RPA en 45 minutos: Módulo Práctico

RPA en 45 Minutos:
Segunda parte
Módulo práctico

Soluciones innovadoras de Gestión de IT y Seguridad
Proteja
• Evaluación de riesgo
• Anti-virus
• Monitoreo de eventos de Seguridad
• Gestión de Identidades y Accesos
• Generación de reportes de
cumplimiento
• Servicios de Seguridad Gestionada
• Servicios Profesionales de Seguridad
• Transferencia Segura de Archivos
(MFT)
• Encriptación
Automatice
• Automatización de Procesos de
Negocio (RPA)
• Transferencia Segura de Archivos
(MFT)
• Automatización de flujos de
trabajo (Job Scheduling)
• Monitoreo de redes,
infraestructura y aplicaciones
• Monitoreo de Eventos y
Mensajes
• Monitoreo de performance
• Gestión de Backups de Datos
• Gestión y Monitoreo Remotos
• Planificación de Capacidad
• Gestión documental • Acceso a Datos Corporativos
• Acceso a Datos Móviles
• Análisis de Operaciones
• Dashboards Ejecutivos y
Generación de Reportes
• Almacenamiento de Datos
Informe

HelpSystems. All rights reserved.
Agenda de hoy
1. Resumen: ¿Qué es Robotic Process Automation?
2. Casos de uso
3. Gobierno: Cómo arrancar – Centro de excelencia
4. Demo - ejemplos
5. Preguntas y respuestas

Robotic Process Automation
 Automatizar tareas repetitivas
 con fuerza de trabajo digital
 de crecimiento ilimitado
 usando robots de software
 que trabajan con las personas
¡SIN MODIFICAR LOS PROCESOS!

RPA es una nueva tecnología que permite la automatización de procesos de forma rápida y sin
rediseñar los procesos
RPA y otros enfoques de automatización
RPA comparado con enfoques tradicionales de transformación de procesos
Cambiosenlosprocesos
Velocidad y predictibilidad de ejecución

CLAVES DE RPA:
Reemplazar tareas manuales con robots sin
modificar los procesos
Proyectos de gran ROI
Rápidos de implementar
Terminología y el lugar de RPA

¿Qué automatizan las empresas?
APLICACIONES DE
NEGOCIO
Maximizar ROI en
aplicaciones
Extender capacidad de
automatización y planificación de
flujos multi-aplicación
Planificación de trabajos
Integración de datos y
aplicaciones: Managed File
Transfer, FTP, ETL, Web services,
EAI, Email, JSON, XML, …
AUTOMATIZACIÓNCORPORATIVA
SISTEMAS E
INFRAESTRUCTURA
Tareas
repetitivas de IT
Automatizar tareas de IT que se
ejecutan manualmente o con
scripts, sin visibilidad.
Monitoreo + automatización=
reparar incidentes
automaticamente y mejorar los
SLAs.
Devops, testing automático,
Backups, Automatización en cloud,
provisionamiento de usuarios, …
PRODUCTIVIDADDELPERSONAL
EQUIPOS Y
PERSONAS
Robotic Process
Automation
Tareas repetitivas de bajo valor
añadido realizadas de forma
manual.
Procesamiento de datos
Reporting
Call centers
Alta empleados
Facturación
Pagos
Procesamiento pedidos
Escaneo / OCR

Usos comunes de RPA para IT
GESTIÓN DE ARCHIVOS
(FTP, SFTP, MFT)
• Procesamiento batch y
transferencia de archivos
ad hoc
• Sincronización, borrado y
vaciado de carpetas
• Securización y encriptación
de datos en reposo y
movimiento
• Reporting de auditoría
• Gestión centralizada de
flujos de datos
MONITOREO DE
APLICACIONES Y
REMEDIACIÓN
• Monitoreo diario de
rendimiento y capacidad
de servidores
• Automatización de
notificaciones de email
por incidencias en
servidores
• Reporting de
rendimiento de
servidores
• Monitoreo y uso de
entornos cloud
POLÍTICAS DE IT
Y FORMACIÓN
• Distribución y
enrutamiento de
políticas
• Seguimiento de la
finalización y puntuación
de formaciones
REPORTING
• Creación de informes
estándar de gestión
• Distribución de informes
seleccionados a varios
grupos de usuarios
• Cálculos de SLA e informes
vs. objetivos
GESTIÓN DE HELP
DESK Y SERVICIOS
• Creación y enrutamiento de
tickets
• Procesamiento, registro y
actualización de solicitudes
• Respuesta automatizada de
FAQs
• Ejecución automatizada de
tareas pre-aprobadas
• Automatización del proceso
de escalamiento
• Procesamiento de
notificaciones fuera de horas
y alerta
GESTIÓN DE
EVENTOS
• Monitoreo y reporting
de eventos
• Resolución de
eventos de primer
nivel
MONITOREO DE
SEGURIDAD
• Gestión de amenazas y
vulnerabilidades
• Registro y reporting de
incidentes
• Resolución de eventos de primer
nivel
GESTIÓN DE
ACCESOS E
IDENTIDADES
perfiles de usuario y
configuración
solicitudes nueva y de
alto nivel
• Gestión del proceso
de restablecimiento
de contraseñas
terminales
TESTING DE
APLICACIONES
• Prueba inicial de
rendimiento de la
aplicación
• Recolección de ratios de
feedback de usuarios
• Reporting
INSTALACIONES Y
ACTUALIZACIONES
DE SOFTWARE
solicitudes de software y
proceso de aprobación
• Descarga y licenciamiento
de aplicaciones de software
para usuarios de negocio
• Instalación de software
aprobados en servidores y
estaciones de trabajo
designadas
• Descarga y monitoreo de
actualizaciones de software
disponibles

Usos comunes de RPA para Finanzas
PROCESO DE
COBROS
• Aprobación de créditos y
mantenimiento del
archivo maestro de
clientes
• Procesamiento y
enrutamiento de pedidos
recibos en efectivo a
cobrar
notificaciones de
retrasos en pagos
FINANZAS
OPERACIONALES
Y CONTABILIDAD
• Revisión del proceso de revisión
de aprobaciones para manejar
múltiples variaciones para
cuentas cliente
• Cálculo y procesamiento de
reembolsos
• Descarga de datos mensuales de
ventas detallados y cálculo de
comisiones
• Creación de archivos y emails
para obtener aprobaciones
• Publicación y libros mayores y
subsistemas
PREPARACIÓN
DE REVISIÓN
FINANCIERA
• Conexión y automatización
del movimiento de datos
entre sistemas y
consolidación para informes
ejecutivos
• Automatización de la
limpieza de datos para crear
reportes legibles
ENTRADAS
ESTANDAR EN
EL DIARIO
• Creación de entradas de
diario estándar mensuales
• Realización de analíticas
de validación
• Entradas en el ERP y
movimiento de datos
RECONCILIACIÓN
DE CUENTAS
• Descarga automatizada de
balances de subcuentas en
formato pre-aprobado
• Carga de datos de
transacciones de distintos
sub-sistemas y varios
formatos
• Realización de validación de
datos y búsqueda y manejo de
excepciones
• Creación y balanceo de
entradas de diario y
remediación de discrepancias
RECONCILIACIÓN
INTERCOMPANY
• Verificación automatizada y
conciliación de balances
intercompany
• Búsqueda básica y reporte de
excepciones
• Creación de archivo de
excepciones y envío por email
para revisión y aprobación
CUMPLIMIENTO
REGULATORIO Y
REPORTING
• Pre-populación de reporting y
enrutamientos anuales complejos
• Captura y manipulación de datos para
soportar reportes regulativos generados
automáticamente
• Registro de auditoría de informes y
confirmación de recepción
RECONCILIACIONES
BANCARIAS
• Automatización de workflows
de descarga de saldos
bancarios para cuentas
individuales
• Creación de archivos de texto
y almacenamiento en las
carpetas apropiadas
• Reconciliación de balances y
transacciones con subsistemas
core de finanzas
• Creación de entradas de diario
equilibradas para manejar
discrepancias
PLANIFICACIÓN Y
ANÁLISIS
FINANCIERO
• Automatización y conexión de
previsiones utilizando datos
históricos y de mercado
• Carga de saldos en sistemas
de planificación de registro
• Creación de informes de
diferencia entre previsiones y
reales
PROCESO DE
CUENTAS A PAGAR
• Configuración y
mantenimiento de
proveedores
• Procesos de flujo de trabajo
y aprobaciones
• Procesamiento y
preparación de entrada de
datos y pagos
• Automatización del
procesamiento de pagos y
archivos masivos de pago
para entradas al diario en
subsistemas
• Automatización de devengos
por departamento

Usos comunes de RPA para Recursos Humanos
INCORPORACIÓN/
APROVISIONAMIENTO
DE USUARIOS
• Procesamiento de registros de
aplicaciones a través de la presentación
de la solicitud inicial
• Enrutamiento y automatización de los
procesos de notificación de nuevas
contrataciones
• Interacción con aplicaciones como Active
Directory para un procesamiento de la
información preciso y completo
• Uso de los datos de nuevas
contrataciones para disparar la
activación de la creación de credenciales
de usuario
ADMINISTRACIÓN
DE FORMACIÓN Y
DESARROLLO
• Revisión del estado de
certificaciones de empleados
contra los requisitos
• Notificación a empleados,
managers y cumplimiento de
requisitos de certificación
• Conexión de sistemas de gestión
del talento dispares
GESTIÓN DE GASTOS
Y REEMBOLSOS
• Notificación y enrutamiento
de aprobaciones
• Requisitos lógicos basados
en reglas para el
procesamiento de
estándares
• Notificación de
anormalidades y tendencias
en los gastos
ANÁLITICA Y
REPORTING DE
GASTOS
• Captura y limpieza de datos
para la generación
automatizada de reportes
• Pre-populación de requisitos
de reportes periódicos
complejos
• Auto-enrutamiento y entrega
de reportes repetitivos
• Registros de auditoría
automatizados para el
enrutamiento de documentos
DATOS DE
EMPLEADOS
entrada, transferencia y
terminación de
empleados
• Limpieza de datos de
cambios de estado, de
nombre y otros cambios
VALIDACIÓN DE
TIEMPO REGISTRADO
• Revisión de los registros de tiempo
de empleado diariamente para
precisión y terminación
• Enrutamiento de notificaciones de
información de empleado faltante
para solucionar errores y maximizar
la precisión de las nóminas
• Reportes automatizados y auditoría
para administrar el pronóstico del
uso de horas extras
GESTIÓN DE REQUISITOS
• Comparación de requisitos de
nuevas contrataciones contra
posiciones y presupuestos
aprobados
• Comparación de ofertas de sueldos
contra requisitos y presupuestos
aprobados
• Generación de reportes de conteo
continuo y plantilla
• Conexión de sistemas de gestión del
talento dispares
• Planificación y notificación de
procesos y planes de entrevista
• Gestión de flujos de necesidades
contratación
PROCESAMIENTO
DE NÓMINAS
• Ejecución de extractos
estándar de lotes de nóminas
y enrutamiento de las
nóminas para su
procesamiento
• Ejecutar validaciones
estándar de nóminas contra
los datos para reducir la
intervención humana antes
del cálculo de bruto a neto
BENEFICIOS A
EMPLEADOS
• Reconciliación de facturas de
proveedores contra la lista de
empleados
• Gestión de deducciones de
salariales a través de facturas
• Enrutamiento de solicitudes
vacaciones durante cada
periodo de pago
• Gestión y workflows del
proceso de periodo de pago
general

Usos comunes de RPA para Impuestos
VALIDACIÓN DE DATOS
• Automatización del proceso
de validación de la
información mediante una
lista de control de ítems
• Auto-aseguramiento de
datos mediante la validación
de registros coincidentes
• Activos fijos o pagos
trimestrales
• Errores al manejar
escalamientos, notificaciones
y enrutamientos
ENTRADA DE DATOS
• Automatización de la entrada y
manipulación de datos en
formularios fiscales
• Movimiento de datos del balance
desde los libros contables
generales a sistemas tributarios
• Automatización GUI de sistemas
tributarios para un manejo
eficiente y libre de errores 24/7
• Automatización de workflows
asociados con el procesamiento
de devoluciones de impuestos
eFILING
• Borrado de diagnósticos
para eFiling
• XML para devolver
reconciliación
• Impresión o emailing de
notificaciones de aceptación
o rechazo para eFiling
RECONCILIACIONES
• Aprovisionamiento para devolver
la reconciliación
• Identificación, alerta y
remediación de elementos no
reconciliados
• Comprobaciones automatizadas
de varios balances de impuestos
• Selección de elementos de
excepción y enrutamiento para
su revisión
• Reconciliación de balance y
transacciones en sistemas de
Finanzas
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
convenciones de nombres
estándar para seguir
políticas
• Mantenimiento de datos
históricos de impuestos
para auditoría
FORMATEO DE DATOS
Y DOCUMENTOS
• Formateo, corte y pegado para tener
los datos preparados para su entrada
• Manipulación de balances de prueba
a herramientas de impuestos
• Reembolso de saldos y entrada del
registro en los sistemas
EXTRACCIÓN
DE DATOS
• Extracción de balances de
libros y saldos clave –
devengos, activos fijos,
PyG, u otras cuentas
sensibles para los
impuestos
GENERACIÓN DE
REPORTES
• Automatización de la descarga
de reportes específicos
• Enrutamiento basado en
eventos y planificación, y
distribución a las partes
interesadas
• Maridaje de datos de múltiples
sistemas

Inicio de sesión en el sitio web
Extracción de totales de la página
Descarga de archivos del sitio web
Subir archivo a una carpeta en la red
Procesar y generar informe
Comparar totales de la página web y el informe
Si coinciden los totales, todo está bien
Fuentes de datos dispersas
Elimina pasos manuales
Procesos manuales de balance diario

Automatización de cumplimiento
Incorporación de usuarios
Auditorías de Seguridad
Auditorías de usuarios expirados
Auditorías de usuarios inactivos
Auditorías de registros de eventos
Generación de reportes de cumplimiento
Planificado
Consistente

Gestión Segura de Transferencia de Archivos
FTP/SFTP/FTPS
Compresión
Encriptación
PGP/FIPS
Importar/Exportar Datos
ACH
Registro

Automatización de Help Desk y Service Desk
Restablecimiento de contraseñas
Ralentizaciones de la aplicaciones
¿Está funcionando una aplicación o web?
Internet caído
Reinicio de servidores
Instalación de actualizaciones y parches
Automatizar procesos de contingencia

Encuesta rápida
…Y COMPARTIMOS RESULTADOS EN UNOS SEGUNDOS …
¿Cómo definiría el grado de automatización de su empresa?
1) Muy bajo: Muchos procesos manuales o poco fiables
2) Bajo: Muchos procesos manuales que se podrían automatizar
3) Normal: Se han automatizado procesos
4) Alto: Empresa casi totalmente automatizada
Desde su posición actual, ¿dónde cree que la automatización puede
ayudar más a su compañía?
1) En mejorar la eficiencia del departamento de IT (Sistemas, Desarrollo, Operaciones)
2) En procesos/tareas manuales de Negocio (RRHH, Finanzas, Ventas, u otros)

¿Por dónde empezar? Algunos consejos
Caso de negocio: Arrancar con un QUICK-WIN
Proceso relevante
Proyecto con resultados rápidos
ROI claro
Seleccionar una herramienta
MUY fácil de usar
Principales errores:
No elegir el caso correcto
Querer automatizarlo todo

Elegir bien los candidatos para la Automatización
Criterio
Valor del criterio
Peso Descripción
9 3 1 0
Ahorro de
tiempo
24/7 crítico para
la operación del
negocio
Horas de trabajo,
importante para la
operación
Ahorra
puntualmente
tiempo a
múltiples
personas
Ahorra
puntualmente
tiempo a un
persona
10
Criticidad general del proceso para
el negocio – desde un ahorro de
tiempo individual hasta un
elemento necesario para el
crecimiento del beneficio
Frecuencia >1000 100 a 1000 10 to 100 < 10 8 Número de instancias por mes
Impacto de un
error
Alto Medio Bajo Mínimo 7
Impacto en el negocio de un error:
¿Impacta en cliente?
Esfuerzo para
Automatizar
Alto Medio Bajo Mínimo 6
Urgencia
Necesario
inmediatamente 5
Ciclo de vida de la
automatización
Permanente Más de 6 meses
Necesario
temporalmente
para una
migración
Uso único 4

Construyendo un Centro de Excelencia de Automatización
Medir
ROI
Entrenamiento y
habilitar NOC
Mejores
prácticas y
templates
Core Team Seguridad y
Auditoría
MEDIR Y
PROMOVER
FORTALECER
EQUIPOS
EXCELENCIA DE
PROCESOS
INFRAESTRUCTURA
PERSONAS CAPACIDADES
HA/DR
Gestión
Capacidad
Equipos
Funcionales
Comité de
decisión
Casos de
negocio
Área
automatización
Evangelistas

Todo empieza por… Evangelistas
La(s) persona(s) que ven que la automatización puede resolver
problemas de negocio en la empresa y lo promueven.
Detectan oportunidades de mejora.
“Educan” sobre los beneficios para el negocio.
Motivan a distintas áreas para hacer el proyecto.
Suelen coordinar un primer piloto para un caso de negocio concreto.
Que luego usan internamente para extenderlo a otros procesos.
Normalmente es alguien de IT: project managers, responsables de
aplicaciones, perfiles funcionales, el CIO…
¡¡Oportunidad!!
En muchas ocasiones se convierten en el responsable de una nueva
“área corporativa de automatización”

Construyendo un Centro de Excelencia de Automatización
Medir
ROI
Entrenamiento y
habilitar NOC
Mejores
prácticas y
templates
Equipo Principal (core team)
Seguridad y
Auditoría
MEDIR Y
PROMOVER
FORTALECER
EQUIPOS
EXCELENCIA DE
PROCESOS
INFRAESTRUCTURA
PERSONAS SISTEMAS
HA/DR
Gestión
Capacidad
Equipos
Funcionales
Comité de
decisión
Casos de
negocio
Área
automatización
Evangelistas
Área
automatización
De forma práctica,
para decidir qué
procesos
automatizar
Operaciones
atiende
incidencias de
automatización
Equipo experto dedicado a RPA.
1-15 personas
Análisis y desarrollo de nuevos procesos
Mantener procesos automatizados
Gestión de
cambio.
Plantillas de
análisis y
documentación
Negocio propone automatizar en
base a necesidades del negocio

BACKGROUND:
Carter Bank & Trust estaba gastanto demasiado tiempo en tareas manuales y
propensas a error.
Como banco en crecimiento, deciden que es imprescindible automatizar muchos de
estos procesos, como estrategia para soportar el crecimiento.
El CIO, Matt Speare, con experiencia previa en proyectos RPA confió en HelpSystems
para el proyecto.
300,000+
cuentas migradas
75
robots software en
producción
3,800% ROI
en menos de 5 meses
El banco consigue un ROI del 3.800% con el software RPA de HelpSystems, Automate
CASO ÉXITO DE RPA

Trabajo demasiado manual
en multiples áreas. Procesos
lentos y propensos a error.
Los detonante del proyecto
fueron los procesos de RRHH:
onboarding de nuevos
empleados y pago de
nóminas.
Múltiples personas
gestionaban estos procesos
de forma totalmente manual.
Hoy +75 robots ejecutan
procesos en toda la
compañía, ahorrando tiempo
y dinero.
Después del proyecto inicial,
se realizó un gran proyecto
de migración de sistemas,
automatización de gestión de
SLAs, y penalizaciones y
validaciones de datos.
Necesitaban una
herramienta de RPA flexible
y fácil de implementar,
escalar y mantener.
Se establece la
automatización como
estrategia, a partir de la
creación de un centro de
excelencia. Cultura de
“automatización primero” y
“Carter bots”
Conseguido ROI de 3.800%
en los primeros 5 meses. ROI
esperado de 5.000% al final
del primer año.
5FTE reasignados a otros
proyectos estratégicos.
Ahorros de $50.000 anuales
de penalizaciones por
incumplimientos de SLA.
Migrados +300.000 clientes
en horas.
Comité IT muy involucrado con
el negocio.
Analista de negocio dedicado
a encontrar oportunidades de
automatización
Encuesta en toda la compañia
para descubrir candidatos de
automatización
10 desarrolladores RPA
formados (part-time)
0.5 FTE manteniendo y
monitoreando los robots
existentes.
1 FTE construyendo nuevos
robots
Empresa: Carter Bank & Trust
Empleados: 1.000
“Nunca podríamos haber migrado 300.000 cuentas sin Automate. Aunque hubieramos
dedicado 100 personas 1 año, no hubiese funcionado. Te permite procesar información y
hacer comprobaciones que estás haciendo una y otra vez. Y nunca se cansa.
Por eso queremos a Automate.
-Matt Speare, CIO, Carter Bank & Trust
Retos Beneficios ResultadosSoluciónCoE
CASO ÉXITO DE RPA

Encuesta rápida
¿Qué ejemplos le gustaría ver en la demo?
1) Extraer datos de una factura PDF
2) Extraer info de precios de web (Amazon) y generar un informe Excel
3) Automatización con terminal (telnet, SSH, AS400 / Mainframe / UNIX)
4) Procesar archivos (SFTP, csv, …)
Si le hubiera gustado ver otros ejemplos, ¡escríbalo en el chat!

Demo personalizada
¿Le gustaría organizar una demo personalizada más detallada sobre Automate?

Estamos llegando al final…
Próximamente le enviaremos:
La grabación de este webinar
Guía: “15 formas en las que Automate puede resolver
problemas de IT y Negocio - Una guía con casos de uso
para 2019”
Solicite su demostración personalizada de Automate

https://www.helpsystems.com/es/cta/descargue-la-guia-de-casos-de-uso-de-automate

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Automate y descubra lo fácil que es comenzar a
automatizar procesos en su empresa.
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demostración personalizada, sin compromiso
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contacto@helpsystems.com
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