Este documento resume las principales funciones y características del programa de inventario ALEX Inventory Manager. En 3 oraciones o menos: El documento describe un programa de inventario para Windows que permite gestionar artículos a través de una interfaz principal con datos de inventario, menús y barras de herramientas. Incluye funciones como añadir, modificar y eliminar artículos, sacar y devolver artículos, e imprimir informes. Explica también el formato para codificar números de parte de artículos de manera única.

1. Manual de Usuario
Desarrollado por Juan Cols. Copyright ©2011 Advanced Logging & Explosives.

2. Tabla de Contenido
Descripción General de la Aplicación...................................................5
La Ventana de Control de Acceso.........................................................6
La Ventana Principal ............................................................................7
La Barra de Menú.................................................................................7
Atajos de Teclas para las funciones de ALEX Inventory Manager ........8
Barra de Herramientas.........................................................................9
Sacar y Regresar Artículo de Inventario.............................................10
Añadir Nuevo Artículo al Inventario...................................................11
Modificar Artículo en Inventario........................................................13
Eliminar Artículo de Inventario ..........................................................14
Imprimir Inventario............................................................................15
Ventana de Configuración..................................................................17
Gestión de Usuarios...........................................................................18
Alarma de Stock Bajo .........................................................................19

3. Índice de Figuras
Figura 1. Control de Acceso de Usuarios..............................................5
Figura 2. Imágenes y Datasheets..........................................................5
Figura 3. Ventana de Imagen ...............................................................6
Figura 4. Ventana Principal de la Aplicación.........................................7
Figura 5. Apariencia de la Barra de Menú............................................9
Figura 6. Barra de Herramientas..........................................................9
Figura 7. Ventana para Retirar Artículo..............................................10
Figura 8. Ventana para Reponer Artículo...........................................10
Figura 9. Ventana “Nuevo Artículo”...................................................11
Figura 10. Selección de Artículo en el Datagrid..................................13
Figura 11. Ventana “Modificar Artículo”............................................14
Figura 12. Ventana de Confirmación para Eliminar Artículo. .............15
Figura 13. Ventana de Opciones de Impresión. .................................16
Figura 14. Vista Previa de la Impresión. .............................................16

4. Figura 15. Ventana de Configuración.................................................17
Figura 16. Ventana de Nuevo Usuario................................................18
Figura 17. Ventana de Cambio de Contraseña...................................19
Figura 18. Ventana “Eliminar Usuario”. .............................................19
Figura 19. Alarma de Bajo Stock Desactivada. ...................................20
Figura 20. Alarma de Bajo Stock Activada..........................................20
Índice de Tablas
Tabla 1. Atajos de teclas de ALEX Inventory Manager. ........................8
Tabla 2. Código de las Categorías Generales del Nro. de Parte ALEX.12

5. Descripción General de la Aplicación
ALEX Inventory Manager es una aplicación de Windows desarrollada para la
plataforma .NET de Microsoft, por lo que la versión 4.0 de .NET Framework debe
estar instalada en el sistema para el correcto funcionamiento de la aplicación.
Figura 1. Control de Acceso de Usuarios.
El programa permite gestionar la Base de Datos del Inventario del Laboratorio de
Mantenimiento Electrónico. Una ventana de Login permite controlar los usuarios que
tienen acceso a la base de datos. El listado de los Artículos en inventario y los
Usuarios Registrados se guardan como archivos Microsoft Access Database (.accdb),
en la ubicación “C:ALEX_Database” que el programa crea por defecto al momento
de la instalación.
Figura 2. Imágenes y Datasheets.
Cada artículo en inventario puede estar asociado a una imagen (.jpg) y a un
documento (.pdf|.txt|.doc|.docx) (ver Figura 2), los cuales ofrecen información más
detallada del artículo. Las Imágenes se guardan por defecto en
“C:ALEX_DatabaseImagenes” y los documentos en
“C:ALEX_DatabaseDatasheets”, ambos directorios son creados durante la
instalación (Asumiendo que la unidad C: es la unidad por defecto del sistema

6. operativo).
Al hacer click sobre el botón imagen, se abrirá una ventana que carga la imagen del
artículo actual, que permite apreciarlo con mayor detalle. Como se ve en la Figura 3.
La imagen de la ventana se ajustará al tamaño de la ventana.
Figura 3. Ventana de Imagen
De igual modo, cuando una hoja de datos del artículo esté disponible se habilitará el
botón “Datasheet”. Al hacer click sobre él, se abrirá el documento con el programa
elegido por defecto para ese tipo de archivo.
La Ventana de Control de Acceso
Al momento de ejecutar la aplicación, se despliega la ventana vista en la Figura 1. Esta
ventana impide que usuarios no autorizados modifiquen la Base de Datos del
Inventario. Una vez dentro del sistema es posible agregar y eliminar usuarios. El
usuario por defecto es; Nombre de Usuario: ADMIN, Contraseña: 1234. La aplicación
no diferencia minúsculas de mayúsculas al momento de validar al usuario.

7. La Ventana Principal
Una vez que su Nombre de Usuario y Contraseña hayan sido validados, se habilitará la
ventana principal de la aplicación, la cual se muestra en la Figura 4. Gran porcentaje
de la ventana está dedicado al Datagrid para la visualización de los Artículos en
inventario. Cuenta con una barra de menú, una barra de herramientas y acceso a las
acciones más comunes por medio de botones.
Figura 4. Ventana Principal de la Aplicación.
La Barra de Menú
La barra de menú ofrece una forma de acceso alternativa a todas las funciones de la
aplicación, además de algunas otras que no se encuentran disponibles en el panel
principal. Cada una de las funciones está asociada a una combinación de teclas o
Shortcut Keys. A continuación se listan todos los comandos disponibles en la Tabla 1.
También se puede ver en la Figura 5, la apariencia de la barra de Menú.

8. Atajos de Teclas para las funciones de ALEX Inventory Manager
Tabla 1. Atajos de teclas de ALEX Inventory Manager.
Shortcut Keys Función Descripción
Ctrl + N Nuevo Artículo Abre el formulario para llenar la
información relacionada al Nuevo
Artículo que se desea añadir.
Ctrl + M Modificar Artículo Carga los datos del artículo
seleccionado en un formulario, y
permite la modificación de los mismos.
Ctrl + E Eliminar Artículo Despliega una caja de texto donde se le
solicita confirmar si desea eliminar el
artículo seleccionado.
Ctrl + R Sacar Artículo Abre una ventana de dialogo que
facilita la operación de retirar un
artículo en inventario para su
utilización.
Ctrl +D Devolver Artículo Similarmente a la función antes
descrita, permite devolver un artículo
que ya se usó o que se quiere reponer
en inventario.
Ctrl + I Imprimir Inventario Abre una ventana de Configuración
donde es posible elegir las columnas y
filas a imprimir, y ver el preview del
documento.
Ctrl + S Salir Abre una ventana de dialogo donde se
le pide al usuario confirmar que desea
salir de la aplicación.
Ctrl + B Bill Of Materials Si una Herramienta de Registro está
seleccionada, se abrirá una ventana
indicando la lista de materiales que
conforman la misma.
Ctrl + C Configuración Abre la ventana de Configuración. Dicha
ventana permite gestionar los usuarios,
las vistas del Datagrid y la Alarma de
Bajo Stock.
Ctrl + A Archivo Base de Datos Muestra una ventana que le permite al
usuario elegir los archivos que forman
la base de datos.
F1 Información General Abre este documento.

9. Figura 5. Apariencia de la Barra de Menú.
En la Tabla 1 se muestra una breve descripción de cada función en el programa. En las
siguientes páginas se hablará de forma más detallada cada función y ventana
asociada, además de explicar cómo hacer algunas de las tareas básicas para la gestión
del inventario.
Barra de Herramientas
Al igual que la Barra de Menú, la Barra de Herramientas agrupa las funciones más
comunes de la aplicación y las despliega al usuario, aunque de un modo más práctico
y accesible.
Está dividida en tres paneles. En la Figura 6, de izquierda a derecha, los paneles son:
Navegación, Edición y la Barra de Búsqueda.
PANEL DE PANEL DE PANEL DE BÚSQUEDA
NAVEGACIÓN EDICIÓN
Figura 6. Barra de Herramientas.
El Panel de Navegación señala el artículo seleccionado actualmente, y la cantidad de
elementos que se muestran en el Datagrid, además de permitir al usuario desplazarse
entre el primer y último artículo mostrado.
El Panel de Edición es una forma más de acceder a las funciones básicas de: Añadir,
Modificar y Eliminar Artículos.
A través de la Barra de Búsqueda es posible explorar y encontrar artículos en
inventario. La búsqueda se puede hacer por categorías o incluyendo todas ellas.
Cuando se realiza una búsqueda en la categoría “Cantidad en Stock”, el programa
mostrará los artículos cuya cantidad en stock sea igual o menor al número
introducido en el recuadro de búsqueda.

10. Otra función especial del panel de búsqueda, es la categoría “Alarma de bajo Stock
Activada”. Dejando el campo de búsqueda en blanco y haciendo click en el botón ,
el programa mostrará todos los elementos con la Alarma de bajo stock activada. De
igual modo, dejando el campo de texto en blanco y clicando el botón buscar o
presionando la tecla “enter”, se mostrarán todos los artículos existentes dentro de
cualquier otra categoría.
Sacar y Regresar Artículo de Inventario
Esta función es particularmente útil al momento de necesitar un artículo del
inventario, para usarlo como repuesto. No se debe confundir con la Función eliminar.
“Sacar Artículo” sólo modifica la cantidad del elemento en stock.
Abre una ventana como la que se muestra en la Figura 7, donde se le indica al usuario
el número de parte ALEX y la cantidad disponible en inventario.
Figura 7. Ventana para Retirar Artículo.
Figura 8. Ventana para Reponer Artículo.
El usuario debe ingresar la cantidad requerida y la fecha en que se realiza el retiro, la
cual se guardará en la base de datos. Una Vez que cliquee el botón “Sacar”, la ventana

11. se cerrará y actualizará el número de artículos en existencia y la fecha de la última
retirada, sin alterar ningún otro dato.
De forma similar funciona la ventana “Regresar Artículo”, que se muestra en la Figura
8.
Añadir Nuevo Artículo al Inventario
Al hacer click en “Nuevo Artículo”, se abre el formulario de la Figura 9. Además de los
Detalles del Artículo, el usuario puede ir a la pestaña de Información Adicional para
extender la descripción del artículo. Es posible añadir comentarios, hoja de datos o
datasheet e incluso una imagen, la cual se mostrará en la página principal. La hoja de
datos puede tener las siguientes extensiones: .pdf, .txt, .doc y .docx. La imagen debe
ser estrictamente .jpg.
Figura 9. Ventana “Nuevo Artículo”

12. Para la codificación del Número de Parte ALEX, se debe seguir las reglas descritas a
continuación:
 El Número de Parte ALEX debe estar formado por 11 caracteres, siguiendo el
siguiente formato:
0 0 0 – X X X X – X X X X
CATEGORÍA DESCRIPTOR DE ESPECIFICACIÓN O
GENERAL SUB – CATEGORÍA CONSECUTIVO
Los tres primeros caracteres solamente numéricos, los siguientes ocho
alfanuméricos.
 Los primeros tres dígitos indican la categoría principal o general del artículo.
Estas se enlistan en la Tabla 2.
CÓDIGO CATEGORÍA EJEMPLO
001 O-Rings 001-0V75-0010
002 Diodos 002-5352-0015
003 Resistencias 003-RN55-7153
004 Condensadores 004-0135-0336
005 SCR (Silicon Controlled Rectifier) 005-126M-600V
006 MOSFET (Metal Oxide Semiconductor Field
Effect Transistor)
006-F420-500V
007 Puentes Rectificadores 007-30CT-045V
008 Reguladores de Voltaje 008-0HVR-1000
009 Circuitos Integrados 009-0HA1-5104
010 Misceláneos 010-FUSE-011A
011 BJT (Bipolar Junction Transistor) 011-002N-3439
012 Repuestos Mecánicos 012-E210-1894
013 Conexiones Eléctricas 013-T06A-145S
Tabla 2. Código de las Categorías Generales del Nro. de Parte ALEX.
 El primer grupo de cuatro caracteres generalmente es un descriptor de una
sub-categoría. Por ejemplo en la categoría de Resistencias, en el ejemplo de la
Tabla 2, éste código es: “RN55”. Este indica un tipo de resistencias de
filamento metálico y de ¼ de vatio.

13.  El segundo grupo de cuatro caracteres indica alguna especificación, detalle o
consecutivo del artículo, dependiendo de su categoría general. Siguiendo el
ejemplo de la Tabla 2, el código: “7153” se entiende de la siguiente forma:
7 1 5 10
Los primeros 3 dígitos el valor nominal (715), el cuarto dígito el número de
ceros del multiplicador (1000). Lo cual indica una resistencia de 715KOhm.
 De forma análoga al código de las resistencias, también se codifica a los
condensadores. Teniendo en cuenta que el segundo grupo de caracteres indica
igualmente el valor de capacitancia del condensador pero en pico faradios.
Viendo el ejemplo de la Tabla 2, el código: 004-0135-0336 se interpreta de la
siguiente forma:
033 10
Esto indica un capacitor de 33 uF.
 Para la codificación de los O-Rings, primero el código de la categoría (001),
luego el código de la dureza del anillo (0V75) y finalmente el código del
diámetro (0010). Resultado: 001-0V75-0010.
 Para los diodos se sigue este esquema. El código de la categoría (002), seguido
por el nominal (5352) y finalmente la especificación (0015). En este caso como
se trata de un diodo Zener, “0015” indica el voltaje de regulación: 15V. En el
caso de los diodos de propósito general, este número puede indicar el voltaje
pico máximo de rectificación, ejemplos son: 600V, 1000.
 Para los elementos que no pueden seguir los esquemas anteriores
(Misceláneos, Conexiones Eléctricas, algunos Circuitos Integrados, Repuestos
Mecánicos etc.), se escribe el código de su categoría seguido por la
combinación del código nominal y/o el número de parte del proveedor.
Modificar Artículo en Inventario
Para Modificar un artículo existente en el inventario, se debe hacer click en la
columna de la izquierda del Datagrid, como se muestra en la Figura 10, para
seleccionar el artículo a modificar.
Figura 10. Selección de Artículo en el Datagrid.

14. Luego se cliquea en , o se usa el atajo Crtl + M. Se abrirá la ventana de la Figura
11. En este formulario se cargarán los detalles actuales del artículo y el usuario podrá
editarlos, cambiar la imagen o datasheet y guardar los cambios realizados.
Es importante señalar que si el Nro. de Parte ALEX es cambiado por uno ya existente,
la aplicación lo validará y mostrará un mensaje de error indicando que ese Nro. de
Parte ya ha sido registrada. El Nro. de Parte ALEX es un código único para cada
artículo. No puede haber dos elementos con el mismo Nro. de Parte.
Figura 11. Ventana “Modificar Artículo”
Eliminar Artículo de Inventario
Para Eliminar un artículo en inventario, se procede de forma similar a como
“Modificar Artículo”. Se selecciona el elemento a remover, haciendo click en la
columna izquierda del Datagrid como se muestra en la Figura 10. Una vez que el

15. artículo ha sido seleccionado, se cliquea o se presiona la combinación de teclas
Ctrl + E.
Luego de haber hecho esto aparecerá una ventana de confirmación como la que se ve
en la Figura 12, esta le pregunta al usuario si está seguro de querer eliminar dicho
elemento, ya que es una acción que no se puede deshacer.
Una vez que el usuario confirme la acción, el artículo será removido de la base de
datos y se le indicará al usuario que la operación ha sido exitosa.
Figura 12. Ventana de Confirmación para Eliminar Artículo.
Imprimir Inventario
Para acceder a la función de Impresión de Inventario se puede hacer click en
Archivo>Imprimir Inventario (Ver Figura 5). O usar el atajo de teclas: Ctrl + I. Al hacer
esto se abrirá la ventana de la Figura 13: Opciones de Impresión.
Esta ventana le permite al usuario configurar la vista previa de la impresión. Se puede
seleccionar las Columnas y Filas que se desea imprimir, así como también añadir un
titulo al documento. Al aceptar el cuadro de dialogo, se abrirá la ventana de vista
previa, mostrada en la Figura 14.

16. Para imprimir la vista previa, simplemente se hace click en el icono de la impresora y
el programa imprimirá el documento con la impresora instalada por defecto. Es
importante asegurarse que ésta esté lista para imprimir, de lo contrario se producirá
un error.
Figura 13. Ventana de Opciones de Impresión.
Figura 14. Vista Previa de la Impresión.
Para imprimir el Inventario como PDF, se debe tener instalada una impresora de PDF
virtual y seleccionarla como impresora predeterminada.

17. Para que la opción Imprimir Filas Seleccionadas, antes de abrir la ventana de
Opciones de Impresión, se deben seleccionar las filas a imprimir haciendo click en el
Datagrid y arrastrando el cursor.
Ventana de Configuración
En la Figura 15 se ve la ventana de configuración. Se puede acceder a ella a través de
Opciones>Configuración o con el atajo del teclado: Ctrl + C.
Figura 15. Ventana de Configuración
Esta ventana ofrece al usuario la posibilidad de ajustar ciertas propiedades del
programa. Gestionar los usuarios que tienen acceso a la base de datos, elegir las
categorías que se desean visualizar en el Datagrid, y activar o desactivar la Alarma de
Bajo Stock para un determinado artículo.

18. Gestión de Usuarios
Como se menciono unas páginas antes, el programa ofrece un control de acceso para
que sólo usuarios autorizados puedan consultar y modificar la base de datos. Estos
usuarios pueden ser gestionados a través del panel de Cuentas de Usuarios, de la
ventana de Configuración.
Para agregar un Nuevo Usuario al sistema, se debe hacer click en “Nuevo Usuario”. Se
abrirá la ventana de la Figura 16. Después de escribir el nuevo Nombre de Usuario y
confirmar su respectiva Contraseña, el usuario se habrá agregado satisfactoriamente.
Es necesario señalar que la aplicación no diferencia mayúsculas de minúsculas al
momento de validar la contraseña. Y todos los Nombres de Usuarios son escritos
automáticamente en mayúscula.
Figura 16. Ventana de Nuevo Usuario.
Luego de tener registrada una cuenta en el sistema, es posible cambiar su contraseña
o eliminar al usuario. Para el cambio de contraseña, se deberá hacer click en el botón
“Cambiar Contraseña” de la Ventana de Configuración. Al hacer esto se mostrará la
ventana de la Figura 17. Acá el usuario deberá introducir su Nombre de Usuario,
Contraseña Actual y la Nueva Contraseña. Después de clicar Aceptar, y si los datos
anteriores son validados satisfactoriamente, el programa guardará la nueva
contraseña.
Para eliminar un usuario existente, se debe hacer click sobre el botón “Borrar
Usuario” de la ventana de Configuración (Figura 15). Al hacer esto se mostrará el
dialogo de la Figura 18. Acá se deberá seleccionar de la lista el Nombre del Usuario a
eliminar, y a continuación clicar el botón aceptar. El programa mostrará una caja de

19. texto indicando que el usuario se ha eliminado satisfactoriamente.
Figura 17. Ventana de Cambio de Contraseña.
Figura 18. Ventana “Eliminar Usuario”.
Alarma de Stock Bajo
La Alarma de Stock Bajo es una función que le permite despreocuparse de llevar un
seguimiento a la cantidad en stock de determinados artículos. Se puede programar
individualmente para cada artículo en inventario, con un valor umbral determinado.
Al momento en que el programa se inicie, este revisará los artículos cuya Alarma de
Stock Bajo este activada y comprobará que la cantidad en stock de cada artículo no
esté por debajo del valor umbral establecido. En caso de estarlo mostrará en el
Datagrid todos los elementos con bajo stock.
Para activar la Alarma, primero se deberá seleccionar el artículo en el Datagrid para el
cual se desea activar la Alarma, como se muestra en la Figura 10. Luego abrir la

20. ventana de Configuración. Esta mostrará un panel como el de la Figura 19, indicando
si la alarma esta activada o no para dicho elemento. A continuación se deberá
introducir el valor de umbral y hacer click en “Activar”. Hecho esto, el panel de la
Alarma lucirá como en la Figura 20. El valor de umbral se bloqueará y la alarma estará
activa la próxima vez que se inicie el programa.
Figura 19. Alarma de Bajo Stock Desactivada.
Figura 20. Alarma de Bajo Stock Activada.