Rpa en 45 minutos

RPA en 45 minutos
Una introducción rápida a
Robotic Process Automation

Amplio portfolio de soluciones, en mercados en crecimiento
Proteja
• Evaluación de riesgo
• Anti-virus
• Monitorización de
eventos de Seguridad
• Gestión de
Identificación y Acceso
• Generación de
reportes de
cumplimiento
• Servicios Gestionados
de Seguridad
• Servicios Profesionales
de Seguridad
• Transferencia
gestionada de archivos
• EncriptaciónInforme
• Acceso a Datos
Empresariales
• Acceso a Datos Móviles
• Análisis de Operaciones
• Dashboards Ejecutivos y
Generación de Reportes
• Almacenamiento de Datos
Automatice
• Automatización de
flujos de trabajo
Procesos de Negocio
Redes
Eventos y Mensajes
Rendimiento
• Gestión de Backups de
Datos
• Gestión y
Monitorización
Remotas
• Gestión de la
Capacidad
• Gestión Documental

Presentador de hoy
Joan Blanch
Consultor Preventa Senior
joan.blanch@helpsystems.com
14 años de experiencia en proyectos de
automatización, monitorización y gestión de
seguridad.

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AGENDA DE HOY
¿Qué es Robotic Process Automation?
¿Qué automatizan las empresas?
¿Por dónde empezar?
Cálculo del ROI
RPA en acción (demo rápida)
Preguntas y respuestas
1.
2.
3.
4.
5.
6.

RPA es la tecnología que tiene como objetivo
principal reducir la intervención manual en el uso
de programas y aplicaciones informáticas,
automatizando funciones y tareas administrativas,
mecánicas y bien definidas, para dejar en manos
de los humanos aquellas cuestiones que requieran
interpretación o análisis.
No hablamos de máquinas compuestas por
engranajes y tuercas, hablamos de robots
software.
En RPA los robots son programas que controlan otros programas
Robotic Process Automation

Popularidad de RPA
Tendencias de crecimiento
El mercado RPA
alcanzará $443 millones
en 2017
Partiendo de $271
millones en 2016
Crecimiento de un 63%
este año
$1.2 Billones en 2021

Terminología y el lugar de RPA

RPA y otros enfoques de automatización
RPA es una nueva tecnología que permite automatización de procesos
de forma rápida y sin rediseñar los procesos
10
RPA comparado con enfoques tradicionales de transformación de procesos
Cambiosenlosprocesos
Velocidad y predictibilidad de ejecución

¿Qué es RPA?
 Automatizar tareas repetitivas
 con fuerza de trabajo digital
 de crecimiento ilimitado
 usando robots de software
 que trabajan con las personas
¡SIN MODIFICAR LOS
PROCESOS!
Las claves

¿Qué és RPA?
CLAVES DE RPA
Automatizar tareas manuales con
robots de software sin modificar
los procesos
Proyectos de ROI inmediato:
Ahorro de costes
Reducción errores
Liberar recursos
Rápidos de implementar

¿Qué automatizan las empresas?
APLICACIONES DE
NEGOCIO
Maximizar ROI en
aplicaciones
Extender capacidad de
automatización y planificación de
flujos multi-aplicación
Planificación de trabajos
Integración de datos y aplicaciones:
Managed File Transfer, FTP, ETL,
Web services, EAI, Email, JSON,
XML, …
AUTOMATIZACIÓNCORPORATIVA
SISTEMAS E
INFRAESTRUCTURA
Tareas repetitivas
en IT
Automatizar tareas IT que se
ejecutan manualmente o con scripts
sin visibilidad.
Monitorización + automatización=
reparar incidentes automaticamente
y mejora de SLAs.
Devops, Testing automático,
Backups, Automatización en cloud,
provisionamiento de usuarios, …
PRODUCTIVIDADDELPERSONAL
EQUIPOS Y
PERSONAS
Robotic Process
Automation
Tareas repetitivas de bajo valor
añadido realizadas de forma
manual.
Procesamiento de datos
Reporting
Call centers
Facturación
Pagos
Procesamiento pedidos
Escaneo / OCR

Systems & Infrastructure
TOTAL: 3.550
50% 50% 10%
RPA: Personas y equipos Aplicaciones de negocio Sistemas e infraestructura
Tasa de
renovación anual:
97.8%
Financial
and Banking
Healthcare Technology Manufacturing Retail
Transportation EducationTelecommunication Food and
Beverage
Government
Clientes por sector:
Algunos números de nuestros clientes

Usos comunes de RPA para IT
GESTIÓN DE ARCHIVOS
(FTP, SFTP, MFT)
• Procesamiento batch y
transferencia de archivos ad
hoc
• Sincronización, borrado y
vaciado de carpetas
• Seguridad y encriptación de
datos en reposo y
movimiento
• Reporting de auditoría
• Gestión centralizada de
flujos de datos
MONITORIZACIÓN
DE APLICACIONES
Y REMEDIACIÓN
• Monitorización diaria de
rendimiento y capacidad
de servidores
notificaciones de email
por incidencias en
servidores
• Reporting de rendimiento
de servidores
• Monitorización y uso de
entornos cloud
POLÍTICAS DE IT
Y FORMACIÓN
• Distribución y
enrutamiento de políticas
• Seguimiento de la
finalización y puntuación
de formaciones
REPORTING
• Creación de informes de
gestión estándar
• Distribución de informes
seleccionados a varios grupos
de usuarios
• Cálculos de varianza e
informes vs. datos del plan
GESTIÓN DE HELP
DESK Y SERVICIOS
• Creación y enrutamiento de
tickets
• Procesamiento, registro y
actualización de solicitudes
• Respuesta automatizada de
FAQs
• Ejecución automatizada de
tareas pre-aprobadas
• Automatización del proceso de
escalamiento
• Procesamiento de
notificaciones fuera de hora y
alertas
GESTIÓN DE
EVENTOS
• Monitorización y
reporting de eventos
• Resolución de eventos
de primer nivel
MONITORIZACIÓN
DE SEGURIDAD
• Gestión de amenazas y
vulnerabilidad
• Registro y reporting de incidentes
• Resolución de eventos de primer
nivel
GESTIÓN DE
ACCESOS E
IDENTIDAD
perfiles de usuario y
configuración
solicitudes nueva y de
alto nivel
• Gestión del proceso de
restablecimiento de
contraseñas
terminales
TESTING DE
APLICACIONES
• Prueba inicial de
rendimiento de la
aplicación
• Recolección de ratios de
feedback de usuarios
• Reporting
INSTALACIONES Y
ACTUALIZACIONES
DE SOFTWARE
• Automatización de solicitudes
de software y proceso de
aprobación
• Descarga y licenciamiento de
aplicaciones de software para
usuarios de negocio
• Instalación de software
aprobados en servidores y
estaciones de trabajo
designadas
• Descarga y monitorización de
actualizaciones de software
disponibles

Usos Comunes de RPA para Finanzas
PROCESO DE
COBROS
• Aprobación de créditos y
mantenimiento del
archivo maestro de
clientes
• Procesamiento y
enrutamiento de pedidos
• Procesamiento de recibos
en efectivo a cobrar
notificaciones de retrasos
en pagos
FINANZAS
OPERACIONALES Y
CONTABILIDAD
• Revisión del proceso de revisión
de aprobaciones para manejar
múltiples variaciones para
cuentas cliente
• Cálculo y procesamiento de
reembolsos
• Descarga de datos mensuales de
ventas detallados y cálculo de
comisiones
• Creación de archivos y emails
para obtener aprobaciones
• Publicación y libros mayores y
subsistemas
PREPARACIÓN
DE REVISIÓN
FINANCIERA
• Conexión y automatización
del movimiento de datos
desde sistemas y
consolidación para informes
ejecutivos
• Automatización de la limpieza
de datos para crear reportes
legibles
ENTRADAS
ESTANDAR EN
EL DIARIO
• Creación de entradas de
diario estándar mensuales
• Realización de analíticas de
validación
• Entradas en el ERP y
movimiento de datos
RECONCILIACIÓN
DE CUENTAS
• Descarga automatizada de
balances de subcuentas en
formato pre-aprobado
• Carga de datos de
transacciones de distintos sub-
sistemas y varios formatos
• Realización de validación de
datos y búsqueda y manejo de
excepciones
• Creación y balanceo de
entradas de diario y
remediación de discrepancias
RECONCILIACIÓN
INTERCOMPANY
• Verificación automatizada y
conciliación de balances
intercompany
• Búsqueda básica y reporte de
excepciones
• Creación de archivo de
excepciones y envío por email
para revisión y aprobación
CUMPLIMIENTO
REGULATORIO Y
REPORTING
• Pre-populación de reporting y
enrutamientos anuales complejos
• Captura y manipulación de datos para
soportar reportes regulativos generados
automáticamente
• Registro de auditoría de informes y
confirmación de recepción
RECONCILIACIONES
BANCARIAS
• Automatización de workflows
de descarga de saldos bancarios
para cuentas individuales
• Creación de archivos de texto y
almacenamiento en las carpetas
apropiadas
• Reconciliación de balances y
transacciones con subsistemas
core de finanzas
• Creación de entradas de diario
equilibradas para manejar
discrepancias
PLANIFICACIÓN Y
ANÁLISIS FINANCIERO
• Automatización y conexión de
previsiones utilizando datos
históricos y de mercado
• Carga de saldos en sistemas de
planificación de registro
• Creación de informes de
diferencia entre previsiones y
reales
PROCESO DE
CUENTAS A PAGAR
• Configuración y
mantenimiento de
proveedores
• Procesos de flujo de trabajo y
aprobaciones
• Procesamiento y preparación
de entrada de datos y pagos
• Automatización del
procesamiento de pagos y
archivos masivos de pago para
entradas al diario en
subsistemas
• Automatización de devengos
por departamento

Usos Comunes de RPA para Recursos Humanos
INCORPORACIÓN/
APROVISIONAMIENTO
DE USUARIOS
• Procesamiento de registros de
aplicaciones a través de la presentación
de la solicitud inicial
• Enrutamiento y automatización de los
procesos de notificación de nuevas
contrataciones
• Interacción con aplicaciones como
Active Directory para un procesamiento
de la información preciso y completo
• Uso de los datos de nuevas
contrataciones para disparar la
activación de la creación de
credenciales de usuario
ADMINISTRACIÓN
DE FORMACIÓN Y
DESARROLLO
• Revisión del estado de
certificaciones de empleados
contra los requisitos
• Notificación a empleados,
managers y cumplimiento de
requisitos de certificación
• Conexión de sistemas de gestión
del talento dispares
GESTIÓN DE
GASTOS Y
REEMBOLSOS
• Notificación y enrutamiento
de aprobaciones
• Requisitos lógicos basados en
reglas para el procesamiento
de estándares
• Notificación de anormalidades
y tendencias en los gastos
ANÁLITICA Y
REPORTING DE
GASTOS
• Captura y limpieza de datos
para la generación
automatizada de reportes
• Pre-populación de requisitos de
reportes periódicos complejos
• Auto-enrutamiento y entrega
de reportes repetitivos
• Registros de auditoría
automatizados para el
enrutamiento de documentos
DATOS DE
EMPLEADOS
entrada, transferencia y
terminación de empleados
• Limpieza de datos de
cambios de estado, de
nombre y otros cambios
VALIDACIÓN DE
TIEMPO REGISTRADO
• Revisión los registros de tiempo de
empleado diariamente para
precisión y terminación
• Enrutamiento de notificaciones de
información de empleado faltante
para solucionar errores y maximizar
la precisión de las nóminas
• Reportes automatizados y auditoría
para administrar el pronóstico del
uso de horas extras
GESTIÓN DE
REQUISITOS
• Comparación de requisitos de nuevas
contrataciones contra posiciones y
presupuestos aprobados
• Comparación de ofertas de sueldos
contra requisitos y presupuestos
aprobados
• Generación de reportes de conteo
continuo y plantilla
• Conexión de sistemas de gestión del
talento dispares
• Planificación y notificación de
procesos y planes de entrevista
• Gestión de flujos de necesidades
contratación
PROCESAMIENTO
DE NÓMINAS
• Ejecución de extractos
estándar de lotes de
nóminas y enrutamiento
de las nóminas para su
procesamiento
• Ejecutar validaciones
estándar de nóminas
contra los datos para
reducir la intervención
humana antes del cálculo
de bruto a neto
BENEFICIOS DE
EMPLEADOS
• Reconciliación de facturas de
proveedores contra la lista de
empleados
• Gestión de deducciones de
salariales a través de facturas
• Enrutamiento de solicitudes
vacaciones durante cada
periodo de pago
• Gestión y workflows del
proceso de periodo de pago
general

Usos Comunes de RPA para Impuestos
VALIDACIÓN DE DATOS
• Automatización del proceso
de validación de la
información mediante una
lista de control de ítems
• Auto-aseguramiento de datos
mediante la validación de
registros coincidentes
• Activos fijos o pagos
trimestrales
• Errores al manejar
escalamientos, notificaciones
y enrutamientos
ENTRADA DE DATOS
• Automatización de la entrada y
manipulación de datos en
formularios fiscales
• Movimiento de datos del
balance desde los libros
contables generales a sistemas
tributarios
• Automatización GUI de sistemas
tributarios para un manejo
eficiente y libre de errores 24/7
• Automatización de workflows
asociados con el procesamiento
de devoluciones de impuestos
eFILING
• Borrado de diagnósticos para
eFiling
• XML para devolver
reconciliación
• Impresión o emailing de
notificaciones de aceptación
o rechazo para eFiling
RECONCILIACIONES
• Aprovisionamiento para devolver
la reconciliación
• Identificación, alerta y
remediación de elementos no
reconciliados
• Comprobaciones automatizadas
de varios balances de impuestos
• Selección de elementos de
excepción y enrutamiento para su
revisión
• Reconciliación de balance y
transacciones en sistemas de
Finanzas
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
convenciones de nombres
estándar para seguir
políticas
• Mantenimiento de datos
históricos de impuestos
para auditoría
FORMATEO DE DATOS Y
DOCUMENTOS
• Formateo, corte y pegado para tener
los datos preparados para su entrada
• Manipulación de balances de prueba a
herramientas de impuestos
• Reembolso de saldos y entrada del
registro en los sistemas
EXTRACCIÓN
DE DATOS
• Extracción de balances de
libros y saldos clave –
devengos, activos fijos, PyG,
u otras cuentas sensibles
para los impuestos
GENERACIÓN DE
REPORTES
• Automatización de la
descarga de reportes
específicos
• Enrutamiento basado en
eventos y planificación, y
distribución a las partes
interesadas
• Maridaje de datos de
múltiples sistemas

Construyendo un Centro de Excelencia de Automatización
Medir
ROI
Entrenamiento y
habilitar NOC
Mejores
prácticas y
templates
Core Team Seguridad y
Auditoría
MEDIR Y
PROMOVER
FORTALECER
EQUIPOS
EXCELENCIA DE
PROCESOS
INFRAESTRUCTURA
PERSONAS CAPACIDADES
HA/DR
Gestión
Capacidad
Equipos
Funcionales
Comité de
decisión
Casos de
negocio
Área
automatización
Evangelistas

¿Por dónde empezar? Algunos consejos
Caso de negocio: Arrancar con un QUICK-WIN
Proceso relevante
Proyecto con resultados rápidos
ROI claro
Seleccionar una herramienta
MUY fácil de usar
Principales errores:
No elegir el caso correcto (relevante y automatizable)
Querer automatizarlo todo al inicio

Claves para seleccionar una herramienta
Elija una
herramienta muy
fácil de usar
Pero muy potente y con
multitud de integraciones
para ahorrar tiempo

Cálculo simple ROI – Caso de negocio
ANALISIS DE ROI DE AUTOMATIZACIÓN
PROCESO #1: Proceso de validación y liquidación de facturas
El gobierno regional debe abonar las facturas a sus proveedores. Salvo situaciones excepcionales, el pago de la factura
debe realizarse dentro de los siguientes 30 días por ley. Antes de hacerlo se deben validar que las facturas remitidas
por los proveedores son correctas con varios controles formales y fiscales que se realizan manualmente:
- Toda la información del proveedor es correcta (identificador, datos fiscales, etc.)
- El tipo de impuesto aplicado es correcto.
- Existe un presupuesto aprobado del cual realizar el pago
- Otros aproximadamente 30 controles, previos a realizar el pago
DESGLOSE DE COSTES - Realización manual del proceso Inputs
PERSONAS
Media de horas necesarias por persona y semana 16 horas
Número medio de personas realizando la tarea 3 personas
Coste/hora medio de las personas realizando la tarea 20,00 $
Ratio de reducción de intervención manual al automatizar el proceso 70 %
ERRORES
Media de errores manuales o retrasos / semana 1 errores
Coste medio de error 1000,00 $
COSTES - Realización MANUAL Semanal Anual
Coste en personal $ 960 49.920 $
Coste medio errores humanos / retrasos $ 1000 52.000 $
COSTE TOTAL ANUAL - MANUAL 101.920 $
COSTES - Proceso AUTOMATIZADO Semanal Anual
COSTE ANUAL en personal - AUTOMATIZADO $ 288 14.976 $
Hardware + Licencias software + Implementación XXX XXX $
Horas hombre
Errores humanos
¡ROI positivo
antes del primer
año!

Cálculo simple ROI
Otros beneficios:
Mejora de calidad y SLAs del proceso.
Motivación: Las personas no quieren
hacer tareas repetitivas de poco valor.
Se puede dedicar personas formadas a
otros proyectos.

Próximamente le enviaremos:
La grabación de este webinar
Recursos útiles sobre RPA:
[Guía] ¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos? Una guía sobre
RPA
[Portal] Información sobre RPA
[Video] Cómo ahorrar tiempo (y problemas) con la automatización de
tareas
[Información de Producto] Automate, la solución de RPA de HelpSystems
Hable con un Experto RPA

Guía de Automatización
Robótica de Procesos
www.helpsystems.com/es/cta/guia-sobre-
automatizacion-robotica-de-procesos-rpa
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www.helpsystems.com/es/soluciones/it-operations-
management/automatizacion-robotica-de-procesos
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