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UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR
      DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS




         SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL (SIG)
     Material de apoyo para los estudiantes de VIII semestre
                  Administración de Empresas




FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONOMICAS.
      DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
                             2013-1
SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL



INTRODUCCION


Durante las dos últimas décadas, el número de sistemas de información
apoyados en computadoras, tanto en organizaciones del sector público como
del privado han crecido en forma exponencial. Se ha desarrollado una nueva
industria de productos y servicios de computación para proporcionar las
herramientas necesarias a fin de construir sistemas de información basados
en computadoras.     Un considerable número de personas que diseñan,
construyen y operan estos sistemas, se consideran así mismo como
profesionales de la computación.


Si bien muchas personas se dedican al diseño y operación de estos sistemas
de información, muchos más aún emplean o consumen los servicios de estos
sistemas. Los usuarios son individuos pertenecientes a una amplia gama de
ocupaciones desde obreros u operarios hasta gerentes. El uso de sistemas de
información abarca la recepción de un informe, la entrega de datos de
entrada, la operación de una terminal o cualquier actividad similar. Por
ejemplo, los usuarios de tarjetas de crédito, los viajeros que hacen
reservaciones, los integrantes del sistema de seguridad social o de cualquier
base de datos.
Tal vez muchos estudiantes se preguntaran ¿por qué conviene estudiar
sistemas de información gerencial? Más allá de la necesidad de entender los
sistemas de información para los negocios basados en la informática o la
computadora, existen otras razones para justificar esta asignatura en el
programa de Administración de Empresas: la primera razón radica en que en
muchas formas la industria de la tecnología de la información que consiste en
la industria de las computadoras e industrias relacionadas, es hoy por hoy la
industria comercial más grande del mundo. También es la de crecimiento
más rápido entre las más grandes.


La tecnología de la información está transformando todas las actividades del
ser humano,      y merece especial atención como uno de los fenómenos
sociológicos más importantes en las postrimerías del siglo XX y en los inicios
del siglo XXI.   En segunda instancia la industria de la tecnología de la
información genera actualmente muchas oportunidades de trabajo para los
estudiantes de Administración en muchos campos. Los estudiantes serán más
competitivos en el mundo laboral si asimilan mas este estudio.


Es bueno resaltar que el tema de esta materia es la Administración con un
enfoque de sistemas, o sea el punto de vista del administrador, no el del
profesional en computación; es decir, tendrá un enfoque más administrativo
que técnico. Y se considera nuevo por que, la naturaleza de la sociedad, del
trabajo y de las instituciones está cambiando con tal rapidez que grandes
segmentos de la población no pueden mantenerse al día. El conocimiento de
los gerentes se torna obsoleto en períodos de tiempo cada vez más cortos.
Ello se debe a dos fenómenos principales: el primero es la fuerza de la
competencia, intensificada por los avances tan acelerados de la tecnología.
El segundo es el efecto de una mayor competencia de compañías extranjeras,
basadas en los notables adelantos tecnológicos de algunos países y los
sueldos bajos en otros.


La condición de la supervivencia en el mundo moderno de los negocios es una
administración excelente de la información y de la tecnología de las
operaciones. Los sistemas de información gerencial (SIG) tienen por objeto
lograr dichos objetivos.


A continuación se presenta el tema uno, relacionado con la Teoría General de
Sistemas.
TEMA I: TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS


La teoría general de los sistemas nació en el año 1925 cuando LUDWIG VON
BERTALANFFY, biólogo alemán hizo pública sus investigaciones sobre el
sistema abierto. Sin embargo este nacimiento se consideró prematuro, dicho
por el mismo autor, porque sus ideas no tuvieron una acogida favorable en el
mundo científico de esa época. Solo en 1945, al término de la segunda guerra
mundial, el concepto de la Teoría General de Sistemas adquirió su derecho a
vivir, a partir de entonces, este derecho se ha ido profundizando cada vez
más, y hoy día se encuentra sólidamente asentado y acogido por el mundo
científico actual.


Esta aceptación fue apoyada por los trabajos que otros científicos realizaban
y publicaban en esa época y que se relacionaban estrechamente con los
sistemas. Entre otros están los estudios de Weiner que dieron origen a la
cibernética (llamada la ciencia del control y de las comunicaciones), el
surgimiento de la investigación de operaciones y su exitosa aplicación en el
campo administrativo de los diferentes sistemas sociales.


En particular, la Teoría General de Sistemas (TGS), parece proporcionar un
marco teórico unificador, tanto para las ciencias naturales como para las
ciencias sociales, que necesitaban emplear conceptos tales como,
“Organización”, “Totalidad”, “Globalidad” e interacción dinámica: lo lineal es
sustituido por lo circular, ninguno de los cuales era fácilmente estudiables por
los métodos analíticos de las ciencias puras. Lo individual perdía importancia
ante el enfoque de totalidades.


La Teoría General de Sistemas (TGS) a través del análisis de las totalidades y
las interacciones internas de estas y las externas con su medio, es, ya en la
actualidad, una poderosa herramienta que permite la explicación de los
fenómenos que suceden en la realidad y también hace posible la predicción
de la conducta futura de esa realidad. Es pues un enfoque que debe gustar al
científico, ya que su papel, es justamente, el conocimiento y la explicación de
la realidad o de una parte de ella (sistemas) en relación con el medio que la
rodea y sobre la base de esos conocimientos, poder predecir el
comportamiento de esa realidad, dadas ciertas variaciones del medio o
entorno en el cual se encuentra inserta.
La teoría General de Sistemas es totalmente pragmática y se caracteriza por:


    La multifuncionalidad de los elementos
    La Inter.-relación entre los elementos
    La optimización de los elementos
    Es un instrumento de creatividad


 Todos los problemas a nivel mundial están relacionados unos con otros.
Estos problemas se van resolviendo uno por uno a través del método
científico pero los problemas no se pueden resolver aisladamente, para darle
solución al conjunto se requiere de la teoría general de los sistemas, la cual
parte siempre de la realidad por ser totalmente pragmática.


Desde este punto de vista la realidad es única, y es una totalidad que se
comporta de acuerdo a una determinada conducta. Por lo tanto, la TGS, al
abordar esa totalidad debe llevar consigo una visión integral y total. Esto
significa que es necesario disponer de mecanismos interdisciplinarios, ya que
es con el enfoque reduccionista con que se ha desarrollado el saber científico
hasta nuestra época.


El enfoque reduccionista, llamado también analítico o anatomista. Funciona
así: dada una totalidad, analícela, es decir divídala en partes, mientras más
analice mejor, después de dividirla estudie cada parte por separado. Estudiar
algo es ver como se comporta, después de encontrar su comportamiento,
suponga que el comportamiento de la parte separada es el mismo que el
comportamiento de la parte cuando se integra a su totalidad. El enfoque
analítico opera como un método llamado METODO CIENTIFICO. La realidad
entonces ha sido dividida y sus partes han sido explicadas por diferentes
ciencias; es como si la realidad, tomada como un sistema, hubiese sido
dividida en un cierto número de subsistemas               (independientes e
interdependientes) y cada una de ellas hubiese pasado a constituir la unidad
de análisis de una determinada rama del saber humano. Pero resulta que la
realidad (el sistema total) tiene una conducta que generalmente no puede ser
prevista o explicada a través del estudio de cada una de las partes. Así la
teoría general de sistemas es un corte horizontal que pasa a través de todos
los diferentes campos del conocimiento humano, para explicar y predecir la
conducta de la realidad.


Hacia el año de 1940 alguien cuestionó el enfoque analítico y decía que ¿por
qué siempre hay que utilizar el enfoque analítico?, el hombre se dio cuenta
que el funcionamiento de las cosas reales eran más complejas (el método
científico sirve para resolver problemas concretos), aparece el concepto de
complejidad y como el método científico no funciona en la solución de los
problemas actuales, entonces se cambio de enfoque, ya no se va analizar sino
que se va a sintetizar. Este enfoque sintético, llamado también enfoque
sistémico, utilizó entre uno de sus métodos, LA TEORIA GENERAL DE LOS
SISTEMAS. El enfoque analítico es al método científico, lo que el enfoque
sintético es a la teoría general de los sistemas. No se quiere decir con esto
que sea bueno un enfoque o bueno el otro lo que se pretende decir es que los
fenómenos no solo deben ser estudiados a través de un enfoque
reduccionista. También deben ser vistos en su totalidad. En otras palabras,
existen fenómenos que, sólo pueden explicados tomando en cuenta el todo
que los comprende y del que forman parte a través de su interacción. A
medida que los sistemas van siendo más complejos, parece ser que la
explicación de los fenómenos que presentan la conducta de esos sistemas
tiende a tomar en cuenta su medio, su entorno, es decir, su “totalidad”.
Enfoque analítico o reduccionista (Método científico)




Se dice que el método científico se aplica cuando seguimos los siguientes
pasos:
   1.    Postulación de un problema
   2.    Postulación de un modelo: Debe ser descriptivo (debe tener un
         lenguaje), explicativo (tiene que explicar por lo menos el problema,
         explicar quiere decir como funcionan las cosas pero no los porqués)
         predictivo (es decir, nos debe dar una predicción a cerca del
         fenómeno, definir una causa-efecto), transformativo (de alguna
         manera lo debo utilizar para transformar una realidad).
   3.    Analice el modelo, es decir, establezca leyes
   4.    Compare el modelo con la realidad, con lo que está pasando en ese
         momento.
   5.    De la comparación pueden resultar dos cosas: El modelo dice una
         cosa y la realidad es otra, el modelo dice una cosa y la realidad es la
         misma. Cuando esto ocurre el modelo queda convalidado.


El enfoque de sistemas o enfoque sintético (Método la TGS)


Este enfoque pretende integrar las partes hasta alcanzar una totalidad lógica.
ENFOQUE ANALITICO                      ENFOQUE SINTETICO
1.     Aísla, se concentra en los Reúne, se concentra en las relaciones.
elementos
2. Cuando estudia relaciones, se No le interesa la naturaleza de las
interesa por la naturaleza de esas relaciones, sino el efecto que producen
relaciones                             dichas relaciones.
3. El fundamento es la percepción Se interesa en la percepción global.
del detalle.
4. Se admiten que los fenómenos De            entrada   se   consideran   los
son reversibles.                       fenómenos irreversibles, nunca se
                                       encuentran tiempos negativos.
5. Se cambia una sola variable por Se cambian grupo de variables cada
vez.                                   vez.
6.     Usa modelos básicamente Usa modelos de simulación en donde
conceptuales,        derivados     del trata de reproducir el comportamiento
método científico.                     del sistema.     La herramienta más
                                       utilizada es el computador.
7. Los modelos son muy detallados Los modelos no son detallados y se
y su objetivo es establecer modelos hacen con el fin de decidir.
para conocer (de tipo cognitivo)
8. Cuando se aplica este enfoque a La planeación sistemática hace un
la planeación, el énfasis es en el énfasis absoluto en los objetivos, no
detalle más no en los objetivos.     importa las herramientas que se
                                     utilicen lo que importa son los
                                     resultados.


¿QUÉ ES UN SISTEMA?


Un sistema se puede definir como un conjunto de elementos organizados que
se encuentran en interacción y que buscan alguna meta o metas comunes,
operando para ello sobre datos, energía o materia para producir como salida,
información, energía o materia.
Analicemos el concepto:
   1. Un conjunto de elementos (partes u órganos componentes del
       sistema).
   2. Dinámicamente relacionados, en interacción (es decir, forman una red
       de comunicaciones cuyos elementos son interdependientes)
   3. Que desarrollan una actividad (operación o proceso del sistema)
   4. Para lograr un objetivo o propósito (finalidad del sistema)
   5. Operando sobre datos, energía o materia (que constituyen los
       insumos o entradas de recursos necesarios para poner en marcha el
       sistema)
   6. unidos al ambiente que rodea al sistema (entorno con el cual
       interactúa dinámicamente).
7. para suministrar información energía o materia (que conforman las
       salidas o resultados de la actividad del sistema
Una empresa o negocio es un sistema cuyas principales partes son: la
mercadotecnia, producción, finanzas, talento humano            etc.    Estos
componentes trabajan juntos para producir, bienes y servicios, ganancias
que benefician, tanto, a los empleados como a los accionistas y a la misma
sociedad.
Cada componente de un sistema es un subsistema, en si mismo, es decir, los
componentes de un sistema se llaman subsistemas y cada subsistema a su
vez se comporta como un sistema en sí mismo.
Cada sistema de un negocio depende de una o más entidades abstractas
llamadas sistemas de información, los cuales permiten que los datos pasen de
una persona a otra o de un departamento a otro y pueda realizarse cualquier
cosa desde comunicación entre oficinas a través de redes telefónicas hasta un
sistema de computadora que genere informes periódicos para diferentes
usuarios.
Los sistemas de información sirven a todos los sistemas de un negocio, ellos
son el lazo que mantienen unidos a diferentes componentes en forma total
para trabajar de manera efectiva hacia el mismo objetivo. Un sistema se
considera eficaz si alcanza su objetivo propuesto.
Ejemplo grafico de un sistema

                             Transformación            Producto
           Insumos




           Entrada             Sistema                   Salida

           Materia I                                     Materia
           Energía I                                     Energía
            Datos                                      Información


                                Entorno
                             Medio Ambiente
                               Ecosistema




PROPIEDADES DE UN SISTEMA


  1. Apertura
  2. Viabilidad
  3. Recursividad
  4. Sinergia
  5. Entropía
  6. Complejidad
  7. Isofinalidad
  8. Diferenciación


APERTURA
Todo sistema es abierto, es decir, interactúa con su medio, ya sea importando
o exportando energía. Significa también lo siguiente:


   1. Todo sistema está rodeado de una serie de hechos, que forman otro
      sistema, es decir, todo sistema tiene un entorno o medio ambiente del
      sistema, llamado Ecosistema del sistema.


   2. Todo sistema posee unas vías físicas, una de ellas se llaman entradas y
      otras se llaman salidas, al definir el sistema se definan también las
      entradas (INPUT), y las salidas (OUTPUT).


   3. El entorno influye en el sistema a través del INPUT, les comunica la
      materia entrada, la energía y los datos, el sistema realiza un proceso
      con esa materia, energía y datos y los transforma; una vez
      transformado por el sistema lo devuelve al entorno.


   VIABILIDAD
   Todo sistema es viable significa:


   1. Todo sistema tiene por objetivo básico “la supervivencia”. La
      supervivencia se traduce en una dinámica, realiza un intercambio con
      el entorno siempre y cuando dicho entorno tenga apetencia por lo que
      el sistema produce, se da nuevamente el dinamismo en el sentido de
que si el entorno es cambiante, el sistema tiene que estar cambiando,
   adaptando su producto para que pueda ser apetecido por el entorno
   de lo contrario el sistema pierde su viabilidad.


2. El sistema tiene que ADAPTARSE a las variaciones de un medio en
   cambio, es lo hace vigilando el entorno y luego internamente haciendo
   los cambios. Todo sistema tiene que adaptarse al entorno.


3. El proceso de adaptación tiene que ser ANTICIPATIVO (anticiparse al
   cambio del entorno) y debe ejercer acción directa sobre el entorno,
   tratar de influir en el, cuando se entra en este proceso estamos
   ejerciendo un proceso de planeación. Si no se planea el sistema deja
   de ser viable.




RECURSIVIDAD


Todo sistema es recursivo, es decir, todo sistema es subdividible en
subsistemas y cada subsistema se comporta a su vez como un sistema,
Todo sistema está incluido en un sistema mayor llamado suprasistema, en
otras palabras, la recursividad representa la jerarquización de todos los
sistemas existentes.


SINERGIA
Todo sistema es sinergético, es difícil deducir el comportamiento de un
sistema a partir del comportamiento de sus elementos. Se tienen unos
elementos separados, cada uno de ellos tiene su propio comportamiento,
si relacionamos estos elementos me forman un sistema que tiene también
su propio comportamiento diferente al comportamiento de los elementos.
En otras palabras, cuando la suma de las partes es diferente del todo,
2+2> ó < de 4. Un objeto posee sinergia cuando el examen de una o
alguna de sus partes en forma aislada, no puede explicar o predecir la
conducta del todo.


ENTROPIA


Todo sistema es entrópico, tiende al desorden, al caos, a la
desorganización.     El sistema es organizado cuando todos sus elementos
son distintos por lo tanto los puedo identificar, clasificar y ordenar. Un
sistema alcanza su estado máximo de equilibrio cuando todos sus
elementos tienen el mismo comportamiento por lo tanto es difícil
clasificarlo porque todos son iguales.
Para los biólogos todo sistema biológico tiene una tendencia a su estado
más probable, el estado más probable es el de máximo equilibrio, el
estado está completamente desordenado, todos sus elementos tienen el
mismo comportamiento, en este momento ese ser vivo ya no existe, está
muerto por lo tanto, el sistema biológico también tiende a la entropía, en
el momento en que muere ese ser vivo, significa para el sistema, que ese
perdió su dinamismo, genera NEGENTROPIA o entropía negativa ejemplo,
cuando un ser vivo se alimenta para no morirse.


Los sistemas sociales (sistemas organizacionales) también tienen una
tendencia a perder su dinámica, por que tienden a desordenarse, tienden
a la entropía, pero en estos sistemas sociales de alguna manera hay que
compensar la entropía porque de lo contrario la organización se destruiría,
la generación de la entropía negativa compensa la entropía, esa
negentropia la comienza dentro de una organización la alta dirección, la
gerencia.
La información como tal, puede considerarse como una disminución de la
incertidumbre o del caos, y en ese sentido, la información tiende a
combatir la entropía: la información es pues negentropía.




COMPLEJIDAD


Todo sistema es complejo, la simplicidad no existe en la teoría de sistemas,
lo que existe es una jerarquía de la complejidad. La complejidad tiene dos
dimensiones y se mide cualitativamente por la VARIEDAD, pero hay
variedad en los elementos y en las relaciones, si un sistema tiene muchos
elementos, es muy complejo, si un sistema tiene muchas relaciones, tiene
mucha variedad de relaciones y por ende el sistema es complejo.


Un sistema puede ser tremendamente complejo cuando tiene:
    Muchos elementos y muchas relaciones
    Muchos elementos y pocas relaciones
    Muchas relaciones y pocos elementos


Los sistemas no son lineales, si fueran lineales tendríamos el control
absoluto sobre el sistema.


ISOFINALIDAD O EQUIFINALIDAD


Partiendo de diferentes condiciones y por distintos caminos, un sistema
puede alcanzar el mismo estado final. A medida que los sistemas abiertos
desarrollan mecanismos que regulan sus operaciones, es posible reducir la
cantidad de equifinalidad. No obstante, la equifinalidad permanece, ya
que el sistema tiene varios caminos para producir cierto resultado, es
decir, existen varios métodos para alcanzar un objetivo. El sistema puede
lograr el estado estable partiendo de condiciones diferentes y empleando
medios distintos. Por ejemplo:
1. Es posible pasar de un estado inicial a un estado final por varias
    trayectorias
2. Es posible, partiendo de un estado inicial, llegar a diferentes estados
    finales.
3. Es posible pasar, partiendo de varios estados iniciales, y llegar a un
    mismo estado final.


Con esto llegamos a decir que el futuro de un sistema es completamente
abierto. No hay trayectorias evolutivas perfectamente definidas para
pasar de un estado a otro, las diferentes formas de manejo de un sistema
pueden ser igualmente exitosas.




                                       Isofinalidad:
         1. Es posible pasar de un estado inicial a un estado final por varias trayectorias:



                         Ei                         Ef




          2. Es posible, partiendo de un estado inicial, llegar a diferentes estados finales:


                                                    Ef1

                                                                • A = (9 x 1) + 7 = 16
                         Ei                         Ef2
                                                                • B = (9 + 1) x 7 = 70

                                                    Ef3
Isofinalidad:
        3. Es posible pasar, partiendo de varios estados iniciales, y llegar a un
           mismo estado final.


                                                              • X= (4 x 3) + 6 = 18
                Ei1
                                                              • Y= (2 x 5 ) + 8 = 18

                Ei2                         Ef                • Z= (3 X 3) + 9 = 18


                Ei3




DIFERENCIACION


Todo sistema cambia, es decir, hay una tendencia a que dentro del cambio
se pase de un estado inicial 1 a un estado final 2, cada vez se pasa a
estados más heterogéneos, más diferenciados. En otras palabras los
sistemas tienen una tendencia a pasar de estados muy homogéneos a
estados muy heterogéneos, de estados homogéneos y generales a estados
heterogéneos y especializados existiendo entre estos dos estados una
diferenciación progresiva.
La diferenciación es una tendencia hacia la complejidad de la estructura.
CARACTERISTICAS O ELEMENTOS DE UN SISTEMA


Cuando a un sistema se le definen sus características, lo que se hace es
ubicar el sistema en el tiempo y en es espacio. Las características que
definen el espacio son las ESTRUCTURALES y las que definen el tiempo son
las funcionales (temporales).


CARACTERISTICAS ESTRUCTURALES


1. Las fronteras
2. Los elementos
3. Los almacenes
4. Las redes de flujo




Las fronteras son los límites o barreras entre el sistema y el ambiente, las
cuales definen el radio de acción y el grado de apertura del sistema
(receptividad de insumos) respecto del ambiente. En otras palabras son
los límites físicos del sistema con el entorno, algunas veces son difíciles de
medir, otras veces se tienen que definir arbitrariamente.


Los elementos son los subsistemas del sistema. Tienen que ser
reconocibles, si no se tiene la posibilidad de reconocerlos, no cumple con
las propiedades del sistema. El número de elementos que conforman un
   sistema tiene que ser finito, esto porque la teoría general de los sistemas
   se ocupa de problemas reales y no de problemas abstractos.


   Los almacenes se refieren a que durante el proceso de entradas, es posible
   que se de un almacenamiento transitorio dentro del sistema por razones
   forzosas.


   Las redes de flujo se refieren a las vías físicas por donde fluye la energía, la
   materia y la información.
   Las características estructurales son más fáciles de determinar que las
   funcionales, ya que estas últimas tratan de decir que es lo que se hace en
   el tiempo.




   CARACTERISTICAS FUNCIONALES


   1. Los flujos
   2. Los compuertos
   3. Los retardos
   4. La retroalimentación


Flujos es lo que fluye por las redes, los compuertos realmente se llaman
variables de flujo, un compuerto es lo que controla la tasa de los flujos, detrás
del concepto de compuerto está el proceso de decisión. Retardo es el tiempo
que se demora el proceso del sistema, es decir es el tiempo que hay entre las
entradas y salidas. Y por último la retroalimentación es el Feed Back que se
debe dar para que el sistema siga cumpliendo su objetivo.
PASOS PARA LA DEFINICIÓN DE UN SISTEMA


1.    Delimitación del sistema


Especificación de los límites del sistema (esto debe reflejarse en el nombre
que lleve). Debe considerarse: respecto por límites naturales, buscar cierta
autonomía del sistema, objetivos prácticos del estudio. Ejemplo: Universidad
popular del cesar. Almacenes Exito, departamento de Administración de
Empresas, el ser Humano, etc.


2.    Definir el objetivo del estudio del sistema


De acuerdo al objetivo, un mismo sistema puede definirse en diferentes
formas. Ejemplo: el sistema “Universidad Popular del Cesar”


Objetivo 1: Conocer la estructura académica y los programas que
           Ofrece.
Los elementos serían: Los departamentos académicos o las carreras.


Objetivo 2: Conocimiento del manejo administrativo.
Los elementos serían: Las divisiones administrativas que conforman la UPC.




3. Medio ambiente


Conjunto de sistemas que están interactuando de una u otra forma con el
sistema estudiado o analizado.


4. Entradas


Relaciones existentes entre el medio ambiente y el sistema.


5. Salidas


Relaciones existentes entre el sistema y el medio ambiente


6. Elementos


Son los componentes del sistema. Los criterios para su identificación son:
funciones generales del sistema, unidades físicas identificables, o propiedades
objetivas del sistema.


7. Relaciones
Cada una de las intercomunicaciones o interfaces existentes entre los
elementos del sistema.
8. Funciones del sistema
Operación del sistema, transformación de las entradas en salidas.
9. Retroalimentación


   Ejemplo de sistemas
   1.2    La empresa



                                    El sistema Empresarial:
                                               Empresarial:

   Recursos/Datos/Energía                      Procesamiento                        Resultados

                 •Maquinas y equipos

                 •Materias primas                                           • Productos y servicios
   Recursos                                                                 • Residuos, desechos
   Materiales    e
                 •Tecnología y procesos                                     • Investigación y
                 c
                 •Energía y combustible                                       desarrollo
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                                               Varios subsistemas,
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                                                                            •   Incremento de capital
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   Recursos      •Empréstitos financieros
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                                                • Cambios tecnológicos



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TGS 2013-1

  • 1. UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL (SIG) Material de apoyo para los estudiantes de VIII semestre Administración de Empresas FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONOMICAS. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 2013-1
  • 2. SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL INTRODUCCION Durante las dos últimas décadas, el número de sistemas de información apoyados en computadoras, tanto en organizaciones del sector público como del privado han crecido en forma exponencial. Se ha desarrollado una nueva industria de productos y servicios de computación para proporcionar las herramientas necesarias a fin de construir sistemas de información basados en computadoras. Un considerable número de personas que diseñan, construyen y operan estos sistemas, se consideran así mismo como profesionales de la computación. Si bien muchas personas se dedican al diseño y operación de estos sistemas de información, muchos más aún emplean o consumen los servicios de estos sistemas. Los usuarios son individuos pertenecientes a una amplia gama de ocupaciones desde obreros u operarios hasta gerentes. El uso de sistemas de información abarca la recepción de un informe, la entrega de datos de entrada, la operación de una terminal o cualquier actividad similar. Por ejemplo, los usuarios de tarjetas de crédito, los viajeros que hacen reservaciones, los integrantes del sistema de seguridad social o de cualquier base de datos.
  • 3. Tal vez muchos estudiantes se preguntaran ¿por qué conviene estudiar sistemas de información gerencial? Más allá de la necesidad de entender los sistemas de información para los negocios basados en la informática o la computadora, existen otras razones para justificar esta asignatura en el programa de Administración de Empresas: la primera razón radica en que en muchas formas la industria de la tecnología de la información que consiste en la industria de las computadoras e industrias relacionadas, es hoy por hoy la industria comercial más grande del mundo. También es la de crecimiento más rápido entre las más grandes. La tecnología de la información está transformando todas las actividades del ser humano, y merece especial atención como uno de los fenómenos sociológicos más importantes en las postrimerías del siglo XX y en los inicios del siglo XXI. En segunda instancia la industria de la tecnología de la información genera actualmente muchas oportunidades de trabajo para los estudiantes de Administración en muchos campos. Los estudiantes serán más competitivos en el mundo laboral si asimilan mas este estudio. Es bueno resaltar que el tema de esta materia es la Administración con un enfoque de sistemas, o sea el punto de vista del administrador, no el del profesional en computación; es decir, tendrá un enfoque más administrativo que técnico. Y se considera nuevo por que, la naturaleza de la sociedad, del trabajo y de las instituciones está cambiando con tal rapidez que grandes segmentos de la población no pueden mantenerse al día. El conocimiento de
  • 4. los gerentes se torna obsoleto en períodos de tiempo cada vez más cortos. Ello se debe a dos fenómenos principales: el primero es la fuerza de la competencia, intensificada por los avances tan acelerados de la tecnología. El segundo es el efecto de una mayor competencia de compañías extranjeras, basadas en los notables adelantos tecnológicos de algunos países y los sueldos bajos en otros. La condición de la supervivencia en el mundo moderno de los negocios es una administración excelente de la información y de la tecnología de las operaciones. Los sistemas de información gerencial (SIG) tienen por objeto lograr dichos objetivos. A continuación se presenta el tema uno, relacionado con la Teoría General de Sistemas.
  • 5. TEMA I: TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS La teoría general de los sistemas nació en el año 1925 cuando LUDWIG VON BERTALANFFY, biólogo alemán hizo pública sus investigaciones sobre el sistema abierto. Sin embargo este nacimiento se consideró prematuro, dicho por el mismo autor, porque sus ideas no tuvieron una acogida favorable en el mundo científico de esa época. Solo en 1945, al término de la segunda guerra mundial, el concepto de la Teoría General de Sistemas adquirió su derecho a vivir, a partir de entonces, este derecho se ha ido profundizando cada vez más, y hoy día se encuentra sólidamente asentado y acogido por el mundo científico actual. Esta aceptación fue apoyada por los trabajos que otros científicos realizaban y publicaban en esa época y que se relacionaban estrechamente con los sistemas. Entre otros están los estudios de Weiner que dieron origen a la cibernética (llamada la ciencia del control y de las comunicaciones), el surgimiento de la investigación de operaciones y su exitosa aplicación en el campo administrativo de los diferentes sistemas sociales. En particular, la Teoría General de Sistemas (TGS), parece proporcionar un marco teórico unificador, tanto para las ciencias naturales como para las ciencias sociales, que necesitaban emplear conceptos tales como, “Organización”, “Totalidad”, “Globalidad” e interacción dinámica: lo lineal es
  • 6. sustituido por lo circular, ninguno de los cuales era fácilmente estudiables por los métodos analíticos de las ciencias puras. Lo individual perdía importancia ante el enfoque de totalidades. La Teoría General de Sistemas (TGS) a través del análisis de las totalidades y las interacciones internas de estas y las externas con su medio, es, ya en la actualidad, una poderosa herramienta que permite la explicación de los fenómenos que suceden en la realidad y también hace posible la predicción de la conducta futura de esa realidad. Es pues un enfoque que debe gustar al científico, ya que su papel, es justamente, el conocimiento y la explicación de la realidad o de una parte de ella (sistemas) en relación con el medio que la rodea y sobre la base de esos conocimientos, poder predecir el comportamiento de esa realidad, dadas ciertas variaciones del medio o entorno en el cual se encuentra inserta. La teoría General de Sistemas es totalmente pragmática y se caracteriza por:  La multifuncionalidad de los elementos  La Inter.-relación entre los elementos  La optimización de los elementos  Es un instrumento de creatividad Todos los problemas a nivel mundial están relacionados unos con otros. Estos problemas se van resolviendo uno por uno a través del método científico pero los problemas no se pueden resolver aisladamente, para darle
  • 7. solución al conjunto se requiere de la teoría general de los sistemas, la cual parte siempre de la realidad por ser totalmente pragmática. Desde este punto de vista la realidad es única, y es una totalidad que se comporta de acuerdo a una determinada conducta. Por lo tanto, la TGS, al abordar esa totalidad debe llevar consigo una visión integral y total. Esto significa que es necesario disponer de mecanismos interdisciplinarios, ya que es con el enfoque reduccionista con que se ha desarrollado el saber científico hasta nuestra época. El enfoque reduccionista, llamado también analítico o anatomista. Funciona así: dada una totalidad, analícela, es decir divídala en partes, mientras más analice mejor, después de dividirla estudie cada parte por separado. Estudiar algo es ver como se comporta, después de encontrar su comportamiento, suponga que el comportamiento de la parte separada es el mismo que el comportamiento de la parte cuando se integra a su totalidad. El enfoque analítico opera como un método llamado METODO CIENTIFICO. La realidad entonces ha sido dividida y sus partes han sido explicadas por diferentes ciencias; es como si la realidad, tomada como un sistema, hubiese sido dividida en un cierto número de subsistemas (independientes e interdependientes) y cada una de ellas hubiese pasado a constituir la unidad de análisis de una determinada rama del saber humano. Pero resulta que la realidad (el sistema total) tiene una conducta que generalmente no puede ser prevista o explicada a través del estudio de cada una de las partes. Así la
  • 8. teoría general de sistemas es un corte horizontal que pasa a través de todos los diferentes campos del conocimiento humano, para explicar y predecir la conducta de la realidad. Hacia el año de 1940 alguien cuestionó el enfoque analítico y decía que ¿por qué siempre hay que utilizar el enfoque analítico?, el hombre se dio cuenta que el funcionamiento de las cosas reales eran más complejas (el método científico sirve para resolver problemas concretos), aparece el concepto de complejidad y como el método científico no funciona en la solución de los problemas actuales, entonces se cambio de enfoque, ya no se va analizar sino que se va a sintetizar. Este enfoque sintético, llamado también enfoque sistémico, utilizó entre uno de sus métodos, LA TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS. El enfoque analítico es al método científico, lo que el enfoque sintético es a la teoría general de los sistemas. No se quiere decir con esto que sea bueno un enfoque o bueno el otro lo que se pretende decir es que los fenómenos no solo deben ser estudiados a través de un enfoque reduccionista. También deben ser vistos en su totalidad. En otras palabras, existen fenómenos que, sólo pueden explicados tomando en cuenta el todo que los comprende y del que forman parte a través de su interacción. A medida que los sistemas van siendo más complejos, parece ser que la explicación de los fenómenos que presentan la conducta de esos sistemas tiende a tomar en cuenta su medio, su entorno, es decir, su “totalidad”.
  • 9. Enfoque analítico o reduccionista (Método científico) Se dice que el método científico se aplica cuando seguimos los siguientes pasos: 1. Postulación de un problema 2. Postulación de un modelo: Debe ser descriptivo (debe tener un lenguaje), explicativo (tiene que explicar por lo menos el problema, explicar quiere decir como funcionan las cosas pero no los porqués) predictivo (es decir, nos debe dar una predicción a cerca del fenómeno, definir una causa-efecto), transformativo (de alguna manera lo debo utilizar para transformar una realidad). 3. Analice el modelo, es decir, establezca leyes 4. Compare el modelo con la realidad, con lo que está pasando en ese momento. 5. De la comparación pueden resultar dos cosas: El modelo dice una cosa y la realidad es otra, el modelo dice una cosa y la realidad es la misma. Cuando esto ocurre el modelo queda convalidado. El enfoque de sistemas o enfoque sintético (Método la TGS) Este enfoque pretende integrar las partes hasta alcanzar una totalidad lógica.
  • 10. ENFOQUE ANALITICO ENFOQUE SINTETICO 1. Aísla, se concentra en los Reúne, se concentra en las relaciones. elementos 2. Cuando estudia relaciones, se No le interesa la naturaleza de las interesa por la naturaleza de esas relaciones, sino el efecto que producen relaciones dichas relaciones. 3. El fundamento es la percepción Se interesa en la percepción global. del detalle. 4. Se admiten que los fenómenos De entrada se consideran los son reversibles. fenómenos irreversibles, nunca se encuentran tiempos negativos. 5. Se cambia una sola variable por Se cambian grupo de variables cada vez. vez. 6. Usa modelos básicamente Usa modelos de simulación en donde conceptuales, derivados del trata de reproducir el comportamiento método científico. del sistema. La herramienta más utilizada es el computador. 7. Los modelos son muy detallados Los modelos no son detallados y se y su objetivo es establecer modelos hacen con el fin de decidir. para conocer (de tipo cognitivo) 8. Cuando se aplica este enfoque a La planeación sistemática hace un
  • 11. la planeación, el énfasis es en el énfasis absoluto en los objetivos, no detalle más no en los objetivos. importa las herramientas que se utilicen lo que importa son los resultados. ¿QUÉ ES UN SISTEMA? Un sistema se puede definir como un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción y que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre datos, energía o materia para producir como salida, información, energía o materia. Analicemos el concepto: 1. Un conjunto de elementos (partes u órganos componentes del sistema). 2. Dinámicamente relacionados, en interacción (es decir, forman una red de comunicaciones cuyos elementos son interdependientes) 3. Que desarrollan una actividad (operación o proceso del sistema) 4. Para lograr un objetivo o propósito (finalidad del sistema) 5. Operando sobre datos, energía o materia (que constituyen los insumos o entradas de recursos necesarios para poner en marcha el sistema) 6. unidos al ambiente que rodea al sistema (entorno con el cual interactúa dinámicamente).
  • 12. 7. para suministrar información energía o materia (que conforman las salidas o resultados de la actividad del sistema Una empresa o negocio es un sistema cuyas principales partes son: la mercadotecnia, producción, finanzas, talento humano etc. Estos componentes trabajan juntos para producir, bienes y servicios, ganancias que benefician, tanto, a los empleados como a los accionistas y a la misma sociedad. Cada componente de un sistema es un subsistema, en si mismo, es decir, los componentes de un sistema se llaman subsistemas y cada subsistema a su vez se comporta como un sistema en sí mismo. Cada sistema de un negocio depende de una o más entidades abstractas llamadas sistemas de información, los cuales permiten que los datos pasen de una persona a otra o de un departamento a otro y pueda realizarse cualquier cosa desde comunicación entre oficinas a través de redes telefónicas hasta un sistema de computadora que genere informes periódicos para diferentes usuarios. Los sistemas de información sirven a todos los sistemas de un negocio, ellos son el lazo que mantienen unidos a diferentes componentes en forma total para trabajar de manera efectiva hacia el mismo objetivo. Un sistema se considera eficaz si alcanza su objetivo propuesto.
  • 13. Ejemplo grafico de un sistema Transformación Producto Insumos Entrada Sistema Salida Materia I Materia Energía I Energía Datos Información Entorno Medio Ambiente Ecosistema PROPIEDADES DE UN SISTEMA 1. Apertura 2. Viabilidad 3. Recursividad 4. Sinergia 5. Entropía 6. Complejidad 7. Isofinalidad 8. Diferenciación APERTURA
  • 14. Todo sistema es abierto, es decir, interactúa con su medio, ya sea importando o exportando energía. Significa también lo siguiente: 1. Todo sistema está rodeado de una serie de hechos, que forman otro sistema, es decir, todo sistema tiene un entorno o medio ambiente del sistema, llamado Ecosistema del sistema. 2. Todo sistema posee unas vías físicas, una de ellas se llaman entradas y otras se llaman salidas, al definir el sistema se definan también las entradas (INPUT), y las salidas (OUTPUT). 3. El entorno influye en el sistema a través del INPUT, les comunica la materia entrada, la energía y los datos, el sistema realiza un proceso con esa materia, energía y datos y los transforma; una vez transformado por el sistema lo devuelve al entorno. VIABILIDAD Todo sistema es viable significa: 1. Todo sistema tiene por objetivo básico “la supervivencia”. La supervivencia se traduce en una dinámica, realiza un intercambio con el entorno siempre y cuando dicho entorno tenga apetencia por lo que el sistema produce, se da nuevamente el dinamismo en el sentido de
  • 15. que si el entorno es cambiante, el sistema tiene que estar cambiando, adaptando su producto para que pueda ser apetecido por el entorno de lo contrario el sistema pierde su viabilidad. 2. El sistema tiene que ADAPTARSE a las variaciones de un medio en cambio, es lo hace vigilando el entorno y luego internamente haciendo los cambios. Todo sistema tiene que adaptarse al entorno. 3. El proceso de adaptación tiene que ser ANTICIPATIVO (anticiparse al cambio del entorno) y debe ejercer acción directa sobre el entorno, tratar de influir en el, cuando se entra en este proceso estamos ejerciendo un proceso de planeación. Si no se planea el sistema deja de ser viable. RECURSIVIDAD Todo sistema es recursivo, es decir, todo sistema es subdividible en subsistemas y cada subsistema se comporta a su vez como un sistema, Todo sistema está incluido en un sistema mayor llamado suprasistema, en otras palabras, la recursividad representa la jerarquización de todos los sistemas existentes. SINERGIA
  • 16. Todo sistema es sinergético, es difícil deducir el comportamiento de un sistema a partir del comportamiento de sus elementos. Se tienen unos elementos separados, cada uno de ellos tiene su propio comportamiento, si relacionamos estos elementos me forman un sistema que tiene también su propio comportamiento diferente al comportamiento de los elementos. En otras palabras, cuando la suma de las partes es diferente del todo, 2+2> ó < de 4. Un objeto posee sinergia cuando el examen de una o alguna de sus partes en forma aislada, no puede explicar o predecir la conducta del todo. ENTROPIA Todo sistema es entrópico, tiende al desorden, al caos, a la desorganización. El sistema es organizado cuando todos sus elementos son distintos por lo tanto los puedo identificar, clasificar y ordenar. Un sistema alcanza su estado máximo de equilibrio cuando todos sus elementos tienen el mismo comportamiento por lo tanto es difícil clasificarlo porque todos son iguales. Para los biólogos todo sistema biológico tiene una tendencia a su estado más probable, el estado más probable es el de máximo equilibrio, el estado está completamente desordenado, todos sus elementos tienen el mismo comportamiento, en este momento ese ser vivo ya no existe, está muerto por lo tanto, el sistema biológico también tiende a la entropía, en
  • 17. el momento en que muere ese ser vivo, significa para el sistema, que ese perdió su dinamismo, genera NEGENTROPIA o entropía negativa ejemplo, cuando un ser vivo se alimenta para no morirse. Los sistemas sociales (sistemas organizacionales) también tienen una tendencia a perder su dinámica, por que tienden a desordenarse, tienden a la entropía, pero en estos sistemas sociales de alguna manera hay que compensar la entropía porque de lo contrario la organización se destruiría, la generación de la entropía negativa compensa la entropía, esa negentropia la comienza dentro de una organización la alta dirección, la gerencia. La información como tal, puede considerarse como una disminución de la incertidumbre o del caos, y en ese sentido, la información tiende a combatir la entropía: la información es pues negentropía. COMPLEJIDAD Todo sistema es complejo, la simplicidad no existe en la teoría de sistemas, lo que existe es una jerarquía de la complejidad. La complejidad tiene dos dimensiones y se mide cualitativamente por la VARIEDAD, pero hay variedad en los elementos y en las relaciones, si un sistema tiene muchos
  • 18. elementos, es muy complejo, si un sistema tiene muchas relaciones, tiene mucha variedad de relaciones y por ende el sistema es complejo. Un sistema puede ser tremendamente complejo cuando tiene:  Muchos elementos y muchas relaciones  Muchos elementos y pocas relaciones  Muchas relaciones y pocos elementos Los sistemas no son lineales, si fueran lineales tendríamos el control absoluto sobre el sistema. ISOFINALIDAD O EQUIFINALIDAD Partiendo de diferentes condiciones y por distintos caminos, un sistema puede alcanzar el mismo estado final. A medida que los sistemas abiertos desarrollan mecanismos que regulan sus operaciones, es posible reducir la cantidad de equifinalidad. No obstante, la equifinalidad permanece, ya que el sistema tiene varios caminos para producir cierto resultado, es decir, existen varios métodos para alcanzar un objetivo. El sistema puede lograr el estado estable partiendo de condiciones diferentes y empleando medios distintos. Por ejemplo: 1. Es posible pasar de un estado inicial a un estado final por varias trayectorias
  • 19. 2. Es posible, partiendo de un estado inicial, llegar a diferentes estados finales. 3. Es posible pasar, partiendo de varios estados iniciales, y llegar a un mismo estado final. Con esto llegamos a decir que el futuro de un sistema es completamente abierto. No hay trayectorias evolutivas perfectamente definidas para pasar de un estado a otro, las diferentes formas de manejo de un sistema pueden ser igualmente exitosas. Isofinalidad: 1. Es posible pasar de un estado inicial a un estado final por varias trayectorias: Ei Ef 2. Es posible, partiendo de un estado inicial, llegar a diferentes estados finales: Ef1 • A = (9 x 1) + 7 = 16 Ei Ef2 • B = (9 + 1) x 7 = 70 Ef3
  • 20. Isofinalidad: 3. Es posible pasar, partiendo de varios estados iniciales, y llegar a un mismo estado final. • X= (4 x 3) + 6 = 18 Ei1 • Y= (2 x 5 ) + 8 = 18 Ei2 Ef • Z= (3 X 3) + 9 = 18 Ei3 DIFERENCIACION Todo sistema cambia, es decir, hay una tendencia a que dentro del cambio se pase de un estado inicial 1 a un estado final 2, cada vez se pasa a estados más heterogéneos, más diferenciados. En otras palabras los sistemas tienen una tendencia a pasar de estados muy homogéneos a estados muy heterogéneos, de estados homogéneos y generales a estados heterogéneos y especializados existiendo entre estos dos estados una diferenciación progresiva. La diferenciación es una tendencia hacia la complejidad de la estructura.
  • 21. CARACTERISTICAS O ELEMENTOS DE UN SISTEMA Cuando a un sistema se le definen sus características, lo que se hace es ubicar el sistema en el tiempo y en es espacio. Las características que definen el espacio son las ESTRUCTURALES y las que definen el tiempo son las funcionales (temporales). CARACTERISTICAS ESTRUCTURALES 1. Las fronteras 2. Los elementos 3. Los almacenes 4. Las redes de flujo Las fronteras son los límites o barreras entre el sistema y el ambiente, las cuales definen el radio de acción y el grado de apertura del sistema (receptividad de insumos) respecto del ambiente. En otras palabras son los límites físicos del sistema con el entorno, algunas veces son difíciles de medir, otras veces se tienen que definir arbitrariamente. Los elementos son los subsistemas del sistema. Tienen que ser reconocibles, si no se tiene la posibilidad de reconocerlos, no cumple con
  • 22. las propiedades del sistema. El número de elementos que conforman un sistema tiene que ser finito, esto porque la teoría general de los sistemas se ocupa de problemas reales y no de problemas abstractos. Los almacenes se refieren a que durante el proceso de entradas, es posible que se de un almacenamiento transitorio dentro del sistema por razones forzosas. Las redes de flujo se refieren a las vías físicas por donde fluye la energía, la materia y la información. Las características estructurales son más fáciles de determinar que las funcionales, ya que estas últimas tratan de decir que es lo que se hace en el tiempo. CARACTERISTICAS FUNCIONALES 1. Los flujos 2. Los compuertos 3. Los retardos 4. La retroalimentación Flujos es lo que fluye por las redes, los compuertos realmente se llaman variables de flujo, un compuerto es lo que controla la tasa de los flujos, detrás
  • 23. del concepto de compuerto está el proceso de decisión. Retardo es el tiempo que se demora el proceso del sistema, es decir es el tiempo que hay entre las entradas y salidas. Y por último la retroalimentación es el Feed Back que se debe dar para que el sistema siga cumpliendo su objetivo. PASOS PARA LA DEFINICIÓN DE UN SISTEMA 1. Delimitación del sistema Especificación de los límites del sistema (esto debe reflejarse en el nombre que lleve). Debe considerarse: respecto por límites naturales, buscar cierta autonomía del sistema, objetivos prácticos del estudio. Ejemplo: Universidad popular del cesar. Almacenes Exito, departamento de Administración de Empresas, el ser Humano, etc. 2. Definir el objetivo del estudio del sistema De acuerdo al objetivo, un mismo sistema puede definirse en diferentes formas. Ejemplo: el sistema “Universidad Popular del Cesar” Objetivo 1: Conocer la estructura académica y los programas que Ofrece. Los elementos serían: Los departamentos académicos o las carreras. Objetivo 2: Conocimiento del manejo administrativo.
  • 24. Los elementos serían: Las divisiones administrativas que conforman la UPC. 3. Medio ambiente Conjunto de sistemas que están interactuando de una u otra forma con el sistema estudiado o analizado. 4. Entradas Relaciones existentes entre el medio ambiente y el sistema. 5. Salidas Relaciones existentes entre el sistema y el medio ambiente 6. Elementos Son los componentes del sistema. Los criterios para su identificación son: funciones generales del sistema, unidades físicas identificables, o propiedades objetivas del sistema. 7. Relaciones
  • 25. Cada una de las intercomunicaciones o interfaces existentes entre los elementos del sistema. 8. Funciones del sistema Operación del sistema, transformación de las entradas en salidas. 9. Retroalimentación Ejemplo de sistemas 1.2 La empresa El sistema Empresarial: Empresarial: Recursos/Datos/Energía Procesamiento Resultados •Maquinas y equipos •Materias primas • Productos y servicios Recursos • Residuos, desechos Materiales e •Tecnología y procesos • Investigación y c •Energía y combustible desarrollo EMPRESA • Compras Varios subsistemas, Recursos •Personas y servicios Cada uno de los cuales • Personas humanos •Empleados admitidos Se especializa en procesos • Empleados despedidos De recursos/información/ • Empleados jubilados Energía, específicos • Incremento de capital •Capital e inversiones Recursos •Empréstitos financieros • Facturas • Cuentas por pagar financieros •Créditos y cuentas • Ganancias y pérdidas por cobrar • Entrega a los clientes • Restricciones ambientales • Promoción y publicidad • Legislación • Ventas Recursos •Pedidos de los clientes • Coyuntura económica • Información para el mercado Mercado- •Investigación de mercados • Coyuntura política lógicos •Información de mercados • Cultura y educación • Condiciones geográficas • Cambios tecnológicos Retroalimentación