Cobaq Plantel 7 Grupo 3.4 Herramientas de informatica y Administracion de Oficina

2. Administración de oficina
 Bloque 2: Ayudando a el gerente
 Bloque 3: Preparación de documentos
Sistemas de Informática
 Sistemas
 Ciclo de vida de un sistema
 Sistemas de información abiertos y cerrados
 Derechos de autor
 Publisher
 Cronología de hoja de calculo y procesador de texto

3. Bloque 2: Ayudando al gerente
¿Quién es el asistente administrativo?
Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar el buen
funcionamiento de una oficina o empresa realizando labores
administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar las
actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes
correspondientes.

4. Cualidades
Morales
Intelectuales
Físicas
Sociales

5. Cualidades morales:
Conocimiento de la misión y objetivos de la empresa con la que colabora.
Capitación y actualización profesional permanente
Cultura general leer artículos, periódicos y revistas nacionales, así como otros países
para estar al día en la formación o escuchar los noticiarios.
Concentración en actividades que se realizan, para evitar errores.
Ser receptivo
Comunicarse con efectividad.
Tener tacto para manejar ciertos conflictos
Capacidad de observación del lenguaje corporal de tus interlocutores.
Iniciativa

6. Cualidades morales ejemplos:
· Responsabilidad
· Empatía
· Tacto
· Entusiasmo
· Veracidad
· Honradez
· Cooperación
· Flexibilidad
· Discreción
· Respeto
· Efectividad
· Paciencia
· Sinceridad
· Tolerancia
· Solidaridad
· Gratitud

7. Cualidades intelectuales:
Las habilidades intelectuales se refiere a las diferentes cualidades de
la personalidad que constituyen la premisa para la ejecución de una
actividad con éxito. Son el conjunto de aptitudes que optimizan el
conocimiento de nuevos conocimientos, como por ejemplo; observar,
conceptuar, describir, argumentar, clasificar, comparar, analizar, seriar,
inferir, sintetizar o generalizar
.

8. Cualidades físicas:
Excelente presentación personal esta refleja no solamente
con una ropa adecuada al clima, el puesto y la edad,
sino también por el estado de salud, la complexión física
antes era por estética hoy en la actualidad es importante
en virtud de que se disminuyes factores de riesgo a su
salud que pueden provocar enfermedades
cardiovasculares o crónicas degenerativas.

9. Cualidades sociales:
SON IMPORTANTES:
· Ser practico y realista.
· Mostrar interés por trabajo
· Capacidad para trabajar en equipo. El individualismo en el
mundo empresarial moderno es obsoleto
· Actitud positiva.
· Habilidad para dirigir , distribuir tareas y coordinar el trabajo de
personas a tu cargo
· Simpatía y cortesía en el trato con las personas
· Estabilidad emocional
· Facilidad para adaptarse a las situaciones que se presenten.
· Sentido del humor
· Tolerancia

10. Proceso de comunicación:

11. ¿Como actúa el asistente administrativo
Como enlace de comunicación?
Se dice que actúa como enlace debido a que
generalmente es el intermediario entre el jefe y el
personal . Esto quiere decir que es el que comunica
al personal ,toda decisión de los superiores ,
actividad o noticia mantiene el flujo de
comunicación.

12. ¿Cómo se anticipa a las necesidades de
su jefe?
 Ser competentes
 Estar dispuestos a todo
 Poner peculiar atención al jefe con la finalidad de
detectar algunas necesidades antes de que se
hagan evidentes

13. ¿Cómo actúa como filtro en la oficina?
 El asistente administrativo no tiene la
facultad de gestionar mas bien de
revisar acorde a las ordenes dadas y así
administrar correctamente

14. ¿Qué es un paradigmas?
Como paradigma denominamos todo aquel modelo,
patrón o ejemplo que debe seguirse en determinada
situación.
El concepto de paradigma se utiliza comúnmente como
sinónimo de “ejemplo” o para hacer referencia en caso
de algo que se toma como “modelo". En principio se tenía
en cuenta en el campo, tema, ámbito, entre dos
personalidades u otros.

16. Bloque 3: Preparación de documentos
¿Cómo se prepara o elabora un buen
escrito ?
 Determinar la dinámica: tener claridad a ello
que se va a escribir
 Investigar sobre el tema : tener una
perspectiva de lo que se va a hablar
 Encabezar subtemas : escribir bien incluye
saber que va a decir . Lo que puede
desarrollar en diferentes tipos de párrafo ,
algunos de ellos son : Argumentativo ,
,Conceptual, Cronológico, Explicativo y
descriptivo .
 Revise : Leer una y otra vez el texto le permitirá
encontrar errores y así poder modificarlos .

17. Como preparar un buen documento

23. Ejemplo de circular:

31. Si no eres el dueño de la cuenta del banco receptor, contacta al
beneficiario y pide que te proporcione la información completa. Si
la institución donde posees los fondos cuenta con el servicio de
banca en línea y posees un “registro en línea” inicia sesión en tu
cuenta. Busca la sección llamada "Transferencias" una vez que
inicies sesión. Haz clic en “transferencias externas” o "Transferencias
fuera del banco" o en un enlace similar. Si decides por la
transferencia electrónica en línea, ingresa cuidadosamente el
código de identificación bancaria del receptor y el número de
cuenta del banco. Detalla la cantidad a ser transferida. Ingresa el
número en el cuadro indicado, asegúrate de que la cantidad es
correcta. Si escribes 150 refiriéndote a ciento cincuenta dólares,
asegúrate de ello, ya que algunos bancos lo entienden como "US$
1.50".Elige la velocidad o nivel de urgencia de la transferencia.
Algunos bancos ofrecen múltiples tipos de transferencia, como
transferencias en el mismo día, al día siguiente o transferencias de
tres días. Las tarifas de las transferencias aumentan con la
velocidad. Hecho todo lo anterior aparecerá un cuadro de dialogo
de confirmación. Revisa los detalles de la transferencia y confirma
la transacción. Algunos bancos o cooperativas de crédito no
aceptan transferencias electrónicas que deban ser completadas el
mismo día. Por lo que es prudente que consultes con el banco
receptor antes de iniciar la transferencia si tu o el beneficiario
planean contar con el efectivo el mismo día.

33.  Sistemas:
 Sistema transaccional:
Son los trabajos rutinarios y base principal
de cualquier organización.

34.  Sistema de apoyo a la toma de
decisiones:
 El objetivo principal de este sistema, es
ayudar a agrupar y acomodar la
información generada en los sistemas
transaccionales.

35.  Sistema estratégico:
 Sistemas que manejan la información de
toda la organización, de modo que se
puede utilizar para ser mas competitivo,
renunciando a algunas cosas para
alcanzar el objetivo propuesto.

36.  Sistemas de información:
 Abiertos:
Parte de la teoría general de sistemas, un
sistema que sin restricciones, recibe como
entrada información, energía, usuarios o
materia prima. Los sistemas nunca son
totalmente abiertos o cerrados, si no que van
de mas cerrados a mas abiertos.

37.  Ciclo de vida de un sistema.
Ciclo de
vida de
un
sistema
Investigación
preliminar
Análisis
Diseño sistema
Desarrollo
Pruebas de
sistema
Implementación.

38. Investigación preliminar:
 Realizar una serie de tareas previas que
influirán decisivamente en la finalización
con éxito del proyecto.
 Análisis:
 Averiguar qué es exactamente lo que tiene
que hacer el sistema. La etapa de análisis
en el ciclo de vida del software
corresponde al proceso mediante el cual
se intenta descubrir qué es lo que
realmente se necesita y se llega a una
comprensión adecuada de los
requerimientos del sistema.

39. Diseño del sistema:
 Se han de estudiar posibles alternativas de
implementación para el sistema de
información que hemos de construir y se ha
de decidir la estructura general que tendrá
el sistema (su diseño arquitectónico). El
diseño de un sistema es complejo y el
proceso de diseño ha de realizarse de
forma iterativa.

40. Desarrollo:
 Seleccionar las herramientas adecuadas,
un entorno de desarrollo que facilite
nuestro trabajo y un lenguaje de
programación apropiado para el tipo de
sistema que vayamos a construir. La
elección de estas herramientas dependerá
en gran parte de las decisiones de diseño
que hayamos tomado hasta el momento y
del entorno en el que nuestro sistema
deberá funcionar.

41. Prueba de sistemas:
 Tiene como objetivo detectar los errores que se
hayan podido cometer en las etapas anteriores
del proyecto (y, eventualmente, corregirlos). La
búsqueda de errores que se realiza en la etapa de
pruebas puede adaptar distintas formas, en
función del contexto y de la fase del proyecto.

42. Implementación:
 Debemos de planificar el entorno en el que
el sistema debe funcionar, tanto hardware
como software: equipos necesarios y su
configuración física, redes de interconexión
entre los equipos y de acceso a sistemas
externos, sistemas operativos y bibliotecas.
 Estas etapas son un reflejo del proceso que
se sigue a la hora de resolver cualquier tipo
de problema.

43. Derechos de autor:
 En la terminología jurídica, la expresión
“derecho de autor” se utiliza para
describir los derechos de los creadores
sobre sus obras literarias y artísticas. Las
obras que se presentan a la protección
por derecho de autor van desde los
libros, la música, la pintura, la escritura y
las películas hasta los programas
informáticos, la base de datos, los
anuncios publicitarios, los mapas y los
dibujos técnicos.

44. ¿Qué puede protegerse por derecho
de autor?
 La legislación no suele contener una lista
exhaustiva de las obras que empara el derecho
de autor. No obstante, en términos generales,
entre las obras habitualmente protegidas por el
derecho de autor en todo el mundo están las
siguientes.

45.  Las obras literarias como las novelas, los
poemas, las presentaciones escénicas,
las obra de referencias los artículos
periodísticos.
 Los programas informáticos y la base de
datos.
 Las películas, las composiciones
musicales y la coreografía.
 Las obras artísticas como los cuadros, los
dibujos, las fotografías y las esculturas.

46.  La arquitectura
 Los anuncios, los mapas y los dibujos
técnicos.
La protección del derecho de autor
abarca solo las expresiones, pero no las
ideas, procedimientos, métodos de
operación o conceptos matemáticos en
si. El derecho de autor puede emparar o
no elementos como los títulos, los lemas o
logotipos, dependiendo de que la
paternidad de la obra sea suficiente.

47.  Publisher
¿Para que sirve?
 Es un programa
diseñado para crear
calendarios, folletos, curri-
culums, etc. Aunque no es un programa
especialmente de diseños, es para
usuarios que no poseen mucho
conocimiento de diseño grafico.

48.  ¿Qué es?
 Aplicación o programa de autoedición
de Microsoft difiere del procesador de
textos.

49. ¿Cuándo fue creado?
 Para ser mas precisos en el año 1991,
fecha donde fue publicada la primera
versión de la aplicación.

50. ¿Qué características tiene?
 Contiene plantillas
 Formas (delinear círculos, cuadros , etc.)
 Contiene arte de palabras “WordArt”
 Tiene para compartir sus documentos
 Puede publicar en HTML.

51. ¿Cómo buscar crear modificar una
plantilla?
1. Abra la publicación que quiera usar como plantilla.
2. Clic en Archivo>Guardar como y examine la unidad “C”.
3. En cuadro “Nombre” de archivo, escriba
4. Guarde.
 Modificar
1. Clic en Archivo>Nuevo
2. Haga clic en PERSONAL y después, clic en el nombre de la plantilla
3. Realice los cambios que quiere en la plantilla
4. Clic en archivo

52. Cronología de Word
 1981. Se da inicio al programa.
 1981. Primera versión de Microsoft Word.
 1983. Word 1.0 salió al mercado en octubre
de 1983.
 1987. Mejora e rendimiento y ofrecía un
nuevo aspecto visual.
 1989. Word para Windows.
 1993. Word 6.0 mejora en la resolución de pantalla de 800x600 mp.
 1995. Word 95 tenia una resolución de pantalla de 800x600.
 97-98. Word fue creado a mediados de 1997 y lanzado al mercado
en 1998.
 1999. Word 2000, con la salida de Windows 2000.
 2001. Word 2002, la versión word 2002 emigro a la misma época.
 2003. Este editor viene incluido en el paquete de office (Excel,
PowerPoint, Access, etc).
 2006. Es el antepenúltimo editor lanzado al mercado en el 2007.
 2009. Microsoft Word es actualmente (2009) líder absoluto.
 2010. Word 2010 versión de la Suite Ofimática Microsoft.

53. Cronología de hoja de calculo
 1978. Nace VisiCalc, la primera hoja de calculo.
 1982. Multiplan, es la antecesora de Excel.
 1983. Fue lanzada y desarrollada por la empresa lotus
 1985. Microsoft Excel 1.0 fue utilizada para computadores
personales Apple Macintosh
 1987. Microsoft Excel 2.0 fue diseñado para MSDOS 3.0 y windows
2.0
 1990. Microsoft Excel 3.0 esta versión incluye libros de trabajo
 1992. Microsoft Excel 4.0 incluye un set de herramientas estadísticas
 1993. Microsoft Excel 5.0 es considerable como una de las mejores
actualizaciones
 1995. Microsoft Excel 7.0 disponible para windows 95
 1997. Microsoft Excel 8.0 es conocido como Excel 97
 1999. Microsoft Excel 9.0 es conocida como Excel 2000
 2001. Microsoft Excel 10.0 se conoce como Excel 2002 o XP
 2003. Microsoft Excel 11.0 conocido como Excel 2003
 2007. Microsoft Excel 12.0 se conoce como Excel 2007
 2010. Microsoft Excel 14.0 tiene mejor calidad

54. Bibliografías:
 https://www.santanderrio.com.ar/banco/online/personas/pagar-y-
transferir/transferencias/inmediatas
 https://mentory.online/2013/10/las-4-secciones-en-la-redaccion-de-la-
minuta-de-trabajo.html
 https://www.google.com.mx/search?rlz=1C1AVFA_enMX769MX769&biw=160
0&bih=789&tbm=isch&sa=1&ei=srH0W5P2NY_usQWHj4zwCQ&q=orden+del+
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 https://www.canaltrabajo.com/que-debe-contener-una-convocatoria
 https://www.significados.com/paradigma/
 http://www.filosofia.org/enc/ros/cualm.htm
 https://neuvoo.com.mx/neuvooPedia/es/asistente-administrativo/
 http://www.filosofia.org/enc/ros/cualm.htm
 https://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_(documento)

55. Conclusiones:
Creemos que tanto como la informática y la
administración se relacionan para el funcionamiento
de la empresa , al realizar documentos y maquinas
para así tener un control adecuado que de
beneficios a la empresa y tener presente que las
acciones que realizaremos se han correctas para
sostener la empresa .
Además que con este proyecto podemos fomentar
el conocimiento sobre ciertas aplicaciones y usos
que se le pueden dar a PowerPoint , Publisher, entre
muchos otros útiles programas ya sea durante la vida
diaria o en un futuro en una empresa.