todas
las dudas sobre el tipo de facturación que requiere la empresa según las disposiciones del SAT.
En el caso de que ya cuente con un programa de facturación, pero que siga presentando errores o en
conjunto con su contador, realice una pausa y se reúna con un experto para determinar en qué parte del
proceso o por qué motivos se tienen dificultades.
Algunos de los problemas que más se presentan es que los contadores no están al tanto de las
disposiciones fiscales y esto genera una reacción en cadena porque él es quien debe informar al
contribuyente cuáles son las obligaciones con las que debe cumplir, por ello hay que juntar al contador,
contribuyente y usuario del sistema para que todos tengan la misma información a la mano.
OBJETIVOS Y METAS.
El objetivo general es el de implementar para las pequeñas y medianas empresas que se
encuentran dentro del territorio mexicano y que no tienen la suficiente información sobre
como facturar, un sistema de facturación legal que les brinde una apropiada, adecuada y
sobre todo excelente capacitación, que permita facilitar el desarrollo y servicio ofrecido a sus
clientes buscando una mejora y organización en el área administrativa.
Objetivos específicos
• Agilizar los procesos de facturación y despachos
• Controlar y organizar el numero de facturas.
• manejar una base de datos real de los clientes existentes de la empresa.
• Realizar el ingreso de ventas sistemáticamente para así al final del día tener un
consolidado total de los productos vendidos y de los dineros recaudado.
• Enviar al SAT mensualmente información sobre las facturas realizadas, para llevar un
control mas detallado.
14. METAS
Encontrar a la empresa un sistema de facturación que facilite y agilice el desarrollo/
desempeño de la empresa, para así brindar un mejor, más rápido y oportuno, servicio a sus
clientes.
Mediante el buen uso del SOFTWARE DE FACTURACION, facilitar el trabajo y así mismo
identificar los clientes frecuentes de esta empresa, y a partir de esto crear estrategias de
ventas.
Determinar las condiciones de diseño y de implementación de la facturación electrónica
Optimizar los procesos de cobro, reduciendo tiempos y automatizando las acciones de
validación.
Evaluación y validación del proceso de facturación en la pequeña empresa.
HIPOTOSIS.
El diseño e implementación de la factura electrónica representan una alternativa viable
económica para la empresa, permitiendo incrementar los niveles de productividad y
eficiencia en su proceso de facturación.
Las empresas no están considerando esta opción, algo verdaderamente importante y por ello
la falta de interés.
Si se establece la factura electrónica en la micro y pequeña empresa turística del D.F. se
podrán reducir los tiempos y costos en la atención al cliente y con ello mejorar la calidad en
el servicio.
15. Las empresas que tienen aplicaciones informáticas para crear facturas (como podría ser un
EPP), debe considerar como un aspecto fundamental, la integración de dicho sistema
informático con la plataforma de facturación electrónica que haya elegido
La gestión de la facturación electrónica implica desarrollar (o adaptar) los procedimientos
internos dentro dela empresa.
Disminuir el tiempo operativo de trabajo de las personas que emiten y reciben facturas en la
entidad.
Eliminar los errores por el ingreso manual de datos (de la factura) en el sistema informático.
Antes de empezar la capacitación propiamente dicha, es importante informa, ya sea con
reuniones o con comunicaciones escritas a todo el personal, sobre el proyecto de facturación
electrónica que se desea implantar en la entidad.
Realizar las pruebas necesarias para un adecuado y solido funcionamiento del programa
para la factura.
FUNDAMENTOS
El propósito primordial de este proyecto es el de automatizar la información que se genera en
el proceso de facturación de todas las empresas. Realizando este proyecto se implementará
una aplicación que permita que los usuarios remplacen la factura tradicional en papel por una
factura transmitida de forma electrónica a través de internet. Esta solución se adaptará a las
16. necesidades de cada empresa permitiendo a las MyPES emitir facturas electrónicas; al llevar
a cabo su aplicación se mostrará la reducción de costos y tiempos generando a su vez un
beneficio para sus consumidores.
Se elaborará un estudio de costo beneficio en el cual se puedan mostrar diferentes
alternativas para la implementación y se presentará la mejor de ellas en cuanto a la
evaluación socio-económica del proyecto.
Lo más importante es hacer que el proceso de facturación electrónica sea confiable para los
usuarios y que los clientes aprovechen la utilidad de llevar a cabo este proceso, empleando
recursos informáticos.
La implementación de la mejor alternativa nos permitirá plasmar nuestros conocimientos en
cuanto a servicios de informática. Observamos un amplio campo de trabajo y crecimiento
profesional debido contribuiremos en el desarrollo de las tecnologías de la información en las
empresas y ayudaremos a que dimensionen mayores beneficios.
Para los informáticos el establecer el uso de nuevas aplicaciones permite una expansión
plena de nuestros conocimientos. Es un reto que estamos dispuestos a llevar hasta su
culminación.
Respecto a la elaboración de la facturación electrónica, se pretende la reducción de costos
así como disminución de tiempos atribuidos a la elaboración de las mismas, es en estos
puntos en los cuales se encuentra su principal aplicación a la ingeniería industrial, debido a la
optimización de los recursos económicos y humanos es un área importante dentro de esta
disciplina. La implementación de nuevos métodos, basados en la automatización así como la
utilización de recursos informáticos, son parte de las herramientas, las cuales los Ingenieros
Industriales, deben de utilizar para lograr y obtener mejores resultados, dentro del ejercicio
de sus actividades.
La facturación electrónica a la fecha es una herramienta la cual en muchas empresas, aún no
se implementa, y es en este sitio en el cual nosotros encontramos una gran oportunidad, de
presentar un sistema capaz de reducir trabajos innecesarios, agilizar los procesos de
facturación y por ende Realizar las pruebas necesarias para un adecuado y solido
funcionamiento del programa para la factura.
La campaña de difusión debería ser interna (dirigida a los empleados) y externa (dirigida a
los socios comerciales: clientes y proveedores).
Las NIF particularmente establecen las bases específicas de valuación, presentación y
revelación de las operaciones, transformaciones internas y otros eventos, que afectan
17. económicamente a la entidad, que son sujetos de reconocimiento contable en la información
financiera, es por ello que este proyecto adquiere relevancia dentro de las normas.
Este proceso de la facturación está fundamentado a través de las NIF en el boletín A-1.
Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros los objetivos de los
estados financieros se derivan principalmente de las necesidades del usuario general, las
cuales a su vez dependen significativamente de la naturaleza de las actividades de la entidad
y de la relación que dichos usuarios tengan con ésta.
Los estados financieros deben permitir al usuario general evaluar: a) el comportamiento
económico–financiero de la entidad, su estabilidad y vulnerabilidad; así como, su efectividad
y eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos; y
b) la capacidad de la entidad para mantener y optimizar sus recursos, obtener
financiamientos adecuados, retribuir a sus fuentes de financiamiento y, en consecuencia,
determinar la viabilidad de la entidad como negocio en marcha. Los estados financieros
básicos que responden a las necesidades comunes del usuario general, son: a) el balance
general o estado de situación o posición financiera, que muestra información relativa a un
punto en el tiempo sobre los recursos y obligaciones financieros de la entidad; b) el estado
de resultados para entidades lucrativas o estado de actividades para entidades con
propósitos no lucrativos, que muestra información relativa al resultado de sus operaciones en
un periodo; c) el estado de variaciones en el capital contable en el caso de entidades
lucrativas, que muestra los cambios en la inversión de los accionistas o dueños durante el
periodo; y d) el estado de flujo de efectivo o en su caso el estado de cambios en la situación
financiera, que muestra información acerca de los cambios en los recursos y las fuentes de
financiamiento de la entidad en el periodo, clasificados por actividades de operación, de
inversión y de financiamiento. Cada entidad debe emitir uno de los dos estados, atendiendo a
lo establecido en NIF particulares. 26
Las necesidades de los usuarios y los objetivos de los estados financieros se describen con
mayor detalle en la NIF
De acuerdo al apartado A2. Una presentación razonable de la información financiera de una
entidad, es aquélla que cumple con lo dispuesto por las Normas de Información Financiera.
OBJETIVO
El objetivo de esta Norma de Información Financiera (NIF) es establecer las normas
Generales para la presentación y estructura del estado de resultado integral, los
Requerimientos mínimos de su contenido y las normas generales de revelación. Esta NIF
establece lineamientos para la elaboración del estado de resultado integral con el propósito
de lograr una mejor representatividad de las operaciones de una entidad, Así como para
promover la comparabilidad de la información financiera, tanto de la Propia entidad a través
del tiempo, como entre otras entidades.
18. Esta NIF no trata normas particulares de reconocimiento inicial y posterior ni la valuación de
las operaciones que se reconocen como ingresos, costos y gastos, dado que dichas
disposiciones corresponden a otras NIF particulares; asimismo, estas últimas son las que
establecen los criterios específicos de presentación y revelación de dichas operaciones.
Para realizar la facturación en dólares, cada vez que tengamos que hacerlo se fundamenta
en la siguiente NIF:
NIF B-15 CONVESIO N DE MONEDAS EXTRANJERAS
Esta Norma de Información Financiera (NIF) tiene como objetivo establecer las normas para
el reconocimiento de las transacciones en moneda extranjera y de las operaciones
extranjeras en los estados financieros de la entidad informante y la conversión de su
información financiera a una moneda de informe diferente a su moneda de registro o a su
moneda funcional. Asimismo, se establecen normas de presentación y revelación.
Esta NIF es aplicable para:
a) el reconocimiento, en la moneda de registro, de las transacciones y saldos en moneda
extranjera;
b) la conversión de los estados financieros de operaciones extranjeras de la moneda de
registro a la funcional y de esta a la moneda de informe, que se incluyen en los estados
financieros de la entidad informante, ya sea por consolidación o al aplicar el método de
participación;
La facturación electrónica debe contemplar aspectos importantes a la hora de generarse
como lo específica el boletín D-5, tratándose de personas que su giro sea el de arrendar.
NIF C-5, Pagos anticipados y otros activos
a) se establece una clasificación para los pagos anticipados, para hacer un mejor
planteamiento normativo;
b) se incluyen ciertos anticipos a proveedores para la adquisición de inventarios, de
inmuebles, maquinaria y equipo y de activos intangibles, en el rubro de pagos anticipados y
otros activos; estos anticipos anteriormente eran presentados en los rubros de inventarios, de
inmuebles, maquinaria y equipo o de activos intangibles, según correspondiera
D-5. ARRENDAMIENTOS
Definir y clasificar por sus atributos económicos a los contratos de arrendamiento.
Establecer las reglas de valuación, reconocimiento, presentación y revelación de información
en los estados financieros, de cada una de las clases de arrendamientos.
19. METODOLOGIA
Una de las investigaciones que será fundamental para llevar a cabo este proyecto es la
investigación documental indagar, interpretar, presentar datos e informaciones sobre el tema
de nuestro interés, utilizando para ello el análisis; teniendo como finalidad obtener resultados
que nos presenten la base de nuevos conocimientos. Utilizare documentos que nos permitan
empaparnos del tema, recolectaremos, seleccionaremos y analizaremos ésta información
para presentar resultados que le sean de suma importancia a las empresas para la toma
decisiones para la solución de problemas en cuanto a la facturación electrónica.
Es una investigación que se realiza en forma ordenada y con objetivos precisos, con la
finalidad de ser la que nos lleve a la construcción de conocimientos sólidos.
A la par utilizar la investigación descriptiva ya que por medio del uso de este método nos
permitirá responder algunas preguntas básicas como ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿dónde? Y
¿quiénes? Intervienen en el funcionamiento del objeto de estudio además de esto nos
proporcionará información suficiente para conocer cuáles son las características así como las
necesidades y las oportunidades de desarrollo de nuestro método a implementar.
Realizar observaciones objetivas y exactas, buscando intencionadamente la información que
nos permita las soluciones a problemas detectados.
Diseño de la Investigación
20. Aplicar las investigaciones para comprender y resolver la situación en la micro y pequeña
empresa en cuanto a su forma de facturar, trabajaremos en el ambiente empresarial
conviviendo con las personas y las fuentes consultadas, de las que se obtendrán los datos
más relevantes a ser analizados, lo que permitirá tener la visión adecuada para la
implementación de este proyecto.
La tendencia hacia los sistemas digitales ha ido perneando a las organizaciones, en años
recientes uno de los últimos avances en este aspecto es la Facturación Electrónica. Se
comenzará por estudiar su forma de facturar, elaborando un
estudio de mercado que nos permita el análisis de la información para enfocarnos a la
propuesta de la factura de forma electrónica ya que representará para las empresas grandes
beneficios de tiempo, dinero y seguridad.
DELIMITACION DEL PROBLEMA.
La siguiente investigación se realizará en Ciudad Juárez Chihuahua, en el Despacho Contable PTM Y
ASOCIADOS, ubicado en la calle Plan de Ayala No. 3839 Col. Los Nogales C.P. 32350 durante el semestre de
ENERO- JUNIO de 2014
CUESTIONARIO SOBRE LA FACTURA ELECTRÓNICA EN LAS MIPYMES
La presente encuesta se realizó en Cd .Juárez, Chih,. Con el objetivo general de ampliar y
estandarizar el uso de la factura electrónica en todos los sectores.
En él se recoge información sobre aspectos tan relevantes, como: estado de implantación,
frecuencia de uso, necesidades y opinión general.
1. ¿Cuántas facturas emite su organización anualmente?
1 - 100
101 - 500
501 -
2000
2001 -
21. Más de
5000
2. ¿Envía su organización actualmente facturas electrónicas a sus clientes?
Sí
Todavía no, pero nos proponemos empezar a
hacerlo
No
3. Si la respuesta es sí, ¿en qué formato?
PDF
XML
Word
Excel
4. ¿Emite su organización actualmente facturas electrónicas?
Sí
No
5. ¿Qué tipo de solución de facturación electrónica utiliza o prevé utilizar su organización?
Envía facturas electrónicas desde la aplicación contable, directamente al cliente
22. Envía facturas electrónicas desde la aplicación contable, vía plataforma de facturación electrónica, al cliente.
Nombre de la plataforma de facturación electrónica:
Utiliza un portal de su cliente en el que introduce los datos de la factura a través de un formulario Web
Utiliza el portal de una plataforma de facturación electrónica, en el que introduce los datos a través de un
formulario Web, y la plataforma de facturación electrónica envía la factura electrónica al cliente. Nombre de la
plataforma de facturación electrónica:
Envía un PDF por correo electrónico
Otras, especificar:
6. Como emisor, ¿cuáles cree usted que son los beneficios potenciales de la facturación electrónica?
Reducción de costes
Incremento de la eficiencia
Más rapidez en los cobros
Menos conflictos con el cliente
Sintonizar con las preferencias del cliente
No hay beneficios
Otros, especificar:
7. Como receptor, ¿cuáles cree usted que son los beneficios potenciales de la facturación electrónica?
Reducción de costes
Incremento de la eficiencia
Menos conflictos con el proveedor
Sintonizar con las preferencias del proveedor
No hay beneficios
Otros, especificar:
8. ¿Cuáles cree usted que son los problemas potenciales de la facturación electrónica? Por favor, elija cuatro
numerándolos según su importancia (1=alta a 4=baja)
23. 1 2 3 4
Complejidad
Caro/Requiere gran inversión
Disponibilidad/compatibilidad con los sistemas internos
Disponibilidad/compatibilidad con el cliente
9. Como emisor, ¿qué elementos considera usted los más importantes a la hora de mover a su organización
hacia la facturación electrónica?
Herramientas o soluciones de Tecnologías de la Información gratuitas para crear, transmitir y enviar facturas
electrónicas
Garantizar mayor rapidez en los pagos
Material de soporte (documentación de la solución, manuales de usuario, documentación legal, ficheros de
ejemplo, preguntas más frecuentes,…)
Un servicio que de soporte a todas las cuestiones relacionadas con facturación electrónica
Formación en las soluciones propuestas
La certificación por una tercera parte de que la solución propuesta por el cliente cumple con la normativa del IVA
10. Como receptor, ¿qué elementos considera usted los más importantes a la hora de mover a su
organización hacia la facturación electrónica?
Herramientas o soluciones de Tecnologías de la Información gratuitas para recibir facturas electrónicas
Garantizar mayor rapidez en los pagos
Material de soporte (documentación de la solución, manuales de usuario, documentación legal, ficheros de
ejemplo, preguntas más frecuentes,…)
Un servicio que de soporte a todas las cuestiones relacionadas con facturación electrónica
Formación en las soluciones propuestas
24. RESULTADOS OBTENIDOS.
1. De la pregunta realizada a los clientes, 20 % dijo facturar hasta 100 por año,40 %de
los encuestados revelaron facturar mas de 2000 siendo la mas alta, ya que el 30%
hasta un total de 500 facturas, solo el 10% factura hasta 5000 y mas de esa cantidad
nadie lo hace.
2. En esta pregunta realizada se comprobó que la mayoría de los clientes ya empezó a
facturar.
25. 3. En la siguiente pregunta se ve reflejado que la mayoria se inclina por formatos seguros y
confiables.
4. Es claro que ya las empresas conocen y tienen conocimiento que deben facturar y ya lo están
haciendo, excepto uno que dijo que no sabía cómo empezar por falta de conocimiento.
5. Queda demostrado que tienen diversas formas de realizarlas.
26. 6. Cabe destacar la importancia de que comentan que se reducen los costos considerablemente.
7. Para los clientes es importante la reducción de costos, solo alguien menciono que no
hay beneficios con esto de la implementación.
8. La mayoria cree que llevar facturacion en sus empresas es complejo, ademas de inversion.
27. 9. En gran medida se refleja la importancia de realizar los pagos con rapidez y exactitud.
10.Se ve reflejada la necesidad de herramientas tecnologicas que sean gratuitas y de gran utilidad
para todos los clientes inmersos en esta situacion.
Al realizar la encuesta correspondiente al impacto de la facturacion electronica en las empresas, se
resalta la necesidad de todas ellas de recibir mas y mejor informacion para asi, de tal manera trabajar de
la mejor manera posible y que salgan beneficiados.
RECOMENDACIONES.
28. En lo personal, luego de realizado el análisis, llegamos a la conclusión que la implementación
de la Facturación Electrónica requerirá disponer de un entorno tecnológico funcional muy
flexible, también es muy beneficioso para la economía de las empresas debido
principalmente a que origina agilidad de los procesos de facturación y pago, la reducción de
errores en los procesos de facturación y su consecuente simplificación en el cumplimiento de
deberes tributarios (declaración y pago de impuestos, principalmente), la disminución en
riesgos de fraude, la simplificación de la administración, mejora la imagen de la compañía, el
ahorro de costos operacionales. La adopción de la este proyecto supone un cambio cultural
que tendrá que basarse en la ayuda de nuevos sistemas y conocimientos, lo que hace
imprescindible la formación continua de acuerdo a los avances tecnológicos ya que la factura
digital provee grandes oportunidades en la mejora de la eficiencia de las empresas.
Las PYMES son el motor de crecimiento económico en nuestro país, pues generan 7 de
cada 10 empleos y su producción representa el 40% del PIB. Dado lo anterior, debemos
poner especial atención a sus necesidades, especialmente si se trata de contribuir a hacerlas
más eficientes y por lo tanto, más productivas.
Creo que se debe aprovechar estas herramientas, porque quien no se adapta a su entorno,
se va quedando atrás, permitiendo que las PYMES que sí adoptan la tecnología como parte
de sus procesos se adelanten y tomen ventaja teniendo mayor participación de mercado.
Dicho lo anterior, me enfocare en algunas claras y muy certeras recomendaciones para quien
este enfocado en esta nueva Ley de Implementar el uso de Facturación Electrónica
1. Identifique el área de la empresa. Puede ser un departamento que demande mayor
organización, o del cual usted requiera implementar indicadores de desempeño o
simplemente necesita ahorrar recursos en esa área (tanto humanos como económicos
ó de tiempo invertido) para que usted se pueda enfocar en las actividades sustantivas
de su negocio.
2. Establezca objetivos claros. Teniendo objetivos bien específicos que se puedan medir
y que contemplen un periodo de tiempo, será mucho más fácil saber cómo va
resultando el desempeño del nuevo sistema y si se necesitan hacer determinados
ajustes.
3. Destine un presupuesto definido. Vale la pena tener en mente que será una inversión
que ayudará a reducir costos y tiempo y que además le generará un valor agregado a
su negocio.
29. 4. Seleccione al mejor proveedor. No es recomendable irse siempre con el que le dé el
mejor precio. Revise detalles como servicio al cliente, que en dado momento será de
vital importancia a la hora de implementar la nueva solución. El proveedor debe tener
la capacidad de resolver todas las dudas e inquietudes que lleguen a surgir. Tome en
cuenta también qué tipo valores agregados le proporciona y qué beneficios conlleva.
5. Sensibilice al personal. Este punto puede llegar a ser difícil, ya que muchas veces nos
casamos con la manera de trabajar de siempre y nos resistimos al cambio. Verifique si
su nuevo proveedor les proporciona capacitación a sus empleados. Mantenga
contacto constante con todo su personal para involucrarlos y que conozcan los
beneficios que este nuevo sistema traerá.
6. Evalúe el desempeño. Verifique si se están cumpliendo los objetivos señalados al
inicio de la implementación del sistema y haga los ajustes pertinentes.
Lo más conveniente al seguir estas recomendaciones, es el llevar siempre un control
interno que nos permita agilizar y proteger toda nuestra información.
Conclusiones.
Sin duda el mayor impacto de la factura electrónica es que va a incidir positivamente en
los recursos financieros de la empresa porque se automatiza el proceso de contabilización,
se puede ajustar la tesorería y se puede acceder a mecanismos de financiación más precisos
con la Entidad Financiera al mejorar los procesos de cobro.
Uno de los obstáculos a los que se va a enfrentar la empresa que aplique la factura
electrónica es que probablemente tenga que realizar el mantenimiento de dos sistemas de
facturación, uno electrónico y otro tradicional que puede afectar a la gestión.
Otro aspecto a tener en cuenta es la disciplina en el uso de esta tecnología para no
cometer errores en los procesos de facturación, por ejemplo, la emisión de facturas en
formato abierto tipo XML es más práctico que en pdf, se tiene que incorporar sello de tiempo
(que acredita la fecha de la firma) y se observará que el sistema controle que en el instante
de firmar la firma no esté revocada lo que anularía el proceso de facturación.
