(1) Microsoft Project es una herramienta para gestionar proyectos que permite organizar tareas, establecer relaciones entre ellas, asignar recursos y fechas. (2) El documento presenta un ejemplo práctico de cómo utilizar Microsoft Project para organizar las tareas de un proyecto de fabricación. (3) Además, explica otras funciones como añadir notas, establecer códigos EDT y tipos de tareas.

1. República Bolivariana de Venezuela
Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”
Sede Barcelona- Ingeniería Electrónica
MICROSOFT PROJECT
Informática
Profesora:
Amelia Malave
Nombre:
Jesús León
C.I: 30.953.580

2. Contenido
• Introducción
• Microsoft Proyect
• Usos del Microsoft Protject
• Ejemplo practico
• Otras opciones de tareas
• Conclusión

3. Introducción
Las habilidades de gestión de proyectos son altamente solicitadas en el ámbito laboral y
beneficiosas en entornos educativos. En la época actual, impulsadas por la globalización y la
inevitable expansión de los mercados provocada por el crecimiento de internet y las nuevas
tecnologías, las empresas se enfrentan cada vez con más competidores. Por lo tanto, deben
administrar sus recursos de forma efectiva para obtener una mayor rentabilidad.
Es esta realidad la que determina que para los estudiantes y profesionales sea esencial
aprender cómo gestionar proyectos, para de este modo convertirse en candidatos atractivos para
las compañías. Este objetivo puede lograrse mediante Microsoft Project.

4. Microsoft Project
Microsoft Project (o MSP) es la herramienta más usada a nivel mundial para gestionar
proyectos, con más de 20 millones de usuarios en todo el mundo. Este software fue lanzado en
1988 y desde entonces se ha perfeccionado mediante nuevas versiones.
Cada actualización incorpora nuevas configuraciones, que le permiten adaptarse a
diferentes tipos de empresas dependiendo de su sector, tamaño y las actividades que realizan, y
también a los diferentes tipos de proyectos que existen.
Fecha de lanzamiento de las versiones: 1992 (v3), 1993 (v4), 1995, 1998, 2000, 2002, 2003,
2007, 2010, 2013, 2016 y 2019.

5. Usos del Microsoft Project
Con esta herramienta es posible administrar proyectos, y gestionar la asignación de tareas
y recursos para cualquier tipo de proyecto o empresa. Además, este puede utilizarse para
administrar el presupuesto, repartir la carga de trabajo entre varios integrantes e incluso dar
seguimiento a lo que cada uno de ellos realiza. Con esta herramienta podemos gestionar proyectos:
• Comerciales: montar un nuevo negocio, crear nuevo producto…
• Financieros: mejorar la rentabilidad de una empresa, invertir en bienes raíces…
• Civiles: construir una nueva sucursal, remodelar una oficina…
• De auditoria: diseñar un nuevo proceso, documentar procesos existentes…
• De capacitación: potenciar habilidades blandas de los colaboradores, mejorar manejo de
plantillas de calculo de un Depto.,…
• De ingeniería: crear un nuevo prototipo, solucionar fallas críticas recurrentes,…
• Personales: manejar el presupuesto del hogar, vacacionar con la familia…

6. Importancia del Microsoft Project
Para la ingeniería electrónica y para cualquier ingeniería en general es muy importante
saber manipular este software, principalmente porque permite organizar una idea. gracias a ella se
le puede dar luz verde a un trabajo, se puede desarrollar un plan desordenado de un prototipo a un
proyecto bien organizado. Además nos puede facilitar la atención a todos los detalles, administrar
de forma eficiente los recursos y detectar vulnerabilidades.
Lo que hace a esta herramienta tan efectiva es el hecho de que permite la realización de
una planificación exhaustiva, con la que pueden atenderse todos los detalles al mismo tiempo y así
mejorar la toma de decisiones. Es debido a estas utilidades que este software es especialmente útil
tanto en entornos educativos como laborales, y por tanto, aprender a usarlo resulta imprescindible
en la actualidad.

7. Ejemplo practico
Para realizar cierto proyecto la empresa Ensambline S.A. ha de ejecutar las siguientes
operaciones:
• Transportar los materiales necesarios al taller de fabricación para elaborar los componentes T y S
(duración: 1 día)
• Fabricar el componente S (duración fija de 3 días, es necesario 5 trabajadores).
• Fabricar el componente T (esfuerzo fijo: 100 horas-hombre).
• Transportar el componente S al taller de ensamble (1 día).
• Transportar el componente T al taller de ensamble (1 día).
• Transportar los materiales necesarios al taller de fabricación para elaborar el componente R (1
día).
• Fabricar el componente R (esfuerzo fijo: entre 140 horas-hombre). Una vez fabricado , deberá
permanecer un día sin moverse hasta que se endurezcan ciertos adhesivos .
• Ensamblar el componente ST (ensamble de S y T) (esfuerzo fijo: 80 horas-hombre).
• Transportar el componente R al taller de ensamblaje (1 día).

8. Ejemplo practico
Información previa:
En esta practica se esta realizando una
introducción a la gestión de proyectos con
Microsoft Project. La misma estará centrada
únicamente el área de tareas, aunque también
puede organizarse en varias partes del proyecto,
tales como: áreas de recursos, áreas de
seguimiento y áreas de informe.
Área de tareas:
• Definir el proyecto
• Definir periodos laborables generales
• Crear una lista de las tareas del proyecto
• Organizar tareas en fases
• Programar tareas
• Vincular o adjuntar más información sobre
tareas
• Agregar columnas de información
personalizada
• Establecer fechas límite y delimitar tareas

9. Definir y ver características
principales del proyecto
Se programa desde la fecha de
comienzo y se asigna el calendario
laboral adecuado
Opción: Programar a partir
de/Fecha de comienzo del proyecto
(ajusta la fecha de comienzo del
proyecto)
Opción: Programar a partir
de/fecha de finalización del
proyecto (ajusta la fecha de
finalización)
Opción: Calendario: permite
seleccionar el calendario laboral

10. Definir períodos laborables
generales
Hay tres calendarios por defecto (Estándar, Turno
de noche, 24 horas):
Estándar: está establecido de lunes a viernes, de
9:00 a.m. a 7:00 p.m. con dos horas libres a
mediodía.
Turno de Noche: El calendario laboral está
establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00
a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de
3:00 a 4:00 de la mañana.
24 horas: está determinado para períodos de 24
horas todos los días de la semana, sin detenerse.
Podemos modificar el calendario estándar para
indicar que el día 06/01/2012 será festivo, de
modo que MS Project no programe trabajo para
ese día. Para ello, seleccionamos el botón
Cambiar tiempo de trabajo en la ficha Proyecto.

11. Crear una lista de las tareas
del proyecto
Accedemos a la vista diagrama de
Gantt (seleccionar Diagrama de
Gantt en el grupo lógico Ver, dentro
de la ficha Tarea). Antes de
comenzar a introducir el listado de
tareas del proyecto, recordamos
siempre indicar a MS Project que
programe las tareas en modo
automático.
Con ello conseguiremos que MS
Project calcule de manera
automática las fechas de comienzo
y finalización de las tareas a partir
de las restricciones de
programación que vaya
incorporando al proyecto.
Para ello, nos situamos en la barra horizontal de la parte
inferior de la pantalla y localizamos el botón “NUEVAS
TAREAS”. Hacemos clic sobre él y seleccionamos la
opción “Programada automáticamente”.

12. Crear una lista de las
tareas del proyecto
Una vez seleccionada la programación automática de tareas, ya podemos comenzar a introducir
el listado de tareas del proyecto. Para ello, escribimos la lista de tareas en la columna “Nombre
de tarea”:

13. Organizar tareas en fases
Incluimos una tarea resumen (Fabricación ST) que
englobe las tareas (Fabricación de T, Fabricación de
S, Transporte de T, Transporte de S y Montaje de ST).
Para organizar las tareas de forma jerárquica,
definiendo tareas y sub-tareas, se deben realizar
sangrías.
A continuación, introducimos el nombre de
la tarea resumen (en este caso, “Fabricación
de ST”). El aspecto del proyecto debería ser
similar al de la siguiente figura:

14. Programar tareas
1. Asignar duraciones a las tareas.
2. Establecer relaciones de
precedencia a las tareas.
3. Interpretación de la solución.
Asignar duraciones a las tareas.
Especificamos las duraciones de las tareas. Para ello hay
dos opciones: (1) escribir directamente sobre la columna
(Duración) en la vista de Gantt, (2) hacer doble-clic sobre
la tarea (en la tabla, no en el Gantt) para abrir el cuadro
de diálogo de la tarea. En cualquier pestaña de este
diálogo hay disponible un campo de texto para introducir
la duración.
Al introducir las duraciones se puede indicar si son días
(ejemplo 5d) semanas (ejemplo 1s) u horas (ejemplo
40h).

15. Programar tareas
1. Asignar duraciones a las tareas.
2. Establecer relaciones de
precedencia a las tareas.
3. Interpretación de la solución.
Establecer relaciones de precedencia a las
tareas.
en el diagrama de Gantt, hacemos clic sobre la barra
correspondiente a la tarea precedente y arrastramos
hasta la barra de la tarea sucesora:

16. Programar tareas
1. Asignar duraciones a las tareas.
2. Establecer relaciones de
precedencia a las tareas.
3. Interpretación de la solución.
Interpretación de la solución.
Configuramos opciones de visualización del Gantt para ver el
camino crítico y apreciar mejor los detalles de programación.
Vemos también las estadísticas del proyecto.
Para poner barras verticales en el diagrama de Gantt: ficha
Formato / Cuadrícula:

17. Programar tareas
1. Asignar duraciones a las tareas.
2. Establecer relaciones de
precedencia a las tareas.
3. Interpretación de la solución.
Interpretación de la solución.
Para ver camino crítico, vamos a la ficha Formato y
marcamos la casilla Tareas críticas

18. Programar tareas
Project también puede ofrecernos
información sobre la holgura de las tareas del
proyecto. Para ello, en la vista Diagrama de
Gantt, localizamos la columna derecha de la
tabla(Agregar nueva columna). Seleccionamos
el campo Margen de demora total (que es el
nombre con el que Project 2016 se refiere a la
holgura total de una tarea).
Comprobamos que, efectivamente, las tareas críticas se
corresponden con tareas que tienen holgura total igual a
cero. En este punto de la práctica, el diagrama de Gantt
obtenido debería ser similar al mostrado en la siguiente
figura:

19. Programar tareas
Para ver estadísticas del proyecto
(duración, porcentaje completado, etc.):
accedemos a la ficha Proyecto /
Información del proyecto / botón
Estadísticas. El resultado debe ser el
siguiente:

20. Vincular o adjuntar más
información sobre tareas
Introducimos una nota para describir la
tarea resumen “ Fabricar ST ”.
Para añadir notas a tareas: hacer clic-
botón-derecho sobre la tarea,
seleccionar Notas de tareas… e
introducir la nota.
Agregar columnas de
información personalizada
Visualizamos el código EDT, que identifica a las
tareas de forma unívoca, en la vista de Gantt y
lo modificamos para que tenga el siguiente
formato “RST-LetraNúmero” (el número
corresponde a sub-tareas).
El código EDT nos sirve para representar la
posición de la tarea asociada en la estructura
jerárquica del proyecto. Los códigos EDT son
similares a los números de esquema, también
son únicos, solo se puede tener un EDT por
tarea.

21. Agregar columnas de
información personalizada
Para ver el código EDT: añadir más
columnas a la vista: hacemos clic sobre el
encabezado de la columna situada más a la
derecha en la tabla de la vista Diagrama de
Gantt (Agregar nueva columna) y en la lista
desplegable seleccionamos EDT.
Para modificar el código EDT para que quede de la forma
RST-letra-número: en la ficha Proyecto, clic sobre el
botón EDT y seleccionamos Definir código. Se debe
conseguir:

22. Establecer fechas límite y
delimitar tareas. Otras opciones
de tarea
Para delimitar tareas, abrimos el
cuadro de diálogo de tareas:
hacemos doble clic sobre la tarea.
Aparecerá el diálogo de la figura
de abajo. Seleccionamos la
pestaña Avanzado. En ella se
puede indicar Tipo de delimitación
(Lo antes posible, Lo más tarde
posible, No comenzar antes de,
etc.).

23. Establecer fechas límite y
delimitar tareas. Otras opciones
de tarea
Diferenciamos entre tareas de
duración fija y trabajo fijo
(esfuerzo fijo: la asignación de
recursos determina la duración de
la tarea).
Existen tres tipos de tareas:
Unidades fijas, Trabajo fijo,
Duración fija. Unidades se refiere a
unidades de recurso asignada,
trabajo se refiere al esfuerzo.

24. Establecer fechas límite y delimitar tareas. Otras opciones de
tarea
En este punto, el resultado de la práctica debería ser similar a la siguiente figura:
• En todas las tareas, después de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la fórmula
[Duración = Trabajo/Unidades]. En cualquier tarea, se puede elegir el miembro de la ecuación que
calcula Project estableciendo el tipo de tarea (duración fija, unidades fijas o trabajo fijo).

25. Otras opciones de tarea
En el ejemplo practico anterior pudimos observar como se organiza un proyecto con
respecto al área de tareas. Sin embargo, en el mismo ejemplo se puede seguir el mismo protocolo
para llevarle seguimiento a otras áreas del proyecto, es decir, que podemos abrir otras pestañas
para organizar los “trabajos secundarios” por así decirlo, como por ejemplo: recursos, seguimiento,
o un plan de informe.
Ejemplo:
Mientras que el área de tareas se encargaba de una vista general del proyecto, el área de
recursos podía especificarse en asignar personas y equipamientos para realizar tareas. Así mismo, al
realizar un archivo de seguimiento podemos guardar un plan previsto, realizar un control de su
ejecución e incorporar información sobre su situación real en una fecha determinada. Y así
sucesivamente.

26. Conclusión
Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible y
está diseñada en módulos en los que se incluyen equipos de trabajo, calendarios y finanzas del
proyecto. La finalidad es ayudar a los usuarios a plantear objetivos realistas y realizar un
seguimiento de todas las actividades y acciones para supervisar su progreso.
Es una herramienta muy útil para la gestión eficiente de dirección de proyectos y carteras.
Como ya hemos visto, Project se utiliza en varios sectores, pero es especialmente interesante para
la industria de la ingeniería y construcción.
Trabajar con esta aplicación nos permite organizar la información para la asignación de
tiempos a las tareas, los recursos y costos asociados, tanto de trabajo como materiales del proyecto.
De esta manera, nos permite respetar los plazos sin sobrepasar el presupuesto y conseguir así los
objetivos marcados.