1. Fecha Elaboración: Abril 2013
URBANIZACIÓN PUERTA DEL SUR Última Revisión:
Nº Revisiones: 00
ADMINISTRACIÓN
TITULO: Desarrollo de Eventos Sociales en Churuatas y/o Parrilleras.
NORMAS PARA EL ALQUILER DE LAS CHURUATAS Y/O PARRILLERAS
De las responsabilidades:
1.1 La Administración es responsable de la ejecución de las actividades
descritas en este procedimiento.
1.2 La Gerencia de Operaciones es responsable de verificar a través de
revisiones o auditorías internas de la calidad, el cumplimiento de las
actividades descritas en este procedimiento.
Del arrendamiento de áreas para desarrollar eventos sociales y
culturales.
1.3Los propietarios y co-propietarios podrán desarrollar eventos sociales
haciendo uso de las instalaciones de la Urbanización Puerta del Sur,
que se disponen para estos fines y sus características.
1.4La Administración es responsable de atender los requerimientos de los
propietarios, referentes al alquiler de áreas para eventos sociales y
familiares, para lo cual:
1.4.1Se le informará al propietario que debe confirmar y pagar el monto
total del arrendamiento durante los siete días siguientes a la
reservación. Esto garantizará la disponibilidad y uso del área o
churuata solicitada.
1.4.2Se le informará al propietario que el horario de salida y retiro de
festejo, mobiliario entre otros es antes de las 9:15 am, ya que de
haber otro evento en la misma instalación la entrega se realiza a
las 10:30 am.
1.4.3Se le informará al propietario, la responsabilidad que tiene de
entregar la lista de invitados cuatro (04) días antes del evento.
1.5En caso de suspensión del evento, la Administración aplicará lo siguiente:
1.5.1Si el evento es suspendido con diez (10) o más días de
anticipación a la fecha del evento, se retendrá el 20% del monto
pagado y la diferencia será devuelta.
1.5.2Si el evento es suspendido con cinco (5) días y/o hasta nueve (9)
días de anticipación a la fecha del evento, se retendrá el 50% del
monto pagado y la diferencia será devuelta.
1.5.3Si el evento es suspendido el mismo día y/o hasta cuatro (4) días
de anticipación de la fecha del evento, se retendrá el 80% del
monto pagado y la diferencia será devuelta.
1.6La Administración, tiene la responsabilidad de:

2. Fecha Elaboración: Abril 2013
URBANIZACIÓN PUERTA DEL SUR Última Revisión:
Nº Revisiones: 00
ADMINISTRACIÓN
TITULO: Desarrollo de Eventos Sociales en Churuatas y/o Parrilleras.
1.6.1 Informar semanalmente al Personal de Mantenimiento la necesidad
de limpiar y acondicionar las áreas a utilizar al día siguiente para el
desarrollo de eventos sociales y culturales.
1.6.2 Verificar las condiciones físicas y/o funcionales del área arrendada
antes y después del desarrollo del evento y registrar el resultado en
el formulario Nº GVM-EV04 “Inspección de áreas Arrendadas”.
2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES :
5.1 Actividad: Arrendamiento de áreas para desarrollar eventos sociales y
culturales.
Responsable Paso/Tarea
Propietario 1. Realiza la solicitud de reservación del área.
2. Recibe propietario, la solicitud verbal de
reservación de área.
3. Confirma la disponibilidad del área solicitada en
la Carpeta de Reservación de dicha área.
4. Si el área está disponible, solicita al propietario
su solvencia de condominio, registra sus datos y
Administración fecha de solicitud, en la Carpeta de Reservación.
5. Entrega al propietario::
Reglamento para el desarrollo del evento en
el área reservada, señalándole los aspectos
más resaltantes relacionados con la
garantía, y listas de invitados.
Propietario 5. Confirma el uso del área reservada.
Administración 6. Una vez efectuado el pago, ambas partes
proceden a firmar el contrato de arrendamiento
formulario Nº GVM-EV01.
7. Extrae fotocopia del contrato y le entrega el
original al propietario con su respectivo formulario
Nº GVM-EV03 “Lista de Invitados”, la cual debe
ser devuelto con cuatro (4) días de anticipación a
la fecha de realización del evento, puesto que si
no lo hace sus invitados no tendrán acceso a la
Urbanización.

3. Fecha Elaboración: Abril 2013
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Nº Revisiones: 00
ADMINISTRACIÓN
TITULO: Desarrollo de Eventos Sociales en Churuatas y/o Parrilleras.
8. Archiva copia del contrato de arrendamiento.
9. Entrega a la Administración, la lista de invitados
Propietario debidamente firmada para su autorización por la
administración,
10. Entrega en el Dpto. de Seguridad el día del
evento la lista de invitados, indicando la hora de
inicio y culminación del evento y la cantidad de
personas que asistirán al mismo.
11. Entrega semanalmente al Personal de
Mantenimiento, la programación de los eventos de
la semana siguiente, indicando las áreas
arrendadas a los efectos que éstas sean
mantenidas y acondicionadas antes y después de
Administración
la ejecución del evento.
12. Supervisa el área e instalación arrendada
antes y después del evento para verificar las
condiciones generales en las que se encuentra el
sitio y registra los resultados en el formulario Nº
GVM-EV04
13. Procura el llenado de la encuesta de
satisfacción del servicio, para evaluar el nivel de
conformidad del propietario.