Riesgos en el ciclo de vida de procesos BPM

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Riesgos en el ciclo de vida de procesos
BPM
Juan Camilo Parra Martínez
AVP Cloud

IBM Software Group | WebSphere software
 Existen múltiples riesgos
asociados un proyecto BPM
durante cada una de las fases de
su ciclo de vida, algunos
inherentes a la organización, a
factores externos,
reglamentaciones de ley, elección
del BPMS, skills técnicos, etc.

 De hecho cada decisión tomada
durante el análisis diseño y puesta
en marcha de un proceso de
negocio conlleva algunos riesgos
es un trabajo de retroalimentación
constante el manejar un tablero de
control o alguna otra herramienta
de gestión que nos permita
entender y enfrentar los riesgos a
los que se está exponiendo el
proyecto BPM.

4
 Están enfocados a un mal
levantamiento de información y/o
mal modelado de estos
requerimientos, ya sea porque la
información es muy técnica, por
falta de skills, por no tener las
herramientas apropiadas, por
desconocimiento del negocio, etc
 Aquí el principal riesgo es poner en
peligro todo el proyecto BPM, si el
análisis y/o diseño del proceso
queda mal, el proyecto se verá
afectado en todas las fases
posteriores, y la cantidad de
retrabajo en todas las fases será
considerable.
Fase de Análisis

5
 Durante la implementación,
existen obviamente los problemas
técnicos y de arquitectura que
pueden ser mitigados con un
buen arquitecto y líder técnico
BPM.
 Pero los problemas más graves
van ligados a pensar en una
implementación tradicional,
dejando a un lado factores de
gestión de procesos, o de vistas
de alto nivel, omitiendo detalles
organizacionales y de estructura
corporativa.
Fase de Implementación

6
 Durante el piloto y las fases
productivas, los riesgos están
orientados a la plataforma, cambios
regulatorios, caducidad del proceso
o los sistemas legados
 Pero el riesgo más grande se
encuentra en la adopción de la
orientación a procesos en la
organización, el poder seguir los
lineamientos de la gestión de
procesos, la resistencia al
cambio, el evitar asumir las
funciones de dueño de proceso,
entre otras asociadas al cambio de
paradigma de orientación a
procesos.
Fase de Ejecución

7
 Durante esta fase los riesgos se
basan en no poder generar los
tableros de control con la
información planificada, el no
poder pasar toda la información a
información de fácil lectura y
comprensión para tomar acciones
oportunas.
 No tener la granularidad
necesaria en las actividades para
identificar lo que el negocio
necesita, esto genera falta de
visibilidad sobre los problemas
del proceso.
Fase de Monitoreo

8
 La falta de estándares o
métodos de evaluación, errores
en la interpretación de los
datos, la falta de vínculo entre los
datos y el negocio, la poca
relación entre las tareas los
datos y las variables
estratégicas del negocio, la falta
de feedback son los principales
riesgos en esta fase.
Fase de Control

9
 Es crucial entender que los
riesgos no se pueden eliminar,
en lugar de eso hay que asumirlos
y anticiparse para evitar que el
impacto sea tan alto como el mismo
riesgo lo sea.
 De esta forma para el control de los
mismos se emplean esquemas de
mitigación, aceptación,
transferencia o simplemente
evitar el riesgo, cada uno de estos
esquemas es una forma de
controlar y anticiparse al riesgo,
entendiendo su impacto, severidad,
puntos de afectación, etc.

10
 Evitar: El simple hecho de evitar
el riesgo trae al proyecto el tener
que repensar alguna estrategia,
diseño modelo o metodología, la
idea detrás de este punto es
evitar el camino que conduce al
riesgo pasando a través de otro
que pueda generar menor
impacto.

11
 Mitigar: Reducir la probabilidad
de ocurrencia o bajar la
afectación en caso de que
ocurra, esto se denomina
mitigar el riesgo, se deben
establecer controles o medidas
preventivas en el punto donde
se encuentra el riesgo, aun así
el riesgo no desaparece.

12
 Transferencia: Trasladar el
riesgo o consecuencias del
mismo a un tercero, muchas
veces más que transferirlo es
compartirlo con un tercero, el
delegar tareas por falta de
conocimiento y pólizas de seguro,
son las más comunes en este tipo
de escenarios.

13
 Aceptación: En este esquema
el riesgo es aceptado por la
organización, se entiende que
es parte del negocio o de las
regulaciones en las cuales no
se puede evitar, mitigar ni
transferir, aquí lo que se busca
es un plan de contingencia, o
que hacer cuando el hecho
ocurre.

14
 Los riesgos siempre estarán vigentes y
su eliminación nunca es posible, así que
se deben evaluar y controlar de forma tal
que en el momento que ocurran el
proyecto esté preparado para asumirlos.
 Se debe contar con un equipo
multidiciplinario que evalué periódicamente
los riesgos en cada fase del proyecto,
incluso si aún se está lejos de alcanzarla,
puesto que algunos de estos pueden
detectarse y mitigarse desde una fase
temprana, este equipo no debe ser un
equipo externo al proyecto ni dedicarse
netamente a evaluar riesgos, al contrario
debe estar ligado al proyecto, para que
pueda entender cada una de las fases,
como se abordan dar alternativas de
solución etc.

15
El poder gestionar de forma oportuna
los riesgos no harán un proyecto
exitoso, pero el no hacerlo puede
conducir el proyecto al desastre.

Preguntas
16

17

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