El documento presenta una descripción general de los departamentos de la Subgerencia Administrativa del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. Se identifican problemas como tiempos prolongados en procesos de adquisiciones, falta de unificación de criterios, y necesidad de mejorar infraestructura. Se proponen soluciones como establecer tiempos máximos, capacitaciones, y renovar equipos e infraestructura tecnológica para mejorar la eficiencia en un plazo de 6 meses.
2. MARCO NORMATIVO
• SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
• Acuerdo 1164/2005 de Junta Directiva
• Acuerdo 40/2012 de Gerencia (28 de diciembre de 2012) MANUAL GENERAL DE
ORGANIZACIÓN DEL INSTITUTO
• Resolución No. 0974-SGA/2014 (28 de julio de 2014) MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
• Resolución No. 0983-SGA/2014 (21 de julio de 2014) MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
4. • DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTOS
• Acuerdo 166 de Junta Directiva, cambia de nombre con el Acuerdo 432 de Gerencia
• Resolución No. 508-SGA/2016 (14 de septiembre de 2016) MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTOS
5.
6. • Problema
Procesos de adquisiciones con un tiempo de 136 días para aprobación de bases, lo
anterior sin incluir el tiempo que se estipula en la Ley de Contrataciones del Estado, para
los diferentes regímenes de Licitación y Cotización Pública. Dependencia de la eficiencia
de otras unidades técnicas, para la emisión de dictámenes según áreas de competencia.
Retraso en la adquisición de medicamentos o suministros, provocando desabastecimiento
en las unidades del Instituto.
• Capacidad Instalada
Personal que se encuentra laborando actualmente: 4 Profesionales, 32 Nivel Medio,
renglón 011 y 022; así mismo 6 personas en 029.
• Enfoque de solución
Determinar los parámetros de tiempo máximos que deben emplearse, reestructurando el
proceso y coordinación de las dependencias que participan en cada una de las fases del
flujo. Actualización de las necesidades y justificación de los expedientes en proceso.
Nombramiento del jefe de abastecimientos.
• Tiempo
En un período de seis meses cambios para lograr alcanzar eficiencia en los procesos.
Departamento de Abastecimientos
7. • Problema
Falta de unificación de criterios en el personal que se encuentra laborando en el
departamento y dependencias relacionadas, ocasionando demoras injustificadas
para agilizar los procesos de adquisiciones, como tiempos máximos en cada uno
de los procesos.
• Capacidad Instalada
Personal que se encuentra laborando actualmente: 4 Profesionales, 32 Nivel
Medio, renglón 011 y 022; así mismo 6 personas en 029.
• Enfoque de solución
Capacitaciones, control, evaluaciones, logrando una estandarización de criterios
para incidir en el problema. Fortalecer el departamento con plazas de nivel
profesional.
• Tiempo
En un período de seis meses capacitar, para lograr eficacia en cada uno de los
eventos.
Departamento de Abastecimientos
8. • DEPARTAMENTO DE SERVICIOS CONTRATADOS
• Acuerdo 1048 de Junta Directiva
• Resolución 363-SGA/2016 (16 de mayo de 2016) MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS CONTRATADOS
• Resolución 214/2014 (04 de febrero de 2014) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS CONTRATADOS
9.
10. • Problema
Procesos de servicios contratados con un tiempo de 80 días para aprobación de bases, lo
anterior sin incluir el tiempo que se estipula en la Ley de Contrataciones del Estado, para
los diferentes regímenes de Licitación y Cotización Pública. Falta de estandarización de
criterios para la elaboración de bases.
Retraso en la contratación de servicios, provocando la falta de atención a los afiliados del
Instituto.
• Capacidad Instalada
Personal que se encuentra laborando actualmente: 5 Profesionales, 11 Nivel Medio,
renglón 011 y 022 y 12 personas en 029
• Enfoque de solución
Determinar los parámetros de tiempo máximos que deben emplearse, reestructurando el
proceso y coordinación de las dependencias que participan en cada una de las fases de la
adquisición del servicio.
Actualización de las necesidades y justificación de los expedientes en proceso y maximizar
la ejecución de compra en las Unidades Médicas.
Capacitaciones, control, evaluaciones, logrando una estandarización de criterios para
incidir en el problema.
Departamento de Servicios Contratados
11. • DEPARTAMENTO LEGAL
• Acuerdo 1100 de Junta Directiva
• Resolución 220/2014 (31 de enero de 2014) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO LEGAL
13. • Problema
El departamento no abastece la demanda del apoyo técnico de las
dependencias y unidades que requieren de sus servicios.
Falta de control y seguimiento de los procesos legales, que permitan ser
eficiente en su gestión.
• Capacidad Instalada
Personal que se encuentra laborando actualmente: 13 Profesionales, 24 Nivel
Medio, renglón 011 y 022. Así mismo 33 personas en 029 .
• Enfoque de solución
Crear una estructura de gestión, de un nivel tipo Dirección, que permita
responder a las necesidades, definiendo la política y modelo de administración.
Revisar el convenio Organismo Judicial/IGSS, para mejorar el control y
seguimiento de los procesos legales.
Departamento Legal
14. • DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS
• Acuerdo 166 de Junta Directiva, luego cambia de denominación con el Acuerdo 1070 de Gerencia
• Resolución No. 1420-SGA/2014 (29 de septiembre de 2014) MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS
• Resolución No. 1421-SGA/2014 (29 de septiembre de 2014) MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS
15.
16. • Problema
No existe una estrategia de comunicación interna y externa, que evidencie la misión y
visión del Instituto, evitando la masificación de la información a todos los estratos
sociales que son atendidos a nivel nacional.
El departamento no posee la calidad profesional que se requiere para un servicio y
cobertura de la cantidad de las necesidades existentes.
• Capacidad Instalada
Personal que se encuentra laborando actualmente: Profesionales, Nivel Medio,
renglón 011 y 022. En 029 contratadas 11 personas.
• Enfoque de solución
Por el crecimiento que tiene el Instituto se debe crear una estructura de gestión,
conforme la operatividad de las relaciones públicas internas y externas. (Dirección).
• Tiempo
En un período de 6 meses lograr una estabilidad en la estrategia de comunicación que
debe existir y desarrollarse en la Institución .
Departamento de Comunicación Social
17. • DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE APOYO
• Acuerdo 166 de Junta Directiva, Acuerdos 1118, 1318 de Junta Directiva y Acuerdo 9-99 de
Gerencia
18. JEFATURA
SECCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Y ARCHIVO
DIVISIÓN DE
MANTENIMIENTO
DIVISIÓN DE
TRANSPORTES
TALLER DE
IMPRENTA
ÁREA DE
SERVICIOS VARIOS
ÁREA DE
MENSAJERÍA
ÁREA DE
VEHÍCULOS
ÁREA DE
SEGURIDAD Y
VIGILANCIA
ÁREA DE
MANTENIMIENTO
19. • Problema
La infraestructura física del Instituto se encuentra en un estado deficiente por rebasar
la vida media de funcionamiento optimo, mismo que demanda inversión en
mantenimiento y remodelaciones.
La división de mantenimiento tiene asignadas obras de arrastre para su ejecución,
mismas que se complicaron por los cambios en la Ley de Contrataciones.
Capacidad Instalada
Personal que se encuentra laborando actualmente: 2 Profesionales, 36 Nivel Medio,
renglón 011 y 022; 13 personas en 029.
• Enfoque de solución
Transferencias presupuestarias a las Unidades para cubrir sus necesidades, teniendo la
asesoría de personal de la división, como la ejecución en un tiempo, acorde a las
carencias y a las urgencias. Agilizar los procesos de Licitación para las obras de arrastre.
• Tiempo
En un período de cuatro meses, planificar, programar y ejecutar las modificaciones
presupuestarias, para trasladar recursos a la unidades.
Departamento Servicios de Apoyo
20. • Problema
Las unidades de transporte se encuentran en una vida media que necesita
renovación e invertir recursos en reparación y mantenimiento. Dotación de
combustible se encuentra racionada, pero existe un proceso de Licitación en
curso.
Capacidad Instalada
Personal que se encuentra laborando actualmente: 03 Profesionales, 70 Nivel
Medio, renglón 011 y 022.
• Enfoque de solución
Identificación de necesidades reales para la renovación del inventario vehicular.
Controles y seguimiento de las reparaciones como mantenimiento de los
vehículos.
• Tiempo
En un período de tres meses, realización de la identificación de las necesidades.
Departamento Servicios de Apoyo
21. • DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA
• Acuerdo 166 de JD, luego el Acuerdo 1079 de Gerencia y cambia de nombre con el 1840 de
Gerencia
• Resolución No. 1422-SGA/2014 (29 de septiembre de 2014) MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA
• Resolución No. 1423-SGA/2014 (29 de septiembre de 2014) MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA
22.
23. • Problema
Infraestructura informática, licencias, antivirus y equipo se encuentran al final de su
vida útil y necesitan ser renovados, para evitar problemas de almacenamiento de datos
y procesamiento de los mismos.
El departamento no posee la capacidad instalada profesional que se requiere para un
servicio y soporte de la cantidad de dependencias existentes. Esto relacionado con la
alta rotación de personal, se explica por los salarios no competitivos del Instituto.
• Capacidad Instalada
Personal que se encuentra laborando actualmente: 9 Profesionales, 42 Nivel Medio,
renglón 011 y 022. Así mismo 47 personas en 029.
• Enfoque de solución
Por el crecimiento que tiene el Instituto se debe crear una estructura de gestión,
acorde a las necesidades (Subgerencia), como a las exigencias actuales de las TIC’s.
Renovar la infraestructura informática previo a un diagnóstico externo altamente especializado.
• Tiempo
En un período de seis meses para lograr una estabilidad en la infraestructura y equipo
que se utiliza.
Departamento de Informática
27. Proceso Estructurado
• Recepción de Ofertas
• Calificación y Adjudicación
de Ofertas
• Notificación en
GUATECOMPRAS
• Período de
Inconformidades
Nombramiento
de Junta
• Aprobación o Improbación
de lo actuado por la Junta
• Tiempo estipulado para
interposición de Recursos
• No existiendo ninguna
objeción al evento
Resolución de la
Autoridad
• Notificación del Contrato
• Contrato Vigente
Aprobación del
Contrato
