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La PMO y La estrategia
de gestión de proyectos
JAIME GARCÍA CASTRO, PMP, IC3PM
1
LA OFICINA DE PROYECTOS
2
Contenido
¿Por qué estamos acá?
Que es la PMO
Alcance de la PMO
Implementando la estrategia
LA OFICINA DE PROYECTOS
¿Qué problemas vive la gerencia de
proyectos? – Situación Actual
Proyectos por fuera del proceso de administración
organizacional
El rol del gerente de proyecto es subestimado
La alta gerencia desconoce que requiere dar soporte
Los gerentes de proyecto se sienten frustrados
Diferentes métodos de gerencia de proyectos que frustran
a los clientes
Cultura organizacional que no reconoce la gerencia de
proyectos
Métricas imposibles de medir o indefinida
Sin Herramientas para el control de los proyectos
El éxito de los proyectos se basa en las
capacidades individuales y no las colectivas
3
LA OFICINA DE PROYECTOS
Situación deseada
Proyectos hacen parte del proceso de administración
organizacional
El rol del gerente de proyecto es reconocido o definido
El soporte de la alta gerencia es consistente
Los gerentes de proyecto se sienten frecuentemente
motivados
Existen métodos de gerencia de proyectos que satisfacen
a los clientes
Cultura organizacional que soporta la gerencia de
proyectos
Métricas definidas
Herramientas estándares para el control de los proyectos
La organización genera capacidades colectivas
para el aprendizaje y la ejecución de
proyectos.
4
LA OFICINA DE PROYECTOS
5
Una PMO se define como.....
Una estructura organizacional que asiste a la gerencia de
proyectos y la empresa en el logro de los objetivos de negocio,
tecnológicos y financieros proporcionando soporte en la
iniciación, planeación, ejecución, control y cierre de los
proyectos.
LA OFICINA DE PROYECTOS
6
La PMO..
• Administra los recursos del proyecto y mantiene metodologías,
estándares y procedimientos dentro del mismo.
• Desarrolla, selecciona y mantiene herramientas de gerencia de
proyectos, plantillas y métricas.
• Provee entrenamiento en gerencia de proyectos
• Es la casa de los gerentes de proyectos, donde encuentran el
respaldo necesario para administrar sus proyectos dentro del
plazo, costo y calidad requeridos, por medio de la utilización
de métodos y procesos de planeamiento, acompañamiento y
control
LA OFICINA DE PROYECTOS
7
Los principales procesos o actividades
Herramientas centralizadas
Gobierno y patrocinio
Métodos y plantillas
Cronogramas maestros
Comités de calidad
Análisis de riesgos
Control de reportes y administración
Seguimiento y control
Métricas
Reportes de status
Comunicaciones
Administración de calidad
Entrenamiento y orientación
Administración de problemas
Administración del alcance
Administración de los cambios
LA OFICINA DE PROYECTOS
1. ¿De que depende..?
Depende de:
Relevancia de la gestión de proyectos
Madurez Organizacional
Dedicación de Equipos a proyectos
Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos
Características organizacionales
Estructura
Sector/Industria
Estrategia organizacional
8
LA OFICINA DE PROYECTOS
¿De que depende..?
Depende de:
Relevancia de la gestión de proyectos
Madurez Organizacional
Dedicación de Equipos a proyectos
Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos
Características organizacionales
Estructura
Sector/Industria
Estrategia organizacional
9
LA OFICINA DE PROYECTOS
Relevancia de la Gestión
Madurez de la gerencia de proyectos
Dedicación de Equipos a proyectos
Frecuencia e importancia de los proyectos
10
LA OFICINA DE PROYECTOS
Modelos de Madurez Organizacional
¿Que es la madurez? Es un estado alcanzado
Tiene un numero limitado de niveles de madurez
Cada nivel de madurez tiene un orden secuencial
Cada nivel de madurez posee unos requisitos
No es un paso a paso
No es una lista de chequeo
11
LA OFICINA DE PROYECTOS
¿Para que nos sirven los Modelos de
Madurez?
Bench mark
Desarrollar una estrategia
Aseguramiento
12
LA OFICINA DE PROYECTOS
Modelos de Madurez de Gerencia de
Proyectos
OPM3, desarrollado por el PMI en 2003
Harold Kesenr
Modelo Madurez Gestión de Proyectos: MMGP
13
LA OFICINA DE PROYECTOS
OPM3
OPM3 tiene tres dominios: Proyectos, Programas y Portafolios.
El grado de estandarización de los procesos utilizados define el Nivel de Madurez Organizacional
en Gestión de Proyectos.
14
LA OFICINA DE PROYECTOS
PASOS PARA EL OPM3
PASO 1: Prepararse para el assessment. Incluye reconocer a OPM3® como estándar de madurez.
PASO 2: Llevar adelante el assessment. Incluye reconocer las Mejores Prácticas, identificar
Capacidades, OE´s y obtener resultados.
PASO 3: Diseñar el Plan de Mejoras. Consiste en las acciones para desarrollar las Capacidades de las
Mejores Prácticas seleccionadas.
PASO 4: Implementar las mejoras. Es la etapa donde los cambios deben ser aplicados. No se debe
perder de vista cuánto influyen estos cambios en el recorrido por los Niveles de Madurez.
15
LA OFICINA DE PROYECTOS
Modelo de madurez HAROLD KERZNER
En 2001; Harold Kerzner publico una adaptación de modelo de madurez el Project Management
Maturity Model (PMMM) bajo la filosofía del international Institute for learning (ILL).
16
LA OFICINA DE PROYECTOS
17
LA OFICINA DE PROYECTOS
Según Kerzner, su modelo de madurez que propone para evaluar una organización, está basado en las
siguientes características:
•Relación directa entre la planificación estratégica de la organización y procesos de A.P.
•Guía para hacer de la administración de proyectos un instrumento estratégico.
•Proporciona un marco para que las empresas evalúen su progreso mediante la evolución por niveles.
•Está basado en el modelo de madurez CMM y en el PMBOK. (Estándares Internacionales)
•Aplicación de cuestionario
•Existe una base de datos extensa de organizaciones que lo han utilizado y cuyos resultados están
disponibles en forma anónima para su comparación.
•No evalúa madurez de programas y cartera de proyectos.
18
LA OFICINA DE PROYECTOS
MMGP
El Modelo de Madurez en Gerencia de Proyectos es un instrumento formal, que mide la
madurez de la administración o gerencia de los proyectos en una organización. valora la
organización a la que se le aplica el modelo utilizando Un conjunto de herramientas y mediante
un proceso cuantitativo se ubica la organización en una escala que va desde uno más bajo hasta
cinco (5) más alto; cada nivel de esa escala refleja un estado de madurez que se manifiesta
mediante un conjunto de características.
19
LA OFICINA DE PROYECTOS
Nivel de Madurez
1Procesos no confiables:
Poco soporte organizacional.
El éxito de los proyectos
depende en las habilidades
de individuos y no de un
equipo. No hay procesos
mínimos de gerencia
2 Procesos Informales: Hay
procesos mínimos pero sin
estándares. La
implementación difiere de
proyecto a proyecto.
3 Procesos parciales :
Existencia de lineamientos y
metodología de project
management. En la gran
mayoría de los proyectos se
utilizan los lineamientos y
metodología. Apoyo de la
gerencia. Procesos y roles
definidos
4 Procesos Estandarizados:
Integración del ciclo de vida
de los proyectos. La
metodología es usada por
toda los proyectos. La
gerencia controla los
proyectos.
5 Optimización de procesos:
Análisis regular y
optimización de las practicas
de project management.
Los proyectos soportan el
plan estratégico de la
compañía.
20
LA OFICINA DE PROYECTOS
Evalúa
Procesos de gerencia
Gobernabilidad de los proyectos
Efectividad de la gestión
Ambiente institucional
21
LA OFICINA DE PROYECTOS
¿De que depende..?
Depende de:
Relevancia de la gestión de proyectos
Madurez Organizacional
Dedicación de Equipos a proyectos
Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos
Características organizacionales
Estructura
Sector/Industria
Estrategia organizacional
22
LA OFICINA DE PROYECTOS
Dedicación de Equipos
¿La dedicación es parcial o completa?
¿Los gerentes de proyectos son parciales o completos?
¿Son de la misma área o diferentes áreas?
23
LA OFICINA DE PROYECTOS
¿De que depende..?
Depende de:
Relevancia de la gestión de proyectos
Madurez Organizacional
Dedicación de Equipos a proyectos
Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos
Características organizacionales
Estructura
Sector/Industria
Estrategia organizacional
24
LA OFICINA DE PROYECTOS
Características de los proyectos
¿La práctica de proyectos son un estándar o la excepción?
¿el core del negocio está basado en la ejecución de proyectos?
¿La práctica de proyectos es generalizada o centralizada?
¿Todas las iniciativas se consideran proyectos? ¿solo algunos?
¿% de éxito o fracaso de los proyectos? ¿causas?
25
LA OFICINA DE PROYECTOS
¿De que depende..?
Depende de:
Relevancia de la gestión de proyectos
Madurez Organizacional
Dedicación de Equipos a proyectos
Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos
Características organizacionales
Estructura
Sector/Industria
Estrategia organizacional
26
LA OFICINA DE PROYECTOS
Estructura
¿La estructura es matricial? ¿Proyectizada? ¿funcional?
¿La operación es centralizada o distribuida?
¿Qué porcentaje de la estructura trabaja en proyectos?
27
LA OFICINA DE PROYECTOS
Organizacional Funcional
Alta
Gerencia
Gerente
funcional
Staff
Staff
Staff
Gerente
funcional
Staff
Staff
Staff
Gerente
funcional
Staff
Staff
Staff
28
LA OFICINA DE PROYECTOS
Organizacional Matricial
Alta
Gerencia
Gerente
funcional
Staff
Staff
Gerente
Proyecto
Gerente
funcional
Staff
Staff
Staff
Gerente
funcional
Staff
Staff
Staff
29
LA OFICINA DE PROYECTOS
Organizacional Proyectizada
Alta Gerencia
Gerente
Proyecto 1
Staff
Gerente
Proyecto 2
Staff
Gerente
Proyecto 3
Staff
30
LA OFICINA DE PROYECTOS
¿De que depende..?
Depende de:
Relevancia de la gestión de proyectos
Madurez Organizacional
Dedicación de Equipos a proyectos
Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos
Características organizacionales
Estructura
Sector/Industria
Estrategia organizacional
31
LA OFICINA DE PROYECTOS
Sector/Industria
◦ ¿Es una industria estable? ¿En crecimiento?
◦ ¿Es una industria atractiva o adversa al riesgo?
◦ ¿Es un mercado competido o con altas barreras de entrada?
32
LA OFICINA DE PROYECTOS
¿De que depende..?
Depende de:
Relevancia de la gestión de proyectos
Madurez Organizacional
Dedicación de Equipos a proyectos
Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos
Características organizacionales
Estructura
Sector/Industria
Estrategia organizacional
33
LA OFICINA DE PROYECTOS
Estrategia Empresarial
¿Cómo se formula y controla la estrategia?
¿Que porcentaje de los proyectos aportan a
la estrategia?
¿Que tanto de la estrategia se soporta en
proyectos?
¿Estrategia de crecimiento? ¿diversificación?
¿reducción?
34
LA OFICINA DE PROYECTOS
Situación Futura Vs Actual de la gestión
de proyectos
Análisis sistémico
Causas y Efectos
Árbol de realidad Actual
¿Qué problemas de la gestión de proyectos enfrentas?
¿Cuáles quieres resolver primero?
Árbol de Realidad Futura
35
LA OFICINA DE PROYECTOS
Situación futura de la gestión de
proyectos en términos de …
Procesos de gerencia
◦ Conceptualización
◦ Priorización
◦ Gestión
◦ Cierre
◦ Medición
Gobernabilidad de los proyectos
◦ Sponsor
◦ Comités
◦ Gerentes
◦ Equipos
◦ PMO
Efectividad de la gestión
◦ Resultados
◦ Costos
◦ Beneficios
Ambiente institucional
◦ Herramientas
◦ Apoyo
◦ Inversión
36
LA OFICINA DE PROYECTOS
Taller de Realidad Actual
37
LA OFICINA DE PROYECTOS
Recuerda: La Estructura
Soporta la Estrategia
38
LA OFICINA DE PROYECTOS
2. Diseñe Estrategia de Gestión de
Proyectos y Alcance de la PMO
Gestión del portafolio de proyectos
Dirección de programas
Dirección de proyectos
Tipos de PMO
39
LA OFICINA DE PROYECTOS
Gestión del Portafolio de Proyectos
Criterios de Selección
Criterios de Salida
Comunicación del Desempeño
Medición ROI
Asignación de recursos
Programas vs proyectos
Métodos de priorización
Staff de recursos y control
Status del portafolio de proyectos
Seleccionar Gerentes
Proceso de selección de gerentes
Contribución a objetivos estratégicos
40
LA OFICINA DE PROYECTOS
Dirección de Programas
Diseño de programas
Procesos de gerencia de programas
Estrategias de comunicación y control de componentes
Cuantificación de beneficios
41
LA OFICINA DE PROYECTOS
Dirección de Proyectos
Diseño de Procesos de Gerencia
Entrenamiento
Registro
Lecciones Aprendidas
Herramientas
42
LA OFICINA DE PROYECTOS
Tipos de PMO
43
LA OFICINA DE PROYECTOS
Estación meteorológica
Confusión causada por diferentes tipos de informes elaborados por distintos directores de
proyectos, con jergas variadas.
Este tipo de PMO apenas informa la evolución de los proyectos, pero no intenta influenciarlos
Su misión es informar. La estación de control de no está autorizada a decir a los gestores de
proyectos y a sus clientes cómo y qué hacer
Responde a preguntas tales como: ¿cómo está nuestro proyecto? ¿Cuánto ya gastamos de
nuestro presupuesto hasta aquí? ¿Cuáles son nuestros riesgos?
Este tipo de PMO también puede ser responsable por mantener una base de datos con
documentos históricos de proyectos y lecciones aprendidas.
44
LA OFICINA DE PROYECTOS
Torre de Control
Se usa cuando:
◦ La organización tienen problemas de entrenamiento de personal (el entrenamiento puede existir, pero
no se traduce en aplicación),
◦ Metodologías caras y poco utilizadas;
◦ Altos ejecutivos con poca comprensión o visión equivocada sobre dirección y gestión de proyectos; l
◦ Lecciones aprendidas no utilizadas en nuevos proyectos;
◦ Uso y cambio constantes de cualquier método y herramientas,
En este caso, el director de la PMO da la dirección a los gestores de proyectos.
Cada director maneja su estación pero debe seguir las instrucciones de la torre de control
45
LA OFICINA DE PROYECTOS
Torre de Control
Los directores prestan mucha atención a la torre de control, pues la estación puede fallar si las
reglas no son seguidas.
La torre de Control establece la metodología de gestión de proyectos, incluyendo gestión de
riesgo, definición de roles y responsabilidades, comunicación, gestión de objetivos, lecciones
aprendidas y herramientas.
También es responsable por la consultoría interna, en el sentido de garantizar que la metodología
será seguida, y por la constante mejora en los procesos.
46
LA OFICINA DE PROYECTOS
Pool de Recursos – Comandante de
Escuadrón
Es preferible para:
◦ Organizaciones cuyo negocio es hacer proyectos necesitan estar permanentemente atentas a la
capacitación de su personal en gestión de Proyectos
◦ Es fundamental para la empresa que los gerentes de proyectos sean bien seleccionados, bien
entrenados y que permanezcan en la empresa.
◦ La participación del gestor de una PMO es bastante fuerte. Él indica a los directores de proyectos
cuándo entrar en la estación de control.
◦ Todos los directores deben estar en estrecha consonancia y controlando las variables en una misma
dirección.
47
LA OFICINA DE PROYECTOS
Pool de Recursos – Comandante de
Escuadrón
Un “pool de Recursos” ofrece un conjunto de gestores de proyectos con habilidades necesarias
para administrar los diferentes tipos de proyectos para los cuales fueron designados, así como
una supervisión para garantizar que estas habilidades serán efectivamente aplicadas.
El director del pool de Recursos debe ser el responsable por designar los gestores a los
respectivos proyectos y el pool de Recursos es la única fuente disponible en la empresa.
Los ejecutivos no pueden contratar gestores de proyectos que no sean del pool de Recursos o,
por lo menos, sin consultar al director.
El director del Equipo de pool de Recursos es la autoridad máxima en lo que respecta a sus
funcionarios.
48
LA OFICINA DE PROYECTOS
Unidad de Negocio
La PMO es la unidad de negocio que dirige y controla los proyectos.
Otras áreas de apoyo soportan a la PMO.
Es propia de organizaciones dedicadas a proyectos
La PMO está en línea con la jerarquía de la operación
Los gerentes provienen de la unidad de negocio.
49
LA OFICINA DE PROYECTOS
Estudio de Mini Casos
50
LA OFICINA DE PROYECTOS
Crear la PMO es un
proyecto en si mismo
RECOMENDACIONES
51
LA OFICINA DE PROYECTOS
3. Crear la Estrategia y la PMO
Plan del proyecto
1. Declaración
2. Charter del proyecto
3. Recopilar Requisitos
4. Alinear Interesados
5. Alcance de PMO
6. Gestión del cambio
7. Gestión de la Dirección
8. Gestión de proveedores
52
LA OFICINA DE PROYECTOS
1. Declaración (SOW) de la necesidad
Identifica los problemas que quiere resolver
◦ Haga una lista de los problemas o situaciones que quiere resolver
◦ Haga una lista de oportunidades a aprovechar
◦ Situación deseada
53
LA OFICINA DE PROYECTOS
2. Charter
Justificación
Beneficios Esperados
Riesgos de la implementación
Requerimientos de alto nivel
Sponsor
Gerente del proyecto
54
LA OFICINA DE PROYECTOS
Alinear Interesados
Gerente
del
proyecto
Tecnología
RRHH
Calidad
Planeación
Operaciones
Proveedores
Otros
gerentes
Clientes
55
LA OFICINA DE PROYECTOS
Recopile requerimientos
Provea un marco de trabajo para el mejoramiento
Focalícese en el desarrollo de mejores prácticas
Compárese contra el mercado y otras empresas del mismo sector
56
LA OFICINA DE PROYECTOS
Alcance del Proyecto de Implementación
Características de la Estrategia y la PMO
Entregables de la implementación
Criterios de Aceptación
Supuestos
Restricciones
Exclusiones
57
LA OFICINA DE PROYECTOS
Características de la Estrategia y la PMO
Permite encontrar el lugar en la jerarquía
Da autoridad y responsabilidad
Define los procesos
58
LA OFICINA DE PROYECTOS
Alcance de la PMO: Características del
producto
Métodos y Estándares
•Herramientas
•Formatos
•Crea
•Mejora
•Asegura
Administración del
Portafolio
•Formula
•Selecciona
•Prioriza
•Evalúa
Nivel de Autoridad
•Auditoría
•Dirección
•Interventoria
•Reportes
•Asesora
Asignación de recursos
•Asigna
•Registra
•Evalúa
Registro y Documentación
•Registra
•Archiva
Coaching y Entrenamiento
•Mentoring
•Entrenamiento
•Asesora
59
LA OFICINA DE PROYECTOS
Portafolio: Conjunto de proyectos o programas que se agrupan para facilitar para cumplir con
los objetivos estratégicos del negocio
Pueden estar relacionados indirectamente y tener interdependencia o no.
Administración del Portafolio
60
LA OFICINA DE PROYECTOS
Identificación del
problema/oportunidad
Formulación del
proyecto
Elaboración caso de
negocio
Aprobación –
Evaluación Ex Ante
Priorización Inicio
Proceso de Aprobación
61
LA OFICINA DE PROYECTOS
Criterios de Priorización
URGENCIA
BENEFICIOS
4
3
4
.
1
4.
2
2
1
5
7
6
8
9
1
0
62
LA OFICINA DE PROYECTOS
Estrategia de Implementación
63
LA OFICINA DE PROYECTOS
Avance Portafolio 30 Dic.
Proyecto % Cumplimiento Cronograma % Cumplimiento Entregables % Cumplimiento Presupuesto
El Bosque NA 100% 100%
Boston 76% 83% 100%
Betania N.A 100% N.A.
San Francisco 85% 50% 100%
La Florida 97% 100% 85%
97% 93% 99%
96% 93% 100%
Comunicación del Status
64
LA OFICINA DE PROYECTOS
Funnel de Proyectos
Definir Ejecución
El Bosque
Boston
Betania
San Francisco
La Florida
Control de
Cambio
El cero
Recuperación En cierre
Proyecto 1
65
LA OFICINA DE PROYECTOS
Implem
entació
n del
modelo
Aplicación
ante la
cámara
colombiana
del libro
para
obtener
ISBN
Plan de
implem
entació
n del
modelo
Iniciació
n de la
aplicaci
ón de la
Ley
Aplicación
ante el
ICFES para
obtener el
ISNN
Aplicación
ante la cámara
colombiana
del libro para
obtener ISBN
Modelo
de
Negocio
incluyend
o manejo
de
Impuestos
Corporativ
os
Aplicación
ante el ICFES
para obtener
el ISNN
Modelo de Negocio incluyendo manejo de
Impuestos Corporativos
Plan de
implementación
del modelo
Implementación del modelo Iniciación de la
aplicación de la Ley
Road Map de Proyectos
66
LA OFICINA DE PROYECTOS
67
Riesgos del Portafolio
P
R
O
B
A
B
I
L
I
D
A
D
% IMPACTO EN OBJETIVOS DEL PROYECTO
LA OFICINA DE PROYECTOS
Alcance de la PMO: Características del
producto
Métodos y Estándares
•Procesos
•Formatos
•Crea
•Mejora
•Asegura
Administración del
Portafolio
•Formula
•Selecciona
•Prioriza
•Evalúa
Nivel de Autoridad
Interventoría
•Auditoría
•Dirección
•Reportes
•Asesora
Asignación de recursos
•Asigna
•Registra
•Evalúa
Registro y Documentación
•Registra
•Archiva
Coaching y Entrenamiento
•Mentoring
•Entrenamiento
•Asesora
68
LA OFICINA DE PROYECTOS
Definiendo el Alcance de la PMO -
Integración
Desarrollar el Project
Charter
Desarrollar el plan de
gestión del proyecto
Dirigir el trabajo Monitorear el trabajo
Realizar el control
integrado de cambio
Cerrar el proyecto
Formato del Charter
Apoyar la creación del
charter
Directrices de la
gestión de proyectos
Apoyar la creación del
plan
Procedimiento
estándar de c. de c.
Formatos de reportes
Ser Parte del CCC
Recopilar reportes
Directrices del cierre
Sesión de lecciones
aprendidas
Registro de
documentos
69
LA OFICINA DE PROYECTOS
Definiendo el Alcance de la PMO -
Alcance
Plan de gestión del
alcance
Levantar
Requerimientos
Definir Alcance
Realizar la WBS
Controlar Alcance Verificar Alcance
70
LA OFICINA DE PROYECTOS
Definiendo el Alcance de la PMO -
Tiempo
Plan de gestión del
cronograma
Listar Actividades
Secuenciar Actividades
Estimar recursos
Estimar Duración
Desarrollar cronograma Controlar cronograma
Directrices de la gestión
del cronograma
Métodos de estimación
y tolerancia
Suministro de licencias
de software
Técnicas de control y
reporte.
71
LA OFICINA DE PROYECTOS
Definiendo el Alcance de la PMO –
Costo
Plan de gestión del costo Estimar Costo
Crear Presupuesto
Controlar Costos
Directrices de la gestión
del alcance
Métodos de estimación
y tolerancia
Bases de datos de costos
Técnicas de control y
reporte.
72
LA OFICINA DE PROYECTOS
Definiendo el Alcance de la PMO –
Comunicación y Stakeholders
Identificar Stakeholder Crear plan de gestión de
interesados
Crear plan de gestión de
comunicaciones
Gestionar compromiso
de stakeholders
Gestionar
comunicaciones
Controlar la gestión del
compromiso
Controlar las
comunicaciones
Ayuda a identificar SH
Formato de registro de
SH
Directrices de la gestión
de SH y Comunicaciones.
Ayuda a gestionar SH
Archiva comunicaciones
Revisa log de issues
Técnicas de control y
reporte.
73
LA OFICINA DE PROYECTOS
Definiendo el Alcance de la PMO - RRHH
Elaborar plan de
recursos humanos
Reclutar Equipo Desarrollar el equipo Gerenciar el equipo
Directrices para la
gestión del RRHH
Suministra Calendario de
recursos
Suministra hojas de vida
Entrega recursos
Capacita o entrega
documentos de
entrenamiento
Solución de conflictos
Suministra modelos de
evaluación
74
LA OFICINA DE PROYECTOS
Definiendo el Alcance de la PMO-
Calidad
Planear la Calidad Aseguramiento de
calidad
Control de calidad
Directrices de la gestión
de la calidad
Herramientas de gestión
de Calidad
Realiza Auditorias
Suministra Check list
Técnicas de control y
reporte.
75
LA OFICINA DE PROYECTOS
Definiendo el Alcance de la PMO –
Riesgo
Planeación de la gestión
del riesgo
Identificación del riesgo Análisis del riesgo
Planeación de la
respuesta
Controlar el riesgo
Directrices de la gestión
del riesgo
Suministra RBS genérica
y registros de otros
proyectos
Ayuda a identificar
riesgos (primarios y
secundarios)
Formato del registro de
riesgos
Suministra RAM
Ayuda a generar
respuestas a riesgos y
planes de contingencia
Técnicas de control y
reporte.
Actualiza base de datos
riesgos
Identifica nuevos riesgos
76
LA OFICINA DE PROYECTOS
Definiendo el Alcance de la PMO-
Adquisiciones
Planear Adquisiciones Efectuar Adquisiciones Controlar Adquisiciones Cerrar adquisiciones
Directrices de la gestión
de contratación
Revisa documentos de
contratación (pliegos,
contratos)
Suministra técnicas de
evaluación de
proveedores
Realiza auditorias e
inspecciones
Técnicas de control y
reporte.
Archiva documentos
77
LA OFICINA DE PROYECTOS
Alcance de la PMO: Características del
producto
Métodos y Estándares
•Procesos
•Formatos
•Crea
•Mejora
•Asegura
Administración del
Portafolio
•Formula
•Selecciona
•Prioriza
•Evalúa
Nivel de Autoridad
Interventoría
•Auditoría
•Dirección
•Reportes
•Asesora
Asignación de recursos
•Asigna
•Registra
•Evalúa
Registro y Documentación
•Registra
•Archiva
Coaching y Entrenamiento
•Mentoring
•Entrenamiento
•Asesora
78
LA OFICINA DE PROYECTOS
Nivel de Autoridad
Posición en la compañía
Niveles de reporte
◦ Roles de Planeación
◦ Roles de Control
◦ Roles de Auditoria
◦ Roles de Asesoría
◦ Roles de recuperación
◦ Roles de Patrocinio
79
LA OFICINA DE PROYECTOS
Alcance de la PMO: Características del
producto
Métodos y Estándares
•Procesos
•Formatos
•Crea
•Mejora
•Asegura
Administración del
Portafolio
•Formula
•Selecciona
•Prioriza
•Evalúa
Nivel de Autoridad
Interventoría
•Auditoría
•Dirección
•Reportes
•Asesora
Asignación de recursos
•Asigna
•Registra
•Evalúa
Registro y Documentación
•Registra
•Archiva
Coaching y Entrenamiento
•Mentoring
•Entrenamiento
•Asesora
80
LA OFICINA DE PROYECTOS
Asignación de recursos
Realiza Inventario de recursos
Registro la asignación
Distribuye recursos
Evalúa desempeño
81
LA OFICINA DE PROYECTOS
Alcance de la PMO: Características del
producto
Métodos y Estándares
•Procesos
•Formatos
•Crea
•Mejora
•Asegura
Administración del
Portafolio
•Formula
•Selecciona
•Prioriza
•Evalúa
Nivel de Autoridad
Interventoría
•Auditoría
•Dirección
•Reportes
•Asesora
Asignación de recursos
•Asigna
•Registra
•Evalúa
Registro y Documentación
•Registra
•Archiva
Coaching y Entrenamiento
•Mentoring
•Entrenamiento
•Asesora
82
LA OFICINA DE PROYECTOS
Registro y Documentación
Mantenimiento de base de datos de proyectos
Archiva Registros (riesgos, issues, interesados)
Archiva lecciones aprendidas
Registro de líneas base
83
LA OFICINA DE PROYECTOS
Alcance de la PMO: Características del de
la PMO
Métodos y Estándares
•Procesos
•Formatos
•Crea
•Mejora
•Asegura
Administración del
Portafolio
•Formula
•Selecciona
•Prioriza
•Evalúa
Nivel de Autoridad
Interventoría
•Auditoría
•Dirección
•Reportes
•Asesora
Asignación de recursos
•Asigna
•Registra
•Evalúa
Registro y Documentación
•Registra
•Archiva
Coaching y Entrenamiento
•Mentoring
•Entrenamiento
•Asesora
84
LA OFICINA DE PROYECTOS
Coaching y Entrenamiento
Desarrollo de programas de formación (solo o con otras áreas)
Consejería para proyectos
Evaluación de roles y personas
Desarrollo de una cultura de gerencia de proyectos
Inversión
85
LA OFICINA DE PROYECTOS
Alcance del Proyecto de Implementación
: Entregables del proyecto
Métodos y
Estándares
Procesos
Formatos
Herramientas
Instructivos
Administración
del Portafolio
Matrices
Portafolio
Método de
Priorización
Procesos
Nivel de
autoridad
Roles y
responsabilidades
Indicadores de
PMO
Jerarquía
Asignación de
recursos
Portafolio de
recursos
Hojas de vida
Procesos
Registro y
Documentación
Repositorio
Reglas de registro
Coaching y
Entrenamiento
Materiales
Documentos
86
LA OFICINA DE PROYECTOS
Alcance de la PMO: Supuestos,
Restricciones y Exclusiones
Alcance de la etapa
Plazo de entrega
Condiciones frente a otros estándares de la organización y la industria
Elementos Fuera del alcance
Posición en la estructura organizacional
87
LA OFICINA DE PROYECTOS
Plan de gestión del cambio
organizacional
Sentido de Urgencia
Visión de cambio
Plan de entrenamiento
Diseñe victorias tempranas
88
LA OFICINA DE PROYECTOS
Construya el plan de dirección del
proyecto
Gestión de comunicaciones
Gestión de interesados
Gestión de calidad
Gestión de riesgos
Control de cambios
89
LA OFICINA DE PROYECTOS
Plan de gestión del Proveedores (si
aplica)
Diseño de procesos
Gestión del cambio
Herramientas de gestión
Capacitación en gerencia de proyectos
90
LA OFICINA DE PROYECTOS
¿Preguntas?
Gracias
JAIME GARCIA CASTRO
@PROYECTODIARIO
GARCIA@LODP.CO
91
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  • 1. La PMO y La estrategia de gestión de proyectos JAIME GARCÍA CASTRO, PMP, IC3PM 1 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 2. 2 Contenido ¿Por qué estamos acá? Que es la PMO Alcance de la PMO Implementando la estrategia LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 3. ¿Qué problemas vive la gerencia de proyectos? – Situación Actual Proyectos por fuera del proceso de administración organizacional El rol del gerente de proyecto es subestimado La alta gerencia desconoce que requiere dar soporte Los gerentes de proyecto se sienten frustrados Diferentes métodos de gerencia de proyectos que frustran a los clientes Cultura organizacional que no reconoce la gerencia de proyectos Métricas imposibles de medir o indefinida Sin Herramientas para el control de los proyectos El éxito de los proyectos se basa en las capacidades individuales y no las colectivas 3 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 4. Situación deseada Proyectos hacen parte del proceso de administración organizacional El rol del gerente de proyecto es reconocido o definido El soporte de la alta gerencia es consistente Los gerentes de proyecto se sienten frecuentemente motivados Existen métodos de gerencia de proyectos que satisfacen a los clientes Cultura organizacional que soporta la gerencia de proyectos Métricas definidas Herramientas estándares para el control de los proyectos La organización genera capacidades colectivas para el aprendizaje y la ejecución de proyectos. 4 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 5. 5 Una PMO se define como..... Una estructura organizacional que asiste a la gerencia de proyectos y la empresa en el logro de los objetivos de negocio, tecnológicos y financieros proporcionando soporte en la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre de los proyectos. LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 6. 6 La PMO.. • Administra los recursos del proyecto y mantiene metodologías, estándares y procedimientos dentro del mismo. • Desarrolla, selecciona y mantiene herramientas de gerencia de proyectos, plantillas y métricas. • Provee entrenamiento en gerencia de proyectos • Es la casa de los gerentes de proyectos, donde encuentran el respaldo necesario para administrar sus proyectos dentro del plazo, costo y calidad requeridos, por medio de la utilización de métodos y procesos de planeamiento, acompañamiento y control LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 7. 7 Los principales procesos o actividades Herramientas centralizadas Gobierno y patrocinio Métodos y plantillas Cronogramas maestros Comités de calidad Análisis de riesgos Control de reportes y administración Seguimiento y control Métricas Reportes de status Comunicaciones Administración de calidad Entrenamiento y orientación Administración de problemas Administración del alcance Administración de los cambios LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 8. 1. ¿De que depende..? Depende de: Relevancia de la gestión de proyectos Madurez Organizacional Dedicación de Equipos a proyectos Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos Características organizacionales Estructura Sector/Industria Estrategia organizacional 8 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 9. ¿De que depende..? Depende de: Relevancia de la gestión de proyectos Madurez Organizacional Dedicación de Equipos a proyectos Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos Características organizacionales Estructura Sector/Industria Estrategia organizacional 9 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 10. Relevancia de la Gestión Madurez de la gerencia de proyectos Dedicación de Equipos a proyectos Frecuencia e importancia de los proyectos 10 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 11. Modelos de Madurez Organizacional ¿Que es la madurez? Es un estado alcanzado Tiene un numero limitado de niveles de madurez Cada nivel de madurez tiene un orden secuencial Cada nivel de madurez posee unos requisitos No es un paso a paso No es una lista de chequeo 11 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 12. ¿Para que nos sirven los Modelos de Madurez? Bench mark Desarrollar una estrategia Aseguramiento 12 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 13. Modelos de Madurez de Gerencia de Proyectos OPM3, desarrollado por el PMI en 2003 Harold Kesenr Modelo Madurez Gestión de Proyectos: MMGP 13 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 14. OPM3 OPM3 tiene tres dominios: Proyectos, Programas y Portafolios. El grado de estandarización de los procesos utilizados define el Nivel de Madurez Organizacional en Gestión de Proyectos. 14 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 15. PASOS PARA EL OPM3 PASO 1: Prepararse para el assessment. Incluye reconocer a OPM3® como estándar de madurez. PASO 2: Llevar adelante el assessment. Incluye reconocer las Mejores Prácticas, identificar Capacidades, OE´s y obtener resultados. PASO 3: Diseñar el Plan de Mejoras. Consiste en las acciones para desarrollar las Capacidades de las Mejores Prácticas seleccionadas. PASO 4: Implementar las mejoras. Es la etapa donde los cambios deben ser aplicados. No se debe perder de vista cuánto influyen estos cambios en el recorrido por los Niveles de Madurez. 15 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 16. Modelo de madurez HAROLD KERZNER En 2001; Harold Kerzner publico una adaptación de modelo de madurez el Project Management Maturity Model (PMMM) bajo la filosofía del international Institute for learning (ILL). 16 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 17. 17 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 18. Según Kerzner, su modelo de madurez que propone para evaluar una organización, está basado en las siguientes características: •Relación directa entre la planificación estratégica de la organización y procesos de A.P. •Guía para hacer de la administración de proyectos un instrumento estratégico. •Proporciona un marco para que las empresas evalúen su progreso mediante la evolución por niveles. •Está basado en el modelo de madurez CMM y en el PMBOK. (Estándares Internacionales) •Aplicación de cuestionario •Existe una base de datos extensa de organizaciones que lo han utilizado y cuyos resultados están disponibles en forma anónima para su comparación. •No evalúa madurez de programas y cartera de proyectos. 18 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 19. MMGP El Modelo de Madurez en Gerencia de Proyectos es un instrumento formal, que mide la madurez de la administración o gerencia de los proyectos en una organización. valora la organización a la que se le aplica el modelo utilizando Un conjunto de herramientas y mediante un proceso cuantitativo se ubica la organización en una escala que va desde uno más bajo hasta cinco (5) más alto; cada nivel de esa escala refleja un estado de madurez que se manifiesta mediante un conjunto de características. 19 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 20. Nivel de Madurez 1Procesos no confiables: Poco soporte organizacional. El éxito de los proyectos depende en las habilidades de individuos y no de un equipo. No hay procesos mínimos de gerencia 2 Procesos Informales: Hay procesos mínimos pero sin estándares. La implementación difiere de proyecto a proyecto. 3 Procesos parciales : Existencia de lineamientos y metodología de project management. En la gran mayoría de los proyectos se utilizan los lineamientos y metodología. Apoyo de la gerencia. Procesos y roles definidos 4 Procesos Estandarizados: Integración del ciclo de vida de los proyectos. La metodología es usada por toda los proyectos. La gerencia controla los proyectos. 5 Optimización de procesos: Análisis regular y optimización de las practicas de project management. Los proyectos soportan el plan estratégico de la compañía. 20 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 21. Evalúa Procesos de gerencia Gobernabilidad de los proyectos Efectividad de la gestión Ambiente institucional 21 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 22. ¿De que depende..? Depende de: Relevancia de la gestión de proyectos Madurez Organizacional Dedicación de Equipos a proyectos Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos Características organizacionales Estructura Sector/Industria Estrategia organizacional 22 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 23. Dedicación de Equipos ¿La dedicación es parcial o completa? ¿Los gerentes de proyectos son parciales o completos? ¿Son de la misma área o diferentes áreas? 23 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 24. ¿De que depende..? Depende de: Relevancia de la gestión de proyectos Madurez Organizacional Dedicación de Equipos a proyectos Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos Características organizacionales Estructura Sector/Industria Estrategia organizacional 24 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 25. Características de los proyectos ¿La práctica de proyectos son un estándar o la excepción? ¿el core del negocio está basado en la ejecución de proyectos? ¿La práctica de proyectos es generalizada o centralizada? ¿Todas las iniciativas se consideran proyectos? ¿solo algunos? ¿% de éxito o fracaso de los proyectos? ¿causas? 25 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 26. ¿De que depende..? Depende de: Relevancia de la gestión de proyectos Madurez Organizacional Dedicación de Equipos a proyectos Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos Características organizacionales Estructura Sector/Industria Estrategia organizacional 26 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 27. Estructura ¿La estructura es matricial? ¿Proyectizada? ¿funcional? ¿La operación es centralizada o distribuida? ¿Qué porcentaje de la estructura trabaja en proyectos? 27 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 30. Organizacional Proyectizada Alta Gerencia Gerente Proyecto 1 Staff Gerente Proyecto 2 Staff Gerente Proyecto 3 Staff 30 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 31. ¿De que depende..? Depende de: Relevancia de la gestión de proyectos Madurez Organizacional Dedicación de Equipos a proyectos Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos Características organizacionales Estructura Sector/Industria Estrategia organizacional 31 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 32. Sector/Industria ◦ ¿Es una industria estable? ¿En crecimiento? ◦ ¿Es una industria atractiva o adversa al riesgo? ◦ ¿Es un mercado competido o con altas barreras de entrada? 32 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 33. ¿De que depende..? Depende de: Relevancia de la gestión de proyectos Madurez Organizacional Dedicación de Equipos a proyectos Frecuencia e importancia estratégica de los proyectos Características organizacionales Estructura Sector/Industria Estrategia organizacional 33 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 34. Estrategia Empresarial ¿Cómo se formula y controla la estrategia? ¿Que porcentaje de los proyectos aportan a la estrategia? ¿Que tanto de la estrategia se soporta en proyectos? ¿Estrategia de crecimiento? ¿diversificación? ¿reducción? 34 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 35. Situación Futura Vs Actual de la gestión de proyectos Análisis sistémico Causas y Efectos Árbol de realidad Actual ¿Qué problemas de la gestión de proyectos enfrentas? ¿Cuáles quieres resolver primero? Árbol de Realidad Futura 35 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 36. Situación futura de la gestión de proyectos en términos de … Procesos de gerencia ◦ Conceptualización ◦ Priorización ◦ Gestión ◦ Cierre ◦ Medición Gobernabilidad de los proyectos ◦ Sponsor ◦ Comités ◦ Gerentes ◦ Equipos ◦ PMO Efectividad de la gestión ◦ Resultados ◦ Costos ◦ Beneficios Ambiente institucional ◦ Herramientas ◦ Apoyo ◦ Inversión 36 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 37. Taller de Realidad Actual 37 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 38. Recuerda: La Estructura Soporta la Estrategia 38 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 39. 2. Diseñe Estrategia de Gestión de Proyectos y Alcance de la PMO Gestión del portafolio de proyectos Dirección de programas Dirección de proyectos Tipos de PMO 39 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 40. Gestión del Portafolio de Proyectos Criterios de Selección Criterios de Salida Comunicación del Desempeño Medición ROI Asignación de recursos Programas vs proyectos Métodos de priorización Staff de recursos y control Status del portafolio de proyectos Seleccionar Gerentes Proceso de selección de gerentes Contribución a objetivos estratégicos 40 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 41. Dirección de Programas Diseño de programas Procesos de gerencia de programas Estrategias de comunicación y control de componentes Cuantificación de beneficios 41 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 42. Dirección de Proyectos Diseño de Procesos de Gerencia Entrenamiento Registro Lecciones Aprendidas Herramientas 42 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 43. Tipos de PMO 43 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 44. Estación meteorológica Confusión causada por diferentes tipos de informes elaborados por distintos directores de proyectos, con jergas variadas. Este tipo de PMO apenas informa la evolución de los proyectos, pero no intenta influenciarlos Su misión es informar. La estación de control de no está autorizada a decir a los gestores de proyectos y a sus clientes cómo y qué hacer Responde a preguntas tales como: ¿cómo está nuestro proyecto? ¿Cuánto ya gastamos de nuestro presupuesto hasta aquí? ¿Cuáles son nuestros riesgos? Este tipo de PMO también puede ser responsable por mantener una base de datos con documentos históricos de proyectos y lecciones aprendidas. 44 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 45. Torre de Control Se usa cuando: ◦ La organización tienen problemas de entrenamiento de personal (el entrenamiento puede existir, pero no se traduce en aplicación), ◦ Metodologías caras y poco utilizadas; ◦ Altos ejecutivos con poca comprensión o visión equivocada sobre dirección y gestión de proyectos; l ◦ Lecciones aprendidas no utilizadas en nuevos proyectos; ◦ Uso y cambio constantes de cualquier método y herramientas, En este caso, el director de la PMO da la dirección a los gestores de proyectos. Cada director maneja su estación pero debe seguir las instrucciones de la torre de control 45 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 46. Torre de Control Los directores prestan mucha atención a la torre de control, pues la estación puede fallar si las reglas no son seguidas. La torre de Control establece la metodología de gestión de proyectos, incluyendo gestión de riesgo, definición de roles y responsabilidades, comunicación, gestión de objetivos, lecciones aprendidas y herramientas. También es responsable por la consultoría interna, en el sentido de garantizar que la metodología será seguida, y por la constante mejora en los procesos. 46 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 47. Pool de Recursos – Comandante de Escuadrón Es preferible para: ◦ Organizaciones cuyo negocio es hacer proyectos necesitan estar permanentemente atentas a la capacitación de su personal en gestión de Proyectos ◦ Es fundamental para la empresa que los gerentes de proyectos sean bien seleccionados, bien entrenados y que permanezcan en la empresa. ◦ La participación del gestor de una PMO es bastante fuerte. Él indica a los directores de proyectos cuándo entrar en la estación de control. ◦ Todos los directores deben estar en estrecha consonancia y controlando las variables en una misma dirección. 47 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 48. Pool de Recursos – Comandante de Escuadrón Un “pool de Recursos” ofrece un conjunto de gestores de proyectos con habilidades necesarias para administrar los diferentes tipos de proyectos para los cuales fueron designados, así como una supervisión para garantizar que estas habilidades serán efectivamente aplicadas. El director del pool de Recursos debe ser el responsable por designar los gestores a los respectivos proyectos y el pool de Recursos es la única fuente disponible en la empresa. Los ejecutivos no pueden contratar gestores de proyectos que no sean del pool de Recursos o, por lo menos, sin consultar al director. El director del Equipo de pool de Recursos es la autoridad máxima en lo que respecta a sus funcionarios. 48 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 49. Unidad de Negocio La PMO es la unidad de negocio que dirige y controla los proyectos. Otras áreas de apoyo soportan a la PMO. Es propia de organizaciones dedicadas a proyectos La PMO está en línea con la jerarquía de la operación Los gerentes provienen de la unidad de negocio. 49 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 50. Estudio de Mini Casos 50 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 51. Crear la PMO es un proyecto en si mismo RECOMENDACIONES 51 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 52. 3. Crear la Estrategia y la PMO Plan del proyecto 1. Declaración 2. Charter del proyecto 3. Recopilar Requisitos 4. Alinear Interesados 5. Alcance de PMO 6. Gestión del cambio 7. Gestión de la Dirección 8. Gestión de proveedores 52 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 53. 1. Declaración (SOW) de la necesidad Identifica los problemas que quiere resolver ◦ Haga una lista de los problemas o situaciones que quiere resolver ◦ Haga una lista de oportunidades a aprovechar ◦ Situación deseada 53 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 54. 2. Charter Justificación Beneficios Esperados Riesgos de la implementación Requerimientos de alto nivel Sponsor Gerente del proyecto 54 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 56. Recopile requerimientos Provea un marco de trabajo para el mejoramiento Focalícese en el desarrollo de mejores prácticas Compárese contra el mercado y otras empresas del mismo sector 56 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 57. Alcance del Proyecto de Implementación Características de la Estrategia y la PMO Entregables de la implementación Criterios de Aceptación Supuestos Restricciones Exclusiones 57 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 58. Características de la Estrategia y la PMO Permite encontrar el lugar en la jerarquía Da autoridad y responsabilidad Define los procesos 58 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 59. Alcance de la PMO: Características del producto Métodos y Estándares •Herramientas •Formatos •Crea •Mejora •Asegura Administración del Portafolio •Formula •Selecciona •Prioriza •Evalúa Nivel de Autoridad •Auditoría •Dirección •Interventoria •Reportes •Asesora Asignación de recursos •Asigna •Registra •Evalúa Registro y Documentación •Registra •Archiva Coaching y Entrenamiento •Mentoring •Entrenamiento •Asesora 59 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 60. Portafolio: Conjunto de proyectos o programas que se agrupan para facilitar para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio Pueden estar relacionados indirectamente y tener interdependencia o no. Administración del Portafolio 60 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 61. Identificación del problema/oportunidad Formulación del proyecto Elaboración caso de negocio Aprobación – Evaluación Ex Ante Priorización Inicio Proceso de Aprobación 61 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 63. Estrategia de Implementación 63 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 64. Avance Portafolio 30 Dic. Proyecto % Cumplimiento Cronograma % Cumplimiento Entregables % Cumplimiento Presupuesto El Bosque NA 100% 100% Boston 76% 83% 100% Betania N.A 100% N.A. San Francisco 85% 50% 100% La Florida 97% 100% 85% 97% 93% 99% 96% 93% 100% Comunicación del Status 64 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 65. Funnel de Proyectos Definir Ejecución El Bosque Boston Betania San Francisco La Florida Control de Cambio El cero Recuperación En cierre Proyecto 1 65 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 66. Implem entació n del modelo Aplicación ante la cámara colombiana del libro para obtener ISBN Plan de implem entació n del modelo Iniciació n de la aplicaci ón de la Ley Aplicación ante el ICFES para obtener el ISNN Aplicación ante la cámara colombiana del libro para obtener ISBN Modelo de Negocio incluyend o manejo de Impuestos Corporativ os Aplicación ante el ICFES para obtener el ISNN Modelo de Negocio incluyendo manejo de Impuestos Corporativos Plan de implementación del modelo Implementación del modelo Iniciación de la aplicación de la Ley Road Map de Proyectos 66 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 67. 67 Riesgos del Portafolio P R O B A B I L I D A D % IMPACTO EN OBJETIVOS DEL PROYECTO LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 68. Alcance de la PMO: Características del producto Métodos y Estándares •Procesos •Formatos •Crea •Mejora •Asegura Administración del Portafolio •Formula •Selecciona •Prioriza •Evalúa Nivel de Autoridad Interventoría •Auditoría •Dirección •Reportes •Asesora Asignación de recursos •Asigna •Registra •Evalúa Registro y Documentación •Registra •Archiva Coaching y Entrenamiento •Mentoring •Entrenamiento •Asesora 68 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 69. Definiendo el Alcance de la PMO - Integración Desarrollar el Project Charter Desarrollar el plan de gestión del proyecto Dirigir el trabajo Monitorear el trabajo Realizar el control integrado de cambio Cerrar el proyecto Formato del Charter Apoyar la creación del charter Directrices de la gestión de proyectos Apoyar la creación del plan Procedimiento estándar de c. de c. Formatos de reportes Ser Parte del CCC Recopilar reportes Directrices del cierre Sesión de lecciones aprendidas Registro de documentos 69 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 70. Definiendo el Alcance de la PMO - Alcance Plan de gestión del alcance Levantar Requerimientos Definir Alcance Realizar la WBS Controlar Alcance Verificar Alcance 70 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 71. Definiendo el Alcance de la PMO - Tiempo Plan de gestión del cronograma Listar Actividades Secuenciar Actividades Estimar recursos Estimar Duración Desarrollar cronograma Controlar cronograma Directrices de la gestión del cronograma Métodos de estimación y tolerancia Suministro de licencias de software Técnicas de control y reporte. 71 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 72. Definiendo el Alcance de la PMO – Costo Plan de gestión del costo Estimar Costo Crear Presupuesto Controlar Costos Directrices de la gestión del alcance Métodos de estimación y tolerancia Bases de datos de costos Técnicas de control y reporte. 72 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 73. Definiendo el Alcance de la PMO – Comunicación y Stakeholders Identificar Stakeholder Crear plan de gestión de interesados Crear plan de gestión de comunicaciones Gestionar compromiso de stakeholders Gestionar comunicaciones Controlar la gestión del compromiso Controlar las comunicaciones Ayuda a identificar SH Formato de registro de SH Directrices de la gestión de SH y Comunicaciones. Ayuda a gestionar SH Archiva comunicaciones Revisa log de issues Técnicas de control y reporte. 73 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 74. Definiendo el Alcance de la PMO - RRHH Elaborar plan de recursos humanos Reclutar Equipo Desarrollar el equipo Gerenciar el equipo Directrices para la gestión del RRHH Suministra Calendario de recursos Suministra hojas de vida Entrega recursos Capacita o entrega documentos de entrenamiento Solución de conflictos Suministra modelos de evaluación 74 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 75. Definiendo el Alcance de la PMO- Calidad Planear la Calidad Aseguramiento de calidad Control de calidad Directrices de la gestión de la calidad Herramientas de gestión de Calidad Realiza Auditorias Suministra Check list Técnicas de control y reporte. 75 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 76. Definiendo el Alcance de la PMO – Riesgo Planeación de la gestión del riesgo Identificación del riesgo Análisis del riesgo Planeación de la respuesta Controlar el riesgo Directrices de la gestión del riesgo Suministra RBS genérica y registros de otros proyectos Ayuda a identificar riesgos (primarios y secundarios) Formato del registro de riesgos Suministra RAM Ayuda a generar respuestas a riesgos y planes de contingencia Técnicas de control y reporte. Actualiza base de datos riesgos Identifica nuevos riesgos 76 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 77. Definiendo el Alcance de la PMO- Adquisiciones Planear Adquisiciones Efectuar Adquisiciones Controlar Adquisiciones Cerrar adquisiciones Directrices de la gestión de contratación Revisa documentos de contratación (pliegos, contratos) Suministra técnicas de evaluación de proveedores Realiza auditorias e inspecciones Técnicas de control y reporte. Archiva documentos 77 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 78. Alcance de la PMO: Características del producto Métodos y Estándares •Procesos •Formatos •Crea •Mejora •Asegura Administración del Portafolio •Formula •Selecciona •Prioriza •Evalúa Nivel de Autoridad Interventoría •Auditoría •Dirección •Reportes •Asesora Asignación de recursos •Asigna •Registra •Evalúa Registro y Documentación •Registra •Archiva Coaching y Entrenamiento •Mentoring •Entrenamiento •Asesora 78 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 79. Nivel de Autoridad Posición en la compañía Niveles de reporte ◦ Roles de Planeación ◦ Roles de Control ◦ Roles de Auditoria ◦ Roles de Asesoría ◦ Roles de recuperación ◦ Roles de Patrocinio 79 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 80. Alcance de la PMO: Características del producto Métodos y Estándares •Procesos •Formatos •Crea •Mejora •Asegura Administración del Portafolio •Formula •Selecciona •Prioriza •Evalúa Nivel de Autoridad Interventoría •Auditoría •Dirección •Reportes •Asesora Asignación de recursos •Asigna •Registra •Evalúa Registro y Documentación •Registra •Archiva Coaching y Entrenamiento •Mentoring •Entrenamiento •Asesora 80 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 81. Asignación de recursos Realiza Inventario de recursos Registro la asignación Distribuye recursos Evalúa desempeño 81 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 82. Alcance de la PMO: Características del producto Métodos y Estándares •Procesos •Formatos •Crea •Mejora •Asegura Administración del Portafolio •Formula •Selecciona •Prioriza •Evalúa Nivel de Autoridad Interventoría •Auditoría •Dirección •Reportes •Asesora Asignación de recursos •Asigna •Registra •Evalúa Registro y Documentación •Registra •Archiva Coaching y Entrenamiento •Mentoring •Entrenamiento •Asesora 82 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 83. Registro y Documentación Mantenimiento de base de datos de proyectos Archiva Registros (riesgos, issues, interesados) Archiva lecciones aprendidas Registro de líneas base 83 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 84. Alcance de la PMO: Características del de la PMO Métodos y Estándares •Procesos •Formatos •Crea •Mejora •Asegura Administración del Portafolio •Formula •Selecciona •Prioriza •Evalúa Nivel de Autoridad Interventoría •Auditoría •Dirección •Reportes •Asesora Asignación de recursos •Asigna •Registra •Evalúa Registro y Documentación •Registra •Archiva Coaching y Entrenamiento •Mentoring •Entrenamiento •Asesora 84 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 85. Coaching y Entrenamiento Desarrollo de programas de formación (solo o con otras áreas) Consejería para proyectos Evaluación de roles y personas Desarrollo de una cultura de gerencia de proyectos Inversión 85 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 86. Alcance del Proyecto de Implementación : Entregables del proyecto Métodos y Estándares Procesos Formatos Herramientas Instructivos Administración del Portafolio Matrices Portafolio Método de Priorización Procesos Nivel de autoridad Roles y responsabilidades Indicadores de PMO Jerarquía Asignación de recursos Portafolio de recursos Hojas de vida Procesos Registro y Documentación Repositorio Reglas de registro Coaching y Entrenamiento Materiales Documentos 86 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 87. Alcance de la PMO: Supuestos, Restricciones y Exclusiones Alcance de la etapa Plazo de entrega Condiciones frente a otros estándares de la organización y la industria Elementos Fuera del alcance Posición en la estructura organizacional 87 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 88. Plan de gestión del cambio organizacional Sentido de Urgencia Visión de cambio Plan de entrenamiento Diseñe victorias tempranas 88 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 89. Construya el plan de dirección del proyecto Gestión de comunicaciones Gestión de interesados Gestión de calidad Gestión de riesgos Control de cambios 89 LA OFICINA DE PROYECTOS
  • 90. Plan de gestión del Proveedores (si aplica) Diseño de procesos Gestión del cambio Herramientas de gestión Capacitación en gerencia de proyectos 90 LA OFICINA DE PROYECTOS